人事档案整理规范及要求
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人事档案整理规范及要求范文第1篇
关键词：事业单位；人事档案；问题；对策人事档案管理就是将人事档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现阶段，由于事业单位对人事档案管理工作重视不够，致使人事档案在管理工作中暴露出一些问题，影响了事业单位改革的进程。本文将着重探讨事业单位人事档案管理工作中存在的问题与对策。
一、事业单位人事档案的重要作用
首先，人事档案是历史地、全面地了解一个人的必要手段，是人事工作不可缺少的重要工具。干部提拔、任用时除了考察这个人的现状外，还必须通过人事档案间接了解其个人经历、德才能绩、工作表现和奖惩情况等。
其次，人事档案是确定和澄清个人有关问题以及进行正常的政治审查的凭证。比如，干部的年龄和身体状况，是配备领导班子和确定离退休的条件之一；学历和文化程度，与选择干部、调整工资有密切关系。
二、事业单位人事档案管理工作存在的问题
（一）重视程度不够
人事档案管理工作是一项基础性的工作， 它不容易取得明显成绩，因此也不容易引人注意。一些领导干部认为人事档案工作只要“守好摊”，不丢失、不泄密 ，能应付查档、外调就行，往往放在各项工作的后面，导致单位的人事档案管理工作场所、经费等得不到保障，长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
（二）人员素质不高
人事档案管理是一件复杂繁琐的工作，档案管理人员需要熟悉掌握每一份档案材料，并及时地根据实际需要进行增添，严格遵守人事档案管理的保管与利用制度。但是在大多的事业单位中，大部分档案管理人员没有接受过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，再加上他们往往身兼数职，对档案工作精力投入不够，严重影响了档案管理水平。
（三）管理意识不强
主要体现在收集归档工作制度不健全、执行不严格、收集归档工作被动、不及时。人事档案本要求是真实的反映本人各项情况的，但在实际研究中，“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）虚假现象比较严重。另外档案规范方面，有时材料分类不规范，分类不准给人事档案的查阅和利用带来了很大的不便；有时材料制作不规范，管档人员业务不熟练，不能及时将不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工后再入档。
（四）硬件设施不到位
目前，许多事业单位安装了“人事档案管理系统”或类似的系统，但由于系统设计的定位和其他方面的原因，使得档案信息化大打折扣。一些事业单位的人事档案管理习惯于纯手工操作，档案利用仍然依赖查阅纸质档案。这样不仅工作量大不利于档案的长期保管，而且大大影响了工作效率。而且人事档案管理软件没有统一，各地区各单位之间不能相互兼容，也是信息技术未能广泛应用的原因之一。
三、解决人事档案管理存在问题的对策
（一）提高档案管理的意识
领导作为单位的决策者，对人事档案管理工作要高度重视，定时定量对人事档案进行检查和指导，确保问题早发现早解决。同时要引导档案管理人员树立正确的人事档案管理意识，指导、督促在实际中落实好相关的工作要求及标准，加强人事档案管理工作的科学规范化发展。
（二）提升管档人员的业务能力
人事档案管理工作集服务性与保密性于一体，政策性和业务性较强，干部职工需要存档的资料逐年增多，给人事档案管理工作提出了更高要求。一是要注重提升管档人员的业务能力，选择作风正派、责任心强的专职人事管档人员，落实各种待遇，充分发挥他们的积极性、主动性和创造性。二是有关主管部门要抓好人事档案业务培训工作，切实提高管档人员的业务素质。三是在整理档案的过程中，管档人员要及时处理有关档案材料，做到信息完整，细致鉴别和手续完备。一方面要及时处理符合归档要求的材料；另一方面，要及时退回不符合归档要求的材料，确保人事档案信息的时效性、准确性和权威性。
（三）完善健全人事档案管理制度
首先，要细化明确人事档案的信息收集、日常整理、借阅移交和开发利用等制度。其次，要建立健全目标管理考核制度和责任追究制度，移入、调出档案材料要有记录，检索、查阅档案材料要进行登记，防止人事档案丢失、非法修改、档案泄密等现象发生，确保人事档案管理工作规范有序。
（四）加强人事档案管理现代化和信息化建设
人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，也是实现人事档案管理现代化的必由之路。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，将文字、图片等纸质资料变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，使人事档案无纸化、信息化；完善人事档案管理信息系统，建立人事档案管理信息库，利用专业管理软件进行档案编制目录、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，提高人事档案信息的实效性和正确性。
参考文献：
[1]石毅.新形势下事业单位人事档案管理探析[J].中国高新技术企业，2008（10）
人事档案整理规范及要求范文第2篇
事业单位工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档事业单位的人事档案是事业单位基础工作内容的一部分。一般而言，事业单位可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对事业单位工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，事业单位会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。
二、事业单位人事档案收集归档工作中存在的问题
（一）对人事档案收集归档工作重视不够。档案属性决定了人事档案工作不是短期内取得明显效益的部门，使得一些事业单位领导没有充分认识到人事档案工作的重要性，在对人事档案管理人员精心培养上和管理设备投入上下的功夫不够。使得一些人事档案管理人员在档案人事收集归档中，缺乏足够的专业知识和综合素质，无法保证事业单位人事档案收集归档工作质量。
（二）人事档案收集归档制度不健全。当前，事业单位人事档案收集归档制度还不够完善和规范。对人事档案收集归档制度完善方面有些懈怠、滞后，人事档案收集归档工作没有规章可循。导致人事档案收集归档质量不高。
（三）人事档案收集归档操作不规范。有的人事档案《干部任免审批表》及考察材料缺失较多，不够齐全完整。人事档案中本该有的年度考核表、学历、入党志愿书、职称、工资、培训、奖惩等材料，普遍缺失；有的当事人在学历、培训、职称等材料转递时，将其放在自己手中，认为这样更安全，用起来也方便，导致人事档案材料的缺失。
（四）人事档案管理人员专业素质不高。由于事业单位对人事档案的管理重要性缺乏足够的重视，以至于人事档案管理人员更换频率较大，导致了从事人事档案工作的人员没有足够的职业责任感和专业一致性，影响了人事档案收集归档质量。
三、加强事业单位人事档案收集归档工作的几点措施
（一）充分重视人事档案收集归档工作。事业单位领导要高度重视人事档案收集归档工作，关心爱护培养人事档案管理人员。建立健全奖励机制，以此激发人事档案管理人员的工作热情和积极性，进一步提高人事档案收集归档工作效率。
（二）进一步加强档案收集归档制度化建设。实践证明，制度是开展工作的保障。提高人事档案收集归档工作质量，建立和完善严格的人事档案收集归档规章制度是十分必要的，只有从制度建设入手，发挥其权威性的协调和指导职能，才能保证人事档案收集归档管理逐步走向正规化和法制化。一是要严格遵照执行干部人事档案的收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项规章制度，用制度去规范人事档案收集归档工作。二是完善人事档案登记和人事档案转递工作。在干部人事档案及档案材料的转递中，严格按照统一规定的“干部档案（材料）转递通知单”的项目详细登记，严密封包，再进行转递。收到人事档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，再将回执单立即寄回原单位，以确保万无一失。
（三）规范人事档案收集归档操作。在人事档案材料的收集、鉴别、归档上下功夫。一是要把严格工作标准作为人事档案收集归档工作的重点来抓，严格按照档案目标管理标准，在人事档案材料的收集、鉴别、归档上用实劲、下真功。要建立健全干部人事档案材料的收集网络，根据材料形成规律和特点，采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集、及时收集等方法，确保人事档案归档材料及时收集归档到位。对收集上来的人事档案材料，要严把鉴别关。辨别真伪，去其糟粕，达到人事档案能历史地、全面地、准确地反映一个干部全貌的要求。二是要强化人事档案的归档工作。在归档工作中，严把好人事档案的分类关，力争做到分类准确、排列有序、层次清楚。对收集归档的人事档案材料，要认真细致地进行鉴别，保留真实准确有价值的材料，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。要逐份逐件地清查人事档案材料。对当事人档案中缺少的材料逐项要逐一登记、及时索要。在登记人事档案目录方面，要采用计算机打印人事档案目录，统一规格，统一标准，使人事档案更加规范、美观。三是要抓好人事档案的收集归档审核工作。重点审核干部“三龄一历”及档案材料的完善情况，并对缺少的人事档案材料进行详细记录，要求相关单位和当事人限期补充收集，使人事档案内容更加齐全完整。
（四）进一步提升人事档案管理人员的专业素质。随着事业单位的不断发展，事业单位对工作人员素质要求越来越高，提升人事档案管理人员的工作能力也愈发重要。事业单位领导要注重人事档案管理人员专业技能的培养，提高人事档案工作人员的知识水平和业务能力，使其能够熟练地完成人事档案的收集归档工作。为此，各级领导层面要定期组织人事档案管理人员参加上级档案部门组织的人事档案管理业务培训班和经验交流研讨会，掌握更多先进的人事档案管理的理论和方法，以便更好地做好人事档案收集归档工作。
（五）加强对文件材料的超前控制，严把质量关。归档文件的质量大多是由文件形成时决定的，所以，在收集归档文件时不仅要严把质量关，还应从源头抓起，文件材料的进行超前控制。超前控制是指在文件形成、积累阶段，按照档案要求进行文件的质量控制，确保归档文件的真实可靠、完整安全。在实际工作中，业务文件分散在各个业务部门或个人手中，如科研资料主要集中在科教科，文书资料主要集中在办公室，基建材料主要集中在基建科等，这种分散性往往影响到档案收集的系统性和完整性。通过超前控制，可以在文件形成初期阶段对文件内在质量进行前期控制，对业务文件的形成、积累、整理提供最直接的帮助与指导，把问题解决在前期形成阶段，有利于归档文件的完整准确，提高归档档案质量。
人事档案整理规范及要求范文第3篇
［关键词］人事档案；管理体制；改进
1人事档案管理现状
传统的人事档案管理工作的缺点在随着社会经济的逐步发展和建立越来越多的档案中显现出来。企事业单位的档案管理工作中存在很多的问题，其也对档案的管理和使用产生了巨大的影响，主要表现在以下几个方面。1.1人事档案材料的内容质量低现阶段企事业较多的人事档案的内容质量低，大多数档案数据存在材料的表象性和形式性，缺少关键性和针对性，反映不了个人的经历、学历、薪资、待遇与政治面貌等内容，对一个人的思想道德、工作能力、业务水平、技术能力与专业专长反映也较少，缺乏研究、利用价值。1.2“无头绪档案”较多随着人潮的流动，人才资源的频繁转动，人事调动与档案之间衔接不够紧密，常常出现一些“无头绪”的档案，这就使大家看到了人事制度的弊端。查不到当事人的相关信息和下落的档案被称为“无头绪”档案，这个档案的情况主要是由于人员变动而档案没有及时的跟随变动的情况造成的。调入转出登记制度的疏忽,会导致有的人事档案与人脱离，人事管理部门不仔细、不定期的检查核对制度,对错漏的档案不容易发现,随着时间的变化,这些档案也会成为“无头绪档案”。1.3传统的人事档案管理体制将被淘汰传统的人事档案管理制度在随着社会市场经济的发展和人事制度的改革中逐渐的显现出很多的问题，比如说在管理体制上的多面管理，管理体系上的三大类，管理方式上档与人的同时调离，封闭式档案管理模式，各个环节衔接不紧密，导致多重浪费等，这些问题的出现会加速传统人事档案管理体制的淘汰。
2人事档案管理存在问题的原因分析
2.1管理机制落后人事档案管理制度长期以来一直使用“计划的管理”为制度管理的主要形式，这种管理方式缺乏灵活性和朝气性，一切都是以计划的最初形式为主，俗话说计划赶不上变化，这种制度已经完全跟不上档案管理工作发展的步伐。人事档案的工作主要是在政府政治手段的管理下行使其职能的，而人事档案相关材料的收集和整理是整个档案管理的核心也是最容易出错的地方，而管理机制的落后也加大了管理的难度。2.2整理不规范企业人事档案工作也是这样的，在大多数单位中都是以将每个人的材料档案整理成册为前提进行的档案管理规范化，但由于涉及的内容繁多混杂，涉及的层面内容杂乱，有的没有整理过，有的重复整理，有的没有整理为一整套系统的内容，有的没有按要求、规范进行整理。整理过程的不规范性给档案的管理和整理工作带来了很多麻烦。
3加强人事档案管理的措施
3.1优化企业人事档案内容优化企业人事档案内容具体可从以下几个方面做起:①强调“个性化”与“辨识度”；②减少主观内容；③摈除冗余内容；④添加新内容。3.2建立有效的人事档案管理体制要打破各级部门条条框框的人事档案的旧管理体制,实行相对集中的统一的管理体制。县级机构的人事档案可由县档案馆统一管理,不必分散在县直机关,有专门的档案机构和人员进行管理,这样可防止部门、单位之间互相推诿扯皮,便于社会利用,提高档案利用率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理,但应相对集中。应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度,而不是单一的干部档案管理制度。
4加速实现人事档案管理的信息化
4.1提高对人事档案管理工作的认知人事档案的内容主要体现和记录着一个人的个人经历，政治内涵，道德内容，作风等相关资料，是一个人全方位的记录和证明，起着关键性的、可参考的作用，也是能证明一个人各项资料的重要内容，有的因为档案的转移和流动，很多资料、经历以及评价都丢失了，导致出现补办档案的现象，但是这也很容易造成档案的不完整性和不衔接性。因此，一定要重视对个人档案信息的管理、整理，个人也要注意自己档案移动的方向，很多人在离开学校步入社会很多年以后才知道自己的人事关系不知去向，在与用人单位签订一些必要的合同的时候，才发现档案的缺失，然后再去补办整理，造成了许多意想不到的麻烦和经济损失，因此，一定要提高管理人员和个人对人事档案的认知。4.2注重思想提升，跟紧时代步伐在社会经济的前进中，人事档案在促进社会进步，经济发展中起着非常关键的作用，且为了适应社会的发展，人事档案也在不断地进行改进，在当下的各个行业中，都很重视一个人过去的经历、经验和工作内容，而人事档案恰恰能够体现这些内容，所以，人事档案的管理更应该注重思想的提升，紧跟时展的步伐。
5结语
科学的规范的管理人事档案制度是当前档案管理中的关键手段，是提高人事档案管理的主要措施。在人事档案管理的过程中，要坚持以实际状况为主，与时俱进，这样才能在社会发展的过程中发挥其应有的作用。
主要参考文献
人事档案整理规范及要求范文第4篇
一、中职学校人事档案管理重要性
随着时代的发展和变化，中职院校一方面注重在教学质量上予以不断探索，以期能够更好地传递具有实用性的知识，另一方面也非常注重人事工作的开展，注重人事管理的夯实。而真正促进中职院校人事管理工作予以高校进行的重要基础，便是人事档案管理工作的开展。通过人事档案管理的优化，可以让院校对于人员产生宏观性的认识，能够让院校在人事安排上更加合理，也有助于更好地培养具有专业性的人才，从而促使院校能够更进一步，无论在教学质量还是在人事优化方面的得以更大进步。
二、中职学校人事档案管理现状及存在问题
1.工作制度不健全，落实不到位
部分中职学校对相关管理人员的岗位职责没有进行明确的规定，相关的管理规章及制度缺乏完整性、具体性、系统性，导致制度不健全的情况时有发生。有些中职院校则是相关的制度健全、完备，但是对相关的人事档案管理工作缺乏重视，致使在现实的工作中，许多制度都没有得到落实，对档案管理工作的规范发展产生了一定的影响。
2.材料收集不齐全，整理不规范
各单位的管理人员对国家的有关的法律法规与政策，缺乏足够的认识，没有予以高度重视，在关于执行理解的程度水平方面，也存在着许多差异。此外，部分中职院校的有关管理人员也不固定，经常发生更换的现象，这就导致各个中职学校，在档案材料的收集和整理方面，缺乏严重的完整性、系统性与规范性。
3.新建材料多，失真情况严重
在人事档案中，确保材料的真实，这是院校生存的前提条件。然而，在实际的人事档案管理工作中，履历表中所填写的信息不真实现象时有发生，这就极容易导致档案材料的失真，部分单位为了发展与竞争，普遍存在着新建档案的现象，使中职学校人事档案的部分功能被削减，无法实现对人员考察的全面性。
三、加强中职学校人事档案管理的措施
1.建立档案管理制度，健全管理模式
在中职学校的人事档案管理工作中，对于《档案管理责任追究制度》、《干部档案管理制度》等有关的制度，在建立的同时要不断进行完善，使中职学校的认识到人事档案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有关档案登记方面，必须要做到规范化和系统化，人事档案管理的工作，必须依据相关的管理制度，严格依据对档案保管期限及归档范围方面的有关规定来开展人事档案的管理工作。与此同时，对于现行的人事档案管理制度，也要注重加强其规范化建设工作，不断推进与深化人事档案管理制度工作的改革，使人事档案管理制度不断朝着具体化、系统化、科学化、合理化的方向发展，促使认识档案管理制度更加的完善，在服务体制的转变方面，要注重突破传统的服务体制，使服务体制朝着以人为本的方向发展，使人事档案管理建设工作朝着规范化、制度化、科学化的方向发展。
2.及时跟进，做到档案的齐全完整
在中职学校人事档案的收集方面，一定要注重定期开展收集工作，与此同时，也要不定期的开展人事档案的整理，并注重将二者结合起来，在人事档案的收集过程中，要不断加强相关的监督和管理，确保人事档案收集管理的正常、有序、规范的开展与进行，对于人事档案的收集范围也要进行进一步的明确，只有这样，才能使人事档案的完整性予以保障，有利于推进人事档案管理建设的动态化发展。此外，计划的指定也非常重要，结合收集计划对一些相关资料进行收集，这些资料包括工资普调、表彰奖励、职称评定、年度考核材料等等。为了方便组织人事部门对档案查阅工作的开展，对于零散的材料，要不定期对其进行收集整理，对于相关的信息要做到及时地掌握，在对这些信息进行归档之前，必须注重开展相关的鉴定工作，鉴定工作一定要认真严格进行，杜绝工作人员的掉以轻心，只有这样，才能保证材料的客观性、具体性与真实性，才能为相关查阅工作提供切实可行的依据。此外，要定期?Σ牧系牡羌怯氪?递制度进行检查，使监督机制不断的完善，使档案材料的完整性得到保障。
3.加强信息化建设，提高档案利用率
随着信息技术的不断发展与进步，信息技术已经进入到各行各业，已经渗透到人们的工作和生活中去，并发挥着越来越重要的作用。这就要求中职学校的人事档案管理方面，必须认识到信息化管理的重要性，要不断深入认识与加强，中职业学校人事档案管理信息化建设，利用规范的电子文本，将使用率高及文本格式相似的个人信息进行保存，认真做好档案资源的整合与区别工作。要充分利用各种的终端设备，为使用者提供自动化的服务，满足他们的需求，注重共享机制建立的阶段性与层次性。与此同时，要不断提高自己的服务意识与能力，利用人才信息资源，加大对人才的开发与利用，使人事档案信息发挥应有的作用，在促进学校人事制度改革的同时，为人才的评聘工作提供重要依据。
人事档案整理规范及要求范文第5篇
为使我公司人事档案工作不断提升管理水平，为构筑公司人才高地提供高效、快捷、准确的服务，参照《无锡电力公司2002—2005年人事档案工作规划》精神，结合我公司实际情况，特制定《宜兴市供电公司2002—2005年人事档案工作规划》如下： 一、指导思想和主要目标 以为宜兴市供电公司实施人才战略和人事管理工作提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业人事决策提供优质服务，使公司人事档案工作实现达二级标准单位的目标。 从2002年到2005年，全公司人事档案工作基本实现以下主要目标： （一）、纸质档案： 1、在进一步健全收集工作规章制度和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作。 2、严格按照《江苏省电力公司员工档案整理工作细则》、《江苏省电力公司员工人事档案工作验考评标准》的要求，切实做好人事档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。 （二）、电子档案： 在做好纸质档案的规范化管理工作的同时，注意搞好电子档案。 1、系统结构 公司使用人事档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使人事档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行。 2、多媒体档案材料 将员工在工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，不仅提供被任免干部的外观形象、气质、性格、口头表达能力和处事风格等，以便对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，从而提高知人、识人的深度和广度。 3、多媒体档案材料保管和维护 以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护。 4、多媒体档案材料使用 通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对人事信息进行统计分析和预测，为人事决策提供参考。 5、多媒体信息系统保密和安全 建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。 （三）基础建设 我公司配备专用的人事档案管理专用计算机系统及数据备份设备。 照目标管理的有关规定，公司员工人事档案实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）,管理档案库房面积32平方米，库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位。 二、现阶段主要任务 2002—2003年开展员工人事档案的整理工作。 2004年公司达员工人事档案管理二级标准单位。结合人事档案管理工作，为人事档案管理人员举办业务培训班进行培训。 2005年初步建成同行领先和具有江苏特色的数字化人事档案馆框架。 三、实现措施 1、提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感。 人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。 2、运用现代计算机技术，加强对员工人事档案的科学管理 2004年运用员工人事档案管理系统，建立计算机人事信息使用点，使多媒体档案材料的采集、维护、检索和利用更加方便。稳步推进图象、声音和录像片和考核文字材料相结合的多媒体档案材料的采集和管理。 3、加强对人事档案工作的宏观业务检查指导工作 公司有计划的开展人事档案目标管理工作，及时转发上级有关文件规定，接受上级公司对我公司档案管理工作的检查监督与考核，并组织业务培训研讨活动，提高公司的人事档案管理水平。 4、加强队伍建设，提高人事档案管理人员运用现代化手段管理档案的能力 积极为档案管理人员提供运用现代化技术进行档案管理的业务培训机会，提高管档人员规范化、现代化管档的思想意识和业务水平。 5、切实加强领导，全面落实人事档案工作的各项目标和任务。各级领导要落实好提出的各项主要工作目标和年度工作任务，切实把人事档案工作列入议事日程，定期听取汇报，加强监督检查，主动过问并研究解决档案工作中遇到的问题，为人事档案工作创造良好的环境和条件。
二00二年一月
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人事档案整理规范及要求范文第6篇
1.对人事档案管理的重要性认识不足。事业单位档案工作的重视程度很不平衡。人事档案工作不像其他工作那样容易引人注意，更不容易取得明显成绩。个别单位对档案工作重视不够，很多干部职工对人事档案工作的认识存在一些误区。由于人为重视不够导致人们对人事档案意识薄弱，监管力度不够。因此，人事档案收集缺乏力度、材料质量差的问题普遍存在。未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理、归档实现给予充分保障。缺少有效的监查、监督机制，许多单位的人事档案处于原始凌乱、无人问津的状态，发挥不了应有的作用。
2.档案管理人员专业素质不足。人是管理中最积极最活跃的因素，人才是发展人事档案工作的关键。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术很强的工作。档案管理人员要有较好的专业素质才能胜任档案管理工作。正常来说，人事档案材料需要专人管理，单独存放。但很多事业单位受人员编制的束缚，一般由兼职人员管理人事档案，属于非专业人员管理。缺乏档案管理的专业性，意识不到哪些材料应该归档，应积极主动去收集。并且人员变动比较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足。因此严重影响了档案管理水平，难以适应人事档案管理工作。
3.档案管理的科学化、信息化程度落后。在信息化时代和市场经济条件下，人事档案管理应达到现代化、科学化、规范化的要求。随着科学技术手段的不断更新。人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但大部分事业单位人事档案还仅限于纸面管理。人事档案管理软件落后或没有配备。现代化水平不高，滞后于干部人事档案制度改革的收入开展。档案管理人员一直采取手工监查、编辑，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料、目录不能及时更新的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作，无纸化阅档基本没有实施。不能建立上下互联的数据库，档案管理信息化程度落后。
二、加强事业单位人事档案管理工作的对策
1.重视事业单位人事档案管理，提高认识，加强领导。事业单位人事档案工作是干部人事工作一项重要的基础性工作，单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.加强档案工作的基础建设。建立坚固的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的专用档案库房；配置铁质的档案柜；库房面积每千卷需20至25平方米；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备并配备相应的档案整理工具等。落实必需的场地和设备，保证正常的工作经费。
3.健全管理制度。制度本身就是一种规范。要根据挡案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。并在实践中逐步的加以完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。
4.提高档案管理人员自身素质，加强信息化水平。一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，要懂得党和国家关于档案整理工作方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，同时也要具备一定的工作能力和文字表达能力。档案人员要根据相关学科知识提高自己业务处理综合能力，专（兼）职档案工作者除了掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘学、情报学、计算机等相关学科知识，以保证档案管理水平的提高。
5.加强事业单位档案保密工作。档案对于个人或者集体来说都有着非同凡响的意义，尤其今天各种外来的势力想要通过各种档案内容窥探中国的发展，因此，档案保密工作对我们来说就显得格外重要。认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行，确保安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度，并按照各项规章制度的要求认真落实整改。
人事档案整理规范及要求范文第7篇
一、人事档案管理工作之重要性
人事档案记录着个人信息，是部门单位选用人员的依据，对个人工作及生活影响深远。人事档案不仅记录了个人各方面的经历情况，还是个人品质、能力的重要凭证，个人的勤、绩、廉、德、能等信息皆于其中有所反映。人事档案管理工作做得好不好，对于人力资源开发具有重大意义。另外，人事档案在基层人员干部选拔、评优评奖中皆具参考意义。而人事档案管理工作之优劣，将对基层员工之工作质量与效率产生深远影响。同时，人事档案管理还是衡量基层单位、部门干部职工工作水平与能力的重要标志。因而，做好人事档案管理工作，及时收集、整理、保存人事档案资料，利用好档案资源，才能够进一步推动基层单位工作的高效开展，发挥基层人才的最大作用。
二、如何优化基层人事档案规范化管理
（一）提高领导干部对人事档案管理的认识。档案工作往往见效慢，容易受到基层领导干部的忽视。要想充分发挥人事档案管理工作的效用，实现规范化的管理，需要基层单位领导对人事档案工作引起高度重视，并提供一定的支持，这是做好人事档案管理工作的重要前提。基层单位领导应提高认识，将人事档案管理工作作为日常管理事务来对待，将其纳入议事日程，组建领导小组定期督查、指导该项工作，形成“主要领导重视抓、分管领导负责抓、档案人员具体抓”的良好格局，保障该项工作责任到人，高效开展。
（二）建立健全人事档案管理制度。科学合理制度是干好基层人事档案管理工作的保障。人事档案管理工作纷繁复杂，特别是基层人事档案管理内容多而杂，烦琐细碎，若缺乏制度的约束，将会使工作变得无据可依，无章可循，也难以调动档案工作者之工作积极性。因而，需建立健全人事档案管理制度，包括对文件的归档借阅、收集整理、核对保管、传递转调等工作做好制度指导，使档案管理人员严格按照制度办事，避免人事档案损坏、遗失等现象的发生。为避免重复工作，提高工作效率，还需对档案的分类管理、加工装订、编排存放等工作进行严格规范，以利于档案的便捷查阅和操作，提升档案管理服务水平。此外，基层单位还需建立符合本单位实际的人事档案管理考核制度，对人事档案管理工作进行定性、定量的考核指导，实施动态化管理，进一步规范人事档案管理工作。
（三）提升基层人事档案管理人员的综合素养。基层人事档案部门要想实现规范化管理，还需要提升档案工作人员的素质，打造一支专业化人才队伍。具体而言，基层单位需选拔一批具有高度责任意识、工作细心认真、忠于职守、具有保密意识并掌握人事档案管理专业知识的人才从事基础人事档案管理工作，并为其提供学习及培训的机会，使之与时俱进，掌握先进的理论知识和专业技能，更好地做好该项工作。另外，基层档案管理人员还要加强制度学习，增强法律意识，并定期开展业务交流会，促进档案人员相互学习，共同进步，以提升其综合素养。（四）加强对人事档案的保密管理。保密工作是基层人事档案管理的重要内容，贯穿于人事档案收集、存档、整理、利用的每一环节，是确保档案信息安全的有效手段。人事档案管理部门应提高员工对档案工作的认识，严格规范工作流程，对于单位职工重要的个人资料及内容要认真保存，避免职工隐私及秘密泄露，确保单位工作的有序开展，提升单位公信力。此外，对于人事电子档案应确保网络环境安全，有效防范病毒入侵和黑客攻击，并对档案进行加密保护，以防信息被篡改和泄漏。
三、结语
社会的发展以及人事制度的革新，对基层人事档案管理工作提出了更高的要求。基层人事档案工作者只有充分认清社会发展形势，了解人事档案管理的重要性，提高工作认识，加强专业知识学习，才能进一步优化人事档案管理模式，实现档案信息的规范化、系统化、科学化管理，为基层单位的发展提供更好的服务。
作者:姜立新 单位:新疆塔里木河流域巴音郭楞管理局博斯腾湖管理处
参考文献：
[1]李增敏.浅议基层单位人事档案管理[J].黑龙江史志,2015(4).
人事档案整理规范及要求范文第8篇
【关键词】人事档案管理问题对策
人事档案是人才信息的重要载体，是人才成长的主要信息资源，是每个人自身成长过程中的历史真实记录，是个人身份、学历、资历等方面的重要凭证和依据，用人单位可以通过利用人事档案这个重要的信息资源来历史地、全面地考察职工，发现人才、使用人才和管理人才。
随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理出现了许多新情况、新问题。如何面对新的挑战，人事档案的科学管理就显得更为重要了，因为人事档案管理工作涉及到每一个职工的切身利益，它是历史地、全面地了解一个人和正确选用人才的基础，也是做好人事管理工作的必备条件之一，这项工作的好坏直接影响到人事工作的效率和质量。因此，加强人事档案管理工作、提高人事档案管理水平，管好用好人事档案，就可以为本单位人事工作进行科学决策和科学管理提供重要的参考和依据，同时对人才资源开发、人才预测等方面都起着十分重要的作用，笔者结合多年来人事档案管理的实践，就当前基层事业单位人事档案管理工作中存在的问题及对策谈几点体会。
一、当前基层事业单位人事档案管理工作存在的主要问题
1.一些基层单位领导对人事档案管理的重要性认识不够。
由于人事档案管理工作是一项默默无闻的工作，不容易取得明显成绩，所以一些单位的领导特别是基层单位领导对人事档案管理工作不够重视，他们认为人事档案工作就是简单的收存材料、抄抄写写、装订成册、一般的保管等事务性工作，对单位的主流工作来说是无关紧要的工作，只要保证人事档案不丢失，能应付外调、查档就是就万事大吉了。因此，在实际工作中就存在着基层单位领导未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成了忙起来就忘掉、用的时候才想起的现象。正因为这些领导对人事档案工作的重要性认识不够，导致本单位的人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，这不仅影响了人事档案管理人员的积极性和人事档案管理的工作水平，更重要的是这样的人事档案管理情况很难高质量地为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动提供服务。
2、人事档案管理不够完善
2.1在一些基层单位中人事档案转递及交接工作存在较多的问题。第一，档案转递不及时。一些单位对档案转递工作不够重视，往往是职工已调离本单位但档案转出手续却迟迟没有办，致使档案还滞留在原单位，造成人档分离现象；第二，个别人事档案管理人员在接转档案、调出调入、审核工资或工龄、退休等工作需要查档案时，不能严格履行查阅档案手续，也不按规定办事，什么人都能查阅，致使个人信息泄漏；第三，一些单位的各个部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，而是将档案借离管档单位，甚至有的是借出好长时间不归还，其中不乏有个别人借机钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性；第四，按人事档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，但在一些单位档案管理人员离岗或调动工作时，档案工作的移交不按程序办，也不按档案交接工作的基本要求去做，对要移交的档案不检查，不清理，不登记，没有移交手续，造成工作程序不完整，移交的材料不齐全、责任不明确。
2.2、人事档案材料及时收集、归档工作还很不到位。第一，由于形成材料的部门对人事档案管理工作认识还不够等原因，对所形成的档案材料没有及时收集、转递和归档，造成人事档案材料内容不完整。例如：一些毕业生的成绩单、授予学位决定、派遣证、毕业生登记表等材料在转递中有缺失；一些调动人员的档案中缺少转正定级材料、参加保险情况、工资审批表、考核材料、入党团等材料；第二，一些档案管理人员在收集过程中一直是以被动的方式进行收集，在接收档案时，他们只针对转出档案单位的现有目录清查材料的数量，而没有认真查阅档案中必备的材料是否齐全，也没有想方设法把所缺的相关材料补齐，等到整理档案时才发现缺少材料，这时再去寻找时，往往因相隔时日已久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集整齐，致使有相当一部分人员的档案中材料缺失，造成档案材料收集不齐全。第三，一些基层人事档案管理人员在人事档案的分类、整理工作中，没有仔细认真地核实过档案中是否还缺少相关材料，只是把档案中现有的材料进行分类整理和装订成册，这就造成人事档案材料的内容不完整、资料缺漏等。
2.3对人事档案管理经费投入不够，基础配套设施不到位，造成保管条件比较落后。由于一些基层单位对人事档案管理工作重视不够，在设备配备上大多采取“因陋就简”的原则，没有专门配备的档案室，即使配备了档案室也是办公、阅档、仓库共用一间，没有按人事档案管理的要求将“三室”分开；还有一些单位没有配备必备的设施设备，甚至有的单位就连防火、防潮、防盗等手段也只是停留在较低的水平上，致使人事档案无法得到有效的管理。
3、基层单位人事档案管理力量薄弱，专业人员少、业务知识不熟悉。
3.1有些单位虽然有专职的人事档案管理人员，但管理档案人员配备不到位，没有按规定比例去配备工作人员，使得人均管理的档案数量过多，整理工作量大，不能满足档案工作的正常开展。
3.2一些单位档案管理人员队伍不稳定，经常更换、变化较大。由于人事档案管理工作的衔接是要有一个熟悉的过程，管理人员业务刚熟练就被换走，新来的人又要有一个熟悉过程，这样就容易造成业务断层现象，也会造成人事档案管理工作滞后。
3.3一些单位没有设专职人员对人事档案进行日常管理，都是兼职人员。由于这些人身兼数职，人事档案管理工作只是他们工作的一部分，他们平常主要精力都放在要完成的主要岗位的工作任务上了，没有更多的时间来管理人事档案，由于工作精力投入不足，他们对所形成的人事档案材料只能作为要保存的资料加以收集堆放，档案材料多年不能进档，或只是机械的放入档案袋中，致使人事档案管理工作只停能留在收、存阶段，无法进入鉴别、分类、整理、归档等规范管理阶段。
3.4人事档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，大多数基层单位的人事档案管理人员都是半路出家，他们虽然具备相应的文化水平，但缺乏档案管理工作的专业知识和基本技能，其业务知识和管理能力只能依靠自己在档案管理工作中的摸索来慢慢地积累，可以说，这些基层人事档案管理人员在思想观念和管理水平以及分析处理问题的基本能力上还跟不上时展的需要。
4、人事档案管理的科学化、现代化、信息化建设还不到位。
随着科学技术手段的不断更新，计算机信息化的水平也在不断提高，人事档案工作的现代化、信息化也成为一个单位办公自动化的重要组成部分。但是由于计算机技术还没有在人事档案管理中得到广泛运用，再加上一些基层单位人事档案管理工作人员专业基础知识及基本技能还不够扎实，致使一些单位只是把个人信息、档案目录输入计算机，而在资料检索、调阅档案等工作程序中仍习惯用手工操作，无纸化办公基本没有实施，这样既不利于人事档案的保管，又影响了人事档案管理的质量和工作效率，也大大降低了人事档案信息资源的利用率，不利于人事档案服务于人事工作，也不利于人才开发和人才竞争快捷高效的需要。
二、新时期基层事业单位人事档案管理工作的对策与思考
1、提高思想认识，强化档案意识。
从人事档案工作所面临的问题来看，首先是要解决好基层单位领导的思想认识问题，因为领导重视是做好人事档案管理工作的前提，领导支持是提高人事档案管理水平的关键。因此，各单位领导一定要充分认识人事档案管理工作的重要性，要把人事档案工作放在事关本单位人才队伍建设、人才开发的高度来对待，并将其纳入本单位的重要议事日程，对人事档案工作要给予必要的支持，做到经常过问，定期监督、检查与指导，同时还要注意调动档案管理人员的积极性，加强对他们的培养和教育，以增强他们做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感，肩负起自己的职责，提高人事档案管理的工作水平，更好的为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动服务。
2、加强基础建设、完善人事档案管理制度，提高人事档案管理水平。
2.1、基础建设是提高人事档案管理水平的基础，同时也是保证人事档案管理质量的基本手段，而单位领导的支持则是提高人事档案管理水平的关键，也是提升人事档案管理水平的坚强后盾。因此，要想让人事档案得到有效管理就必须加大经费投入，做好人事档案管理设施的基础建设和更新，只有将必备的基础配套设施配备齐全，才能为人事档案的有效管理提供可靠的保证。
2.2、要提高人事档案管理水平，首先是要让人事档案管理人员真正认识到管理档案的重要性，提高管理意识、增强责任心，其次是要加强人事档案的制度化建设，因为制度不仅是指导我们工作的一种手段，更是规范人事档案部门使其顺利工作的保障。进一步完善人事档案管理工作的各项规章制度，可以使单位的人事档案管理工作更加有序化，规范化，同时也可以规范人事档案管理人员的行为，激励他们工作的积极性，使其能够严格按照各项规章制度对人事档案进行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事档案管理工作标准更高、要求更严，工作水平得到有效提升。
2.3、认真做好档案转递、利用及交接工作。
在档案转递、利用及交接工作中必须做到：①、在人事档案转入、转出过程中，档案管理人员要严格按规矩办事，档案随人走，特别是针对人员流动与档案转递不同步的，该转递的一定要及时转递，尽量避免“人档分离”情况的发生；②、在档案利用过程中，必须建立健全档案利用的管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料要有登记，查阅、借阅档案要有登记并且不能将档案借离出档案保管单位，这样就可以有效地制约档案材料造假、销毁、涂改等人为因素；③、在档案管理人员离岗或调动时，一定要严格遵循《档案管理工作规范条例》的原则，严格按照人事档案管理程序办理，对要移交的档案要严格按照档案交接工作的基本要求去做，认真检查，认真清理、认真核实，确保所有档案材料真实、准确、全部交接。④、对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究，真正做到以制度维护管理，以管理保证质量，切切实实做好人事档案管理工作。
2.2、加强人事档案材料收集、归档工作，保证人事档案材料的完整性。
维护人事档案的齐全、完整、准确与安全，是人事档案管理的基础性工作和重要内容，档案材料的及时收集和归档，是人事档案材料内容完整的重要保证。人事档案材料是否准确和完整，涉及到用人单位对一个人的正确评价、培养和使用，也关系到每个职工的切身利益和前途。因此，一定要加强人事档案管理部门档案材料收集、归档等管理工作。首先，形成档案材料的部门要加强人事档案材料及时归档意识，对新形成的档案材料收集、整理好后及时移交到管档单位；接收档案的单位要将收集到的与档案有关的各种材料，认真筛选、细致鉴别，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回材料形成的部门进行补办，避免出现遗留问题，对符合要求的档案材料做到及时入档，避免时间长了人事档案材料的遗失，这样就可以确保人事档案内容真实、准确、规范、完整。
3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。
3.1人事档案管理工作是一项对管理人员素质要求较高的工作，它集服务性与保密性于一体，特别是在新形势下要做好人事档案管理工作，就必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面具有高素质的档案管理队伍。因此，各单位要注意加强人事档案管理工作队伍的建设，在选用人事档案管理人员时一定要选择政治上可靠、作风正派、责任心强、热爱档案工作、熟练档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的工作人员来从事此项工作，并要注意对他们的培养，充分发挥他们的积极性和创造性。
3.2人事档案管理是一项专业性很强的工作，其管理人员业务的熟悉程度来自于长期经验的积累，如果人员频繁变动，不仅不利于人事档案工作人员业务水平的提高，也不利于人事档案管理工作水平的提高。因此，人事部门应该按照要求配备档案专职人员或者配备至少是以人事档案工作为主的兼职档案人员来负责人事档案管理工作，并一定要保持人事档案管理人员的相对稳定，以减少档案管理工作中差错的发生，这样才能增强人事档案管理人员做好工作的信心、增强责任感、充分发挥他们的积极性与创造性，才能使他们真正为提高人事档案工作的管理水平做出贡献。
3.3人事档案管理人员的素质是搞好人事档案管理工作的重要保证。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于管理人事档案的工作人员，而不断增强档案意识和提高做好人事档案工作的自觉性，是做好人事档案工作的前提，不断提高自身的政治素质和专业素质是做好人事档案管理工作的重要保障。因此，人事档案管理人员要想提高工作效率、提高人事档案管理的质量，就必须了解管理档案的重要性，增强责任心，要认真钻研人事档案管理的业务知识，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，不断提高自己管理档案的技术水平，以便准确地掌握人事档案管理知识，并能将其熟练地运用到工作中去，自觉地做好人事档案管理工作。另外，人事档案管理人员还要培养自己踏实细致的工作作风、不怕苦、不怕累、勤勤恳恳、任劳任怨、不计名利、甘于奉献；还要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，以便提高人事档案管理的质量和工作效率，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
4、利用现代化、信息化管理手段加强对人事档案工作科学化管理。