一张工作表格 多人协作完成

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我们常常看到，有些部门面对一张需要由多人完成填写的Excel表格，往往采取这样的操作方法，那就是先由一个人来填写，等其填写完毕，解除锁定之后，再接着由另一个人填写。这样做效率太低了，其实，微软的Excel系统提供了协同作业的方式，可以多人同时对一张工作表进行填写操作。

小提示

Microsoft Excel很早的版本就提供了协同作业的功能。从Excel 2000开始，协同作业更加方便了，因为工作组中的每个成员都可以同时编辑工作簿。利用突出显示修订、冲突日志和批注可以轻而易举地了解其他用户的工作情况。共享工作簿的好处是，可以让用户使用共享工作簿来创建和编辑公式、更改格式乃至添加工作表。工作簿文件既可以在本计算机中，也可以在局域网中，还可以在Internet中。

一、开放权限让大家一同干活

我们以部门成员分别填写工作簿中各自小组的任务完成任务情况为例，说明共享工作簿的方法。

第一步：首先将要共享的工作簿文件保存到网络上一个大家可以访问到的硬盘目录当中，执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现“共享工作簿”窗口。

第二步：单击“编辑”选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后单击“确认”按钮。（如图1）

第三步：随后会出现“此操作将导致保存文档”提示对话框，按下“确定”按钮之后，可以看到文件的标题栏上出现“共享”标志。（如图2）

之后，如果网上有其他用户使用该文件时，执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现共享对话窗口，然后单击“编辑”选项卡就可以见到正在使用这个工作簿的用户。

二、收回权限结束共享填表

如果不再需要其他人对共享工作簿进行更改，可以将自己作为唯一用户打开并操作该工作簿。一旦撤消了工作簿的共享状态，将中断所有其他用户与共享工作簿的联系、关闭冲突日志，并清除已存储的冲突日志，此后就不能再察看冲突日志。

第一步：执行“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，出现共享对话窗口，然后单击“编辑”选项卡。

第二步：这时需要确认自己是在“正在打开工作簿的用户”框中的唯一的用户，如果还有其他用户，他们都将丢失未保存的工作内容。

第三步：清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后单击“确认”按钮。这时可见原来存在于文件标题栏文件名后的“共享”标志消失，说明共享被取消。

温馨提示

为了确保其他用户不会丢失工作进度，应在撤消工作簿共享之前确认所有其他用户都已得到通知，这样，他们就能事先保存并关闭共享工作簿。

三、修订信息灵活选择显示

当你共享了工作簿之后，那么在编辑的同时，你还可以看到其他人对该工作簿的修订情况。要查看工作簿中的修订信息，可以执行下列操作：

第一步：执行“工具”菜单中的“修订”命令，接着执行“突出显示修订”命令，出现“突出显示修订”对话框。（如图3）

第二步：根据需要设置需要的修订选项，包括具体修订的时间范围、修订人范围、修订位置范围等，然后按下“确定”按钮，你就会可以看到每一个被修改的单元格出现蓝色的边框。

第三步：之后，当鼠标指向这些修订单元格时，会出现一个信息框，提示你修订的相关情况。

四、拒绝接受五种方案可选

对于协作组内其他成员对工作簿的修改，你还可以设置接受或拒绝修订的范围。具体方法是：

第一步：执行“工具”菜单中的“修订”命令，执行“接受或拒绝修订”命令，出现“接受或拒绝修订”对话框。（如图4）

第二步：根据需要设置需要的修订选项，按下“确定”按钮，可以看到一个新对话框。在该对话框中可以看到文档的修订信息，如用户、时间和内容等信息。此外还有五个按钮。在该对话框下，可以根据需要按下相应的按钮。

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文