浅谈如何做好事业单位档案管理工作

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[摘要]档案管理工作是事业单位管理系统中的重要组成部分，它是事业单位开展各项社会实践活动的真实记录，是一个单位发展历史的真实写照。档案工作的重要性随着社会的不断发展得到了不断提升，随之对档案管理工作提出了更高的要求。文章主要从档案管理的工作内容出发，探讨如何做好事业单位档案管理的工作，以此促进档案的规范化和标准化管理，和整个事业单位的档案管理工作的优质化发展。

[关键词]事业单位；档案管理工作；档案管理人员

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1006-0278（2013）04-074-01

一、了解档案管理工作的概念

档案管理工作是一个很广泛的概念。从广义上讲，档案工作指整个国家的档案事业。而我们通常所说的档案工作是从狭义的角度讲的，是指各单位档案管理部门所从事的档案管理工作。事业单位档案管理工作是本单位在进行社会活动中直接形成的能够保存、备查的文字、图表、声像及其他各方式的历史记录。

二、认识做好事业单位档案管理工作的重要意义

建立档案不是为了收藏，而是为了利用。档案具有十分重要的作用，其中最重要的作用是凭证作用和参考作用，并且这些作用随着社会文明程度的提高而不断加强。事业单位档案管理工作是各项工作的重要环节，是反映一个单位发展历史的重要依据，是衡量一个单位工作业绩和管理水平的重要尺度。档案工作记载了本单位在一段时期的发展进程和取得的成果，可以作为制定未来发展方向的第一手资料。事业单位将档案工作做好了，一方面有利于本单位领导掌握本阶段工作开展的情况，适时转换发展思路；另一方面有利于上级主管部门了解该单位一段时期工作开展的情况和所取得的成绩，有助于上级部门给予一定的指导。

三、明确事业单位档案管理人员基本职责

作为一个单位从事档案管理工作的人员，首先要明确档案管理工作的基本职责：对本单位各部门的文件、资料进行收集、立卷、归档；对档案进行科学化管理，积极提供利用，为单位各项工作服务；为党和国家积累档案材料财富，按规定具有长期保存价值的档案向档案馆移交；贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全本单位的各项规章制度；办理有关领导交办的其它档案管理工作。

四、掌握事业单位档案管理工作的基本内容

档案管理工作各个业务环节都有不同的内容，每项工作都不可或缺，十分重要。因此，要全面掌握档案工作各个环节，根据每个环节开展工作。档案管理工作基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节，各业务环节都是在平时的工作中形成的。

（一）档案收集工作

在日常的工作中，单位各部门收发的文件都是分散的，如果需要归档，那么，就要在这些分散的文件中挑选出有价值的文件进行归档，这就形成了档案收集工作，是档案管理工作的第一步。

（二）档案整理工作

收集来的档案数量大、内容多、类别复杂，显得非常乱。为了便于保管和查找，就需要把收集来的档案进行分门别类，逐项进行归档，让无序的文件变得有序，档案整理工作是档案管理工作中关键性的工作。

（三）档案鉴定工作

随着时间的推移，每个单位的档案越来越多，但是有些档案显现出它的珍贵性，但有些档案材料却失去了它的价值。这时，档案的鉴定工作就尤为重要，剔除档案中失去保存价值的资料，将档案进行分级保管，就是档案的鉴定工作。

（四）档案的保管工作

受到环境和人为因素的影响，档案会出现纸张变质、字迹褪色等现象，甚至可能由于突发事件而导致不可逆转的损失。因此，想要更长远的利用档案，就必须采取各种保护措施，让档案完整、齐全，尽力延长其使用寿命。

（五）档案的统计工作

档案的统计工作就是对档案进行登记、记录和统计，为了全面掌握本单位档案工作，把握档案工作状态和规律，并对档案和档案工作进行数量的统计、质量的分析和规律的研究。

（六）档案的检索工作

面对数量庞大的档案，如何在其中找出有利用价值的材料，为了满足特定的查找、利用要求，需要通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供查找档案的手段，由此便形成了档案的检索工作。

（七）档案的利用工作

利用是档案的直接目的，也是为了达到这个目的而进行的具体工作，档案的收集、整理、鉴定等工作，都是为了发挥档案的作用，为单位的各项工作更好的服务。

（八）档案的编研工作

为了满足更多利用者的不同要求，也为了保护档案的原件，就需要对档案中的史料进行研究，能够在更大的范围内发挥其作用。

五、结束语

随着科学技术的飞速发展，计算机技术在档案工作中的应用也越来越广泛，几乎覆盖了档案工作的全过程和大部分工作环节。在事业单位从事档案管理工作的人员，除了需要掌握传统意义上的档案管理工作，还要借助新技术，不断提高档案管理的技能和水平，真正实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。