单位档案管理基本情况

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单位档案管理基本情况范文第1篇

（一）人事档案管理体制混乱。

人事档案管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理。管理方法上实行“档随人走”，主要表现在各单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门，管理的主体不清。管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

（二）人事档案法规不健全。

由于人事档案法律建设上基本还处于探索阶段，操作过程中还存在着一些问题：人事档案观念淡薄，普法工作开展力度不够，公众对于人事档案的认识还处于一种模糊的状态，法律法规不够完善等。

（三）人事档案内容不完备，档案整理不规范。

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。随着行业的发展，各单位对学历的要求越来越高，很多干部通过各种方式提高了文化水平和学历层次，但由于学习渠道（如函授、短期培训、研修班、进修班等）的差异，以及各个学校对入档材料的要求不同（如有的学校没有学历批准书的相关材料，只有学位证书）等问题的存在，导致某些人事档案中的学历材料不齐备，且无法补办。

（四）人事档案管理手段落后。

目前大部分单位的人事档案管理还仅限于传统纸质档案管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有实现信息化。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的地记录干部所有经历和资料，实现人事档案信息化是一种必然趋势。

二、干部人事档案管理工作的完善措施

（一）理顺人事档案管理体制。

现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，根据《干部档案工作条例》有关规定，在强调按隶属关系管理的基础上，突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总，负责档案工作的管理督查和业务指导，同时，具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案；人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理；人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理；劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。

（二）健全人事档案规章制度。

要建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴定制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料。对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观反映事实。

（三）丰富人事档案材料内容。

要紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案利用价值，在收集干部基本情况的基础上，不断丰富人事档案材料内容，一是建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是建立干部认可档案，本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则，分别建立党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案、企业经营者利税档案。通过这些内容，把档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像，以便于组织对干部进行全面了解，使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。

（四）加快人事档案信息化建设。

单位档案管理基本情况范文第2篇

人事档案是个人履历的记录，是个人参加社会经历的凭证，具有极高的社会价值。人事档案管理工作是国家法律规定的一项基本而且重要的工作。事业单位的人事档案管理工作具备多元化的特点，记载着单位员工的身份，资历，工作表现等等基本情况，这些基本情况与员工的福利待遇，社会保证以及组织关系都有着密切的关系。因此管理好人事档案对于提高事业单位行政效率，提高员工工作的积极性有着重要的作用。

二、当前事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）传统人事档案管理已不适应新形势发展的需求

随着科技的快速发展，信息技术的全面覆盖，传统的保存人事档案的方法已经越来越不适应新时代的要求。传统的保存方式一直采用纸张保存，纸张质地较脆，容易泛黄撕碎，不仅占用了大量空间，而且不利于信息的查阅。虽然现代使用的是计算机管理，但是计算机记录的是档案的目录，具体的文档资料仍以纸张形式存在，容易造成档案的受损或遗失，给档案的管理造成了巨大不便。

（二）当前人事档案管理工作不适应改革的需求

随着人事制度改革的不断深入，事业单位改革不断推进实施，事业单位将实行岗位聘用制，建立公开招聘、解聘、辞聘制度，人员流动频繁，人员的隶属关系不断变化，仍然靠单位自行管理显然不利于人员的合理流动。在档案内容上，也是按照《干部档案工作条例》中规定的十类进行收集，许多单位没有按照事业单位人事制度改革的需要，补充相应的岗位聘用合同及在招聘录用、解聘、辞聘过程中单位形成的考察性内容。

（三）人事档案管理人员专业性不强难以适应现代人事档案管理的需要

人事档案的管理不是一项简单的工作，它需要管理人员具备系统的专业性知识，以应对管理过程中产生的各种问题。如今很多事业单位的档案管理人员没有经过正规的培训，缺乏相关的专业技能，不能对档案进行程序化和系统化的管理。有些单位甚至没有专门人员对人事档案进行管理，只是在人动时抽调别的部门人员进行临时的档案管理，导致了单位人事档案管理混乱，难以适应新时代管理的需要。

（四）信息技术的迅速发展人事档案信息化管理程度不高

随着电子信息化的普及，各个单位也采用了电脑来管理人事档案。相比纸张保管，电子档案更加的方便实用，成本也较为低廉。可是在许多单位仍旧习惯于手工操作，即使安装了人事档案管理系统，由于系统本身的限制只能把个人信息，档案目录输入，调阅档案仍需要用手工操作，这样既不利于档案的管理，又影响工作的效率。

（五）领导档案意识淡薄对人事档案工作的重视程度不够

事业单位管理工作开展的基础是领导的认同，如果领导缺乏对人事档案管理的重视，将会给单位的档案管理工作带来极大的阻碍。如今不少单位的领导对人事档案的管理意识淡薄，认为只要能做到不遗失，不外泄，能查阅，能调动就可以，造成了人事档案的管理长期处于应付的状态，难以高效的发挥其作用。

三、人事档案工作应如何适应新形势的需要

（一）加强领导意识更新思想观念创新人事档案管理模式

随着人事制度改革的不断深入，人事档案管理工作水平得到了不同程度的发展和提高，单位领导应增强档案管理意识，高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，正确认识档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物等方面积极支持人事档案工作，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

（二）不断完善补充人事档案内容适应事业单位改革需要

随着事业单位机构改革工作的推进和《新劳动合同法》的实施，事业单位正在逐步推行全员聘用制。对于人事档案工作来说，要按改革发展的需要，不断丰富人事档案的内容。例如：员工签订的聘用合同、岗位合同、工作协议、考核、解聘、辞聘，反映工作效益、工作业绩以及参与重大活动项目等材料，对员工的动态管理等情况在人事档案中应如实记录，归档材料的内容要随时补充完善。对于能够反映员工的综合素质特别是文化素质的内容，包括个人文化程度、进修情况、继续教育情况、各项专业技术资格等也应在人事档案中有所体现。随着事业单位机构改革的推进，要不断完善、补充人事档案相关内容，使人事档案工作符合机构改革的需要。

（三）充分运用信息化办公手段提高工作效率

随着计算机技术的飞速发展，信息化办公手段越来越的应用于人事档案管理过程中，通过建立良好的信息化处理系统不仅可以快速方便的查阅人事档案中的各类所需要的材料，还可以大大提高工作效率。人事档案信息化管理是发展的必然，必须引入计算机辅助系统，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

单位档案管理基本情况范文第3篇

关键词：基层党校；教务档案；管理

党校教务档案是党校校史的重要组成部分，是党校工作业绩的展示窗口，也是党校开展教学、科研，提高教学质量和实现科学管理的必备材料。随着信息化时代的到来，如何更有效地运用现代化手段管理教务档案，则是新时期教务档案管理的重点课题。

一、当前教务档案管理存在的问题

1.收集、管理不够规范

目前，教务档案的管理工作往往得不到学校领导的重视，工作人员对档案管理工作也缺乏足够认识，各科室没有专职的档案管理人员，档案材料收集不齐全、不规范，有些科室只重视纸质档案，而忽视其他介质档案。而且，随着学校的发展，教学不再限于课堂讲授，还广泛开展了公开课，论文研讨，下乡调研，教学互动尝试等活动，所形成的教学档案数量增多，载体也日益多样化。一些党校所采用的仍然是传统的档案管理模式，即组卷、立卷、拟定标题装订等等，工序多，操作难，工作量大。这种方式收集整理的档案，其查准率是可想而知的。

2.内容缺乏系统性

开办党校的最终目的是进行我党理论和工作的宣传以及对党员进行党性知识教育，党校教育的结果应该被记录在案并且形成系统，有助于党校进行教育总结。但是，现实的情况是有些班次的材料在办班结束后没有及时移交给档案管理人员或因种种原因不慎丢失；有些教师科研成果，只报送论文题目，没有按时把科研成果复印存档，导致工作衔接不到位，造成科研成果丢失；有些党员教育工作你开展得很好、效果也十分明显，但是这些教育总结资料并没有形成系统的档案资料被保存下来。对档案资料整理的缺乏直接导致党校教务档案不完整，没有系统性，影响了教务档案的质量和利用价值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是档案管理人员的神圣职责，党校教务档案中包含了大量党校学员的个人信息，这些是必须加以保密的档案内容，但党校教务档案中也包含了很多可以被利用与其他党务工作中的资料，例如对学习班教学效果的总结、党校开办过程中产生的问题及解决方法的探讨等，这些资料如果能够被有效利用，则可以有效提高党校的办学效率。但是，在传统的保密观念影响下，党校教育档案工作存在重保轻用，利用不良的现象。对党校教务信息的共享缺乏导致些弊端：首先，大多数教务档案工作保密多，内需利用多，对外交流共享少，有些重要的、有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，档案管理工作的实际作用被抹杀了；其次，党校教务档案信息资源的开发利用始终处于原始、简单的数据整理状态，信息含量低、封闭，无法实现资源共享，也就无法与外校进行有效交流，致使党校教学本身的质量迟迟得不到提高。

4.重要档案没有专人管理

党校教务档案不仅包括参加党校学习的党员和部分群众的基本信息，还包括党校学习班的教学具体内容、教学实际过程和结果的总结，有些教学过程当中出现的对教学内容的分析和深度反思则体现在参与党校学习人员的日常汇报和笔记中；教务工作人员的科研成果可能保存在各自的电脑上。因此，党校教务档案来源渠道很多，材料繁而杂，没有指定专人管理，很难做到分类明确，归档有序。另外，没有专人管理也使材料容易混杂，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏现代化管理手段

档案管理对我国各项事业的发展都具有极为重要的作用，因此，进行现代化的档案管理成为我国档案管理事业发展的主要趋势之一。现代化管理手段的应用时基于档案管理信息化的，这就要求档案管理工作人员必须具备相应的计算机文件处理能力和网络化信息处理能力。但是，党校教务档案管理人员多是年龄较大的工作人员，这些工作人员计算机应用水平普遍不高，较少参加业务培训，管理方面习惯于旧模式，以传统的手工方式管理教务档案，材料分类立卷装订，很少进行档案信息化处理，致使档案提取和调用的效率很低。此外，党校办公系统的信息化建设中的应用软件缺少文档一体化功能模块，使档案信息化工作进展不顺畅，没有办法对教务档案实施彻底的现代化管理。

二、加强党校教务档案管理的对策

1.加强宣传，提高领导的档案意识

教务档案管理人员要抓住时机，加大宣传力度，从而提高有关人员特别是领导同志的档案意识，为做好档案工作打下坚实的思想基础。能够加强档案管理宣传力度的方式包括以下三点：第一，以提高档案服务管理意识为基础进行档案应用性宣传，从档案管理工作的实际作用出发提升档案管理意识；第二，去先进单位观察信息化档案管理的好处；第三，进行档案管理服务改革。对档案管理工作的重视则是实现档案信息化管理的基础，档案管理工作重视与否，关键在领导，如我们市委党校，就专门配备了一名档案管理人员，还配备了计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、铁皮柜等。由于领导思想的重视，并从人力、物力上给予大力支持，使得该单位的档案管理工作非常规范。

2.建章立制，规范教务档案的收集整理制度

进行党校教务档案信息化的第二个步骤，就是要对档案管理工作进行制度建设，以健全的档案收集和整理制度作为档案信息化建设的根本。党校档案管理工作部门需要做的是，在《档案法》的基础上，根据国家档案局有关规定，结合新的管理方式，档案网络信息化的要求及学校当前实际，制定和完善教务档案管理的规章制度。具体包括制定和完善教学档案、教师业务档案、学员学籍档案、科研成果档案、基层党校活动档案以及其他档案管理实施细则，特别是要制定声像档案、电子档案管理的实施细则，并对档案的收集、整理、保管、利用等环节做出具体规定，使档案管理进入规范化、制度化、程序化轨道。

3.更新观念，努力实现教务档案管理信息化

随着电子政务在快速发展，各级立档单位所产生的电子文件与电子档案正逐步取代传统载体的纸质档案，档案是否有能力接收和安全保管越来越多的电子文件与电子档案等新型载体档案，已成为衡量档案事业发展阶段的新的标准，档案信息化势在必行。这就要求学校的档案工作者要更新理念，调整思路，切实领悟到教务档案信息化对档案管理工作的实际作用、观察并了解到教务档案的应用对档案信息化建设的迫切需求，从自身的档案工作观念更新出发，将将档案管理的实际操作从手工建档的工作中解脱出来，以“件”为单位整理教务档案，利用计算机录入教务档案信息，建立教务档案信息数据库，实现网络化管理和利用。

4.明确重点，指定专人收集重要档案材料

要根据教务档案的特点，明确各科室收集档案材料的范围，指定专人收集具有保存价值的重要档案资料。如：①文件类：县委、县政府文件、上级文件以及学校制定的教学科研工作文件和实施方案等；②综合类：教学通知、各科室工作计划总结、教学工作会议材料等；③教学类：教学课程表、干部培训进程表、考试安排、考核办法等；④学籍类：各班次花名册、成绩单、结业证及毕业证书、学历证书电子数据等；⑤教师业务类：本校教师以及外聘教师基本情况材料、考核情况、进修情况、骨干教师的培养考核材料、教学评价、教学竞赛和教学奖励；⑥科研类：教学改革方案、下乡下企业调研资料、教学评估和反馈、校际之间的交流材料、情况材料等；⑦教材类：征订的教材、各类教学参考书、本校教师参与编写的教学材料等；⑧其他类：主要包括电子档案、照片档案、录音录像档案、多媒体材料等，只有指定专人负责收集整理，才能使材料归档做到完整准确、系统、规范。

5.严守秘密，处理好教务档案的开发利用与保密的关系

在教务档案的开发利用过程中，要坚持档案工作的保密原则，完善保密制度。同时也要正确处理好所有权、隐私权的关系，档案的开发开放不能危害学校集体的安全和利益，不得侵犯教师和学员的合法权益，对教务档案中诸如有关教师基本情况，对教师的评价、奖惩情况，学员的基本情况等内容应加以保密。要公开上网的，要经过学校认真审核。但对于那些可以及时开放的档案信息，也要及时上网，避免造成信息利用价值的损失，从而使档案的利用向广泛、纵深发展，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，也使档案的社会功能得到充分发挥。

6.加强队伍建设，提高档案管理人员的素质

社会的发展，科学技术的不断进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。因此，要加强对档案管理人员的业务培训工作，提高他们的综合素质。一是要提高思想素质，营造一种爱岗敬业的良好氛围，具有强烈的档案意识和服务意识以及良好的职业道德和心理素质。二要注重自身学习，主动参加岗位培训，不断提高管理教务档案的水平，做到依法治档。三要成为复合型人才，既有档案管理的专业能力，又要善于运用现代化手段，擅长计算机的应用和网络信息管理的技术。因此，档案管理人员要主动参加计算机等的考试，熟练地运用计算机技术管理电子档案，以便对电子档案管理和电子文件实行“前端控制”，争取做到及时接收电子文件。

7.建立健全一系列行之有效的奖惩制度

单位档案管理基本情况范文第4篇

摘 要 结合新时期和新形势，介绍了人事档案管理模式转化的表现，指出了人事档案管理模式转化的意义，并提出相应的人事档案管理对策，主要包括创新人事档案管理体制、重视现代信息技术应用、提高管理人员综合水平等内容。

关键词 人事档案 管理模式 管理体制 管理人员素质

人事档案是单位的一项重要工作，对掌握员工的基本情况，提高人力资源利用效率具有重要影响。随着计算机和信息技术的发展和应用，再加上管理体制创新，人事档案管理模式出现了变革和转化，对档案管理工作也提出了更高要求。但一些单位没有及时完善管理体系，创新管理方式，制约人事档案管理水平提升，需要采取措施改进和完善。

一、人事档案管理模式转化的表现

随着信息技术、计算机技术的发展和应用，人事档案管理模式也出现转化。构建开放的、社会化的管理模式，提高档案工作服务质量，有利于促进个人与组织协调发展，激发个人潜能，让他们为单位发展做出更大贡献。

1.人事档案需求多样化。市场竞争的核心是人才竞争，为促进单位发展，应该优化人力资源配置。在招聘、选拨、录用人才时，要注重人事档案的科学利用，满足单位各项工作需要。随着人才管理方式改进，再加上信息技术的利用，人事档案的内容、载体、传递方式、利用手段等方面的多样化趋势越来越明显。以前人事档案只适用于单位内部的观念越来越不适应管理工作需要。在新形势下，人事档案不仅是组织的需要，同时也越来越为个人所重视，尤其是那些与个人利益密切相关的人事档案，其利用程度不断加深。尽管个人和组织对人事档案的要求和目的不完全一样，但对人事档案需求的多样化目的是毋庸置疑的。

2.人事档案结构复杂化。人事档案的内容多样，来源广泛，档案信息资源结构具有明显的复杂化特征。以前的人事档案采用封闭式管理模式，档案信息资源的搜集、处理和利用属于单位内部的档案管理人员，档案内容和结构也相对比较简单。而在现代社会，人事档案信息资源的来源越来越广泛，不仅包括单位内部人员，同时也包括单位外部人员。由于不同人员的身份、人身阅历、学历、工作经验等不同，导致人事档案的结构也日趋复杂化，也使档案组成的成分和组成内容变得丰富多彩。

3.人事档案服务开放性。随着市场经济发展和互联网技术的应用，人事档案的神秘性逐渐弱化，再加上管理制度的完善，管理人员素质提升，有力的推动了人事档案管理的开放化进程，对提高档案管理服务水平也产生积极作用。在利用互联网技术和信息技术开展人事档案管理时，要构建完善的数据库，重视密钥技术、防火墙技术等的应用，保护个人隐私，确保人事档案资料完整，进而促进人事档案信息资源的有效交流和作用的充分发挥。

二、人事档案管理模式转化的意义

通过创新管理模式，完善管理制度，有利于转变人事档案管理理念，提高档案管理水平，对工作人员和单位运行发展也产生积极作用。

1.及时了解工作人员信息，优化人力资源配置。人事档案主要记录个人的学习和工作经历，归纳总结个人的活动参与情况、政治面貌等，同时还要进行备份与存储，方便档案资料查询。它具有全面性、严肃性、真实性、可靠性等特点，是单位用人的重要数据和历史资料，对有效开展人事管理产生积极影响。作为档案管理人员，应该顺应时展趋势，转变管理模式，创新管理理念，注重搜集并分析人事档案管理的各种资源，及时、全面掌握工作人员的详细信息。进而合理安排工作人员的岗位，明确他们的职责，有利于优化人力资源配置，激发员工活力。

2.维护员工的正当权益，促进单位的有效发展。人事档案管理也是单位管理的重要组成部分，新形势下，通过分析人事档案信息资源，有利于掌握员工基本情况，对他们的工作进行合理安排，让他们努力找到适合的工作岗位。并掌握员工需求，帮助他们排解困难，维护员工正当权益，进而让每位员工努力找到合适的岗位，在岗位上做出业绩，也有利于促进单位的发展和进步。

三、人事档案管理模式转化的对策

为顺应人事档案管理模式转化的趋势，提高档案管理工作水平，可以采取以下改进措施。例如，创新人事档案管理体制，构建完善的管理制度，明确管理人员职责，落实责任制，让他们认真履行职责。建立奖惩激励机制，激发员工热情。重视现代信息技术应用，提高管理人员的综合水平，推动人事档案管理数字化进程，促进人事档案管理水平提升。

四、结语

总之，在信息技术发展和管理体制不断创新的前提下，人事档案管理模式也出现了相应的转化。把握这种趋势，提高人事档案管理水平和档案资源利用效率，这是每个管理人员不可忽视的内容。应该革新思想观念，完善管理体制，提高管理人员素质，从而顺应人事档案管理模式转化的趋势，促进管理工作水平提升，让人事档案更为有效的发挥作用。

参考文献：

单位档案管理基本情况范文第5篇

现在，人类进入了知识经济时代，人力资源管理也摒弃了传统的管理方式，在进行人力资源管理的时候也应用了新的方法，使人力资源管理能够符合时代的要求，在这些新的趋势的影响下，人事档案的管理也在不断地完善，也提出了很多新的要求，所以，应该对这些新的趋势进行分析，才能确保企业中人事档案管理能够起到实质性的作用。

（一）完善企业的核心价值体系。

在进行人力资源管理的时候，企业的文化在人事档案管理中占据重要的分量，企业要根据自身的企业文化，制定人事档案管理的相关政策。

（二）建立不同层次的价值评估政策。

在进行人事档案管理的过程中，在传统的管理中，一般都是定期对人事进行考核，现在，在对人力资源进行管理的过程中，应该加大人力资源考核评价的力度，将原本单一的考核体系转变成多元化的考核体系，使考核体系朝着全方位、多领域的角度发展，在人力资源管理的过程中，不仅仅要分析个人的素质，同时也要注重其对企业的绩效做出的贡献，将个人的成绩与企业的绩效结合在一起，对人力资源的绩效进行全方位的考察。

（三）建立以绩效为方向的薪酬回报机制。

在企业内部，一定要完善员工的薪酬体系，运用薪酬来激励人力资源，将人力资源的态度和能力作为薪酬回报的基础，强度个人力量与团队力量，强调企业内部合作的机制。

（四）将职业化作为评价人力资源管理水平的重要指标。

职业化指的是在人力资源管理的过程中，要具有一定的知识体系和专业技能，管理人员要具备一定的职业素质和道德，能够自觉地遵守值得规范，能够按照职业规范的内容去管理。

2企业人事档案管理工作中存在的问题

现在，企业在人事档案管理的过程中还是存在一些问题的，这些问题直接影响到了企业进行人事档案管理的效率，限制了企业的发展。

（一）企业的服务意识薄弱，没有上进心。

企业在进行人事档案管理的过程中，其管理思想不能与时俱进，比较陈旧，在人事档案管理过程中，管理人员不能创新管理内容，缺乏开拓进取的精神，没有从根本上认识到人事档案管理是一项服务型的工作。

（二）企业在进行人事档案管理的过程中，没有较强的合作意识。

企业在进行人事档案管理的过程中，他们都是进行单独管理的，各个部门没有加强沟通与合作，但是，企业的人事档案管理部门与人力资源管理部门是相对独立的，二者没有进行有效地沟通，这就导致了企业在进行人事档案管理的过程中，不能全面管理，不能全面了解人力资源的基本情况。

（三）企业在进行人事档案管理的过程中缺乏完善的管理制度的约束。

企业在进行人事档案管理的过程中，人事档案管理的各个环节缺乏制度的约束，导致认识档案管理比较混乱，而且不能按照一定的顺序实现档案管理，档案不能较为客观地反映人力资源的基本情况。

3加强企业人事档案管理的工作，促进企业人力资源管理的新要求

（一）企业内部要强化服务意识

在新时期，企业人事档案管理人员要转变工作态度，要变被动为主动，积极地为人力资源管理部门提供服务，强化服务意识。

（二）企业人事档案管理要强化合作意识

企业在进行人事档案管理的过程中要实现人事档案管理部门和人力资源管理部门的协作，实现二者相互联系、相互依存，人事档案管理部门要为人力资源管理部门提供详实的资料，使人力资源管理部门在工作的过程中有据可依。

4结语

单位档案管理基本情况范文第6篇

关键词：数字科研档案科研档案管理资产管理

一、引言

ISO/IEC 27000：2012中对资产的定义是：对组织机构有价值的任何事物。包括信息、软件、硬件、服务、人员及其技能知识和无形的名声等。[1]科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶，是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备形式。它是组织机构的重要经济资源，具有明显的资产属性。在信息化背景下，采用资产管理视角研究数字科研档案管理具有重要意义。从理论上看，便于发现数字档案价值的动态变化规律，适应性地保存有价值的科研档案，防止资产的流失，为数字科研档案的流向和归属提供理论依据。从实践上看，资产管理有利于充分发挥信息技术带来的信息化管理优势，将有价值的数字科研档案捕获登记，利用数字化管理平台对数字科研档案资产进行全程化管理和审计跟踪。这样不仅可以提高机构的科研档案管理效率，还可以实现数字科研档案资产的升值、保值和增值，使其价值得到最大化实现。

在国外，数字科研档案的存在形式多种多样，在当前数字化环境中，其最主要的存在形式是数据。国外采用大文件概念，科研文件的概念包括科研档案，科研档案仅是其中需要永久保存部分[2]。目前国内也有学者开始重视对科研文件的管理。有的从科研文件管理法规角度分析，得出我国在科研档案管理方面出台的标准规范比较少，科研计划项目档案管理方面的规范为空白的结论，揭示出我国科研档案管理不佳的现状[3]。面对国家层面科研档案管理制度缺失的现状，也有学者借鉴国外科研档案管理模式，构建了我国科研档案管理模型，并提出综合集成管理的解决方案[4]，但研究中仍缺少专门针对数字科研档案有效管理的具体实践方案。本文旨在分析国外数字科研档案资产管理最佳实践经验的基础上，提出加强我国数字科研档案有效管理的建议。

二、英国数据资产管理框架案例分析

选择英国数据资产框架（data asset framework， DAF）作为典型案例研究的理由是，它不仅提出了数据资产管理的整套方法论体系，还开发了具体的管理工具，应用广泛，积累了一定的实践经验，对数字档案资产管理实践具有一定的示范性。数据资产框架的核心是数据审计框架，数据审计框架是DAFD（Data Audit Framework Development）项目的研究成果。DAFD项目（2008.4.1-2008.9.30）是JISC（Joint Information Sys？ tems Committee）仓储项目（Repositories Pro？ gramme）的子项目，由格拉斯哥大学（University of Glasgow）的HATII（The Humanities Advanced Technol？ ogy and Information Institute）主持，在DCC（Digital Cu？ ration Center）协助下开展[5]。数据审计对数据资产进行审查，审计结果保存在管理工具的一个组件寄存器中，寄存器中存储数据资产清单，登陆寄存器就可以利用数据资产。

（一）数据资产框架研究方法及工具

英国数据资产框架的主体是高等教育机构科研部门的领导及研究者，其客体是高等教育机构产生的科研档案。它主要采用的研究方法是结构性访谈和问卷调查，主要工具是资产审计软件[6]。问卷调查是通过机构相关人员了解数据资产基本情况的有效方式，而访谈可以获得更为详细的信息。调查问卷主要包括两方面：一是个人信息，二是科研及科研数据具体信息，如数据类型、数据大小、数据所有权、数据重要程度、数据保管期限、是否经常更新、备份、是否有数据专门保管人以及是否制定正式数据资产管理计划等。访谈主要包括五个方面：研究中会产生哪些数字化资料？这些资料如何产生并保管？在管理过程中曾遇到哪些问题？所在单位的电子文件管理现状与需求如何？数字化资源管理及服务有哪些要求？

开发的数据资产审计软件主要包含两个元素：一个是关于数据资产政策及管理实践的问卷调查；另一个是数据资产登记簿，每条数据资产记录都包括内容、技术及获取三方面信息[7]。

（二）数据审计框架具体实施流程

数据审计框架是一种适用于各种类型机构及其数据的自审计方法。ISO/IEC 27034-1：2011中对审计的定义是：获取证据并客观地评估以确定其测量指标达到要求的符合程度的系统的、证明性过程[8]。本文中数据审计正是对数据资产的一种客观评估的过程，也是数据资产管理的有效手段和工具。它的具体内容及实施流程如表1所示。

（三）数据审计框架审计指标及指标间关系

数据审计框架的审计指标主要体现在表1中提到的三张表：Form1，Form2，Form3。这里的指标名称主要基于ISO15836都柏林核心元素集以及机构的具体实际[9]。

Form1是在机构同意审计后，对其审计部门进行前期调研后形成的简要信息表，其内容主要由审计人填写。Form1主要涉及三个类别信息：审计单位基本情况、数据管理基本情况和审计活动基本情况，其中“数据管理基本情况”主要是了解审计单位宏观层面的数据管理，包括法律依据、管理责任人及管理预算，从而获得机构数据管理的规范程度，问责制度及投入成本信息。

Form2主要是针对数据资产而制定，在初步了解审计单位所有文档后开始填写，并根据访谈和问卷答案完成，其主要目的是罗列审计单位数据资产并将其分类，主要记录资产的基本内容，管理人员及资产地址，从而便于迅速定位，了解档案资产内容。此外资产分类依据主要有三点：利用率越高，更新频率越高，对外提供服务能力越高的数据资产价值越大。利用率高表示其对机构现有研究很有作用，更新频率高表示数据资产在不断完善，对外提供服务能力高表示数据资产影响力很大。在Form2中十分重要的数据资产，还需通过访谈其相关责任人进一步了解其管理状况，并根据访谈答案完成Form3。

Form3中的指标主要涉及六大类问题：what， why， who， where， when， how，即数据资产是什么，为什么要管，由谁管，在哪儿管，管到什么时候和怎么管。回答数据资产是什么的问题：主要是为了获取数据资产的基本信息，如名称、数据类型、摘要、拥有者等；回答数据资产为什么要管的问题：主要是获取数据资产的原始背景信息，如来源，利用频率和产生原因等；回答数据资产由谁管的问题：主要获取数据资产所有权信息，如创建者，管理者，用户权限信息等。获得这些信息有重要作用：数据资产形成者、主题、生成日期及使用权限，这些是重复利用数据资产的关键信息；数据资产原始目的、来源及使用频率是背景内容信息，有助于帮助机构确认资产价值，比如数据使用和更新频率越高，价值越大；数据来源在某些领域可能十分关键，如考古学和表演艺术这类无法再生的事物，收集这方面的信息有助于找出管理中的薄弱环节；回答数据资产在哪儿管的问题：主要获取数据资产的存储地址；回答数据资产管到什么时候的问题：主要获取数据资产的保管期限和备份归档等保管信息，这两类信息有助于明确机构数据管理的规范程度。回答数据资产怎么管的问题：主要获取数据资产技术信息，如文件类型，数据资产管理软硬件平台要求及其管理成本，数据类型和格式将揭示保管的复杂性，管理成本有助于揭示其管理现状。它们是数据资产管理这个大系统中的组成元素，互相配合以完整地审计单位的数据资产管理情况，并根据审计结果提出改进单位数据资产管理的具体解决方案。

在数据审计框架完成后，JISC又资助了四个试点项目对上述审计框架进行测试和宣传，各机构在审计完成后分别以测试报告的方式提交了反馈信息[10]。项目组随后根据测试结果开发了数据审计软件。数据审计框架于2008年10月1日在英国科学院（British Academy）召开新闻会，宣布正式投入使用。这在数据管理领域引起了广泛讨论，主要是考虑如何把这个工具嵌入到机构现有科研工作流程以及对科研工作者的培训中。该数据审计框架的应用对象为办公室人员、档案人员、图书管理员、计算机人员和科研人员，应用最多的领域为英国高等教育机构的科研档案管理。

三、英国数据资产框架对我国的主要借鉴

（一）主要借鉴

1.数据资产框架构建了一整套数字资产审计制度，可以防止数字科研档案资产的流失。审计框架规定了审计的必须条款，这些条款明确了审计的内容，并使其制度化。它有助于鉴定机构科研档案的重要程度，定位机构所有数据资产，统计机构所拥有的数据资产总量，同时数据资产的创建人及管理人员信息都进入审计软件，便于明确档案资产的所有权关系，从而建立有效的问责制度，防止档案资产的流失。

2.数据资产框架建立了数字科研档案风险管理的机制。机构内数字科研档案资产的主要风险在于管理和利用。该项目组通过访谈和调查问卷方法调查机构人员，从而获得机构数据管理信息，这两种方法简单易行，能够有效找出机构数据管理存在的问题；机构人员的利用不善会导致数字科研档案资产的泄露，侵犯相关责任人的知识产权，而数据资产框架的全程审计制度，能够建立有效的问责制度。风险管理的关键在于掌握信息。数据审计框架能够提供数据资产信息，可能影响数据资产管理和利用的信息，并分析可能发生的事故以及这些风险之间的联系。由此，机构可以制定有效政策来预防并控制这些风险。

3.数据资产框架提供了数字科研档案高效管理的信息技术手段，开发并应用审计软件可以促进数据的获取和利用。数据审计软件工具是一个存储数据资产并提供共享的平台。数据审计可以了解数据的价值并鉴定其利用状态，从而起到使数据升值的功能，促进其利用。这样，研究者们对他人的成果有所了解，有助于合作研究。与此同时审计软件（寄存器）还对数据具有长期保存的功能，有利于数据的长期获取，并有助于研究者们进行纵向比较研究。数据的有效获取及长期利用，有利于提升研究单位的研究地位。

（二）关于加强我国数字科研档案资产管理的建议

借鉴英国数据资产框架实践，数字科研档案资产管理的核心在于对数字科研档案建立审计管理制度和风险管理机制并采用信息化管理手段实现高效管理。笔者据此提出我国数字科研档案资产管理的建议方案如图1所示：

首先，成立一个数字科研档案资产管理联盟组织，成员至少包括科研人员、科研管理人员、档案人员和信息技术人员。这个资产管理联盟可以是组织内部常设机构或临时新组织，也可以是由外部专业人员组成的临时性组织。

其次，选取特定的研究机构，比如大学作为研究对象，通过前期访谈，调查问卷等方法来了解其机构数字科研档案的管理情况，然后根据调查结果构建一个类似于数据审计框架的数字科研档案审计模型，主要包括两项预期成果，一个是数字科研档案资产清单，另一个是数字科研档案管理报告。

再次，选取三到四个科研机构，对审计模型进行试点实验。根据被审计单位试验的结果，审计组织内技术人员开发并改进科研档案审计软件，审计软件主要包括两个组件，一个是审计问卷，另一个是寄存器，寄存器主要用来存储数字科研档案资产审计信息，以提供数字科研档案共享和利用的功能。

最后，数字科研档案资产管理联盟组织将功能成熟的审计软件投入推广应用，并根据科研机构应用反馈，不断改进，从而实现科研机构数字科研档案的有效管理。

*本文为中国人民大学研究品牌项目（项目批准号：10XNI01）的研究成果之一。

单位档案管理基本情况范文第7篇

**公司档案室建立2015年11月，实现了档案的集中统一管理，配备了兼职档案管理人员，负责各类档案的管理，并在档案管理体制上明确了主管领导，增加了库房，添置了设施，改善了档案保管状况。健全了档案管理组织体系，加强了档案的开发利用，使全公司档案管理水平有了一定提高。

公司档案是伴随着公司的发展与管理而形成、开展起来的。室存的案卷最早从2014年开始，共有文书档案1578件。

公司现拥有档案用房35平方米，库房与办公室分设，现有档案密级柜2列72组，配备有微机、复印机、切纸刀、彩色打印机等设施。按“八防”要求，在库房配置了灭火器，做到防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防水、防尘、防高温。最大限度地延长档案寿命，确保档案的绝对安全和长久利用。

二、《档案法》贯彻落实情况

近年来，公司不断强化《档案法》的宣传工作，今年，在“国际档案日”时，组织开展了第10个“国际档案日”宣传活动。活动以“档案—我们共同的记忆”为主题，在办公区域设立展板、张贴宣传图。此次宣传活动为员工搭建了解档案、走近档案的平台，从而增强公司员工的档案法制观念和社会档案意识，带动全员关注档案、认识档案、参与档案，与档案携手，为历史存真。

三、上级文件执行情况

为进一步加强档案管理工作水平，不断推进公司档案工作规范化、标准化、制度化，促进档案管理工作更好地为企业经营管理、生产建设服务。公司成立了档案工作领导小组和档案鉴定销毁工作领导小组。由公司综合部履行档案管理与执行职能，档案室负责本单位档案的收集、立卷归档、业务建设专业管理、检查验收等具体档案业务工作，完成上级单位下达的工作任务。深化档案的开展利用，使档案更好地为公司的安全经济生产服务。

四、“存量数字化、增量电子化”执行情况

2016年11月，公司聘请有资质的专业扫描公司对公司档案进行电子扫描，并挂接档案系统。近年来，新增加的文书档案、实物档案、照片档案均按要求挂接电子文件。

五、存在的主要问题

近年来，随着档案要求不断提高，档案分类更加细化，对档案管理人员业务素质提出了更高的要求。由于档案人员是兼职管理，业务技能有待加强，在档案管理质量上还存在一些问题。

六、下一步工作打算

单位档案管理基本情况范文第8篇

关键词：档案利用；中国石油档案管理系统；档案搜索；档案借阅；档案报表；档案编研

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)21-5049-02

Research on Records Using in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing

档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。因此档案利用模块，是电子档案管理系统中最重要的模块之一，直接衡量着档案管理系统的使用价值。开发一个好的档案利用模块，使档案管理系统不仅满足了用户查询搜索、借阅等功能，从长远角度看，将成为一个内容非常丰富的知识平台和社会资源。项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。本文主要介绍系统中的档案利用模块。

1 总体功能结构图

档案利用是用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。

2 各个子模块功能

2.1 搜索

系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索，还支持全文搜索。

2.2 借阅

系统除了可以借阅实体档案以外，还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成，无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。

2.2.1 我的借阅

用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能，是用户自己的工作区。

包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。

1）我的借阅单：保存在借阅列表中，但没有上交审批的借阅档案；

2）未归还档案：已通过审批借出，但未归还的借阅档案；

3）已归还档案：用户曾今借阅过，并已归还给档案馆的档案。

2.2.2 借阅审批

是对用户提交需借阅档案的审核过程。

审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程：

1）借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案，如图3；

2）跨部门借阅有密级档案（归档部门是一般情况），如图4；

3）跨部门借阅有密级档案（归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门），如图5；

2.2.3 借阅办理

是由档案馆用户进行管理，主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。

2.3 报表模块

固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板，档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。

2.4 编研模块

编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台，其中包括编研编写、汇编、参与等工作。

档案编研的流程是：档案管理部门人员填报“新建编研课题” 档案管理部门领导审核 档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。

3 结束语

中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台，赢得了广大单位用户的好评。

参考文献：

[1] 邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).

[2] 马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).

[3] 赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).

[4] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.