文档数据库技术在企业中的应用研究

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摘要：基于文档管理的数据库技术已经在企业管理系统的应用十分广泛，而且随着企业OA系统的成熟，文档管理系统实际上已经成为标准OA系统的一个重要模块，文档管理通过数据库技术能够有效的实现可读写操作和共享操作，能够提升文档资料的安全属性。本文的重点就是讨论基于数据库技术的文档管理系统在企业里的一些重要应用。

关键词：数据库技术；文档管理；应用

中图分类号：TP311.13 文献标识码：A 文章编号：1007-9599　（2012）　19-0000-02

1 文档的存贮方式分析

绝大多数企业都已经建立了局域网，而且有相当一部分企业布置了基于局域网和互联网的信息管理系统，目前大部分数据库管理系统采用的都是B/S和C/S相结合的架构，数据库是信息管理系统的核心，这些数据库不仅仅能够支持各种类型的数据，比如多媒体、TXT以及字符串等，还能够存贮各种文档数据，比如基于OFFICE软件的文档。在目前信息管理系统中，文档的存贮主要有两种方式，其一就是以文件的形式存放在硬盘中，而数据库仅仅通过指针指向这些文档的正确存贮位置。另一种就是这些文档资料以二进制的形式存贮在数据中，这两种文档存贮方式各有优缺点，对于第一种指针存贮方式，文档资料的安全性能就没有办法保证，数据维护相对麻烦，但是编写应用程序时，则相对简单；而对于第二种文档的存贮形式，文档的安全性有了保障，但是在编写应用程序时，则相对麻烦，同时也会占据数据库的大量空间。但是随着计算机技术的发展，磁盘已经达到了T级别（1000G），数据库空间已经不成为应用瓶颈，对于企业来说，提升文档管理的便捷性以及安全性显然更加重要，因此现在很多文档管理系统采用的文档存贮方式都选择了第二种。

2 企业对文档的应用特点分析

在企业对机密文档的管理主要有特定的部门进行统一管理，主要包括对文档的创建、查看、修改、审批以及权限控制和删除等操作，实际上这就是文档管理的权限问题，这些不同的权限往往结合不同部门、不同员工职务进行相应的设置。在文档使用的角度上，目前基于数据库技术的文档管理系统主要包括两个功能。

其一是对文档操作的功能，操作包括创建、修改、审批以及删除等不同的操作，对于这部分的功能需求主要体现在安全高、交互性强、能够对大量数据进行处理。其特点使用范围相对小，因为拥有更高权限的操作的用户数毕竟越来越少。对于这部分的功能模块可以采用C/S架构。

其二就是文档的浏览功能，这个功能的特点主要有使用范围比较广，对于安全性和交互要求不高，因为只需要查看这些文档，而不会对这些文档进行操作，如果针对这个功能模块也使用C/S架构，那么就会增加软件投入的硬件成本，此时可以采用基于WEB方式的B/S系统将会更加合适。

3 基于数据库的文档管理系统的实现原理

3.1 文档在数据库中的存贮

文档类型在数据库中通常被认为是二进制数据块，也即是BLOGS，在ORACLE数据库管理系统里是LONG　RAW数据类型，在SQLSERVER中，主要包括Binary，　Varbinary　和Image存贮BLOGS二进制大对象，其中Binary存贮的对象是有固定长度的二进制数据，最大字节数不能够超过8kb，Varbinary是一种可以变化伸缩的二进制数据，其中image也是可以存贮0到2G的二级制数据，而数据文档大小是变化的，基本上都会超过8kb，因此目前在SQLSERVER数据库系统中，一般采用image类型来存贮二进制大对象。在数据库设计中，为了避免大量的数据冗余，往往采用两个表格来存贮文档，一个表单（table）的主要字段包括文档标题、关键词、创建人、创建时间等信息，另一个表单则包括关键词和文档内容等，这两个表通过关键词外链，通过这种方式显然能够提升数据的读取效率，以及降低数据的冗余。

3.2 文档管理系统功能的实现

文档管理系统功能主要包括文档操作和文档浏览两个模块，下面就针对这两个模块的功能实现进行分析，其一是文档操作模块，这是通过C/S架构的应用程序实现的，操作的功能主要包括删除、更新、添加以及修改操作，这个实现技术的难点就在于如何对数据库中的大字段进行快速高效的执行，目前VC++开发软件中自带的MFC库里就有CLongBinary　和CByteArray这两个对象，这两个对象的操作相对复杂且不能够提升数据库的执行效率；其二就是文档浏览模块的实现，这主要通过WEB方式进行浏览，这能够让在企业局域网内的用户甚至基于互联网的用户也能够非常方面的查看文档内容，同时还能够通过FTP服务器下载文档资料。基于C/S和B/S架构能够综合这两种架构的优势，既能够保证数据的安全性，还能够有效的利用企业内部计算机的资源，保证了复杂功能的交互，又能够保证执行的效率。

4 文档数据库应用的关键技术分析

4.1 ADO技术

ADO实际上是一种应用程序和数据库连接的一种对象模型接口，通过对存储不同的信息员进行统一的访问，主要对象有connection以及command和数据库的造作，这些不同的对象在数据库操作中分担不同的任务，connection主要负责和数据库的链接。Command则主要担任对数据源的执行指定的命令，而recordset则是代表的基本表或者执行命令结果的数据集，stream对象则主要包括二级制数据和文本流。

4.2 stream对象

这实际上是文档管理的核心技术，stream对象主要包括两个部分，一个是stream对象的方法，另一个则是stream对象的属性，其中方法主要包括open、LoadFromFile、SaveToFile、Read、Write以及Close，这基本上包括了对整个数据库中的文档资料进行各种的操作，而且每一种方法还有相应的参数，来提升数据库操作的针对性；stream对象另一个关键部分就是属性，主要包括TYPE属性和SIZE属性，

4.3 核心技术的应用

通过ADO技术以及相关的各种方法和属性就能够有效的实现对数据库的操作，同时结合应用软件来完成对文档操作和文档浏览这两个核心功能。目前文档管理已经成为企业信息管理系统不可或缺的一部分，而且基本上采用了C/S和B/S架构相结合的方式，实现了企业内部对文档的安全高效的管理，以及权限的设置，另外还能够通过文档管理系统实现了基于互联网的文档浏览和查看，有效的提升了企业信息传递的速度和管理效率，而且随着关键技术的不断发展，计算机性能和网络带宽的增加，文档分享和基于FTP的上传和下载速度也会越来越快。实际上企业对文档管理系统的需求，也同时促进了数据库技术的发展。

5 总结

本文通过分析当前基于文档管理的数据库技术在企业的应用，探讨了目前文档管理系统中使用到的核心数据库技术ADO以及基于二级制Steam对象，并且结合C/S和B/S的优点来分析采用这两种架构编写文档管理系统的好处。以及分析了文档管理系统在企业上的一些应用。

参考文献

[1]李建红.企业级文档管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2006.

[2]王井阳，张晓明，秦敏.在VC中利用ADO技术操作数据库中的BLOB数据[J].计算机应用研究，2004，10.

[3]曹维芳.基于Web的教务管理系统的设计与实现[D].天津师范大学，2007.

[作者简介]王磊（1983.9-）男，汉族，山西省原平市人，助理工程师，工学学位，研究方向：数据库管理。