浅谈如何加强会计电算化管理工作
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会计电算化技术的应用，将广大财会人员从繁重的手工操作中解放出来，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，也为企业的内部管理带来了许多前所未有的新问题。财政部制定的《会计电算化工作规范》指出：“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度。”根据我国企业的实际情况，笔者认为在会计电算化条件下，应从以下几个方面加强会计管理工作。
一、 加强对计算机系统的硬件和软件的管理
随着计算机在会计工作中的应用，管理部门对由计算机处理的各种数据、报表等会计信息的依赖程度越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能预防或减少使用计算机犯罪的可能性，保证其可靠性和准确性。会计部门必须针对计算机系统的特点，制定电用于会计工作的计算机硬件和软件有关的操作管理制度和系统维护管理制度。
实行会计电算化后，会计人员必须操作计算机才能进行会计核算工作，如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行。因此为了保证系统的正常运行，完成预定任务，保证系统内各种资源信息的安全与完整，应制定严密的计算机操作管理制度，包括会计软件的操作工作内容和权限，操作密码的严格管理，预防会计数据未经审核而登入计内帐簿，保存上计操作记录，计算机病毒的防范措施等制度。与此同时加强日常使用管理，防止各种无关人员进入计算机工作区域，为计算机设备创造一个良好的运行环境，保护计内程序和数据的安全。
系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分，硬件维护主要是在系统运行过程中出现硬件故障时，及时进行故障分析，并作检查记录，在设备更新、扩充、修复后，由系统人员安装和调试。在硬件维护工作中，一般故障由本单位电算化维护人员负责，较大的故障应及时与硬件生产或销售商联系解决。系统软件维护主要是检查系统文件的完整性以及系统文件是否被非法删除和修改，以保证系统软件的正常运行。软件的修改是难以避免的，对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。
二、 实行严格的授权控制
为了防止系统非法介入、篡改或发生舞弊行为，必须实行严格的授权控制。利用财务软件权限控制功能，通过对不同人员权限的分配、设置密码等手段对上计操作和动用系统资源加以控制。由于计算机软件开发人员对软件的结构和设计相当熟悉，他们有能力也有机会进行非正常的数据修改，因此，必须对其操作权限进行严格的限制，不允许软件开发人员有会计记帐、修改、出纳等权限。为此，主管会计应熟悉财务软件，严格掌握操作人员的权限确定权，从而达到保证操作权限控制的有效性，进而保证会计信息和会计资料的真实性、合法性。
三、 建立数据管理制度
首先，应加强会计数据的安全维护管理，确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。其次，应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度，以解决因发生意外事故，而使数据混乱或丢失的问题。最后，应制度数据录入管理制度。随着企业管理信息化的发展，会计核算中许多原始凭证除手工输入外，还可能来源于供应链系统等其他系统，应采用各种手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等，能够及时有效的发现原始凭证的错误，确保会计凭证的质量，减少审核工作量。
四、 建立财务人员的内部牵制制度
财务软件的应用，要求企业对内部职能进行分工，按内部牵制原则合理分工，从而可以在工作中相互制约、相互监督，防止工作差错或故意舞弊等现象的发生。实行电算化后，一些传统的核对、计算、存储等内部会计控制方式均被计算机内部控制方式轻而易举的替代，如总账和明细帐都由计算机根据审核后的会计凭证自动登记和归集，取消了手工条件下两者的核对工作，但同时记帐凭证的审核工作变得更加重要，企业要求对记帐凭证的审核实行除在计算机系统内签字确认外还要求在打印的会计凭证上盖章确认，这就增强了审核的安全的程度。另外，还应注意任何先进手段都是被人掌握和操纵的，一些传统的企业内部会计控制制度，如职务分离控制、业务程序控制等仍将有效地发挥积极作用。在采用新的内部控制手段时，不能完全放弃传统的内部控制方式，而应根据计算机系统的特点对传统的人员内部牵制制度等作相应调整，防止因人员分工不当而发生利用高新技术和电脑舞弊犯罪之类的情况。同时，企业还应建立起职务轮换制度。
五、 加强会计档案管理
电算化会计的档案管理主要是指打印出的各种凭证、账薄、报表、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是实行会计电算化后会计工作连续进行的保障，是电算化会计信息系统维护的保证，是保证系统内数据安全与完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用的保证。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料使用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份，为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。
六、 提高会计人员业务素质
实行会计电算化后，会计人员只需输入记账凭证后，登记各类账薄和编制报表工作即由计算机完成，凭证的输入和审核成为主要任务，操作计算机成为会计人员的基本技能。但财务软件的使用可能因操作人员水平不高等因素导致用计算机生成的会计凭证、会计账簿、财务报告在格式、内容以及会计资料的真实性和完整性等方面不符合《会计法》与《企业会计制度》的要求。这就要求在软件开发阶段对使用计算机会计系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。加强会计电算化培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的凭证流转程序，掌握会计软件的各种自定义功能和各种管理功能，充分发挥财务软件的管理功能，为企业的经营管理和决策服好务。
会计电算化的推广既减轻了会计人员的工作强度，又大大提高了会计人员的业务素质和工作效率，为企业带来了经济效益。会计电算化的发展促使了会计职能的转变，使会计人员从算账中解放出来，腾出更多的时间和精力参与经营和管理，使每一个会计人员都能从核算人员变为一名企业真正的管理者。实行会计电算化，提高了企业管理水平，可以说电算化是打开企业现代管理之门的钥匙。