浅谈出院病案延迟归档的原因及对策
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【摘要】目的做好病案归档管理工作。方法对病案延迟归档原因进行分析，探讨影响病案及时回收的常见问题，采取严格病案回收制度；改变催交方式。结果病案按期归档率提高。结论加强病案管理工作，做好病案归档这个环节，实现病案信息的有效再利用。
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2014.05.745文章编号：1004-7484（2014）-05-2985-02病案延期归档直接影响病案编码、整理装订、质控签名、上架归档入库等后续工作，统计工作也无法进行，使病案中的医疗信息不能被及时、有效地利用；给病案管理人员的工作带来被动，医患之间产生不必要的纠纷。
1原因分析
1.1监管力度不够《医疗护理技术操作常规常规》中明确归档，出院病案三日内归档，死亡病案七日归档。我院根据以上规定，制定出适合我院有关病案归档的规定和奖惩办法。病案管理人员在执行过程中碍于“面子”怕得罪人，对延迟归档病案的科室不能严格执行管理制度，奖惩制度成了一纸空文。
1.2病历无法按期完成①科主任审签不及时，管理意识不强，对出院病人数量不了解，时常外出学习、开会、会诊，不能及时审签出院病案。部分科主任认为治疗、手术不能耽误，归档病案晚几天无大碍，没把审签病案作为日常工作，当病案堆积较多时一次审签，影响出院病案的按时提交。②死亡病历病情复杂，病程记录需在抢救结束后完成，对死亡病人死亡讨论记录后交予上级医师和科主任审批，过程相对繁多；而日渐增多的法律问题，医师在书写病历时，反复推敲，谨慎措词。这些原因致使死亡讨论记录和审签无法及时完成，导致病案延期归档。③医生重临床轻病案书写，病历书写不规范不完整，在病案归档过程中发现，病案首页常有错填漏填项目，病历缺少手术记录，病程记录缺项等诸多问题。反复修改浪费很多时间，造成病案归档延时。④电子病案系统存在缺陷导致病案归档延迟，个别病案因系统故障、突然停电等原因，造成电脑中病案信息丢失无法还原或来不及归档，医生要重新书写病历，拖延归档时间。
2管理对策
2.1病案质量管理的力度对无特殊原因延迟出院病案归档的予以相应的经济处罚，处罚不是目的，只是一种手段，约束相关责任人员，认识到病案的重要性，才能做到病案及时回归。医务处及质控组，除了监控终末病案质量外，还应注重环节病历的质控。定期下科室检查环节病历的书写质量及完成情况。每月召开医疗质量讲评会，公布检查结果，并与医务人员考评挂钩。
2.2建立健全科室管理制度①由科主任、护士长共同把关，出院病案的归档做到每个病区由专人负责管理，有专门出院登记本，与病案室建立严格交接登记手续。病案统计室人员每天统计前一日出院病案，提高24小时的回收率。②改变催交方式，未按期归档的病历采取电话通知催交，医生常倒班、会诊、外出不能及时找到，既烦琐又浪费时间，效果也不理想。我院为监控病案质量，各科增设病案质控联络员，负责病案质量的有关问题，病案管理人员只需与各科联络员进行沟通，通报该科病案归档情况，具体工作由联络员负责落实，配合督促回收病案。③提高病历书写能力，对新调入年轻医师进行岗前病历书写的培训，使临床医师充分认识到病历的法律性、时限性、主体性、真实性、完整性、责任性。④完善奖惩制度，对检验及病理需多日出结果情况下视作特殊情况不予扣罚；对于因费用纠纷，患者为三无人员，或未办理出院手续，或中途结账而延迟归档的情况，对其缓扣罚；由主任审签不及时、医师书写不合格、医师重视不足等原因所导致的病案延期归档，按照规定，予以适当经济上扣罚。病案管理人员在对科室进行统计时，将病案归档情况与月联查同步进行，把结果公示在院周会公布，对超出归档期限属于应扣罚情况的科室以延期归档的病案数目为标准进行经济处罚。每月组织专家评审对病案质量打分，并与奖金、年终考核、职称晋升挂钩，奖励书写质量优等的医师，处罚书写质量不合格的医师。
3讨论
在详细分析延期归档的原因后，采取了一系列解决方案，并取得了明显成效，使得病案按期归档率得到显著提高，保持相对良好的水平。医院领导要重视病案管理工作，建立健全完善落实病案归档机制，实行有效监督和管理。采纳病案管理人员提出的合理化建议和意见，对不能及时归档病案的现象，引起足够重视。病案管理人员努力提高自身素质和业务能力，严格执行奖惩制度，变被动为主动，做好病案归档的重视程度，主动配合此项工作。避免因病案延迟归档带来的不良后果。
参考文献
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