浅谈县级单位档案接收进馆工作中应注意的几个问题

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随着经济的快速发展和社会的不断进步,新时期档案事业也得到了迅猛的发展。新时期档案工作有着新的特点,对如何做好新时期档案业务指导工作也就提出了更高的要求,特别是在新时期如何做好进馆档案的监督与指导工作摆在了每位业务指导人员面前。笔者针对当前县级单位档案接收进馆工作的监督与指导工作谈点个人看法。

一、档案业务监督与指导的重要性

档案业务指导工作是档案管理部门业务工作的有机组成部分。档案工作内容丰富,包括立卷归档、档案保护、信息开发、现代化管理等。档案业务指导工作也是《档案法》赋予具有行政管理职能的档案部门的一项重要职责,是其业务工作的有机组成部分。这项工作是将上级与下级联系起来的纽带,在落实上级指示与分析、研究、解决业务工作中存在问题的过程中,推动各个地方、各个系统档案工作有条不紊地开展。那么,基层单位档案接收工作也就是档案业务指导工作中的一个重要组成部分。俗话说“巧妇难为无米之炊”,所以做好基层档案接收进馆工作,对丰富馆藏具有重要的意义。

二、档案馆首先应制定具体的接收规范

多年来,基层档案馆的接收和业务指导始终处于脱节状态,缺少有效的沟通。为促进县级档案馆档案管理逐步实现规范化、标准化和现代化,保证档案接收工作的顺利开展,笔者认为,县级档案馆应根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《档案馆工作通则》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等法律、规章的规定,制定出规范的档案接收实施办法。办法对档案接收工作从接受范围、案卷的质量要求、检索工具、该批次档案的相关材料、相关资料、技术处理要求等都应做出明确规定。

三、解决好接收单位与档案馆档案软件的衔接问题

新时期档案工作也出现了新动向,档案工作方法在不断地更新变化,档案管理由传统的手工操作走向现代化的计算机管理, 特别是计算机软件的应用。但目前大多数从事档案工作的县级基层档案人员往往档案业务知识比较精,而计算机等现代化知识相对薄弱,对计算机有基本的操作能力已属不错,要灵活运用和维护档案软件系统,有相当大的难度,所以这对基层档案人员来说也是一个大的挑战。档案业务指导人员只有掌握了现代化的计算机管理和档案软件管理,才能正确处理好档案馆和接收单位间档案软件的技术衔接问题,把接收单位的档案电子信息正确地导入档案馆的数据库中。

四、建立接收试点,处理好接收

过程中的一系列业务问题

在县级档案局(馆)制定出具体的接收办法后,档案指导人员就要进行具体的实践。根据标准先建立一个试点单位来实施接收标准,摸索经验,然后大面积铺开。如果开始就全面开展,那样会出现大量的业务问题,指导人员没有达成一致,彼此间会出现业务的偏差,甚至会出现大量的返工性工作,造成指导工作的被动。只有先建立好了试点单位,在实施过程中来发现问题并解决问题。把接收档案中的一系列细节问题充分考虑到,并归纳整理,使每个档案指导人员对每个细节都做到心中有数。

五、对接收单位档案人员进行业务培训,

召开现场会议,全面铺开

对接收单位的档案人员进行业务培训,充分学习标准,使接收单位档案人员对接收工作形成初步的认识。然后再到试点单位进行现场观摩,从理论到感官上得到充分的认识和理解。在培训结束后布置接收工作的具体安排、接收时间和具体要求。

六、深入接收单位,现场监督指导

接收单位进行正式的接收准备时,业务指导人员要深入接收单位,进行现场指导,随时发现问题,解决问题,使工作正常顺利的开展。

七、档案馆接收人员初步验收与正式接收

接收单位在正式移交前,应由县档案局接收人员亲自深入接收单位进行初步验收,提出整改意见,在验收合格后,双方商洽具体的移交时间。在正式移交时,双方认真清点,核对无误后,双方办理移交手续。

综上所述,笔者认为县级基层单位档案移交工作,如果没有前期业务人员的监督和指导,移交工作不可能一帆风顺。档案的前期监督和指导工作是移交工作的基础,是最有效的保障。因此,做好县级档案移交工作必须注重移交前的指导和中期的督导工作。