基层OA系统研究

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摘要:办公自动化(OA)系统是办公系统发展的必然趋势,也是企事业单位及政府部门加强自身建设与发展的客观要求。该文阐述了本单位办公自动化系统的设计构想及目标,包括系统体系结构与功能设计,还有系统实现与应用过程中遇到的主要问题及应对策略等。

关键词:基层;办公自动化;系统;设计

中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2010)01-106-02

The Research of oa System in Grass Roots Department

LIU Ying-hui1, CAO Ying-huai2

(1.The Border Control Department of Shandong Public Security, Yantai Division, Yantai 264006, China; 2.Public Security Marine Police Academy, Ningbo 315801, China)

Abstract: The OA system is development trend of Office system, and external demand of Department Maturity. In this paper, Expatiate the Design and aim of OA system in our Department, include system structure and function, primary problem and deal strategy in implement and application process.

Key words: grass roots; OA; system; design

办公自动化系统(简称OA系统)是综合利用计算机技术、网络技术和办公管理技术,在单位内部建立一个多任务、多功能的综合办公系统,实现内部办公自动化、文档一体化、日常工作信息化,最终实现无纸化办公。在日常管理与信息技术高度紧密结合的今天,引进与建设OA系统不仅是新形势下办公系统改革与发展的客观要求,还是打造“数字化办公、节约型办公”的必然选择,通过建设OA系统,不仅提供了相当于自动办公环境的平台,提高了工作效率,而且节约了管理成本,提升了整体的信息化管理水平。

1 OA系统设计构想与目标

1.1 OA系统特性

OA系统涵盖单位内部主要日常公务、事务工作,是行政管理的主要工作平台、数据中心和信息交流平台。我在多方调研论证的基础上,结合其它已有的建设经验,没有一味地“贪大求全”,而是遵循“统筹规划、分步实施、先易后难、扎实推进”的工作思路,先上OA系统项目,而后逐步建设“数字化办公”的其它子系统,最后完成打造“无纸化办公”的任务。因此,在考虑OA系统具体设计时主要强调了系统的如下特性:

先进性:采用的技术既要反映当今技术的先进水平,又要具有很好的发展潜力。主要体现在技术先进和结构先进两个方面。

扩展性:采用主流的软件体系,基于构件的软件设计思想和迭代法,保证系统的高度可扩展性;网络建设在采用先进技术的同时,更要注重该技术的成熟性,选择的技术符合国际标准,与主流厂商产品及网络技术可兼容。

实用性:确保系统功能实用、操作简单、易学易用,适合各类人群。系统将提供统一的界面入口,使得用户能够一打开页面,就可以方便地查看主要工作动态,有哪些待办的工作事项,并可点击立即开展工作,而不需要在不同的系统之间来回切换和寻找待办的工作。

集成性:系统在设计时,充分考虑到了与数字化办公平台系统的集成,与办公自动化系统的信息交叉点。在数据的编码、认证的过程和信息的方式上,按照常规的、基础的规范进行。将来数字化办公应用平台建成后,可以方便的集成OA系统,避免大规模的二次开发和改造。

1.2 OA系统目标

目标之一是满足单位内部各级工作人员高效率处理日常事务的工作需要。在提供的自动办公平台上,应当自动完成以往由人完成不需要思考但需要花费时间的工作以及按规定程序完成的简单重复工作,减少需要工作人员传送实物的过程,最大限度地避免人工操作。采用合理的工作流方式处理影响工作效率的各个环节,有效的协助各岗位人员顺利完成各项工作。OA系统能够提供监督功能,为部门之间实现真正的协同工作提供保证,使各部门之间的协作更加简单方便,并通过系统的建设促进工作方式向科学化和合理化方向转变,进一步提高办公效率。

目标之二是满足远程办公自动化的工作需要。根据本单位部门设置的特点,各平行单位及上下级单位间距离都较远,造成平时日常办公极为不便,工作效率也很低,对OA系统的要求极为迫切。因此,我设想建立基于Web标准开发,采用完全B/S应用模式的OA系统,直接实现当前局域网内的远程办公。

2 OA系统设计方案

2.1 OA系统软硬件平台的选择

由于OA系统的总体设想与分步实施建设“数字化办公”的工作思路,必然要求软件系统平台必须是先进且成熟的技术,因此我们选择Lotus Notes/Domino作为OA系统工作流平台,主要是基于以下几点思考:

1) Lotus Notes/Domino可以高度集成各类信息资源,包括个人办公软件、数据库应用软件、ERP软件和WEB应用程序。主要的联结工具有:DECS、Lotus LEI、ESB和与WebSphere共用的开发工具包等。

2) Lotus Notes/Domino拥有丰富的增值应用软件,可以帮助建立知识门户和基于知识管理的第三代OA系统,管理高校档案,实现网上会议和远程办公,集中收发传真,快速定义工作流。

3) Lotus Notes/Domino具有良好的外在接口,以后可以直接通过Lotus接口进行电子政务的二次开发,也可以通过Lotus进行以后的协同网站的内容管理。

由于Lotus Domino本身是跨平台的,它能在多种平台上运行:Windows NT、Windows2003、Aix、Solaris、Linux等,在不同平台上运行不需改动或重新编译。因此在搭建OA系统的过程中,在硬件平台的选择上我们采用一台IBM主服务器和一台备份服务器的方案。

2.2 OA系统软件设计

OA系统,主要体现为一系列的工作流程处理,在工作流系统设计中,参考了国际工作流管理联盟(WFMC)建议的工作流参考模型,充分利用Domino Web技术进行开发,结合办公程序的具体实际,整个系统设计中体现灵活性,网络管理员通过页面工具可以根据实际需要自定义工作流程,如图1所示。

2.3 OA系统功能的设计

根据事先征求的单位内部各部门对OA系统的需求情况,结合自己积累的开发、实施OA系统的经验,因此在设计OA系统时,充分考虑现有技术和业务需求的统一,当前应用与长远变革的统一,业务实现与制度管理的统一。系统设计的主要功能包括:公文管理、日常办公管理、系统管理等几部分,具体情况如图2所示。

3 OA系统设计中应注意的几点问题

3.1 OA系统安全问题

由于OA系统采取集中存放、统一管理数据的方式,因此信息安全至关重要,从项目刚开始便受到各级领导的高度关注,我们试图从不同角度建立多层次的安全控制体系。

从物理层面上,对系统所在环境、设备及数据进行安全保护。即对主要设备的防盗、防毁、防电磁辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等,通过严格管理及提高员工的整体安全意识来实现。为保证信息网络系统的物理安全,除在网络规划和场地、环境等要求之外,还在防止系统信息在空间的扩散上做了一些工作。

在网络层面上,对网络的边界都安装了防火墙,并需要实施相应的安全策略控制。另外,根据对外提供信息查询等服务的要求,为了控制对关键服务器的授权访问控制,并把对外公开服务器集合起来划分为一个专门的服务器子网,设置防火墙策略来保护对它们的访问。

在操作层面上,为了加强系统的安全管理,根据网络的业务和服务,我们采用加密技术、防病毒技术、以及对各种应用服务的安全性增强配置服务来保障网络系统在应用层的安全,并重点在病毒集散地发作频繁的网络邮件/群件系统及文件服务器上部署防病毒保护设置。

3.2 OA系统用户认证问题

OA系统的认证过程,可以经由统一身份认证系统进行认证登录,实现SSO功能。即用户可以直接从办公系统登录,也可以从信息门户登陆后,通过门户上OA入口进入OA系统,在此过程中,无需再次输入认证信息,实现单点登陆。对于相同的用户,只需要记忆一套用户名和口令即可通行于其它门户与OA之间,其使用权限也预先设定。

不仅如此,建设后的OA系统还要求支持后续与第三方手写签名、电子印章控件的集成。OA系统自身嵌入了业界成熟的、通过公安部检测的中间件DDiWebOfficeSign全文批注中间件、iSignature电子签章软件,主要应用iWebOfficeSign全文批注控件实现办公自动化文档全文批注、在线编辑、保存、痕迹保留、手写批注、B/S数据实时交互、支持原痕迹稿件、模板套红定稿和标签管理等功能;可以利用iSignature电子签章软件为客户文档提供完整性保护,采用第三方CA认证机构的数字证书,以标准的散列算法(HASH)产生文件内容数字摘要,确保电子签章和被签文件紧密绑定,提供安全可靠的文档保护。

3.3 OA系统集成问题

OA系统与门户的集成主要是考虑到需要选取一些全局性的公用功能集成到门户上,并为OA用户在门户上提供一个访问入口,通过这个入口,可以直接进入OA系统。具体来讲,在门户上提供访问OA的入口,并且这个入口只针对OA用户开放:即OA登

陆门户后,在页面上显示这个入口,并可以通过这个入口进入OA系统中,整个过程不需要再次输入用户名和密码;而对于非OA用户,在登陆门户时,页面应该不显示OA入口的链接。此外,我们在OA系统中预留其他接口,支持将信息门户对OA系统其他页面的集成。

在推进OA系统的过程中,我们深刻体会到OA系统三分是技术,七分靠管理,关键是积极促进各级各类管理人员更新观念,转变习惯,同时逐步建立了一支包括系统主要负责人及部门网控人员在内的系统管理队伍,制定OA系统运行的规定及一整套实施细则。

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