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摘要:办公自动化(OA)系统是办公系统发展的必然趋势,也是企事业单位及政府部门加强自身建设与发展的客观要求。该文阐述了本单位办公自动化系统的设计构想及目标,包括系统体系结构与功能设计,还有系统实现与应用过程中遇到的主要问题及应对策略等。

关键词:基层;办公自动化;系统;设计

中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2010)01-106-02

The Research of OA System in Grass Roots Department

LIU Ying-hui1, CAO Ying-huai2

(1.The Border Control Department of Shandong Public Security, Yantai Division, Yantai 264006, China; 2.Public Security Marine Police Academy, Ningbo 315801, China)

Abstract: The OA system is development trend of Office system, and external demand of Department Maturity. In this paper, Expatiate the Design and aim of OA system in our Department, include system structure and function, primary problem and deal strategy in implement and application process.

Key words: grass roots; OA; system; design

各乡、镇人民政府，县政府各部门、各直属机构：

为了进一步加强机关规范化、信息化管理，加快我县电子政务建设及应用推广，全面提升政府运转效能和服务水平，根据《关于推进国家电子政务网络建设的意见》（中办发〔2006〕18号）和《国家电子政务总体框架》（国信〔2006〕2号）精神。经县政府研究，决定从2008年8月20日开始在全县试运行电子政务OA办公系统，9月21日将全面正式运行。现将有关事项通知如下：

一、规范操作政府OA办公系统

（一）OA办公系统用户指县委、人大、政府、政协、各部门、各乡镇工作人员。用户帐号获得方法：由电子政务中心统一发放帐号（用户名）及密码，为保证系统安全，已获得办公自动化帐号的用户应及时更改用户原始密码并注意保管，不得随意泄漏给无关人员。禁止把本人账号借给其他人使用，严禁OA用户擅自修改个人IP地址，如有违反，将取消其使用资格，造成泄密的，按不同密级追究相应责任。

（二）OA办公系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息、及时处理公文，不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。办公自动化用户离职前，必须向政府电子政务中心申请办理办公自动化帐户注销手续。

（三）各乡镇、各单位在上班期间必须使电子政务OA办公平台保持在开启使用状态，并确保一天至少4次（上下班时间各1次）浏览页面内容，及时接收有关文件及会议通知，其他时间急件急办。工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。

（四）试运行期内，除密级公文外，所有文件的收发办理，一律进入OA办公系统进行运转和操作，纸质文件和电子公文并行流转；正式使用期，所有上行、下行文件均以电子公文流转，原则上不再受理纸质发文的审核与签发。

（五）办公设备出现故障，要立即停止使用，及时报修或更换，保证设备处于良好备用状态。

摘 要 现在是一个信息化的时代，是一个发展变革的时代，企业要想在激烈的市场竞争中独树一帜，需要面对更大的风险。面对更为激烈的竞争时，应将快速应变、以人为本、最低成本、知识创新等条件作为企业追求的目标。联想集团曾倡导“企业信息化，从OA开始”，OA将会为企业带来前所未的惊喜。本文首先简述了OA办公自动化系统的概念，然后分析了OA办公自动化在企业办公业务中的应用，最后分析了OA办公自动化的发展趋势，旨在为企业提供优质的服务，为企业创造更大的价值。

关键词 OA办公；效率；趋势

中图分类号 TP 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-(2012)021-0152-01

OA办公自动化充分利用了各种信息，将企业的工作效率最大化，并使工作质量也提高到一个新的台阶，与此同时降低了企业的成本。OA办公系统中的主角便是各种设备与人机信息系统，不同种类的设备以及人机信息系统合理的利用，协助人们完成各种办公业务活动，可以这样说，OA办公自动化系统的运用是企业信息化发展的一个必然趋势。

1 OA办公系统的概念

OA是英文Office Automation的简写，简单的说就是办公自动化。OA办公系统可以让公司的工作完全像流水线一样，以最短的时间，最高的效率，最低的成本完成公司工作，同时也可以规范公司的管理。

我们把OA办公系统确切的描述为用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。它可以辅助完成单位内部的电子邮件、管理文档、信息、工作流程自动化等工作。为了使企业内部信息方便企业员工快捷地共享，以最高效率相互协同完成工作，OA办公系统基于工作流的概念，采用Internet/Intranet技术，以现在快速、全方位的信息采集、信息处理来替代过去复杂、低效的手工办公方式，快速为企业的管理和决策提供科学的依据。

2 OA自动化办公系统的应用

摘要：本文针对OA系统应用实施中存在的常见问题，提出了OA系统建设实施中应该采取的相关措施。

关键词：OA系统；数据迁移；人性化设计；人员培训

所谓OA，即办公自动化（Office Automation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。然而很多企事业单位的OA系统开发建设完成后，没有有效的措施保障系统的推行，引发使用者的抵触，或者只重视系统软硬件建设，忽视信息化本身对于信息数据的需求，忽视了信息的收集、整理与利用，对数据、文档等资料的数字化转化没有引起足够的重视，使OA系统成为空壳，无法顺利应用实施。针对以上种种问题，本文拟从制度、数据、人员等方面对OA系统的实施提出一些建议。

1 建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合

OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度上、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面，单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。

2 重视数据迁移与数据共享

信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心，就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中，需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况，OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表；预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

3 充分运用人性化的设计与管理

摘要：当今，随着科学技术的发展，计算机迅速的进入各党政机关、企事业单位、学校等各个单位，计算机联网为这些单位实现办公自动化、了解掌握信息提供了便利条件，从而进一步促进了办公自动化系统的形成，并在工作中发挥着越来越重要的作用。办公自动化网络的建设，更进一步提高对硬件资源和信息资源的利用率。从而提高了人们的工作效率。现在所有的企业都应该需要OA办公系统，因为这系统已经完全可以代替人工手动记录这个部门的报表或是申请，也是同事之间的交流平台。

关键词：OA系统核心应用 功能 性能 办公自动化

OA系统主要是为了政府机关以及事业单位的办公信息上下传达以及信息采集等服务的，能够将政府机关各个部门以及下属单位之间通过信息系统联系在一起，实现了党政机关单位的日常办公的信息化，规范化，标准化。

首先对于一家应用单位来说如何选择适合的OA系统是个主要问题， 选择OA系统时都应该遵循一个原则，那就是只选对的，不选贵的，适合本企业应用所需，不然什么都免谈，产品不仅具有传统OA软件的核心应用：文档管理、信息等功能，还提供了工作流等代表数字化办公发展方向的功能模块。在功能设置上不是追大求全，没有任何“花架子”模块，而是关注核心应用，使得用户的软件投资花到刀刃上。专业版和高级版不限制用户数，使得用户的应用规模不因价格因素而受到限制，同时，随软件免费赠送一定时间的服务与升级。软件价位充分考虑中国国情，通过内部研发与营销模式的优化改良，降低了运营成本，而不是将过高的自身成本转嫁给用户。软件实施、应用、购买成本低就是给用户省钱，面对越来越务实的企业与政府采购，低价优质顺应民心。

1 选择OA办公系统时应当注意的方面

1.1 首先在选择办公系统的时候，需要查看所选的OA办公系统能不能满足所要求的功能，如果不支持即时通讯的功能，那么，可以说这个系统对企业是毫无用处的，不仅无法帮助企业，还可能会造成企业的损失。采用先进的B/S结构，客户端简单便捷，运行的速度快，无论是在公司，还是在家里还是出门在外，这个系统都能够满足工作的需求。如果采用的服务器是公网IP的话，那么就能够通过路由器从外界访问，不需要任何其他的设置，就能够实现办公的信息化。在未来，也许OA还能够支持移动手机，那时候，就能够真正的随时随地办公了。

1.2 OA系统的易用性应非常强。系统最好采用简单便捷的，不用安装或者采用傻瓜式的安装，能够让用户非常方便的设置访问权限以及工作流。要发挥软件性能的优势，使得多台电脑能够组合成一套高性能的集群，并实现企业信息化。

1.3 OA系统的性价比要高，企业客户案例要多，服务支持要好。OA系统的稳定性很重要，因为大量企业信息资料存入其中，OA系统的不稳定造成资料丢失会对企业造成大的损失，无法弥补。因此要对数据进行集中的控制，避免数据的意外泄露。

摘 要： 本文从阐述OA系统的功能与数据的关系入手，论述了OA系统数据清理的重要性，并结合所在公司的具体实践，总结了OA系统数据清理应注意的若干原则。

关键词：OA系统；数据；清理

一、OA系统及其数据

办公自动化系统（Office Automation System，简称OA），是基于网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。

一个常见的OA系统应包括如下的功能[1]：

工作流转功能，如公文处理、日常审批、工作监控、修改痕迹保留等。

文件管理功能，如可以根据需要设置文件库，文件库中提供多重访问权限控制等。

信息功能，如电子公告、在线新闻、电子论坛等。

【摘要】本文对OA系统与ERP系统的数据结合进行探讨，使它能够互为促进，相互充分的融合在一起，使他们为企业发挥最大的效用和节省资源。

【关键词】OA系统；ERP系统；数据结合

【中图分类号】C94 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0060-02

目前，在各大企业当中的信息化建设中，OA（办公自动化系统）系统和ERP（企业资源计划系统）系统都在扮演着重要的角色。近些年来，伴随着我国大力推进的信息化建设和迅猛发展的信息技术，诸多企业都搭建了ERP系统和OA系统。

1、OA系统与ERP系统的优缺点

1.1 OA系统与ERP系统的优点

1.1.1 ERP系统的特点

ERP系统的主要核心是企业信息的集成和整个企业管理的规范以及企业的全数字化等，这主要体现了供应链之间的事先计划以及管理思想和事中控制的态度，主要的设计思路是计算机对企业销售、生产以及库存和财务以及采购等等这些行为进行总体的管理，以此来实现企业资金最大化的整合，并且达到控制成本和提高效率的中级目标。

[摘 要] 21世纪已经迈入了知识经济时代，同时也是信息化与数字化革命的时代，国有企业要在当前这样一个日益激烈的竞争环境中占据一席之地，不仅要拥有较强的科研生产能力，先进的内部管理理念，同时还必须具备信息建设与应用的能力。要增强国有企业的核心竞争力，其重点在于更新管理层的管理理念，加强信息技术的应用，其中建设和应用OA系统是提升国企管理水平的有效途径。

[关键词] OA系统；国有企业；应用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 062

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0124- 02

1 OA系统及其功能

OA（办公自动化）系统主要是基于数据库、E-mail、远程通讯和Internet技术来实现国企内部业务的信息流转、信息资源交流以及信息共享，快速地收发各种公文资料，接收上级机关文件，组织协调OA系统中的不同信息，让国企管理者和普通职工能够及时准确地获取相关信息。OA系统在国企管理工作中的实际功能主要有下面几方面：

（1）构建企业内部通信平台。为确保企业内部职工信息交流的及时快捷，OA系统提供了企业内部电子邮件系统。

（2）构建企业内部信息平台。建立一套电子公告类的信息平台，让企业管理者和广大职工能够第一时间掌握企业的发展动态。

摘要：在OA系统的日常运行过程中，不可避免的要出现各种故障，网内用户越来越多，故障发生的机率就越大。通过调查分析，找出五条主要因素，即:操作失误、网络参数设置不当、感染病毒、网络连接中断、软件冲突。针对这五条因素制定了整改措施，如加强员工技能培训、定期测试、自制小工具等。通过整改，大大降低了OA系统的故障发生率，提高了办公效率。

关键词：OA系统；办公效率

中图分类号：U226.8+1文献标识码： A 文章编号：

1 选题理由

网络办公已经成为日常工作必不可少的环节，它在给工作带来了便捷的同时，也引发了新的问题。如经常会出现OA断线、无法登陆办公系统等现象。网内用户越来越多，故障发生的机率就越大，这在一定程度上影响着信息的快速传递和日常办公的效率。OA系统能否稳定运行关系着办公生产，所以我们将降低OA系统故障发生率作为QC活动的研究课题。

2现状调查

通过调查2011年3月、4月、5月的维修记录，对计算机系统维护次数进行了统计。在此期间故障维护共有261起，其中OA系统故障维护96起，电力行业软件维护67起，操作系统类维护55起，其它类维护43起。 OA系统维护量占总维护量的37%，而在OA系统的维护量中，由于Hosts文件被改写所引起的OA系统故障占到了OA系统总故障的55%。

3确定目标

【摘 要】 本文主要介绍了一个办公自动化系统的开发过程。该系统基于.NET 平台，采用B/S三层架构，使用Microsoft Visual Studio 2005开发工具和SQL数据库服务器，使用C#语言开发。系统利用B/S方式，最终实现了办公自动化功能。

【关键词】 NET 办公自动化 B/S SQL

OA系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。本办公自动化系统是基于网络条件下，为了实现办公无纸化和自动化设计和开发的，系统功能贴近单位办公实际需求，在操作上简单规范容易上手，数据统一用一个数据库存放，实现了数据的共享。系统在内网实现资源共享，统一数据库管理，用户可以自由的通过局域网方便的访问办公自动化系统，而不必在安装任何客户端软件，提高了系统的安全性、可维护性和可扩展性。系统设计的主要思想是数据服务器集中存储用户的信息和各个应用模块的信息，然后通过统一身份认证服务实现对用户的集中管理、集中认证和统一授权。

从构架结构上来讲，采用基于三层架构设计思想，遵循统一数据出口和统一数据入口的原则提供共享机制。通过对上层应用服务的请求，调度下层业务逻辑及其相关业务系统的资源，完成以事件为驱动的工作流和数据流的运行。系统从逻辑上可划分为表示层、业务逻辑层、数据访问层。当系统应用改变时，只需更新服务器上相应的应用组件，用户就可以使用新的业务处理逻辑，避免了用户端应用程序版本控制和更新的困难。

系统依附网络使用，让办公管理更为方便快捷，切实解决公司信息及其传递的数字化，改变办公方式、减轻员工劳动强度、减少办公成本。系统是基于J2EE架构的B/S分布式系统。系统主要由个人办公、综合办公、人力资源、系统管理几个模块构成。本系统的功能模块图如（图1）所示。

办公自动化系统主要实现用户办公规范化、自动化。首先，用户利用注册并按照角色分配好权限的账号登录本系统，系统按照检测到的用户身份登录相关界面，用户获得对应界面模块的操作权操作本系统，用户端不需要安装任何客户端。

（1）系统功能的划分：下面，将详细介绍系统中各个功能模块的主要功能。

1）个人办公模块：个人办公模块包括个人资料、内部邮件。个人资料模块主要包括用户个人信息的设置与修改包括密码、联系方式等；内部邮件的发送、接收、保存、删除。个人办公模块即保障了用户帐号的安全也方便用户之间工作联系和工作任务的完成。2）综合办公模块：该模块主要包括对公文和公告的管理。公文办理主要分为待办公文、已办公文、档案查阅。主要为了完成公文的拟制、审批、查询等功能；公告管理主要是公告的与管理，实现公司通知、信息的快速传达。综合办公模块方便了各部门协调工作和信息的传达，提高了办事效率。3）人力资源模块：该模块主要包括请假和组织机构两部分。公出（请假）单模块主要包括填写公出（请假）单、待审核公出（请假）单、查询公出（请假）单；组织机构可以查看全校各部门人员、职务、分工。4）系统管理模块：该模块包括用户管理和角色管理两部分。用户管理主要用于用户的添加、修改、删除以及权限的分配；角色管理用于权限的分组，用户权限的获得主要是来自角色组权限。权限的不同决定了可操作模块的区别。