人事档案转递办法
人事档案转递办法范文第1篇
【关键词】规范；员工；档案管理；提升员工素质
随着人力资源的学历教育与社会培训的进一步推广与加强，社会经济的日益多样化与不断的发展，企业对人力资源的需求也在不断的增加，企业员工进一步的增加，为了规范管理本企业的员工，促进企业员工合理分配，建立和规范企业员工档案管理，以提高人力资源的使用效益与合理流动。
一、新员工的档案管理
（一）学历教育毕业后初次参加工作的员工的档案管理
1、填写新员工的入职申请表
新聘用员工报到应到人事部门办理以下手续：（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续。
2、签署劳动合同及确定试用时间
新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。
（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。
3、接收从学历教育学校转来的员工档案并进行登记管理
（二）从本企业以外的单位调入的员工的档案管理
1、填写新员工的入职申请表
（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续；（6）与原单位解除劳动关系的证明文件。
2、签署劳动合同及确定试用时间
新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。
（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。
3、接收从其他单位转来的员工档案并进行整理归类
凡新入公司员工，在办理进入公司手续后，由人力资源部对应归档的材料做好累积工作，并及时整理装订进入员工档案袋。
二、转正后的员工档案管理
为规范公司员工的转正程序，做到既有章可循又保证转正考核流程的良好实施，特规定：转正员工的人事档案初级建立必须具备：员工登记表、身份证复印件、学历证复印件、员工转正申请表、员工转正考核鉴定表、员工转正通知书、劳动合同书。员工必须具备以上档案内容、人事部方可为其建立企业员工人事档案，缺以上任何一项者将影响转正。
人事处负责公司人员的转正手续的办理、审核并通知财务对转正人员做出薪资待遇标准的调整。相关部门负责新入职人员试用期间对其进行在岗培训及转正人员的初步审核。符合转正条件的员工需提前一周到人事处领取《员工转正申请表》并认真填写，报于部门负责人审核，部门负责人全面了解试用期内员工工作情况及需求，如实评价员工的个人鉴定，指出员工的缺点与不足，并提出改善建议并签署是否同意转正的意见。转正材料签批后转人事处，由人事处审核并提交符合规定的转正人员信息给财务部以调整员工薪资用。
各种任免、出国、离退休等材料办理完毕后，各种奖励、处分材料报批后，入党、入团材料在批准转正后，由各主管部门及时向档案管理员移交归档。
（一）分类别、分部门进行对档案进行管理
档案管理员应对管理档案及时进行更新、存档、维护，以确保人事档案的可追溯性。员工人事档案由人事部专人负责保管、整理。任何人不得以任何名义私自查阅人事档案资料。因特殊原因需查阅档案时，必须经人事处及分管领导批准，并登记查阅原因说明，方可查阅。档案保管员只给其提供与查阅原因相关部分的档案内容。查阅档案人对被查阅档案资料负保密责任。
（二）转递人事档案注意做好保密工作
转递人事档案时，必须按照规定格式严密包装，贴牢封条并加盖密封章，按人事档案转递通知单项目认真进行发文登记，通过机要交通转递，并要求经办人签字。转递出本公司的档案，若一个月没有收到回执，经办人要及时查询，以防丢失。转递人事档案材料通知单分为通知单及通知单存根，寄出时用复写纸填写，收到回执后，将回执贴于存根回执处，并做相应登记。人事档案正式转出时，必须在档案目录上及时注明寄出时间、地点、单位及经办人。
（三）临时人员寄存的档案管理（代管档案管理）
员工离职时均不允许带走个人人事档案，离职员工档案在离职满三年后，在与企业无任何纠纷条件下经本人同意后销毁或寄还本人。
三、加强档案管理对企业人才合理管理与流动的好处与作用
（一）有利于企业内部人力资源发挥效益
企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。
（二）企业人事档案管理对企业的重要性
企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。
（三）企业人事档案管理对个人的重要性
对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。
（四）改进档案管理的传统模式，为企业生产建设服务。人力资源档案管理，必须适应现代企业管理的要求，积极扩展管理职能，利用现代计算机技术与现代信息技术，使人力资源档案管理工作真正适应企业地发展需要，为企业的生产建设提供有力的坚强保障。现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。
1.利用现代化的管理技术和管理方法
充分利用现代化的管理手段为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。
2.健全管理体制，保证人事档案的真实性
企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。
3.加强人事档案管理队伍建设
管理队伍是企业发展的核心力量，档案管理队伍的建设也同样具有重要的作用。高素质的档案管理队伍，不但是人事档案管理自身的需要，也是企业人事制度改革的重要任务。企业的人事管理队伍应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系。从大的方面来讲，企业人事档案管理人员应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件，及时掌握党的方针政策；从小的方面来讲，人事档案管理人员应该熟悉相关的人事管理工作业务，熟练掌握工作流程和现代化的管理技术，进而保证人事档案队伍的整体素质。
新时期加强企业的人事档案管理，不但是企业内部人事管理的需要，也是企业谋求长期发展，提高核心竞争力的需要。加强企业的人事档案管理不但要意识到管理中的缺陷，还要正视这种缺陷，并采取积极的措施来克制这种缺陷，进而使人事档案管理完善化和科学化。
参考文献：
[1]四川路桥通锦房地产开发有限公司人力资源管理制度汇编.
人事档案转递办法范文第2篇
根据近十年来医院人事档案管理的实践，笔者就医院流动人员人事档案管理出现的一些新问题谈一些看法。
1.1档案移交不及时:已辞职、辞退、待来大中专毕业生、解除劳动合同等流动人员的人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。
1.2“弃档”现象较严重:
1.2.1人事档案作用逐步淡化，医院在聘用专业技术人员时往往只是注重能力，不在意其历史档案。
1.2.2人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾组织是否同意，一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档，忽视其原有档案的真实性。
1.2.3人事代理费普遍过高，也是导致“弃档”的原因。
1.3档案管理不规范:有的单位对档案的作用缺乏足够的认识，所用档案负责人员管理不规范，责任心不强，考核、档案工资晋升、评定机制不健全，不注意平时材料的形成，导致档案材料缺失，给当事人出国政审、职称评定、组织考核、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。
1.4人事代理缺少特色服务:目前大部分地方人事代理还处在单一服务阶段，在很多业务领域里还是空白，只有条文条款缺乏实际行动，缺少个性化、专业化的服务，无法满足社会和个人的发展需要。
1.5档案管理队伍建设有待加强:档案管理人员业务培训机制尚未健全，部分单位档案管理人员变化较大，流动性强，频繁的人员变更对人事档案管理业务不熟悉，有待加大对档案管理人员的培训力度及定岗规则。
2加强医院流动人员人事档案管理的对策
为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。
2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。
2.2 完善流动人员人事档案管理政策法规
2.2.1对过去不合时宜，制约人事档案管理方面的政策加以完善，建立全国统一的法律法规，杜绝各地区各部门各自为政的现象，以适应我国经济社会的发展需要。
2.2.2加强对企事业单位人事档案管理的力度，规范对人才中介机构的管理，不准民营和合资人才中介机构从事人事代理和人事档案管理以及人事调动业务，促进我国人才中介机构的健康发展。
2.3创新人事服务形式:
2.3.1人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考.评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。
2.3.2要不断丰富人事档案的内容，提高人事档案的使用价值，经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求，树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。健全管理人事档案的机构，要在条件具备的地方成立人才服务机构档案管理部门，认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作，通过档案管理机构的规范化管理，促进流动人员人事档案管理朝着科学化、制度化和规范化方向发展。
2.4各有关部门应重视流动人员人事档案的转递:
2.4.1人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流人员原单位办理档案转递手续，原单位必须保证档案资料完整齐全，不得扣留材料或分批转出，不得为难流动人员办理档案转递手续。
2.4.2流动人员人事档案转递，应通过机要交通或专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。
人事档案转递办法范文第3篇
干部人事档案管理办法第一章 总 则
第一条 为规范管委会系统的人事档案管理，有效地保护和利用好人事档案，根据《中华人民共和国档案法》和有关干部、职工档案管理规定，结合管委会实际，特制订本办法。
第二条 人事档案管理工作，必须严格贯彻执行国家、省、市、有关档案、保密的法律、法规和制度，确保人事档案的完整和安全。
第二章 人事档案管理范围
第三条 劳动人事处负责统一管理管委会机关、直属事业单位在编干部职工的人事档案以及所属企业领导班子成员(总经理、副总经理、总经理助理、办公室主任、人事经理、财务经理)的档案;所属企业其他干部职工的人事档案由各企业人事部门管理。严禁私自保存档案。
第四条 干部职工辞职、退职、被辞退、被除名等，其档案原则上转至市人才交流服务中心。
第五条 人事档案管理人员的档案，由劳动人事处处长指定专人保管。
第六条 干部职工出国不归、失踪、死亡后，其档案由劳动人事处封存。
第三章 人事档案收集、鉴别和归档
第七条 人事档案要注意收集有关干部职工在工作学习中形成的反映其德、能、勤、绩的材料，并及时归档，不断充实档案内容。收集归档的范围主要包括：
(一)干部职工调配(复转军人安置)、任免、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表(如干部履历表、履历书、职工登记表等)、任免呈报表(包括上报的考察材料等)、鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料、退(离)休审批表和军队复转军人审批表;
(二)录用和聘用干部职工工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部职工合同书、政审(考核)材料、续聘审批表、解聘辞退材料等;
(三)办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料;
(四)参加党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会等会议形成的代表登记表及当选为委员的简历、政绩材料;
(五)办理干部职工工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料;
(六)国民教育、成人教育和干部职工培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩表、毕业登记表、授学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料;
(七)评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务(职称)审批表;
(八)更改姓名、民族、年龄、国籍、加入党派时间，参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料;
(九)党团组织建设中形成的材料;
(十)干部、职工审查工作中形成的材料;
(十一)表彰奖励活动中形成的材料;
(十二)组织上布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定等材料;
(十三)纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定(免予处分的意见)、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料、通报批评材料;
(十四)干部职工的创造发明、科研成果、著作、译著、重大有影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等目录;
(十五)体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残，确定残废等级的材料;
(十六)其他可供组织参考的有保存价值的材料。
第八条 对于搜集的材料，必须进行认真的鉴别。属于归档材料必须符合下列要求：
(一)必须是办理完毕的正式文件材料，且系原件(复印件不得为凭);
(二)必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间;
(三)必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章;组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字(本人见面后未签字的由组织注明);任免呈报表(包括上报的考察材料)和录用聘用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号;出国、出境审批表，要注明出国(境)和返回的时间及出国(境)的目的;
(四)档案材料须统一使用十六开规格的办公用纸，且须用钢笔(或毛笔)和碳素墨水(或蓝黑墨水)书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第九条 归档材料的收集方法和程序：
(一)形成人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送劳动人事处归档，所属企业送本企业人事部门归档。
(二) 劳动人事处要经常了解和掌握形成人事档案材料来源的信息，沟通渠道，建立联系制度，及时向形成材料的部门收集应归档的材料。
(三) 劳动人事处发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送有关材料或补办有关手续，形成材料的部门应按规定认真办理。
(四) 劳动人事处应根据干部职工的人事任免、工资变动通知，及时将其职务变动和工资变动的情况记载入档案。
第四章 人事档案保管与保护
第十条 对人事档案，应遵循安全保密、易于查找的原则进行严密科学的保管。
第十一条 人事档案的保管与保护由人事档案管理员负责。要求必须具有较高的政治素质和思想素质，较强的事业心和责任感，必须是中共党员;同时要求其在工作中能坚持原则，严格按照有关档案管理规章制度办事，不擅自向他人提供档案或泄露档案内容。
第十二条 人事档案应放入专用铁皮卷柜内保管，并注意做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光和防高温等安全措施。同时应保持房间内的清洁和适宜温、湿度。
第十三条 建立登记和统计制度。认真做好人事档案的转出、转入、借阅、转递、索引登记，每年应全面核对一次人事档案，发现问题及时解决。
第五章 人事档案的查阅、借用与转递
第十四条 因工作需要查阅和借阅人事档案，须遵守下列规定：
(一)查阅单位应填写《查阅人事档案审批表》，并按查阅人事档案的规定办理审批手续。
(二)凡查阅人事档案，利用单位须派中共党员干部二人以上到办综合处查阅。
(三)人事档案一般不外借,如必须借出使用时，要说明理由,经管委会分管领导批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。
(四)任何个人不得借阅和借用本人及其直系亲属的档案。
(五)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违纪者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
(六)借阅、查询档案的单位和个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。确因工作需要从档案中取证的须事先获得管委会分管领导批准。
第十五条 干部职工工作调动(或因职务变动调离)后应及时将其人事档案转给新的主管单位。转递档案应遵守下列规定：
(一)人事档案通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部、职工本人自带。
(二)县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门，可以直接转递人事档案。市内接转档案要严格按规定执行，无人事权的单位一律不得转接档案。
(三)转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
(四)转递档案必须按统一规定的《人事档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封。
(五)收到档案、经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。
干部人事档案主要作用依据作用
由于干部人事档案内容客观地反映干部的各个方面的情况，是干部德、能、勤、绩等情况的综合记录。所以，干部人事档案是组织人事部门全面地考察了解和正确选拔、使用人才的重要依据。
人事档案转递办法范文第4篇
乙方：
丙方： (毕业生毕业学校就业管理部门)
****高等学校毕业生就业指导中心(以下简称甲方)是********高校毕业生就业主管部门(以下简称乙方)********于 年 月毕业于*********(院校)*******专业，是 省 市 县(市、区)生源。甲方与乙方和丙方(毕业生毕业学校就业管理部门)根据教育部及 省(市)关于高校毕业生可申请暂缓两年就业的有关规定及乙方的申请，就乙方暂缓两年就业事宜，经协商，达成如下协议：
一、乙方暂缓就业时间为 年 月 日至 年 月 日。
二、暂缓就业期限内，乙方的档案委托甲方保管，乙方须将有效联系地址及电话通知甲方;乙方的户口(入学时户口未迁入学校的按有关规定办理)及党团关系及材料按规定保留在丙方，丙方负责提供用人单位所需乙方在校期间或在暂缓就业期间行为表现等鉴定材料。
三、暂缓就业期限内，乙方应每月一次向丙方所在院系汇报有关情况，党员要交思想汇报，参加组织生活。乙方可以参加丙方举办的各种类型的招聘活动，获取用人单位的需求信息，与用人单位进行双向选择，以及获取丙方提供有关就业的其他服务。
四、暂缓就业期限内，如乙方需要升学(出国留学除外)或报考公务员时，甲方负责为乙方出具与升学有关的和报考公务员有关的证明，乙方须持本协议书及毕业证到甲方办理;如乙方需办理《失业证》、《结婚证》、《计划生育证》或申请出国留学等手续，必须终止本协议，将档案、户口及其关系转回生源地毕业生就业主管部门，由生源地按相关规定办理相关手续。
五、暂缓就业期限内，乙方回生源地就业的，凭本协议书到甲方办理派遣手续;乙方在非生源地落实就业单位的，凭本协议及当地毕业生就业主管部门接收证明到甲方办理派遣手续。
六、暂缓就业期限内，乙方在非生源地落实单位或回生源地就业经批准办理了派遣手续的，凭报到证及本协议书到甲方办理档案转递手续。甲方在五个工作日将乙方档案交由机要部门转递(特殊情况除外)，如乙方未交回转递资料而造成档案转递延误，由乙方承担一切责任。
七、暂缓就业期限届满时，如乙方尚未落实就业单位，必须在暂缓期限届满后的十天内，到甲方办理派遣回生源地和档案转递回生源地毕业生就业主管部门手续，并到丙方办理户口迁出及党、团组织关系转出手续。若协议到期时乙方不办理，甲方有权将档案转回乙方生源地地级市毕业生就业主管部门，并将报到证交由丙方，由丙方连同户口、党团关系一并寄回生源地，一切后果由乙方承担。
八、暂缓就业期限内，乙方必须严格遵守法规法纪，如果乙方有违法违纪以及民事纠纷、劳务纠纷、债权债务纠纷等，所引起的法律责任及后果由乙方自行承担，与甲、丙方无关。乙方被劳动教养或犯罪被追究刑事责任的，甲方有权取消其暂缓就业资格，将乙方档案转回生源地级市毕业生就业主管部门，户口关系和党组织关系及材料按本协议第七条中关于未落实单位毕业生的规定办理。暂缓就业期间，医疗费用、人身意外伤害费用由乙方个人承担。
九、本协议书一式三份，甲方委托丙方签署，甲、乙、丙三方各执一份。协议书自丙方将本协议书及乙方档案在规定时间内移交给甲方之日起生效(档案未到甲方，此协议无效)。
甲方签章： 丙方签章：
联系地址： 联系地址：
邮政编码： 邮政编码：
年 月 日 年 月 日
乙方签章：
联系电话：
家庭地址：
邮政编码：
人事档案转递办法范文第5篇
二、暂缓就业期限内，毕业生的档案委托省就业指导中心保管，毕业生须将有效联系地址及电话通知省就业指导中心；毕业生的户口(入学时户口未迁入学校的按《关于做好普通高等学校学生户籍管理工作的通知》(粤教毕[XX]10号)有关规定办理)及党团关系及材料按规定保留在学校就业管理部门，学校就业管理部门负责提供用人单位所需毕业生在校期间或在暂缓就业期间行为表现等鉴定材料。
三、暂缓就业期限内，毕业生应每月一次向学校就业管理部门所在院系汇报有关情况，党员要交思想汇报，参加组织生活。毕业生可以参加学校就业管理部门举办的各种类型的招聘活动，获取用人单位的需求信息，与用人单位进行双向选择，以及获取学校就业管理部门提供有关就业的其他服务。
四、暂缓就业期限内，如毕业生需要升学(出国留学除外)或报考公务员时，省就业指导中心负责为毕业生出具与升学有关的和报考公务员有关的证明，毕业生须持本协议书及毕业证到省就业指导中心办理；如毕业生需办理《失业证》、《结婚证》、《计划生育证》或申请出国留学等手续，必须终止本协议，将档案、户口及其关系转回生源地毕业生就业主管部门，由生源地按相关规定办理相关手续。
五、暂缓就业期限内，毕业生回生源地就业的，凭本协议书到省就业指导中心办理派遣手续；毕业生在非生源地落实就业单位的，凭本协议书及当地毕业生就业主管部门或省直及中央驻粤单位接收证明到省就业指导中心办理派遣手续。
六、暂缓就业期限内，毕业生在非生源地落实单位或回生源地就业经批准办理了派遣手续的，凭报到证及本协议书到省就业指导中心办理档案转递手续。省就业指导中心在五个工作日将毕业生档案交由机要部门转递(特殊情况除外)，如毕业生未交回转递资料而造成档案转递延误，由毕业生承担一切责任。毕业生在联系用人单位时，如对方提出调档查阅的，广州地区的用人单位请毕业生通知用人单位到省就业指导中心审阅；广州以外地区的用人单位毕业生可凭本协议书及当地毕业生就业主管部门调档证明到省就业指导中心办理借档审阅手续。(注：借档要在一个月内归还，逾期不还视为放弃本协议，省就业指导中心有权作出适当处理，一切后果由毕业生承担。)
人事档案转递办法范文第6篇
论文关键词：供电企业；人事档案；动态管理
人事档案关系职工的切身利益，供电企业作为世界五百强的国企也不例外。随着社会的发展和技术的进步，特别是我国社会主义市场体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，亟待加以解决。随着人力资源集约化管理的要求，供电企业加强了人力资源管控系统和ERP系统的建设，传统的人事档案管理工作跟现代企业管理有一定脱节，尤其是在动态管理方面，建立现代企业人事档案的管理模式势在必行。
一、传统人事档案管理存在的问题
1.人事档案的分类变化
供电企业现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。现人事档案管理依照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行，人事档案分为干部人事档案和职工人事档案两类管理，沿袭的是身份管理。现状是供电企业已从身份管理改为岗位管理，即管理岗位和非管理岗位。国家也没有针对企业出台完善的人事档案管理办法，现有的管理模式显然已经不适应现在的形势，存在脱节现象。
2.人事档案材料尺寸标准变化
《干部人事档案管理办法》及相关标准规定，人事档案材料大尺寸都采用十六开的规格。随着社会的进步，公文的尺寸都有了很大的改变，一般的文件、申报材料等都改用了A4的尺寸。如供电企业现有职称评审表、劳动合同书、原始学历材料等。人事档案管理办法却没有进行相应的修订，造成材料处理上很多不必要的麻烦。既损坏了材料的原始完整性，又大大增加了人事档案整理的工作量。
3.人事档案材料审核标准变化
传统的人事档案审核标准鉴于多年没有调整，有些标准已经跟不上新的时代要求。如后续函授教育方面，现大多数学校报名均采用网络报名的方式，在学籍档案材料中不存放考生报名登记表，同以往的人工报名方式有较大区别。随着学习形式的多样化，学籍材料也随之有了变化，如网络教育、自学考试等，而一味的套用原有的人事档案审核标准显然已经不能适应要求。
4.纸质人事档案同电子档案信息不匹配
随着科技的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机手段管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和ERP系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而ERP系统没有维护到位、ERP系统有信息而人事档案纸质材料短缺等现象，动态管理工作水平有待于进一步提高。
5.员工对人事档案认识程度变化
1998年以前，供电企业员工的离退休管理由电力系统办理，从实际工作情况出发可以认定员工的某些事实情况，一定程度上较为忽略员工人事档案的完整性。自从供电企业纳入社会养老保险统筹之后，离退休人员的审批由地方养老保险中心办理，所有的信息要依据人事档案进行确认。人事档案的规范与否直接影响到员工养老金的待遇高低，其重要性越来越凸显。虽然近年来员工对人事档案的重视程度有了较大的提高，但有很多员工依旧没有摆脱以往的观念，认为人事档案没有什么用处，抱着侥幸的态度，心存靠企业吃企业的思想，没有真正认识到人事档案的重要性。
二、加强人事档案动态管理的措施
1.改变人事档案的分类管理
结合供电企业管理现状，在国家规范的职工人事档案标准没有出台以前，笔者认为可以有两种分类办法。一是供电企业可以将科级干部人事档案按照中组部颁发的《干部人事档案管理办法》规范，归为领导干部（科级及以上）类、一般员工类。二是分为三类，即领导干部类、一般管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守《干部人事档案管理办法》执行，其他人员人事档案管理参照执行。
2.规范人事档案入档材料的尺寸
从最大程度上保存人事档案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事档案材料等因素出发，笔者建议人事档案材料的处理可以分为两种情况处理：按照旧标准已经整理和规范的人事档案可以按照以往的尺寸要求（十六开）进行处理材料，新建人事档案可以按照A4尺寸进行整理和规范。
3.加强纸质档案同信息系统电子档案同步管理
供电企业目前人资管理一般采用人力资源管控系统和ERP系统，两个系统均采集了人员的基础信息，要做到纸质档案同电子档案同步管理，必须从完善人力资源制度和流程管理出发，处理好人事档案管理各个环节的关系，加强过程管理。
（1）完善制度建设和流程管理。供电企业人力资源管理一般分为干部管理、职称管理、合同管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位，人资管控系统和ERP系统的基础信息基本涉及全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致，必须建立完善的制度和流程，明确各个环节各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其余每个岗位都联系紧密不可分割，从中起到纽带的作用，否则实现纸质档案和电子档案同步动态管理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要及时维护信息，规定在一定时间内必须将相应的干部任命审批表及考察报告等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要及时维护信息，同时将相应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动合同管理岗位在劳动合同签订后要及时维护信息，同时将相应的劳动合同书递交人事档案管理岗位等。
（2）收集纸质档案和ERP系统信息维护互为促进。及时收集材料是使档案内容常新的必要手段，ERP系统信息及时维护是保证基础信息分析质量的关键。人事档案材料的形成来源，可以是一级组织，一个部门或者一个人。收集鉴别就是去芜存真，保证材料完整性、真实性的重要过程。将两个环节紧密结合，收集纸质档案材料的同时确认ERP系统是否维护信息，确保不出现有材料系统没有维护的现象。ERP系统维护信息的同时要依据材料准确维护，严禁空穴来风，发生没有纸质材料却有电子信息的情况。两者相互制约，相互促进，才能真正实现同步。
（3）人事档案管理环节和ERP信息系统紧密联系。人事档案整理同ERP信息核查联系。整理归档是材料有规律结合转化为档案的过程。对收集鉴别后的材料和档案，按统一规格要求和方法步骤进行加工整理，按标准进行分类。这不仅是每本档案内容完整、条理化的过程，也是每一类档案实用、系统化的过程，同时是对ERP系统信息的再一次核查过程，为人事档案的动态管理和信息系统的及时更新奠定基础。
人事档案利用同ERP系统人员变化联系。人事档案在规范管理的基础上要能及时准确地提供利用，避免利用工作中档案的损坏与流失，随时保持档案管理与ERP信息系统人数相一致。随着企业人员的配置流动及自然增减（死亡、退休等）要及时转递转移档案。包括做好转递原因的登记与保管，如：新分配人员的名册表、调动人员的调令等；还要包括健全的转递手续，如：转递证明、回执签字、审核登记、死亡与解除档案的登记等，确保转递档案的安全与到位。确保做到有人就有档，ERP系统信息有据可查。
人事档案规章制度同ERP系统管理制度联系。人事档案管理要进一步健全包括查阅、借阅、收集、鉴别、校对、利用、转递、保管、保密等一系列管理规章制度。制定人事档案各项规章制度时要同ERP系统管理制度紧密结合，用制度认真规范人事档案和ERP系统信息维护管理环节的工作，保证落实与实施更加科学的管理。
4.加强人事档案重要性的宣传
人事档案转递办法范文第7篇
关键词：云南 林业职业技术学院 人事电子档案 存在问题 解决措施
电子档案，是指通过计算机、移动硬盘、存储光盘等设备进行存储，与纸质档案相互对应、相互关联的通用电子图像文件集合，以案或卷为单位。2013年以来，学院人事处借助《电子档案系统》构建学院人事档案花名册、目录，通过扫描或拍照把纸质人事档案转化为为PDF格式，存储到电脑和光盘中，建立干部职工人事电子档案，有效地为学院人事科学化管理奠定基础。
一、人事电子档案的优点
人事电子档案具有传统纸质档案人工管理无法比拟的优点：检索方便、查找快捷、操作简单、信息量大、保密性好、寿命延长、成本降低;还可以使工作人员从繁重的传统纸质档案的手工管理中解脱出来，提高人事档案管理的工作效率。具体来讲，有四个方面：
1.检索方便快捷，工作效率提高。
不需要翻动纸质档案逐条查找，直接通过计算机设备，方便快捷地检索查阅到所需要的相关档案资料，减少了查阅时间，精准快速地查询到结果，大大提高了工作效率。学院人事电子档案的建成，可以使工作人员从纸质档案传统的手工编目和查询工作中解放出来。这将会推动学院人事工作的发展，使人事档案管理再上一个新台阶。
2.信息利用有效，资源实现共享
纸质人事档案通常只有唯一一份，使用时只能是规定的人员在规定的地方进行，同一档案信息只要有人使用，其他人无法同时利用;人事电子档案可以实现异地、实时为多个需要者提供同一份电子档案信息，打破了传统利用方式和时间空间局限，实现人事档案信息共享，提升了人事档案信息利用服务的高效性。
3.促进档案实体保护，保密性能增强
纸制人事档案查阅不方便，查阅过程中易脏、易碎、易破损、易污染、易丢失、易更改、易调换、易销毁、难恢复，安全性、保密性差;电子档案可以弥补以上所有不足，档案人员可以利用电子档案直接查询档案信息，同进可以通过终端权限浏览，有效的保护了纸质档案和程度，对档案实体起到保护作用和物理隔离，增强了档案保密性能。
4.节约档案占用空间，丰富档案管理体系
人事电子档案的储存形式为计算机、移动硬盘、光盘等，都具备存储容量大、密度大、信息量多、记录和运行速度快等特点，节约占用空间，其管理方式与传统的纸质人事档案相通，人事电子档案的建成，丰富了学院人事档案管理体系，为传统人事档案利用开辟新道路。
二、云南林业职业技术学院人事电子档案建设中存在问题
1.档案材料不齐全、手续不完备
根据《干部档案工作条例》，要求所收集的干部人事档案材料必须经过认真的鉴别，材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备;需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案[1];原要求必须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝墨水笔和复写纸书写[1]，2014年后可以使用A4规格用纸。在整理教职工档案制作电子档案过程中，发现档案中有缺失职称审批表、干部任免呈报表和提拔任用考察材料、工资改革套改表和晋级表等材料，有的没有招工材料或以工代干审批表;有的干部履历表或登记表等材料的手续不完备，应由组织审查盖章或本人签字的未盖公章或未签字;收集的材料纸张大小不一，或为追求纸张严格16K纸大小，裁剪不断导致材料缺损;或是字迹书写不规范、潦草不清，或是用蓝笔和红笔书写;年月日填写不规范，有的材料上只写月日不写年，有的月份填农历，有的月份填公历，有的甚至不填时间等问题;有的履职考核材料是张三的，却装入了李四的档案卷里。究其原因，一是人事档案管理制度不严，形成材料的部门或单位未及时或不将材料移交归档;二是档案工作人员工作不够认真细致，没能对归档的材料仔细加以鉴别处理;三是人事档案管理宣传不够，很多部门和教职工个人对档案材料规定缺乏基本的了解。
2.档案材料分类不精准、制成时间认定有误
按照《干部档案整理工作细则》的要求，一卷人事档案分为十个大类，分别为：第一类履历材料，第二类自传材料，第三类鉴定、考核、考察材料，第四类学历和评聘专业技术职务材料，第五类政治历史情况的审查材料，第六类参加中国共党、共青团及派的材料，第七类奖励材料，第八类处分材料，第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料，第十类其他可供组织上参考的材料[1]。可见现行的档案分类标准清晰明确，收集的档案材料也很标准，出现分类不准确的情况相对较少，但是由于学院人事档案工作人员变动频繁，且多为兼职人员，因业务不熟练，有时出现将材料分错的情况，常见的分类错误如：历史问题核查材料、个人申请、群众意见或证明材料、组织意见等，毕业生登记表、干部简历表等以鉴定为主的材料，军队转业干部的《履历书》，干部职工的个人总结或检查等。工作中还容易出现对材料份数、页码的计算错误及材料制成时间的认定错误等问题。2. 3.档案查阅不按程序、不闻不问或是要求私自查阅
干部职工人事档案利用工作是学院人事处根据利用工作需要，遵循规定的审批程序，提供干部职工人事档案查阅、借用或提供有关人员情况和证明、证据材料的工作。保管人事档案的终极目的是提供利用，方便工作查询，为人事工作和其他相关工作提供依据和服务。每个干部职工都知道学院人事处有自己的一份人事档案，但是档案里的内容是什么不了解;什么资料信息可以通过查询档案获取，什么途径查，怎么查，对查档人员有什么要求不清楚。所以出现两种极端，要么不闻不问，对合理正当的查阅要求不会提;要么不走程序，不守规定，不办手续，不经审批，自己缺毕业证书复印件或职称证复印件了，直接要求档案工作人员从人事档案中复印获取，或是要求给自己查看自己的或是亲属的档案。这就违反了“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”[1]规定。
4.档案材料转递及时性不够、手续不规范
干部职工人事档案的转递工作，是由干部职工人事变动的流动性导致的，是人事档案管理部门之间、人事档案管理部门与形成档案材料的单位或者部门之间、与利用人事档案部门之间转出和接收干部职工人事档案或档案材料的活动，是干部职工人事档案工作中的一项经常性业务工作。根据管理规定，干部职务变动后应及时将档案转给新的主管单位[1]，如学院正科级干部提拔任用为副处级干部，或是正处级干部经提拔任用为副厅级干部时，接到任免通知后，要按照干管权限要及时将档案传递给上级人事主管单位档案管理部门或是省委组织部人事档案管理部门;另外干部职工工作调动、离职提高学历学习、进修培训、辞（退职）、解除劳动合同、军队干部转业到地方安置等，人事档案管理部门也要在接到有关调动通知或完结审批后，及时办理完有关档案的转递工作。转递前，对拟转递档案认真整理装订，不得扣留材料或分批转出，要详细填写《转递档案材料通知单》;接收人接到档案后检查档案的齐全程度和整理情况，在《转递单》回执上签字盖章并及时退回回执，逾期一个月未退回者，要联系催问，以防档案丢失;档案材料必须通过专人送取或走机要交通，不准邮寄或交本人自带[1]。学院档案实际工作中出现个别干部档案遗失，是否传递出去没有痕迹，留存学院档案不完整情况，也出现干部职工调入或调出几个月档案没有传递的情况，还有教职工辞职或出国进修不返回学院自动离职，档案没有转出的现象;时间一久、工作部门或单位撤销合并、档案管理人员变化等等，使成为无头档案;还有档案传递中图省事、方便，让本人自己来取（送）档案、接到档案后未及时退回执、转出转入的档案没按要求进行整理等问题。
5.纸质档案材料黄旧，导致电子档案清晰度不高
有的纸质档案材料因为年代久远，或者因为保管不善，纸质材料发黄、回潮，字迹模糊不清，有的是书写笔迹过于潦草，难于辨认。通过扫描或拍照后，电子档案质量不高，清晰度不好，可辨别性较差。
三、解决措施
1.严格执行归档制度，认真收集档案材料
因为学院办学过程中三易校址两度停办，人员构成非常复杂，尤其40岁以上的中老年教职工，有的是参加工作就在学院，有的是在行政机关（公务员单位或参公管理单位）参加工作，后期调入学院，有的是在企业参加工作，后期调入学院，还有的先在行政机关参加工作，后调入企业，再从企业调入学院等等。所以学院干部职工人事档案材料的形成非常复杂，有事业单位的，有企业单位的，有行政机关的，并且形成时间不固定，材料内容不统一，给收集整理工作增加很大难度。因此，我们必须按照管理规定，严格执行归档制度，认真鉴别材料、收集归档、索取催要、收集登记、严格把关，使收集的材料全面、真实、准确;对送交材料不符合要求的，要及时通知形成材料部门或单位，补送材料或补办手续，使收集工作的制度化、规范化得以保证和实施。
2.畅通收集渠道，建立收集网络平台
人事档案管理部门要定期开展人事档案专项清理工作，检查规范档案材料收集的科学性和规范化，同时要经常开展人事档案材料收集的宣传培训活动，使干部职工对人事档案工作有基本的了解，具备一定的档案意识，知道人事档案内容与人事管理工作的关系和意义，清析个人档案的形成过程和保存了什么材料，再通过检查指导等形式，提高各部门及个人对人事档案材料收集业务的熟悉程度和责任心，电能收集档案材料渠道，建立方便高效的材料收集网络平台。
3.建立档案管理制度，严格利用手续
要建立学院人事档案管理制度，制定《学院查阅干部职工档案审批表》，严格按照人事档案查阅规定，办理使用审批手续;在档案利用中，要明确是否提供和提供什么材料，严格遵守档案材料一般不外借的规定，如果必须借出使用，要及时说明理由并经主管领导批准，履行好登记审批的手续，规定归还期限和不得擅自外借;还应要求档案利用人员要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤销档案材料，更不得向任何人泄露或公布档案内容，也不得擅自复制档案内容，杜绝私人查档案现象的发生。要通过严格的档案收进转出制度和定期检查制度，及时查找问题，及时纠正处理失误，要求档案管理人员应及时、准确、规范地进行档案转递工作，杜绝档案材料错误或自带情况发生。
4.加强设备建设，提高操作人员业务技能
目前在学院人事档案扫描或拍照，主要依靠小型打（复）印一体机或者数码相机进行，会出现电子档案图像质量不高，曝光不够，清晰度不好，可辨别性较差等情况。一方面基于人事电子档案的优点和将来信息化管理的全面推进，有必要采购专业的档案扫描仪，提高档案扫描的效率，同时能够做到电子档案图像曝光度准确、高清晰度、高分辨率。另一方面，因纸质材料发黄、回潮、字迹模糊不清、书写笔迹潦草，导致电子图像难于辨认的情况，需加强对业务人员的技能培训，使用图像管理软件对电子图像的色调、曝光度、色阶等参数进行调整，对图像进行综合处理，使有用信息显示清晰，提高电子档案图像信息的可辨识性。
人事档案转递办法范文第8篇
为了适应新时期基层组织建设工作的需要，不断提高我市党员教育管理工作水平，使党员的档案管理工作进一步制度化、规范化，有效解决党员档案管理和入党积极分子管理工作中存在的问题，现就做好规范党员档案管理和建立入党积极分子档案工作有关问题通知如下：
一、关于规范党员档案管理工作
1、工作职责
具有审批接收新党员权限的基层党委应确定专人负责党员档案的管理工作，其职责是：负责保管党员档案，收集、鉴别和整理党员档案材料，办理党员档案的查阅、借用和转递手续，登记党员变动情况，为有关部门提供党员情况，做好党员档案的安全、保密、保护工作，调查研究、不断完善党员档案管理制度、提高党员档案管理工作水平等。
2、归档范围
(1)党员登记表；
(2)本人自传及属于自传性质的材料；
(3)入党志愿书；
(4)入党申请书；
(5)转正申请书；
(6)入党积极分子考察登记表；
(7)预备党员考察登记表；
(8)外调、政审材料；
(9)考察报告、思想汇报；
(10)团组织推荐材料；
(11)群众评议记录；
(12)计划生育证明；
(13)公示材料（含《发展党员公示情况登记表》）；
(14)党员参加党内培训、学习的登记表和有关情况；
(15)学历或任职情况材料（含专业技术职务）；
(16)出席各种代表会议登记表；
(17)科学技术发明材料；
(18)各种奖励审批表（授奖决定）和事迹材料；
(19)党员受党纪处分、处置材料，党组织取消处分、核实、复查党员历史的决定、调查报告、批复、结论等文字书面材料；
(20)民主评议党员材料；
(21)《党员管理服务手册》及其他可供组织上参考的材料。
3、管理办法
(1)公职人员及有人事档案的非公职人员，党员的档案材料归入本人的人事档案中。
(2)农村党员档案工作由乡镇党委负责实施和集中管理并接受市委组织部指导。以党员个人为立卷单元，实行一人一卷，一村一个流水号。采用活页夹式立卷，姓氏笔画排序。档案卷首设卷内目录，每村设一案卷目录，实行统一卷夹、卷盒，统一目录格式。对立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。复印件和针式打印机的材料不能存档。
(3)各基层党委每两年要对党员档案进行一次整理，以保持党员档案的完整。党员死亡或调出后，空缺的档案编码由新调入的或新发展的党员填补，以保持党员档案编码的连续性。
(4)要建立健全党员档案的定期收集整理制度、保密制度、借阅制度、定期核查制度、接转制度等工作制度，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗、防高温等工作。严禁任何人私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
4、查阅和借用
(1)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。党员档案的查阅须经党委主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，方可查阅，未经党组织批准，任何个人或组织不得查阅党员档案。上级党委、纪委因办案需要，持有关介绍信或证明材料，即可调、阅党员档案。
(2)档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经党委主管档案工作的领导批准，借用时必须履行登记手续，并应限期归还，本市范围内外借档案时间不得超过二天。
(3)党员个人不得查阅、借用或指定他人查、借本人及其直系亲属的党员档案。
(4)查阅档案必须严格保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
(5)因工作需要从档案中取证的，须请示党委主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
5、保管期限
党员死亡，被、除名、劝退、取消预备党员资格，其档案材料要归类独立存放并长期保留。
6、档案转递
(1)党员档案应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交党员本人自带。
(2)党员档案转递应由基层党委密封盖章。市内转递由双方基层党委负责档案管理人员当面交接，调出本市范围，根据实际情况，由市委组织部决定转递方式。
(3)转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。
(4)接转党员档案时，要办理接转手续。对转出的档案，必须统一使用“党员档案转递通知单”；收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问以防丢失。
二、关于建立入党积极分子档案工作
1、以基层党委为单位建立入党积极分子档案，由负责培养的各党支部具体管理。每位入党积极分子建立一份档案，按照档案袋封面上的目录，在发展入党前建档完毕，做到材料齐全，目录清晰。归档材料应包括入党申请书、自传、思想汇报材料、入党积极分子考察登记表、推优入党材料、参加培训材料、党支部综合政审材料、公示材料、计划生育证明等。
2、做好入党积极分子档案的管理工作。各基层党委应根据入党积极分子队伍情况，对入党积极分子进行登记造册，全面掌握入党积极分子基本情况，明确培养重点，制定培养计划，对入党积极分子进行动态管理。
3、要做好入党积极分子和预备党员的档案材料接转工作。对被确定为预备党员的入党积极分子的有关材料，要做好登记、接收工作，将其档案材料一并归入该党员档案。对培养期间调离本单位的，应填写好培养期内考察意见，一并发往新单位。对未被发展的申请入党的同志，党支部应认真地写出支部考察意见，并做好收存工作。
三、几点要求
1、各基层党委要加强对党员档案的规范化管理工作，对入党积极分子的建档工作予以高度重视，切实加强领导，指定思想素质好、责任心强的党员负责档案的管理工作。要为党员档案的保管提供充足的档案柜架和装具，提供安全场所和保管条件，确保档案的安全和保密。丢失党员档案或入党积极分子档案的责任人，要予以严肃处理。
2、要严格按照文件的要求，做好查漏补缺工作，所缺内容尽量搜集归档，使党员档案管理工作和入党积极分子建档工作步入规范化、制度化的轨道。