家庭档案纳入国家档案体系建设分析

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摘要：

家庭档案资源是我国国家档案资源的组成部分，本文从国家档案资源建设的角度分析家庭档案资源建设面临的困境，思考新形势下如何加快推进家庭档案建设，提出通过优化顶层制度设计把家庭档案纳入国家档案资源体系建设中，并提出具体实施方法。

关键词：

档案资源；家庭档案

1国内家庭档案资源建设研究现状

我国对家庭档案的研究始于上世纪80年代中期，迄今已取得丰硕成果，集中体现在五个方面：第一，关于家庭档案的意义、作用和功能的研究；第二，关于家庭档案管理理论的研究；第三，从信息化建设方面研究家庭档案；第四，从档案资源建设方面探讨家庭档案建设；第五，关于家庭建档实践探索的研究。国内对家庭档案的研究主要从家庭档案概念、范围、特点价值、功能、分类、管理等方面展开，而对于资源体系建设的研究较少，从国家档案资源体系顶层设计层面来思考的就更少了。2008年，国家档案局提出“两个体系建设”，档案资源体系建设理论研究步伐加快，除探讨如何加强国家档案资源体系建设外，还提出加强非国有档案资源体系建设，拓宽国家档案资源体系的范围。与之相关的论文主要有：黄项飞的《国家档案资源建设的创新思维》、袁姣英的《家庭档案与国有档案的关系刍议》、张敏、苏建功的《对家庭档案与两个体系建设的认识》、王小兰的《“十二五”期间国家档案资源体系发展战略之我见》、胡燕的《我国档案资源体系建设多元化探析》、王萍的《基于文化认同视角的体制外档案资源建设思考》等。

2家庭档案建设纳入国家档案资源体系建设的必要性

2.1国家档案资源体系建设的理论要求

把家庭档案纳入国家档案资源体系建设前，应首先明确几个概念。首先，什么是国家档案资源？原国家档案局局长毛福民认为：“国家档案资源，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和。”[1]这一概念包括两个方面：一方面，国家档案资源的来源包括国家机构、社会组织和个人；另一方面，其形成对象必须对国家和社会具有保存价值。根据这一概念，我们判断一种档案是否属于国家档案资源体系，不能仅看它是否具备“国有”属性，社会组织和个人形成的材料也应包括在内，还要看它是否具有“保存价值”，即是否具有满足某种需求的价值。其次，什么是体系建设？体系是一个科学术语，是指一定范围内或同类事物按照一定秩序和内部联系组合而成的整体。体系建设就是设计一整套制度，按照规定把指定范围内或同类事物进行合理规划和安排，以实现最佳优化和配置。国家档案资源体系建设就是对整个国家档案资源科学安排、合理分配，使档案资源达到最优配置。这种建设，不仅着眼于目前，更要提前科学规划，满足将来需求。弄清以上两个概念之后，我们再来看家庭档案，它是指一个家庭或家族内的各个成员，在从事家庭事务和某些社会活动的过程中，记录并保存起来以备日后查考使用的各种资料，如日记、书信、手稿、照片、录音带、录像带、磁盘、证件、凭据等等。以上定义说明家庭档案在来源上，是由家庭成员也即个人形成的，在价值属性上具有保存备查价值，这种保存价值对家庭有利，也可能对国家社会有益。一般认为，家庭档案虽不像国家、集体、国有企事业单位产生的档案那样肩负历史使命、承担社会责任，但家庭档案在传承文化、反映社会历史、构建和谐社会等方面也具有重要意义。根据国家档案资源的“来源”属性，家庭档案虽非“国有档案”，但亦应包括在国家档案资源建设范畴中。在新的历史条件下，档案正从“资料时代”走向“资讯时代”，档案的主要功能从以为书写历史、证明历史、收藏历史等服务为主，向现实信息、资讯要求、未来发展转化。这些都要求加强档案资源体系建设，建立完整齐全、种类丰富的资源体系。建设开放的档案资源体系是科学发展档案事业的新要求，也是时代赋予档案部门的新任务。原国家档案局局长杨冬权指出：“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源体系建设中。”他提出，全国档案系统要全面贯彻“以人为本”的思想，把最广大人民群众纳入到档案工作体系中，把人民群众作为档案工作的出发点和落脚点，这正是把家庭档案纳入国家档案资源体系范畴的理论基础。

2.2家庭档案资源管理现状不容乐观

我国一直偏重国家、集体档案，轻个人家庭档案，家庭档案保存保管缺乏科学指导，档案损毁、丢失现象严重。湖南省档案局于2014年进行了一次问卷调查，调查发现，在家庭档案收集方面，26.7%的被调查者注重档案收集，55%的被调查者只收集自认为重要的档案；在家庭档案整理、保管方面，只有32%的被调查者比较认真地进行了档案分类并加以保管，完全没有保存档案的被调查者比例高达22%。调查结果说明，家庭档案保存状况堪忧。随着档案工作形势的变化及人们对于档案重要性认识的提高，一些地区的档案部门逐步认识到家庭档案的意义 并积极探索实践。但总的来说，我国家庭档案管理处于自发、无序、无为状态，缺少国家层面的参与。

2.3家庭档案资源结构出现新变化

新形势下，现代家庭档案相对于传统家庭档案有了较大区别。传统的大家族演变为多个小家庭，与之相应的是家庭档案内容由家族的家谱、族谱转变为家庭成员在参与社会活动中形成的各种社交档案和个人成长及生活经历档案。档案载体形式更加多样化，由单一的纸质档案转变为纸质档案、电子档案和声像视频档案等多载体并存。与此同时，家庭档案数量成倍增加，保存方式各不相同，这些都要求加强家庭档案建设的理论研究，要在国家层面确定家庭档案的地位，把家庭档案建设纳入国家档案资源建设体系之中。传统观点认为，家庭档案是个人或者家庭所保存的档案，在整个国家档案资源体系中无关轻重。如今，我们必须重新定义家庭档案的地位，明确家庭档案生动反映了家族的历史变迁，其作用是国家档案所不能取代的，是国家档案的重要组成部分，能够充实国家档案资源体系。档案行政管理部门既要接收官方档案，又要接收民间家庭档案，改过去“单轮驱动”为“双轮驱动”的接收方式，既充实国家馆藏，又有效保护民间家庭档案[2]。随着我国经济社会的不断发展，在中办、国办出台《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的有利条件下，在全面深化改革和推进依法治国的契机下，在文化强国、文化强省的要求下，我们应该重新认识家庭档案在国家档案资源建设中的地位，积极推动家庭档案工作，在档案工作法律法规中明确家庭档案资源属于国家档案资源体系建设的组成部分，使广大档案工作者能理直气壮地推进家庭档案建设，做好家庭档案宣传，提高全社会家庭建档的积极性，为推动社会主义文化大发展做出贡献。

3家庭档案资源纳入国家档案资源建设体系的具体策略

3.1完善家庭档案管理体制机制

从管理学角度看，体制指的是明确国家机关、企事业单位的机构设置和管理权限划分及其相应关系的制度。根据中办、国办《意见》的要求，要不断完善档案工作管理体制机制，树立大档案意识，充分认识家庭档案在国家档案资源体系中的重要作用。在体制内，可考虑在各档案行政管理部门或各级档案学会中设置家庭档案管理机构，专门指导本行政区域内的家庭建档工作；可扩大现有业务部门职能，突出家庭档案管理的重要地位。 《档案法》提出，“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，这一要求主要侧重于“对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。随着社会转型，家庭档案大量产生，公民档案保管意识不断增强，档案部门应顺应时代变化，及时转变自身职能，延伸服务的广度。《档案法》明确规定，档案部门对个人或家庭保管的对社会和国家有价值的档案要依法行使监督权和指导权；对个人保管的档案在安全保管、寄存出卖、移交捐赠等方面也有明确规定。因此，对于家庭档案管理，档案部门不能缺席、更不能缺位，必须在现有基础上，进一步完善家庭档案管理体制机制。

3.2建立健全家庭档案工作规范标准

目前，《档案法》和《档案法实施条例》，虽未明确提出“家庭档案”这一名词，但对于个人保存的档案有法律要求，主要体现在移交、捐赠、寄存等方面。档案行政管理部门要根据相关规定，综合制定家庭档案建设的规范和标准，各地档案行政管理部门要根据本地实际，提前介入工作，加强监督指导，要制定出本地区家庭档案收集范围与整理保管要求，内容要涵盖家庭档案的收集与鉴别、保管与保护、提供利用等方面，特别要细化家庭档案的门类和载体形式。需要注意的是，家庭档案工作规范标准既要确保公民所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案的安全，也要符合国家保护公民合法的私有财产不受侵犯的规定。在国外，法国、意大利等国家在立法中规定了档案管理机构对具有重要价值的私人档案拥有强行登记权和优先购买权，我国法律没有规定档案部门拥有强行登记权，但规定了档案部门可以优先购买或征购，并有权代为保管有价值但保存条件恶劣的个人档案。档案部门行使优先购买或征购家庭档案的权力或代为保管时，必须保护作为公民合法私有财产的家庭档案不受侵犯。

3.3探索家庭档案资源管理模式

一是立足传统模式进行创新。目前，很多研究者从理论与实践等方面比较了我国与其他国家的做法，提出了自己的研究结论。比如，进行家庭档案登记、档案部门代为保管家庭档案，等等。由于我国人口众多、家庭数量庞大，且存在较大的地域性差异，因而推行整齐划一的家庭档案保管模式并不现实，需根据国情省情，寻求适合本地区特点的管理模式。笔者建议，以传统管理模式为主，在此基础上大胆创新，仍以各个家庭为单位保管家庭档案，档案行政管理部门制定家庭档案建档标准指南，通过现场培训、远程培训等方法指导家庭建档；以村、社区为单位对家庭档案进行统一登记管理，摸清本地保管的重要档案家庭，可通过征集或购买方式征集入档案馆，或重点指导家庭档案保管。二是积极实践新管理模式。档案部门应根据各地开展家庭建档的实践经验，结合本地区实际情况，积极探索实践家庭档案管理新方式、方法。遵循“公民的合法私有财产不受侵犯”的原则，充分发挥社会力量，按照市场化要求，实行社会管理家庭档案的工作模式。如，在明确档案所有权的基础上，建立家族家庭档案馆、家庭档案服务中心等，采用国家拨款或经费自筹的运行管理模式；开发家庭档案管理软件，建立家庭档案数据共享模式，实现家庭档案管理的信息化。

参考文献：

[1]毛福民.以三个代表为指导全面加强国家档案资源建设[J].中国档案,2002(2):5.

[2]龙琛.把家庭档案建设纳入国家档案资源建设体系——基于湖南省档案局“家庭建档”问卷调查[J].档案时空,2014(12):22.

作者：龙琛 单位：湖南省档案局