数字档案管理范文精选

【内容提要】 计算机技术的发展促进了数字档案的飞速产生，数字档案与传统的实体档案具有不同的信息资源，它的管理模式应有其自身的特点。本文从档案工作的实践中对数字档案的管理环节提出一些看法，希望引起更多的人对数字档案加以关注，共同探讨出适应于数字档案的管理办法。

【关键词】 数字档案 新时期 管理 方法

【作者单位】 湖北大学档案馆。

【中图分类号】 G270 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-5103（2013）03-0059-02

随着计算机技术的广泛应用和网络技术的快速发展，信息资源的存储、检索、远程利用也越来越普及，“数字档案馆”渐渐浮出水面。相对于传统的档案馆而言，数字档案馆不是一种真实的存在，但是作为一种虚拟的资源却是真实的，而且是能够有效地发挥作用的。

目前有些地方对数字档案馆的定义：“是一种建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。”我们要正确认识数字档案馆：数字档案馆并不简单只是一个存放数字化档案的档案馆。

由于数字档案与传统档案是全然不同的，所以笔者认为目前数字档案的收集、鉴定、整理、利用、销毁等也与传统档案有很大区别，原有的手工检索的档案业务环节势必要进行调整，要将不适用于档案信息化建设的一些工作流程进行简化，加强档案信息化相关环节建设。

一、数字档案的收集

近年来，档案作为一种重要的资源越来越引起社会与公众的关注。档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。长期以来，传统的档案保存方式一直采用柜式纸张保存和目录式管理的模式，这种管理模式存在许多弊端，例如管理成本高、查阅利用的效率低下、保管时易损坏等。随着科学技术的飞速发展，数字技术作为整个计算机网络平台的核心和基础，已经渗透到了社会生活的各个领域，改变了人们的生存方式、工作方式、思维方式，也给传统的档案管理带来了巨大的冲击，用计算机管理各种信息，已是历史的必然要求。因此，建立数字档案管理机制，通过快速有效的信息交流，实现档案信息资源的充分共享，成为当前信息环境下档案利用的新趋势。基于上述背景，本文就档案数字化与数字化档案管理的相关问题作探讨。

一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

《云南档案杂志》2015年第四期

一、业务流程及系统架构

（一）档案信息系统的架构在数字档案馆建设的过程中，纸质档案要经过整理、加工、著录、挂接等操作形成数字档案数据，这个过程伴随着相关信息将被加入到系统数据库，且挂接的数字档案原文信息将存储到指定的位置。数据库中的信息和挂接的数字档案原文信息都属于在线数据。只有了解了系统的架构，在开展在线数据管理工作时，才能做到有的放矢。云南省档案局的档案信息系统为CS+BS模式，系统管理在CS端进行，而数据查阅利用在BS端进行。后台数据库、系统的BS端、数字档案原文分别安装、部署、存储在到不同的服务器及存储阵列中，这样可以提高系统的性能及安全。

（二）数字档案数据分类根据云南省档案馆制定的数据管理办法规定，在线数据和离线数据要同时移交。为了便于解释和管理，将数字档案数据分为在线数据和离线数据。在线数据不是指连接到互联网中的数据，针对档案系统的特殊性，是指在系统正常的情况下，拥有权限的用户可以通过内部局域网对数据进行访问和操作的数据。离线数据是指将数据存储到某种介质中后，脱离计算机或带电环境保管的数据。以云南省档案馆为例，在线数据包括系统数据库中的数据、挂接后保存在存储阵列中的pdf格式原文数据和在线备份的数据；而离线数据指在数字档案馆建设过程中，由数据形成部门移交的数据，从表1可以看出，主要包括扫描文件、数码照片、视频文件、音频文件和其他类型文件。

二、做好数字档案数据管理工作的措施

（一）数据备份数据备份是容灾的基础，是指为防止系统出现操作失误或系统故障导致数据丢失，而将全部或部分数据集合从应用主机的硬盘或阵列复制到其他的存储介质的过程。传统的数据备份主要是采用内置或外置的磁带机进行冷备份。但这种方式只能防止操作失误等人为故障，而且恢复时间也很长。随着技术的不断发展，数量的海量增加，不少企业开始采用网络备份。网络备份一般通过专业的数据存储管理软件结合相应的硬件存储设备来实现。做好数据备份工作是保障数据安全的有力保障。当发生操作失误、系统故障等事件导致数据丢失时，如果没有对数据做备份，那么数字档案馆建设的部分成果甚至全部成果将不复存在。因此，要做好数字档案数据管理工作，备份工作是必不可少的。

（二）在线数据管理1.数据库备份对数据库采用了两种方式进行备份：一是通过ORACLE数据库的导出功能将数据库备份到服务器硬盘上，并定期将备份的数据拷贝到移动硬盘上；二是通过赛门铁克软件将数据库分别备份到磁带和硬盘上。也就是说，数据库中的数据共备份了四套。目前，数据库中的数据量达到8GB，为了数据备份的过程不影响系统访问的速度，以上1.2.4这三种备份策略将在晚上自动运行。以上四套数据库备份的保留期限均为2个月，以保证今后的持续备份有足够的存储空间。2.数字档案原文备份除了保障数据库的安全外，系统中挂接的数字档案原文的安全也是至关重要的。因此，应采取合理的方式对挂接到系统中的原文进行备份。由于挂接原文存储采用的是FTP的方式，每一个存储原文的FTP的存储空间不一致，受存储空间的限制，原文的备份就不能简单的采用盘对盘的拷贝，鉴于此，对于挂接到系统中的数字档案原文采用赛门铁克NBU软件将其备份到磁带上。由于挂接到系统中的数字档案原文的安全可用是系统正常使用及提供利用的关键，因此，在对原文进行备份后，还应定期对备份的原文数据做还原测试，以保证在误操作或系统故障时能够迅速的找回数据。3.操作系统及应用备份对数据库的备份和挂接的数字档案原文的备份在备份正常，还原测试正常的情况下，可以保证业务系统在出现问题的时候尽快对软件及系统恢复。软件的运行的基本要求是部署系统的服务器是正常的，为了避免服务器出现故障时，重新安装操作系统及相关软件可能出现的问题，有必要对服务器操作系统及其主要应用进行备份。采用赛门铁克SSR软件对数据库软件安装服务器、系统BS端部署服务器、赛门铁克专用服务器、域服务器的操作系统及主要应用进行了备份。每一个月或者服务器安装新软件时对操作系统和指定的应用软件进行备份，并且将备份保留两个月。这样，当服务器发生故障时，只需要使用赛门铁克的引导盘及对应的操作系统和应用软件备份，就可以在较短的时间内恢复系统，节省了重新安装操作系统、应用软件及相应配置的所需的大量时间，简化了操作，提高了效率。通过对用户权限和数据使用权限的管理以及对数据库、原文、操作系统和应用的备份，可以很好的对在线数据进行管理，以保障数据安全。

（三）离线数据管理根据云南省档案馆制定的数据管理办法规定，在线数据和离线数据要同时移交。在上文中对数据的分类以及离线数据的类型进行了说明，主要包括扫描文件、数码照片、视频文件、音频文件和其他类型文件。这些离线数据主要由硬盘、光盘等存储。而这些离线数据是由数据形成部门移交的。为了确保移交的离线数据的质量，应对移交的存储离线数据的脱机介质的外观、介质可读性、型号、品牌、内容等进行检查，并填写《数据移交表》。1.移交数据质量检测脱机介质的外观、介质可读性、型号、品牌比较容易检查，但由于文件数据较多，故其中存储的数据是否存在文件格式、分辨率、是否损坏、完整性、与目录对应关系等问题无法轻易找出，对于以后的保管及提供利用有害无益。为了更好的解决这些问题，云南省档案局请专业公司定制开发了档案目录数据及数字化扫描图像质量检测软件，该软件可以很好的解决这些问题。从检测报告中可以很好的发现移交的脱机介质是否存在文件质量问题。若确实存在问题，可以返还数据形成部门根据报告有针对性的进行修改，若没有发现问题，达到规定的移交条件，即可接收并保管。特别需要说明的是，在线数据的备份如果脱离计算机或带电环境，也会成为离线数据。这些数据基本上存储在硬盘或磁带中。为了便于对存储离线数据的脱机介质进行管理、查阅、利用，可以建立一套编码规则，对这种类型的脱机介质进行编号，并建立脱机介质管理数据库。2.脱机介质编码规则脱机介质的编码规则由“业务类型-脱机介质类型-移交年度-载体顺序号”组成，其中“业务类型”占1位，“脱机介质类型”占2位，“移交年度”占4位“，载体顺序号”占4位，共11位。业务类型代码用1位来表示，‘G’标识保管业务；‘Y’标识利用业务‘；B’标识备份业务，‘Z’标识异地备份。介质类型代码用2位来表示，‘GC’标识CD光盘，‘GD’标识DVD光盘，‘GB’标识蓝光DVD光盘；‘YJ’标识机械硬盘、‘YG’标识固态硬盘；‘CL’标识LTO磁带。移交年度用4位来表示，用于标识该套数据存入脱机介质后移交到备份管理处的年度。顺序号用4位来表示，用于标识某种类型介质的顺序号，不足4位时前面补0。这样的编码便于统计这种类型介质的脱机载体的数目，只需要看顺序号目前使用的最大值就可以统计出这种类型介质的脱机载体的数目。3.脱机介质管理数据库在移交的离线数据达到移交的标准后，将接收的脱机介质根据编码规则进行编码，登记到脱机介质管理数据库，并定期对这些脱机介质进行检测，发现问题及时解决，以保证离线数据安全、可用。4.数字化档案数据转胶片为了延长移交离线档案的保存期限，云南省档案局开展了数字档案转存胶片的工作。数转胶工作流程如下图3：经过冲洗后的胶片在正常的环境下可以保存近50年，可以极大的延长数字档案数据的保存年限，确保数字档案馆建设成果安全。

摘要：

新时期的经济发展中，档案事业是非常重要的组成部分，档案管理在各行各业的发展中起着非常重要的作用。随着科学技术不断发展，逐步完善了计算机技术，人们应用到计算机的强大功能。传统的档案管理模式不能满足新时期的需要，档案不再是传统的纸质档案，已经逐步被数字化管理所替代。将计算机技术应用在档案管理的工作中来，数字化管理逐渐的应用在新时期的档案中来。数字化管理有非常多的优点，在档案管理的实际工作中，还有一些新的问题出现，对新时期的档案工作进行了详细的介绍。

关键词：

新时期；数字化管理；档案资源

档案的特点是文字非常多、内容量很大，档案管理工作非常的复杂，档案查找的效率非常的低，严重影响了档案的应用率，档案管理人员对档案保管的安全意识比较薄弱。随着新时代信息的快速发展，档案管理逐渐的信息化，档案信息开始数字化归档，为管理带来了更多的方便，查找资料比较容易，促进档案管理更加高效。但是在应用和推广中也出现一些难题有待解决，计算机有时候很容易受到黑客和病毒的进攻，在新时期针对这样特殊的问题，我们必须采取有效的措施，及时发现问题并有效的解决问题。对档案数字化管理的优点进行了分析，针对出现的实际问题，提出科学、合理、有效的管理措施，使档案的数字管理在新时期充分的发挥作用。

1新时期档案数字化管理的现状

1.1缺乏专业的档案管理人员，其素质有待提高。虽然在我国档案管理工作已经开展了很长的时间，但是档案管理的相关工作人员仍然存在一些问题，档案工作人员的背景和业务水平比较单一，各个职位的负责人员分配的不合理。档案管理人员的老龄化比较严重，大部分年轻人认为档案管理工作没有挑战没有发展，都不愿意从事这项工作，导致了专业的人员段层，虽然有些人的资历比较高但是思路比较保守，对新时代的数字化管理很不适应，比较排斥现代化的技术手段，不能熟练的掌握电脑的操作和应用，对档案工作的创新和改进不主动比较被动，信息意识比较薄弱，档案资源不能得到充分的挖掘。档案管理的数字化，必须将人才、设备和信息有效的融合在一起才能发挥其重要的作用，先进的技术是由人才来应用和推广。

1.2先进的数字化设备比较缺乏。档案数字化管理中的基础建设主要有：软件资源建设、硬件资源建设、网络资源建设等系统，由于资金费用不足，直接导致数字化设备十分缺乏，设备的种类在一定程度上也受到了限制，数字化设备的标准也不能达到国家的具体标准要求，计算机系统和程序的陈旧老化，严重的影响了档案工作的效率。计算机设备是档案的载体，设备的好坏直接影响档案数字化管理的步伐，在档案的管理过程中，现代化的设备非常的重要，好人才必须有先进的设备，必须克服困难，对落后的设备、系统、程序等进行更新，这样才能更好的提高档案管理方面的工作效率，必须选择应用符合国家标准的数字化设备，这样才能确保档案资料的真实可靠性，使其能够更加长远的保存，充分发挥档案资料的作用。

摘要：相对于以往传统载体档案的收集与管理，数字化档案的管理是一项较为复杂的系统工程和技术工程，需要更多地考虑电子文件在网络环境下的稳定可靠、安全有效、迁移转换与长期保存等问题。信息技术的快速发展决定数字化档案管理的理论、方法、技术、标准和规范的变化特征。本文现就数字化档案的管理做简要探讨与研究。

关键词：数字化档案　存储设备　档案管理　计算机　载体

认清数字化档案与纸质档案管理环节的差异性，有利于科学地开展数字化档案的管理工作。数字化档案的管理除了需要开展传统纸质档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等工作外，还应注重以下四项工作的开展。一是介入电子文件的形成过程，使电子文件在设计、形成阶段就体现出电子档案管理功能；二是建立数字化档案管理数据库，各立档单位应归档的电子文件，可采用多种途径进入档案馆的数据库系统；三是实施数字化档案长期保存和有效可读；四是做好数字化档案的备份与恢复工作。纸质档案各管理环节绝大部分都是人工操作，科技含量较低。数字化档案各个管理环节都离不开信息技术、计算机设备和管理信息系统，技术含量比较高。

一、数字化档案管理概述

根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、　合法基础上进行，　档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

在数字化档案的管理中，档案信息的安全无疑是非常重要的。传统档案的保管工作着重强调的是如何使档案载体延长寿命，因为载体与所记录的信息是“从一而终”，不可分离的，有了载体就有了可用的信息。对于电子档案管理来说，载体的保管和信息的保护同样重要。电子档案的安全不仅仅是技术的问题，电子档案的安全至少包含三类措施：技术方面的安全措施、管理方面的安全措施和相应的政策法规。电子档案的安全首先取决于电子环境的安全，主要从网络、计算机、存储器、应用系统和病毒等方面实施安全部署。在实际应用过程中，保障电子档案安全的内容主要包括四个方面：

（1）实体安全，是指保护网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故（如电磁污染等）的破坏。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

（2）运行安全，指为保障系统功能的安全实现提供一套安全措施（如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施），建立系统的安全防范体系，以保障档案信息被处理、存储和访问过程中的安全。

信息技术的迅速发展，数字档案馆作为一种新生事物登上了档案工作的舞台，数字档案馆的档案管理工作也提升到了重要的位置。

一、数字档案馆应注重成本与效益

长期以来，我国的档案工作者对成本效益的观念一直都很淡薄，很少有人关心和研究档案整理、保管、利用的成本效益问题和档案价值与档案整理、保管费用之间的关系。无论投入整理和保管档案的费用是否超过档案的价值都不会影响对档案的正常保管，这样就出现了两种情况：一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值还仍旧被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费；另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。在数字档案馆的条件下，这种投入与产出的不协调将显得尤为突出，对档案工作的影响更是显而易见。数字档案馆不是一次性的投入，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。然而，巨额投入支撑的数字档案馆所形成的利用率并没有想象中的可观，这使得数字档案馆建设必须树立成本效益的观念，处理好投入与产出的关系，讲求最佳效益。

二、传统档案馆工作流程与数字档案馆工作流程的联系

传统的档案管理工作是单一、单向的简单过程，接收、处理、管理、服务等主要业务环节都是依据纸质档案管理而产生的，数字档案以及数字档案馆的出现，为传统档案馆注入了新的内涵，同时也带来了新的挑战。新形势下的档案管理工作不应仅停留在对档案实体的管理上，还应将管理的着眼点扩大到档案信息管理的层面，运用新的档案管理理念从新的管理角度来指导和约束现今的档案管理工作。

长期以来，档案馆都是进行实体保管的机构，其发展潜力局限于馆藏规模及其相应的处理能力上，然而在数字档案馆的背景之下，档案馆管理工作应从有限的馆藏建设向开发、链接和传送信息资源的方向发展，通过网络服务的方式来发展档案馆。数字档案馆的出现以及全方位的发展给传统档案管理工作带来了巨大的影响和冲击，它将实体档案馆的各个流程丰富为接收、处理（分类、整理、编目、标引、归档、入库、数字化缩微等）、管理（实物管理、信息管理、实物与信息之间的关联、对应、拷贝以及信息的迁移转换和箭备份等）和提供利用服务等核心环节。档案信息管理打破了全宗、机构、年限和专题的界限，追求的是更大范围内信息的收集、存储与输出。在各类案卷、文件中，根据利用者的需求随时自由组合各类信息，并通过计算机和网络提供给远程利用者，突破了实体档案馆的范围，档案信息管理有了更大的空间。档案实体管理与档案信息管理是两个紧密相连的不同的工作阶段，前者是后者的前提条件和工作基础；后者是前者的深入和延伸。延伸即在档案实体管理的基础之上，将档案中蕴含的丰富内容开发出来，更广泛地传播。档案管理内容的延伸是由利用者的需求决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命。档案信息管理对档案实体管理不是替代的关系，而是有利的补充，因此，我们必须实现数字档案馆环境下传统档案管理与档案信息管理的有效结合。

三、数字档案馆的档案信息检索理念

（一）档案信息检索的核心理念是“以用户为中心”

[摘 要]随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发，分析了当前实现档案数字化管理存在的问题，最终提出积极推进档案数字化管理的对策，以供相关人士参考。

[关键词]档案数字 管理 信息

中图分类号：TU914 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0339-01

数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.

开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养

数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.

开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养。

数字档案是电子信息技术在企业各个领域广泛应用的必然产物，因此档案数字化管理是档案管理适应时代要求的具体体现。档案数字化管理是档案管理结合计算机软件技术共同实现的，在数字化管理技术开发和应用阶段，显现出档案数字化管理的优势与弊端。针对档案数字化管理存在的弊端，建议把握几个关键的环节

【摘要】现在人类对于时间的意识越来越强，领导在进行决策的时候要求快速、准确；各部门开展考察工作的时候要求快速、及时；社会群众对于档案信息的利用范围也在扩大，档案是社会资源的重要组成部分，还有很多的信息资源和经济、文化发展紧密联系，社会对于档案信息的需求在不断的增长，需要我们对其进行解决。

【关键词】档案管理数字化；问题；标准；必要性

档案数字化管理是现代的一种新型管理模式，通过各种渠道来将档案资源进行转换，变成数字档案信息，用数字化的形式来进行保存，借助计算机和网络的便捷来进行传递和应用，建立一个庞大的档案信息库，提高档案的利用率，达到资源共享的目的。现阶段，我国的信息化程度比较高，电子商务等新型的商务模式相应出现，这是我国档案事业发展的最佳时代，档案数字化工作目前已经正式启动，在不断的深化当中。

1、数字化档案概述

自二十一世纪以来，电子技术、网络技术、通信技术的发展就越来越快，高科技时代已经到来。档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展。资源转化市档案管理的重要方面，在资料的管理当中需要将纸质的资料转换为网络的文档形式，或者在资料整理的时候就以文档的形式进行板寸。档案数字化需要对其规范性进行统一，使用标准的档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化需要以实际为立足点，通过组织来确保工作的正常开展，抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展，需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护。

目前的信息化程度越来越高，如何快速的对信息服务进行利用，减少工作中的失误，让工作变得规范化、系统化、程序化，让我们的工作目标能够快速实现，降低工作成本，提升效益，这些是目前的档案管理部门所需要去思考的问题。档案信息过去是以纸质的形式来进行存储，使用和查阅都非常的不便，浪费人力和无力。因此，需要使用数字化档案信息管理来实现更加高效的应用，满足社会快速发展的需求。

2、目前档案管理数字化建设存在的问题

我国的数字化档案管理发展的比较晚，数字化档案管理系统还不健全，处于发展初级阶段。因此，存在很多问题：第一，没有有效的领导。科技的发展如此的快速，数字化档案管理体现的重要性已经得到大家的认可，但是领导对于数字化管理仍然有着太多的不足之处。因此，管理上要是摸索阶段，这样就缺乏一个系统的领导，来以科学和规范的档案管理制度和模式来对数字化档案管理系统进行管理；第二，没有完善的保障。数字化档案管理体系是以大量的档案管理人才和数字化档案管理人才组成的，目前的数字化档案管理工作中，人才比较缺乏。因此，人才的总量和结构存在一定的不合理。因此，高层次、高技术的人才缺口比较大，而数字化档案管理工作还不完善，没有足够的培养人才的能力，导致了发展缓慢。而且硬件跟不上时代，软件落后，兼容性差；第三，网络安全性低。网络是数字化档案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易导致信息的丢失，对于信息的应用是非常大的损失。

[摘 要]声像档案是企业在从事各种建设活动中所形成的价值照片、录像、录音等载体，以声音、录像、文字等形式说明了该建设活动历史。这些资料作为建设活动中必不可少的重要资料，为了更好保存好声像档案，在信息技术发达的今天，必须对声像档案进行数字化管理，才能真正杜绝管理混乱、归档不完整等问题。如何实现声像档案数字化，值得我们档案管理人员去思考、探索的问题。

[关键词]声像档案；数字化管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0212-01

1、声像档案存在的问题

目前仍存在档案信息化程度不高、信息混乱、查询不易等现象。对于声像档案管理方面的功能有待提高，加强规范，这样一来必须面临着需要解决三个问题：第一：档案管理者的个人电脑及光盘的保存是主要介质，但这个并不能满足于当今建设项目的需求，也不可能作为长久的保存及利用；第二：进行人工查询的数据照片和多媒体资料的模式费时间，并且随着声像资料的不断增多，查询难度越来越大；第三：声像档案资料数字化时没有统一的标准，导致音质参差不齐、编码模式陈旧，随时面临淘汰的风险，对声像档案安全性没有保证。因此，实现声像档案管理信息化，解决以上种种问题，整合内外信息资源，形成立体强大的信息平台，缓解各种传媒手段给传统电视媒体带来的种种压力从而进一步提高工作效率，发挥声像档案的特殊作用。

2、涉及的方面

声像档案信息化需设计和实现一个功能相对完善的声像档案管理系统，对声像档案信息及其有关联的信息进行管理。

2.1声像档案信息化需要考虑的因素

摘要：随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断学习科学知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容