海外石油作业项目采办成本费用管理

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【摘 要】采办工作是企业经营过程中不可或缺的重要环节，通过采办渠道获得的物资和服务的成本占海外石油企业作业成本比重非常之高，在保证质量的前提下控制采办成本、节约资金占用、提升采办效率对提升海外石油企业利润空间影响巨大。而采办成本受企业规模、所处行业等自身因素及地域、商业及物流发达程度等所处大环境因素制约，不同地域、规模、行业企业的采办成本无法绝对比较。对某一个企业而言，能充分、有效利用现有资源，扬长避短，不断压缩采办成本、充分节约企业资金占用、实时保证企业生产运行，就是采办工作的进步。文章从企业整体效益及长远发展出发，分析了企业采办工作中存在的提升效益的空间，提出压缩采办成本的措施：在企业长远规划下制定长期采购计划和年度采购预算，有效利用采购策略，建立与供应商的长期合作关系，改进采办工作流程，提升工作效率，完善采办及库存信息管理，避免重复采购。

【关键词】海外石油企业；采购成本；成本控制

采办工作是企业经营过程中不可或缺的重要环节，采办成本占海外石油企业作业成本比重非常之高。以2014年为例，在中国石化哥伦比亚公司（以下简称哥伦比亚公司），通过采办活动获得的物资、服务等成本占到了公司当年操作费用的60%。在保证质量的前提下，控制采办成本、节约资金占用、提升采办效率对提升海外石油企业利润空间影响巨大。为了压缩成本、提升利润空间，企业改变采办理念，提升采办管理，最终压缩采办成本势在必行。

一、中国石化哥伦比亚公司采办管理的现状

1.公司采办的职能与地位

哥伦比亚公司采办部门的主要职责是：按照公司工作计划编制采办计划，依照采办计划对所需物资设备、工程服务进行招标采购，采办合同签约，采购来生产物资存放管理，采购过程中的物流管理，采办团队建设、制度制定及其他相关职能。

哥伦比亚公司采办工作的全部活动就是取得公司在勘探开发、生产作业和油田设施建设等所必需的物资材料和服务，动用资金量大，对公司成本影响突出。采办部门在公司内部决策和发展战略中具有极其重要的作用，成为除公司生产、运营以外的第三大主要经营管理活动。它对于降低生产成本、增加公司效益、提升公司价值有着极其重要的战略地位和作用。

2.公司采办管理理念

哥伦比亚公司的采办管理理念是：物资及服务质量优先，压缩采办成本，提升经济效益，学习先进经验，应用先进技术，不断提升采办管理水平，逐步完善公司采办团队、采办制度，形成公司自身采办资源，加强采办内部控制建设，坚决杜绝违规违纪。

哥伦比亚公司的前身是一家私人风险勘探公司，中国石化从该公司收购了其部分资产后形成了中国石化哥伦比亚公司。原所有者的经营理念为资本运作，故原公司基本没有管理积淀，包括采办队伍、管理积淀。公司收购后，经过几年的不断学习与尝试，哥伦比亚公司的采购理念实时更新，采办成本持续降低，采办工作取得了很好的成绩。

二、采办管理中的难点分析

1.公司年度计划调整给采办工作带来的困难

公司经营计划是采办计划的基础，公司的生产经营计划有时会根据公司外部环境变化、实际执行情况等进行调整，公司经营计划的调整必然带来采办计划的调整。因为采办工作有采办周期，采办计划的调整势必会导致已进入采办程序的资源无法被充分利用，同时因留给安排新采办工作的时间较短，会使采办部门为完成采办工作需要充足的时间和生产运营需要物资尽快开始工作之间发生冲突。哥伦比亚公司的年度投资计划在每年5月份左右进行年中调整，如何既能迅速适应公司经营计划调整需求，又能控制采购成本上升，给采办工作带来了很多挑战。

2.当地物资匮乏、商业和物流业不发达给采办工作带来的困难

哥伦比亚公司是一家下属于中国石化的海外石油企业，其具体经营地点在哥伦比亚。哥伦比亚是一个以畜牧业和矿产开发为主的资源型国家，基础工业落后，商业及运输业欠发达，石油生产所需的原材料和设备全部依赖进口。在这种大环境下，处在哥伦比亚的石油作业公司常常面临着采办资源匮乏，采办周期长，供货难以及时的难题，直接增加了企业的经营成本，哥伦比亚公司也面临同样的问题。

3.需求规模较小，无法形成规模给采办工作带来的困难

哥伦比亚公司在哥伦比亚是一家小型石油公司，年度需求计划较小（需求总量上的原因），同时因为无法做到合理规划等原因（需求时间安排上的原因），会使采购无法形成规模、批量，一方面导致了采办工作无法及时完成；另一方面导致了采办成本的上升。以钻井为例，哥伦比亚公司的年度钻井计划为4口左右，且常常这些工作不是由同一家公司完成。这样有限的工作量在寻求服务商的招标中，只会有当地有限的队伍参加，因为考虑国际动迁费用的问题，其他国家的服务队伍是不会参加这么有限的工作量的招标的。这样就造成了招标方对服务商的选择面窄、议价能力弱的局面，这种对招标方不利的局面导致采购工作无法顺利完成、采购成本难以控制等诸多问题。

三、降低采办成本费用的途径分析

1.将公司长短期规划与采办计划有效结合

公司长远规划和年度计划是整个公司运营的方向，在编制公司长期规划和年度计划时，邀请采办部门人员参加，让采办人员了解公司规划和年度计划的细节，并就公司规划及年度计划中的物资储备和采办问题提出相关意见。这样可以让采办部门综合了解公司长远规划，在公司长远规划下制定相应的长期采办计划，提前开始信息收集，市场调查，详细规划等工作。公司规划和年度计划调整时，也要邀请采办人员参加，对计划调整和采办工作及采办计划影响作出分析和评估，综合对比已完成、已进入采办程序的采办工作调整形成的成本及因公司计划调整产生的仓促采购形成的额外成本和计划调整后新项目尽快上产形成的效益，从公司整体效益最大化的立足点出发，寻找成本和效益的最佳结合点。哥伦比亚公司充分认识到了公司计划和采办工作的紧密性，采办部门经理参与公司计划的制定及调整，从采办角度出发，仔细评估物资及服务需求是否可及时到位、是否经济，有效保证公司计划的有效实施，成本经济。公司计划和采办计划结合好了，可以在从源头上避免资源浪费，节约成本。

2.有效利用采办策略压缩采办成本

采购物资的价格是由市场供需决定的，物资采购价格是采购成本的主要部分，充分分析市场动态，了解物资供应和需求情况，针对不同的供需情况采取不同的采购策略，可以在很大程度上压缩采办成本。综合分析市场供求关系，一共有三种情况，供大于求、供不应求和供求相对平衡。对于供大于求的物资，因为企业处于买方市场，价格、货源充足情况等都对公司采办工作有利，要充分利用供应商之间的激烈竞争，多争取对公司有利的采购条件，在保证质量的情况下尽可能多地压缩采购成本。对于供不应求的物资，企业处于卖方市场，卖方占主导地位，要培养和供应商之间的良好关系，选择几家供货商作为长期合作伙伴，一方面可以保证货源，同时也可以保证采购相同的物资成本不至于太高。对于供求相对平衡的物资，在对物资价格做充分的调查后，在市场中公开招标获取相应物资。

另外，采办人员可以利用物资和服务价格的走势预期控制采购成本。市场价格的走势可分为上涨、相对无变动或下跌，针对不同价格预期采取不同策略。在可以提前筹备的情况下，预期物价上涨时，公司应提前安排采购，锁定价格，签署采购合同，防止物价上涨的额外支出。反之，在预期价格下跌时，可以考虑在不影响生产的情况下，向后顺延采购时间，从价格下降中获利，同时可以减少资金占用成本。在价格相对平稳时，尽量滞后采购，节约资金占用成本。

3.优化供应商管理，建立与供应商的长期合作关系，互惠共赢

供应商的管理可以划分为供应商选择和供应商关系管理两个部分。对供应商的选择要建立准入评审制度，组织采购、法律、财务等部门，从经济、履约能力、信誉等方面评估供应商的资质，建立供应商档案，实时更新供应商档案，定期进行后续评估，保证供应商信息实时性。对供应商关系的管理，应使用激励与淘汰手段，形成互惠互利、合作共赢的关系。采购企业和供应商既相互斗争，又相互依存，在没有沟通一致的情况下，任何一方对价格等条件的改变都会破坏双方的长期合作关系。双方应相互信任，有效沟通，形成长期合作关系，并积极维护这种关系。如果采购企业给予供应商适当激励，采购企业就会得到供货效率、质量等方面的回报，同时双方的合作关系会更加牢固。在建立良好关系的同时，也要保证供应商之间的竞争性，任何物资都要保证有多个供应商可选择，以避免仓促另寻合作伙伴产生的成本。

4.改善采办流程、提升工作效率

在采办部门内部，完善的采购制度及流程，是采购工作顺利运行的保障，同时也能避免工作无法有效衔接产生的一些额外成本。公司采办制度中应明确规定：采购计划的编制程序、审批程序，计划执行过程监督和计划执行结果评估；采购申请及审批程序，明确相关部门或人员的职责和权限；选择采购方式的条件，解决采取何种采购方式的问题；采购定价机制，确定合理的采购价格；采购合同签订程序，明确双方权利、义务及违约责任；验收入库程序，明确验收方式及验收责任，出具验收证明；货款及预付款支付程序，明确付款审核责任及权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等无误后，按照合同约定及时支付。同时，定期或不定期检查采办制度规定是否有效执行，对执行中发现的问题及时调整，保证采办流程高效运行。

在整个公司范围内，各项采购任务需要各部门相互分工协作，彼此配合，才能顺利完成。公司各部门应有明确的部门职责分工，明确界定用户部门与采办部门在采购过程中的职责及责任，尤其应明确在一些业务交叉点上的职责划分，提高企业整体的管理工作效率，杜绝部门之间相互推诿扯皮。公司内部各部门顺利分工协作，各部门工作顺利开展，公司整体的运行效率就会提升，各部门内耗的成本就会减少。

5.完善采办、库存等信息管理、避免重复采购

公司应建立良好的信息管理系统，保证各项采购信息能方便友好地被相关人员获得、采用，充分利用现有资源，综合统筹计划，可以避免重复采购、库存积压，降低资金占用成本。同时，通过信息管理系统，可以把整改采办业务涉及的各部门集合起来，整体权衡， 从公司利用最大化角度出发，压缩成本，提升公司整体效益。首先，在制定采购计划时，了解物资的库存情况，根据物资库存和新需求制定合理的采购计划。其次，将采购计划和实时更新的物资库存情况上载到信息系统，编制物资申购单的人员和审批申购单的人员在提交采购申请和审批时应核对采购计划、需求情况及库存情况，库存可以满足需求的情况下不予进入采办程序。最后，通过信息系统及时监督各种物资的库存、采购、使用情况，定期分析，根据分析结果修正采办计划和采办工作，形成管理的闭环。

参考文献：

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[2]罗云、周康、王力尚、马文龙：《国际工程材料采购中的成本控制与分包商/供应商管理》，施工技术，2013（06）.

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[4]李炳金：《企业控制采购成本的有效举措探析》，中国商贸，2012（12）.