记账凭证数据录入的逻辑控制技术
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摘要：编制记账凭证是对原始会计数据的初次分类加工，是构建会计信息系统的基础性环节，该环节产生的数据是会计信息产生的唯一数据源，其重要性不言而喻。为保障会计信息的准确性，必须确保录入记账凭证表的数据完整准确。在应用Excel进行企业基础数据处理时，利用数据有效性条件设置和单元格公式的构造，可以有效阻止违反记账凭证编制规则的数据进入到记账凭证表中，从而保证录入质量。
中图分类号：TP311.13 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 14-0000-02
Voucher Data Entry Logic Control Technology
Zhang Yonglu
(Lincang Finance and Trade School,Lincang677000,China)
Abstract:The preparation of accounting documents is the initial classification of the original accounting data processing,accounting information system is to build the basic aspects of the data generated is part of the accounting information produced the only data source,and its importance is self-evident.To protect the accuracy of accounting information,accounting documents to ensure that input data tables complete and accurate.In the application of Excel for basic data processing companies,using data validation criteria set and the construction of the cell formula,can effectively prevent the violation of accounting rules for the preparation of the certificate data into the accounting documents table entry to ensure quality.
Keywords:Data entry;Effectiveness;Formula;Logic control
在应用Excel进行小企业会计信息系统构建的诸环节中，记账凭证表的设计与数据录入的逻辑控制是非常重要的环节。记账凭证表的数据是整个会计信息系统唯一的数据来源，是构建会计信息系统最重要的基础数据，其数据的准确性直接影响着会计信息的质量。因此，在进行记账凭证数据录入设计时，应对用户录入的数据进行逻辑检查，杜绝在记账凭证数据录入阶段产生逻辑性错误，为会计信息系统提供准确的初始分类数据。
记账凭证表数据录入中应进行逻辑检查的项目主要有：凭证类别、填制日期、科目编码、科目名称、借方金额、贷方金额、凭证借贷平衡检查等。
为方便叙述，本文所涉及的软件环境为Excel 2003。
一、凭证类别字录入的逻辑控制
有的企业采用通用的记账凭证，即记账凭证不分类，在这种情况下，无须对凭证类别进行逻辑控制。而有的企业则对记账凭证采取“收、付、转”的分类，在此情况下，就须对凭证类别数据的录入进行逻辑控制。对凭证类别字录入进行逻辑控制的目的，是使用户只能在提供的数据列表中选择类别字，当用户输入列表以外的数据时，系统将拒绝接受。在Excel 2003中，可应用“数据有效性”设置达到这一目的。操作方法是：（1）选中需录入类别字的单元格，单击“数据＞有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，单击“设置”选项卡，在“有效性条件”的“允许”列表中选择“自定义”，在“公式”编辑框中输入供用户选择录入的数据项“收，付，转”；（2）单击“出错警告”选项卡，勾选“输入无效数据时显示出错警告”项，在“样式”列表中选择“停止”，在“标题”文本框中输入当输入无效数据时弹出的对话框的标题文字，在错误信息文本框中输入相关的错误信息文字，最后单击“确定”按钮完成设置。
二、填制日期录入的逻辑控制
填制日期是记账凭证的一项重要内容，记账凭证的填制日期应该在账套启用日期之后，当前系统日期之前。同样可应用“数据有效性”设置达到对填制日期的逻辑控制。操作方法是：（1）选中需录入填制日期的单元格，打开“数据有数性”对话框，在“设置”页面“有效性条件”的“允许”列表中选择“自定义”，在“公式”编辑框中输入形如：“=and（需录入填制日期的单元格名称>=存放账套启用日期的单元名称，需录入填制日期的单元格名称=qyrq，B2
三、科目编码录入的逻辑控制
科目编码的录入应在已定义的科目编码（在进行记账凭证录入之前，企业应编制好本企业的科目编码表）中选择，不允许录入科目编码表定义的科目编码以外的数据。要实现科目编码的逻辑控制，应将科目编码区域定义为一个见名知义的名称，如“kmbm”，然后，应用“数据有效性设置”达到对科目编码录入的逻辑控制。操作方法是：（1）选中要录入科目编码的单元格，打开“数据有效性”对话框，在“设置”页面“有效性条件”的“允许”列表中选择“序列”，在“来源”编辑框中输入：“=科目编码区域名称”，如“=kmbm”；（2）单击“出错警告”选项卡，进行出错警告的设置。
四、科目名称录入的逻辑控制
在企业已编制好的科目编码表中，应有对应的科目名称。为避免定义之外的科目进入记账凭证表，科目名称应根据录入的科目编码自动生成。假定“科目编码”工作表是企业完成编制的科目编码表，该表B列为科目编码，C列为科目名称，则可为科目编码列和科目名称列区域定义一个名称，如“kmbmb”，然后在记账凭证表数据录入时，用查找函数VLOOKUP实现科目名称的自动录入。具体方法是：选中要录入科目名称的单元格，在其中录入形如：“=VLOOKUP（欲录入科目名称对应的科目编码单元名称，第一列为科目编码的包含科目编码和科目名称的区域，科目名称在该区域的列序，精确查找的标识符FALSE或0）”的公式。若“C3”为要录入的科目名称对应的科目编码单元，“kmbmb”为科目编码工作表中包含科目编码和科目名称的区域名称，“2”为科目名称在kmbmb区域中的列序号，则公式应为：“=VLOOKUP（C3，kmbmb，2，FALSE”。
五、发生额录入的逻辑控制
发生额是记账凭证的一项重要内容。在记账凭证表的设计中，由于事先不能确定每一张记账凭证的分录条数，所以不能具体预留借贷方发生额各自所需的栏目数。鉴于此，可设借贷发生额各一栏，每一张记账凭证由多条记录构成，这样既可满足填制凭证的要求，又能减少数据冗余。由于同一行的借贷方发生额不能同时存在，即一个科目在同一条分录中不能同时有借方发生额和贷方发生额，因此，在发生额录入的逻辑控制上，应拒绝出现“同行借贷共存”的情况。操作方法是：（1）选中需录入借（贷）方发生额的单元格，打开“数据有数性”对话框，在“设置”页面“有效性条件”的“允许”列表中选择“自定义”，在“公式”编辑框中输入形如：“=需录入贷（借）方发生额的单元格=”””的公式。如需录入借（贷）方发生额的单元格为C2，需录入贷（借）方发生额的单元格为D2，则C2单元公式为：“=D2=”””，D2单元公式为：“=C2=”””。（2）单击“出错警告”选项卡，进行出错警告的设置。