文秘学生专业教学实习现状及对策研究

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【摘要】针对文秘专业学生面临的机遇和挑战,分析了文秘学生专业教学实习存在的问题,提出了只有加强学生思想教育,提高学生对秘书职业与专业实习的认识;丰富并拓展专业教学实习形式,分阶段分层次进行安排学生实习;加强指导,分组实习,以促进实习效果的提高;建立科学的成绩考评制度,促进文秘专业教学实习的后续发展。

【关键词】文秘;教学实习;对策

一、文秘学生面临的机遇与挑战

在北京北大资源研修学院2007年6曰10日的《全国大学生形势分析,排名前10位的专业》中,文秘专业赫然名列本科专业第七位,就业率高达98.1%?;2010年3曰26日,黑龙江新闻网―生活报报道,在3曰18日至3曰24日人才需求排行榜中,文秘、文书排行第四, 文秘类岗位需求翻倍。从上可以看出,目前国内对秘书类人才需求很大,这一方面是由于秘书作为一种职业的特性――万金油型职业,号称第361行;同时也是时代的发展,对处于领导核心层的助手角色呼唤。

但是,在需求量不断增大、各级各类高校培养的秘书类人才不断增多的同时,一个不容忽视的问题也摆在了人们面前:在重庆的一次大型招聘会上,某公司在现场摆出了一台复印机,要求应聘该单位文秘工作的人员在复印机上进行操作,结果几乎无人敢应试,致使该单位的该次招聘流产。事后,负责该招聘工作的人力资源部经理感慨万端:公司一旦招聘秘书的信息,前来应聘者众多,但达到职业秘书水平的寥寥无几。

一方面,企业抱怨缺少“拿来就能用”的复合型秘书人才,另一方面大量的毕业生由于专业技能掌握不够,与相关单位的相关职位失之交臂。传统的秘书教育与社会的个性化需求之间的矛盾制约着国内秘书人才市场的供需平衡。

笔者从事秘书教学十多年,带秘书专业实习也有8届之多,在多年的教学中发现,要切实提高学生的专业素养以适应社会对秘书职业的需要,重视并加强学生的秘书专业教学实习,切实提高学生的专业实践能力,规范并强化学生专业教学实习过程成为必不可少的重要环节。

二、文秘学生专业教学实习存在的问题

专业教学实习是高等院校重要教学内容之一,它起着承前启后的作用――既承前几年学生所学过的各门专业知识和理论的综合应用,也为将学生走上工作岗位奠定思想基础和工作基础。因此,它是高等院校具有特色的、有针对性的、理论联系实际的重要方式。

文秘专业的教学实习,是指文秘学生在有关教师指导下,对秘书等工作做一次实际参加实践的活动,亦是理论联系实际的方式之一,是文秘专业学生做一次“准秘书”角色的实践。加强专业教学实习,一方面能为学生将来走上文秘岗位奠定专业基础――在专业老师的指导下,通过专业见习和顶岗实习等,逐渐由文秘学生的角色向秘书角色转变。对文秘学生来说,这实际上就是一次“热身学”,“热身练”。另一方面,它也能有效地促进文秘行业发展――通过学生在实习单位的锻炼,使自身的能力和素质得到提高,既为实习单位作出一定的贡献,又在一定程度上促进了秘书行业的发展。但是,在秘书专业教学实习中,却存在不少的问题,从而影响了秘书专业实习的顺利进行。

(一)部分学生意识不到位,对专业或专业实习教学认识不够。

由于中国社会传统习俗观念,在文秘专业的学生中,在报考高校志愿时真正第一志愿选择该专业的学生很少,很多都是第二志愿、第三志愿,甚至还有不少学生根本就没有填报这一志愿,最后迫于无奈而调剂过来的。就拿重庆科技学院文秘学生来说吧,2007、2008、2009级学生共207人,报考第一志愿的文秘07(专科)有10人,文秘08(专科)12个,汉语言文学08(高级秘书)0人,汉语言文学(高级秘书)6人,所占比例不足15%。尤其是文秘本科学生,即使是第一自愿,大多是冲着文学来的。正因如此,不少学生学习自觉性不强,对做文秘信心不足,直接导致了这样的结果――在专业实习前一方面认为秘书就是打杂的,地位不高,技术含量不多,一般的高中生都可以应付,不屑于参加秘书实习;另一方面即使参加实习,觉得以前所学,理论居多,到了实习单位,自己什么也不会。反映在实习中,就是部分学生自主性不够强,对秘书工作缺乏热情,对指导老师布置的任务不积极,不主动,老师安排什么就做什么,不安排就等着任务来找自己,形成非常被动的局面。

(二)实习地点分散,实习任务不统一,实习管理较为松散。

由于文秘专业本身的特点,决定了文秘专业实习安排有一定的难度――与其他专业尤其是理工科专业相比较,其他专业可成批成班的进入工厂实习,既便于学生相互学习、相互帮助,也便于指导老师集中进行转专业指导。但对文秘专业而言,大多数单位能提供的文秘实习岗位往往只有一两个,从而导致文秘学生的专业实习往往具有人员较为分散,工作任务难以确定,分级层次不够明显的特点。这既给学校带队指导老师的管理带来许多困难,同时也不便于实习单位老师的指导。

(三)缺乏科学的评价体系,教学实习过程不完整。

由于文秘学生专业教学实习分散,在这种开放式的实习中,学生实习究竟干了些什么、实习态度如何、实习表现怎样、学生实习效果如何等问题,学校带队指导老师往往难以掌握真实情况;同时由于实习的单位多,实习单位的领导和岗位指导老师水平各异,对学生实习的评价标准不统一,评价主观性、随意性较大。仅靠实习单位的定性评价和实习生的口头汇报来评定成绩,缺乏公正性和可操作性。

同时,不少单位的专业教学实习过程不够完整,往往实习一结束,指导教师对学生实习给出一个成绩评定,实习工作也就圆满结束。这样必然导致学生对整体实习情况不了解,实习中存在的问题不能得到解决,从而使专业技能不能提高。

三、解决文秘学生专业教学实习问题的途径

(一)加强学生思想教育,提高学生对秘书职业与专业实习的认识。

要提高文秘学生专业教学实习效率,加强学生思想教育是根本。据笔者调查,第一志愿报考文秘专业的学生之所以不多,主要是由于学生对秘书了解不够,认识不透。不少学生片面地认为:秘书职业是女性的工作,尤其适合于漂亮的女生;秘书就是小蜜、花瓶;秘书就是端茶倒水、接打电话的打杂或服务人员;更有不少学生认为秘书没有出路……正是由于这些偏见,使学生对秘书专业学习积极性不高,对于秘书专业教学实习更是提不起精神。

要解决好这个问题,加强专业思想是关键。这种教育,可贯穿于整个秘书学科的教学过程――入学教育、学科启蒙教育和学科教育等。既可以通过聘请有关秘书方面的专家搞讲座、开展《我是秘书,我自豪》之类的专业演讲活动、邀请已经毕业的文秘学生现身说法等形式,增强学生学习专业的信心,还可以通过专业教师在教学过程中融会贯通古今中外成功秘书的经验、结合实际生活中对秘书的认识等来进一步提高学生专业教学实习的积极性。使学生在实习过程中,既能积极主动地参与到实习单位的一切活动中去,又能够虚心接受实习指导老师的指导,深刻体会指导老师的做法意图,在实习工作中努力实现四个转变――即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。尤其是第从被动服务转变为力争主动服务。〔1〕

(二)丰富并拓展专业教学实习形式,分阶段分层次进行安排学生实习。

专业教学实习可以分为几个阶段:认识实习(见习)阶段,一般可安排在第一学年,教授完《秘书学导论》而未上秘书专业课程之前,可以组织学生到秘书岗位进行参观、访问调查,让学生了解本专业所对应的岗位,体验本岗位对秘书工作人员的工作能力、素质、的要求,并培养学生对秘书工作的兴趣和热情,激发学生学习秘书专业课程及技能的积极性,进一步端正并确定学生学习秘书相关课程的的目的。专项实习阶段,一般可安排在第二、第三学年,即学生学习了秘书学及秘书实务等相关专业课程,对秘书相关工作在理论上有了比较深入的认识之后。根据专业课程的教学要求,有目的有计划的组织学生到秘书岗位上去进行专项技能训练,如调研工作、办公室事务工作、会务工作、档案工作、公文办理工作等。

不同的实习阶段可以安排不同的形式,既可丰富实习形式,提高学生的实习兴趣,又具有极强的针对性,能切实提高学生实习水平。就实习形式而言,通常有两种――校内实习和校外实习。由于文秘专业的特殊性,通常情况下,第一阶段的见习实习应安排在校内进行,第二阶段的专项实习和第三阶段的毕业实习安排在校外实习。尤其是校内实习,从某种程度上说,校内机构是秘书专业教学实习的一项重要资源,可以分别安排1～2名学生在一些行政部门顶岗实习,并每周轮换岗位,这样既能解决学生的实习难题,又能解决学生在外单位实习而教师不了解情况的现象。不管是校内还是校外实习,都应该事前做好充分的准备,提前与有关单位取得联系,争取实习单位的支持和协助,共同落实好实习安排工作和有关事项 。

(三)加强指导,分组实习,促进实习效果的提高。

虽然文秘学生的实习单位相对来说较为分散,但其实习目的和任务、实习时间和工作内容是比较固定一致的,为了更好地发挥学生实习时的群体性作用,根据学生情况进行分组实习,就成为必要。

文秘学生的分组实习,也只是相对而言,即将参加实习的学生根据男女性别、性格活跃程度、专业知识水平和处事能力的情况,按照均衡搭配的原则,将学生分为几个实习小组。每组8-10人为宜,并选出小组负责人,其职责是协助指导教师做好管理工作,协调好小组同学的实习工作,模范完成各项实习任务。

专业教学实习指导,就学校带队老师而言,主要做好三个方面的工作:即实习前的适应性训练工作――包括职业道德、 实习纪律、专业技能教育等,尤其是专业技能教育,可以通过情景模拟、 看录像、 问题答疑等方法,挑选秘书工作中最常见、 最重要而又最容易疏忽的问题对学生进行适应性训练;实习中的指导工作――包括心理状及业务指导。就实习单位指导老师而言,主要就是帮助学生明确秘书的工作内容、业务范畴以及如何提高工作技能等。〔2〕

(四)建立科学的成绩考评制度,促进文秘专业教学实习的后续发展。

1、考评制度科学、系统。

在开放式的专业教学实习中,学生几乎完全独立地进入到真实的秘书环境中,运用自己掌握的知识、具备的技能面对和处理有关办公室事务。因此在制定专业实习考评度时,考评的主体不仅仅包括专业带队指导教师、实习单位指导教师(人员),还应该包括参加实习的学生本人,其相应的实习成绩的评定比例可定为:实习生占30%,实习单位指导教师占40%,学校带队指导教师占30%;考评的方式应是定性和定量相结合。

就定性考评而言,学生方面可以通过每天写工作日志,记录下在实习单位的工作表现、工作实绩等情况,也可以通过实习结束时写实结,谈谈对本次专业教学实习的认识、体会等来实现;实习单位指导教师和专业带队指导教师方面则可以通过他们对学生实习的鉴定和评语来体现。为了使定性考评具有可操作性,可以在实习指导书上明确列出评语从哪些方面进行,哪些表现等级如何,最后以优、良、中、差等级的形式表现出来。

就定量考评而言,各项指标应密切结合学生的文秘实际岗位工作,以业务工作和思想素质作为观测点来评判。业务工作方面将日常事务和本部门业务与学生在实习单位的突出表现结合起来;思想素质方面则把工作态度、敬业精神、遵守纪律情况和团队精神等作为评估指标。

2、总结表彰及时、有效。

实习结束时间到,并不意味着专业教学实习工作的结束,及时对实习工作进行的评估总结被提上重要议事日程。总结评估既是专业教学实习很重要的一个步骤,它与实习前的准备、实习中的管理和指导一起共同构成实习工作的有机整体;还是下一次(届)学生专业教学实习的基础。专业教学实习的总结评估可以分为三个环节,即重温实习预定目标、召开实结会议讨论分析本次实习中存在的问题、形成书面总结报告。在这三个环节中,召开实结会议其中最为重要的,因为会务工作本身就是秘书实习工作的重要内容,通过这次会议,既可以再次让学生体验会务工作,同时通过鼓励大家发表实习感言,分析实习工作的经验教训,对在实习中表现突出的学生进行物质或者精神上的鼓励,对在实习中表现不够良好、实习单位意见较大的学生进行批评教育,从而为下一次的专业教学打下坚实的基础。

总之,文秘学生专业教学实习效果的好坏,直接影响到学生将来就业及其职业后续发展,应引起高度的重视。

参考文献

[1]陆瑜芳,秘书学概论(第二版),复旦大学出版社, 2006年7月第二版,P8。

[2]余厚洪,高校秘书专业实践教学存在的问题与改革思路,兰台世界,2006、3,P27,

作者简介:

王平(1969-),女,重庆人,硕士,重庆科技学院人文艺术学院讲师,研究方向:秘书