从知识管理视角浅谈企业文档管理模式

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摘 要：本文总结了知识管理对于优化企业文档管理业务的作用。通过简述企业知识管理和档案管理的区别，分析了知识管理对于企业文档管理提升的意义，提出了从知识管理的视角构建企业文档管理模式的看法。

关键词：知识管理；档案管理；管理模式

一、前言

F如今，国家大力号召“大众创业，万众创新”，这给社会经济的持续健康发展指明了方向，也对企业各方面管理水平提出了更高的要求。在此大背景下，本文以企业知识管理为出发点，以企业文档管理为落脚点，通过整理分析，从知识管理的视角提出构建企业文档管理模式的看法，希望能为企业文档管理的后续深入研究提供参考意见。

二、知识管理与文档管理的区别

关于知识管理的定义，目前国内认同度较高的是邱均平教授的狭义/广义知识管理论，狭义知识管理主要围绕知识产生、存储、转化、共享与应用对知识本身进行管理，广义知识管理除对知识本身管理外，还对知识相关资源进行管理。而文档管理，通常指文件档案，包括报表、账单、图片等各种信息载体和模式的归档管理工作，功能覆盖内容采集、加工、存储、检索和分析等。现就知识管理和文档管理存在的区别分析如下。

（一）管理目的不同。企业对文档进行管理，主要目的在于完整、系统、安全地保留企业在生产经营活动中所产生的一切有价值的信息，并分门别类的储存，做到日后有据可查，有源可塑。而企业知识管理的主要目的是提炼、挖掘企业已知的显性知识和未知的隐性知识，通过整合、分享、更新等方式，提升企业员工的创造力和企业的创新水平。

（二）管理内容不同。文档管理的内容是文档，确切地说是指有价值的记录，这些记录是真实发生、确定存在的；知识管理的内容是知识，包括显性的和隐性的，这些知识来源于企业的各个部门和各位员工，需要企业进行收集、汇总、分析和运用。

（三）管理方式不同。文档管理的方式主要包括文档规范组卷、文档信息著录、文档实体排架与文档的入库与储存，实现从记录到案卷的全周期管理；知识管理的方式主要是靠多种知识挖掘手段获取现有的或潜在的知识、并通过知识汇编、编演等方式实现知识的转化、应用和保护，期间需要企业组织、企业绩效以及信息系统等手段的支撑。

三、知识管理思路对于企业文档管理的意义

（一）重新定义文档管理的本质。档案的本质属性之一是内容的原始性，当前信息社会，人们对于档案的需求不仅仅在于其本质属性的内容原始性，更多的是对于利用档案中所记载的信息内容，和信息属性要求逐渐提高。传统的文档管理的本质是对文档实体的全周期管理，引入知识管理的思路后，文档管理的对象除了实体，更重要的是知识信息元，通过对信息元的挖掘、整合、加工和处理，建立知识共享平台，使枯燥的文档变成了生动的知识，重新定义了企业的文档管理工作，有利于企业转变思路，紧跟潮流，存储并创造更大的社会财富。

（二）拓展文档管理的外延。随着知识管理理论的逐步推广，企业文档的知识管理也逐渐成为文档工作的新方向。企业文档管理人员对知识管理认识的越深刻，对知识的管理手段、挖掘技巧和共享方式掌握得越熟练，对文档管理的范围看得更透彻、更长远，则文档管理的水平会更加优化。从知识管理的视角对企业文档资源进行有效整合，构建科学的管理体系，实现了企业文档资源的价值最大化，拓展了文档管理的外延，提升了企业综合竞争力。

四、知识管理思路如何提升文档管理业务

（一）建立系统的文档管理制度。无以规矩不成方圆，科学的文档管理体系有利于文档工作的规范开展。因此，企业有必要在档案法以及行业标准的规范指导下，结合企业自身特点，建立一套完整、有效的管理制度。从政策法规、行业强制标准、企业管理制度、业务工作细则等不同层级出发，构建自上而下、逻辑严密的管理制度，将企业日常活动零散的知识进行汇总、整合，固化到企业工作流程中，有利于文档管理水平的提升。

（二）构建文档数据库。首先，要对所有文档纸质资源进行数字化，通过扫描及OCR识别技术把纸质文档转化为数字资源。其次，将数字资源按照一定的编码规则标准化，并以用户需求为导向，按照科学方式提取每份数字资源的关键信息，对文档的知识信息和元数据进行加工，丰富著录信息，提高查全率和查准率。最后，按照文档管理体系和技术要求，分析文档信息系统需求和技术规范，开发维护文档数据库，供企业员工查询利用。

（三）开发文档知识利用分享平台。除了数据库系统，企业还应该开发内部的文档知识利用分享平台，让所有员工有正式的渠道进行文档的利用，受理用户的服务利用需求，根据用户角色权限和利用文档密级采用合适的申请与审批流程，满足员工借阅文档和了解知识信息的需求。另一方面，为员工分享各自业务领域所产生的知识、经验总结等提供途径，满足经验和知识复用的目的。

五、结束语

企业文档管理的发展阶段经历了从实体管理、信息管理到知识管理，不同的发展阶段有着不同的工作重点。在知识经济时代下，社会大背景正要求企业文档管理工作的深化改革。因此，笔者分析了知识管理思路对企业文档管理工作的意义和实施措施，提出了从知识管理视角构建企业文档管理模式，相信随着企业知识管理意识的深入，企业的文档管理工作也能逐步推进，争取早日构建出一套完整、系统、科学地企业文档管理模式。

参考文献：

[1]邱均平.段宇锋.论知识管理与竞争情报[J].图书情报工作，2000（04）.

[2]任越，曹玉.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯，2012（5）.

[3]冯爱学，从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J].兰台世界，2016（18）.