商务信函
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商务信函范文第1篇
商务英语信函（Business English Letter）是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及与商务有关的诸多领域。随着经济全球化和中国加入世界贸易组织，我国的涉外商务活动日益频繁，商务英语已经成为世界经济活动中必不可少的语言交际工具，作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务主要手段的商务信函得到越来越广泛的使用和普遍的重视。在世界经济和信息技术快速发展的时代，商务英语信函已经成为对外贸易不可或缺的重要组成部分，为双方的沟通交流搭起桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。鉴于商务英语信函的重要性，商务英语信函的写作就显得尤为重要。其中，礼貌是商务英语信函写作中要遵循的一个重要原则，可以说礼貌原则在商务英语信函写作中运用得恰当与否直接影响经济贸易与商业合作能否顺利进行。礼貌的商务英语信函可以促进人与人之间的交流，使人与人之间的关系更融洽，给对方愉悦的感觉而乐意采取合作的态度，带来无限商机。因此，对礼貌原则在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨是十分必要的。本文将探讨使商务英语信函礼貌得体的主要方法和技巧。
1.及时回复
在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首[1]。及时回复信函是尊重对方、展现我方良好职业道德的重要环节。如果对方没有在合理的时间内收到回函，就会认为我方无礼，问题、要求或建议没有得到应有的重视；或者认为我方故意回避或拖延，推卸责任，因而心存芥蒂，无形中破坏了双方关系，甚至会使双方的交易合作中断。尤其对于抱怨、索赔信函，更是要给予及时、迅速和明确的答复，若问题的出现确属自己的责任，应立即纠正并谋求解决的方法；若一时无法定论，也应先回复来函，告知对方正在调查，并表明一定会妥善处理的态度；即使遇到不合理的要求，也要冷静礼貌地指明。这样即使之前有某些误会，如果处理得当，反而会给对方留下办事认真、诚实可信的良好印象，从而继续保持友好的合作关系。
2.使用You attitude
商务信函应以收函人为中心，采用You attitude，设法理解和尊重客户的观点，从对方的角度看待和处理商务，并尽量满足对方的需要，这样显得更加真诚、有礼貌。如果一封商务信函处处为收函人的利益着想，这样无形中就缩短了双方心理上的距离，收函人也最有可能接受写函人的要求和建议，这就进一步缩小了双方的分歧，为促进双方的贸易起着积极的作用。比较下面两个句子：
A：We allow you 5% discount for cash payment.
B：You earn 5% discount when you pay cash.
A句是写函人站在自己的角度说的，意为现金付款的话，我方可打5%的折扣。言外之意，在一定条件下，我方可允诺你方某种优惠，主动权仍然在我方；而B句则显示出主动权在对方，更容易让对方接受。下面的例子同样表明，You attitude可使句子语气更加委婉客气，更加真诚有礼。
（1）We hope that in future you will establish your letters of credit exactly according to the terms and conditions of the relevant sales confirmation.By so doing you will not only save much trouble，but also help us facilitate shipment of your products.
我们希望将来贵方能完全按照相关销售确认书的条款开立信用证。这样，不仅可以省去许多麻烦，而且有助于我们及时装运你方所需货物。
（2）The following copies of shipping documents are enclosed so that you may find no trouble in taking delivery of the goods when they arrive.
随信寄上以下装运单据，以便货物抵达贵处时你方得以顺利提货。
（3）If you care to place an order with us any time in the future，you may be assured of the prompt attention.
无论将来什么时候，如果贵公司愿意订购我们的产品，我们保证会迅速办理。
3.多肯定，少否定
商务信函的语调应是积极合作的，因此，商务信函多采用乐观肯定语气，避免消极否定语气。乐观肯定的语气会给对方的心情带来愉悦和减少对方的挫折感，有助于发展双方的友谊和信任度，从而建立良好的生意伙伴关系；而消极否定的语气常给人不友好、不愉快的感觉，可能会激怒、伤害对方。相应的，商务信函应尽量使用积极的词汇，少用消极的词汇。积极正面的词语比消极的词语更具说服力，从而有助于达到交易的目的；而消极的词语给人一种否定的印象，甚至有指责对方之意，不利于与对方建立良好的贸易伙伴关系。比较下面两个句子：
A：We have to complain that you haven’t yet delivered the goods ordered a month ago.
一个月前订购的货物，你方尚未交货，我们不得不对此提出抱怨。
B：We greatly regret to say that you haven’t yet delivered the goods ordered a month ago.
非常遗憾，一个月前订购的货物，你方尚未交货。
A句直接对对方的未交货表示抱怨，透出一种责难的语气，比较生硬，因为还未了解对方未交货的原因，不排除确因客观原因无法交货的情况存在；B句则对对方的未交货表示遗憾，以此来提醒对方，虽无责备之词，但也会促使对方对此作出解释或采取措施进行弥补。后一种是商务英语信函中常常采用的方式，有助于双方合作关系的健康发展。又如：
（1）We thank you for your offer，but we regret that we are not in need of these goods.We will surely bear you in mind for future demand.
感谢贵方的报价，但遗憾的是，我公司目前不需要这些货物。我们会记住贵公司，并在将来有需要时接洽贵方。
（2）Thank you very much for your order，but we are sorry that we are fully occupied with contract orders.As it is the case，we have no other alternative but to decline your order of this time.But we look forward to your future favors and attention.
非常感谢贵方的订单，但我们很抱歉，我们目前的合同订单已满。鉴于此，我们不得不婉拒贵方订单，并期盼贵方今后的惠顾。
虽然与对方做不成生意，但这两个句子仍然真诚地表达出将来合作的期望。这种礼貌的拒绝、诚恳的态度、积极的期望会让对方很受用。
4.使用过去时
商务英语信函经常使用情态动词的过去式表示现在或将来的时间，从而使语气更加委婉。例如：
（1）We would remind you that the firm offer made by us last week is valid for one month from the date of our last letter.
我们提醒贵方，上周我方所发的实盘，自上封信所署日期起，有效期为1个月。
（2）We are giving you the first chance in view of your previous substantial orders，but we should appreciate a prompt reply.
鉴于你方以前的大量订货，特给予优先机会，但望贵方尽快答复。
（3）In view of the goods in great demand，we would advise in your interest that you accept our offer without any delay.
鉴于商品紧俏，为贵方着想，建议迅速接受我方报盘。
（4）We would ask you kindly to note our respective signatures given below.
惠请留意我们每个人在下面的签名。
5.恰当使用被动语态
在商务英语信函中，当无需交代动作的施动者或刻意避免提及动作施动者时，使用被动语态较合适，特别是当既要得体地传递涉及对方的失职或错误等负面信息，又要避免伤害感情、影响对方的工作积极性时，使用被动语态可以弱化责备的语气，避免语气咄咄逼人，引起对方不快。
（1）The price list was not enclosed in your letter.
价目表没有随函附上。
（2）Our offer will be withdrawn if not accepted within 14 days.
如果14天之内没有接受，我们将撤回发盘。
（3）Special terms will be allowed to customers who place trial orders before the end of May.
凡5月底前试订货的顾客，均可享受特别优惠条件。
（4）Shipment should be made before the end of this month，otherwise we are not able to catch the season.
月底前必须交货，否则就赶不上季节了。
6.使用条件句
条件句的使用会显得更礼貌，特别是在想向对方提出要求或建议时，使用条件句，可以委婉地说明自己的想法和观点。有时，使用非真实条件句，用虚拟肯定形式表示与事实相反的否定意义，可以达到委婉拒绝责任或抱怨的目的。如：
（1）If you are in a position to meet our demand，we shall place a large sum order from you.
如果你们能满足我们的需求，我们将向你们下大宗订单。
（2）If you can meet us half way，you will get the lot.
如果贵方同意让步，就可以得到这批货物。
（3）If you require an additional quantity，we shall be prepared to grant you a 1.5% discount.
若你方需要额外数量的订货，我们愿给予1.5%的折扣。
（4）If you had understood our letter of May 18，you would have done it correctly.
如果你方仔细看过我方5月18日的去函，就不会出错了。
7.使用虚拟语气
商务信函常用动词的虚拟式提出建议或请求，以使语气委婉含蓄，具有更多的磋商余地，这样更有利于在平等信任的基础上达成贸易协议。
（1）We should be grateful if you would kindly give us a price for printing.
如蒙告知所需印刷费用，我方将不胜感激。
（2）We would esteem it a favor if you would reply promptly.
如蒙迅速回复，我们将不胜感激。
（3）Should you be ready to reduce your price by，say 5%，we might conclude terms.
如果贵方愿意减价，比如5%，我们就可以成交。
（4）We propose that the consignment be sent by container service.
我们建议用集装箱运输这批货物。
8.使用礼貌句型
“We wish...”，“We hope...”，“We would like to...”，“Please...”，“Kindly…”，“We shall be glad/pleased/obliged...”，“We have pleasure in...”等句型常用来委婉地提出要求或表达意愿。疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地，特别是在表达不利消息的情况下，有利于缓和危机，效果更理想，如：“Will you…？”“Would you…？”表达歉意、遗憾时，常用以下句型：“We are sorry that...”“We regret that...”“It is regretful that...”“We are regretful that...”“We regret to say…”等等。
（1）We wish to place an order with you.
我方希望向你方订货。
（2）Kindly let us know on what terms you can supply the above goods.
请告诉我们，以什么样的交易条件你方能供应上述商品。
（3）We shall be obliged to have your quotation with the lowest possible prices CIF Hong Kong，in US dollar.
恳请贵公司对以下商品以美元报CIF香港最低价。
（4）We have pleasure in placing the following order with you，and hope you kindly send by fast freight.
非常高兴向贵方订购以下商品，并希望贵方尽快发货。
（5）Would you please ship the under-mentioned goods for delivery not later than May 31st？
请贵方装运下列货物，交货期不晚于5月31日。
（6）It is regretful that we have to decline your counter offer.
很遗憾，我方必须拒绝贵方的还盘。
在商务往来中，礼貌是树立良好商业形象、提高商业信誉、使商业合作顺利进行的锐器。当无法满足对方的要求或者因自己工作失误给对方造成不便和损失时，应真诚地向对方表示遗憾或道歉，并解释原因或积极采取措施设法解决。此时，以礼相待可以化解可能引起的不快和误解。当对对方的失误行为不满或对方来函言辞尖刻无礼时，也要心平气和地指明问题所在，以礼待非礼。此时，以礼相待则体现出豁达大度的胸襟，对方也可能因此而折服，对此更赞赏，更愿意建立贸易合作关系。由此可见，在商务信函中，礼貌有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与已有客户的业务关系，也有助于结交新的业务伙伴。因此，要写好商务英语信函，礼貌是不可忽视的重要原则。
参考文献：
[1]赵银德主编.外贸函电[M].北京：机械工业出版社，2006.
[2]戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].杭州：浙江大学出版社，2002.
商务信函范文第2篇
英文商务邀请信
invitation letter
dear sirs, it is our pleasure to invite your staff to come to japan for attending our business meeting which is going to be held from june 26th , XX until july 6th, XX. the invited person is: mr. name: mr. eldridge eric nicolas department: machinery electronic position: senior section manager considering his attendance is really important for us, hence your kind cooperation in preparing business visa for the above person that enable his to have visit japan is highly appreciated. sincerely yours, kunihiro yamauchi group leader global human resources group
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英文商务邀请信函
beth: sally, have you noticed that the people in our finance department are always so friendly sally: i have noticed that. why do you think they are so friendly beth: maybe its because they are surrounded by money all day! sally: thats possible! i wish i could join the finance department in our company. beth: why cant you sally: my numerical skills are just too bad. i failed mathematics at school, you know. sally: well, if you are no good at mathematics maybe you shouldnt work in the finance department. you could accidentally loose a lot of money. beth: you are always so wise sally. im glad to have you as a friend. sally: were a good team beth and we should always look out for each other.
英文商务邀请信函范文
dear sir or madam, nice to contact you !we are glad to know your name and address on the internet . here writing you with expectation of establishing business relationship . now we take this opportunity to introduce our company. our company was founded in xx(year). we have a very large international business with lots of countries.we are mainly produce all kinds of (product). if something is attracting ,please let us know, then we should send you the price sheet. after you confirm the price ,the samples also can be dispathed to you for thepurpose of examining the quality.hope our products meet your market. so that we can start our bbusiness relationship for mutual benefit. thanking you in advance and looking forward to having your kind views on our business cooperation proposal. your prompt reply would be highly appreciated waiting for your kindly reply.
英文商务邀请信范例
from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss16/1 subang jaya, 47500, selangor, malaysia
dear visa officer, we would be grateful if a business visa could be granted for china research institute of electronic engineering, to visit malaysia on monday february 15 through february 20, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of digital cctv surveillance solutions, access control system and security alarm system and other communication solutions. china research institute of electronic engineering is financially responsible for the applicants visit and undertakes to ensure that that he will abide by the rules and regulations of the malaysia sincerely, mr. samir senior vice president triple wave sdn. bhd
商务信函范文第3篇
关键词：英语商务信函；书写；策略
1 英语商务信函的写作意义
随着世界经济的快速发展和全球一体化进程的加速，英语商务信函扮演着越来越重要的角色。在快节奏的现代商务活动中，写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流。它是国际商务往来最常用的联系方式，也是对外贸易活动的载体。写出一份准确严谨、简洁明了、规范得体、彰显个性的英语商务信函不仅能够促成交易的达成，而且可以发展同客户的良好关系，以及达成新的业务方面起着积极的促进作用。
2 英语商务信函书写常出现的问题
2.1 词汇错误
在商务英语信函的写作中，同一个词汇在商务中具有完全不同的含义。 “credit “本意“信誉、声望”，在商务中“信用证”。“offer” 提供，在信函中"报价”。Promotion “提升“，在信函中”促销“。Confirm “证明”，在信函中“保兑”。在信函写作中，不要用其他词代替信函中的意思，严格遵守它的含义。
2.2 词汇陈旧
S着时代的发展和进步，商务英语词汇的规模在不断扩大。国际经济的快速发展和计算机技术的高度发达，许许多多商务英语词汇应运而生。“a going concern，” 盈利企业。”a leap in the dark “ 冒险举动。这些新的商务词汇的出现，为商务英语信函的交流提供了便利。在写作中，要不断地跟上时代的发展，与时俱进，更新词汇，保持商务信函的新鲜度，与世界接轨。
2.3 主动语态多
在商务信函中，被动语态使用较多。为了使信函的表达准确无误，严谨周密，不引起歧义，提高交流的效率，使用了大量的被动语态。主动语态是表示主语是谓语动作的使动方的语态，信函中有时动作的参与者和发出者是谁不清晰，主动语态使用较少。
3 解决途径
3.1 书写层面
（1）大写
在英语产品介绍信函和产品推销信函中，为了给读者留下深刻印象达到过目不忘，产品名称的所有字母大写。In the brochures， MOUNTAIN 10 is very useful for the kitchen.另外，为了突出产品特点，吸引客户眼球，使读者快速抓住重点，迅速做出决定，交易马上达成，表达产品特点的词组所有字母也大写。CONVENIENT AND ECONOMICAL .
（2）逗号
在英语商务信函中，逗号使用较多。逗号用在复句内各分句之间的停顿，用逗号隔开表达了不同的意思，又糅合在一个完整的句子里，避免意思含混不清，帮助读者正确理解信函内容，顺畅做成交易，避免误入歧异。
（3）冒号
在英语商务信函中，冒号的使用常用来引导下文。Quantity： 1000cases. Payment ： by L/C.商务信函需要用简洁明了的语言表达内容，冒号引导下文节约了字数和空间，读者简易轻松理解大意，快捷抓住内容核心，节省了时间，方便了业务。
3.2 词汇层面
（1）古词
在英语商务信函中，古词的使用具有鲜明的文体特点-庄重、严肃、正式。We hereby mail one catalogue.恰当使用英语古词提升整篇信函的庄重性和严肃性，英语商务信函代表企业或公司的形象，商谈业务涉及企业之间巨大的经济效益，严肃认真的态度是商务信函必备的态度，古词的使用表明了其特点。
（2） 数词
在英语商务信函中，准确的数字对于双方贸易上的交往成功非常关键。A discount 5%.数字的使用不能有半点马虎随意，否则会造成重大经济损失和亏本，有时直接影响到公司的声誉，产生法律纠纷。
（3）形容词
在英语商务信函中，积极乐观的词可以给客户带来身心愉悦之感。快乐高兴的心态对于商务交往非常重要和关键。顺利达成交易和成功奠定业务基础为未来的贸易往来打下了牢固的基础。Glad， excited， suitable， convenient， pleased.这些词对商务交易达成起着积极的作用。
3.3 句法层面
（1）虚拟语气
在英语商务信函中，良好的沟通和交流非常重要，保证了整个商业业务流畅进行和运作。使用虚拟语气委婉含蓄，商讨交流的余地较大，对方容易接受。If you could consider， I would appreciate it.这样的交流语气，有利于维护双方的合作关系和保持良好的友谊。
（2）被动语态
英语商务信函被动语态使用较多。Your goods has been delivered to another company.它是商务业务往来通信， 表达上需要准确和规范；措辞和语气上需要礼貌委婉，严谨周密。信函涉及双方权利和义务，可作为解决双方争端的法律依据。
（3）复合句
英语商务信函对简洁性和严谨性都有一定的要求，为了保证严密的逻辑性和信函的正式性，信函需要复合句As this falls within the scope， we are desirous to establish relation with B.复合句结构复杂，表达严谨周密，商务信函中，复合句使用较多。
3.4 语篇层面
（1）省略
英语商务信函具有“节约经济”特点，双方繁忙的业务交往需要快捷简洁交流，为了避免繁琐，信函中常用省略。同时尽速突出新的商务信息，紧凑衔接语篇。We hope this shipment will be examined by more（shipment ）.
（2）重复
重复指某个语言成分多次出现的现象。在英语商务信函中，为了突出致函方的意图，加深阅读者对这一主题的印象，希望对方引起关注和重视。We have trouble in shipment.the trouble is the cargo.
（3） 连接
在英语商务信函中， 表示时间、因果、转折、递进、并列、条件等连接词的使用体现了信函的逻辑性和连贯性。这些连接词的前后关系非常紧密，巧妙衔接前后两部分内容，读者清晰知道信函内容，有效提高了信函语篇的粘结度。As soon as， as， therefore， when， where， so that 等。
4 结束语
作为当今社会活动不可缺的一分子，英语商务信肩负着建立贸易关系、沟通商务信息、塑造商务形象的社会职能。它代表公司形象，是公司的脸面，是企业对外公共宣传关系中的重要手段，对于公司树立良好的形象极为重要。希望写作策略的研究使英语爱好者能够深入了解其特点，学习写英文商务信函，提高英语写作能力，增长见识，开阔视野，更好服务于经济社会。
参考文献：
1.梁树新.现代国际商务信函[M].北京：人民邮电出版社，2008.
2.李海芳.ESP理论视角下商务英语语言特点的探[J].华章，2013，9（17）：205-206.
3.钱瑗.实用英语文体学[M].北京： 北京师范大学出版社，1991.
4.张学芳.基于商务英语的语言特点谈商务英语翻译技巧[J]. 才智，2014，7（21）： 271-272.
商务信函范文第4篇
商务信函是一种“推销”函，可以说，你的“推销”是否成功，关键取决于你信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢利新的业务，有助于促进和发展你同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧；反之，你也可能因此招致新的矛盾，失去原有客户。因此，我们可以这样说，良好的商业往来，从一封好的商务信函开始的。
一、英文商务信函的构成要素
英文商务信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分。在下面表格中带“*”号的为必要部分，其余为可增加部分。
1.信头（Letterhead）*
2.发信日期（Date）*
3.编号 （Serial Number; Reference Number ）
4.封内收信人地址（Inside Address）*
5.指定收信人姓名（Attention Line）
6.称呼（Salutation）*
7.事由（Subject Line or Heading）
8.开头语（Opening Sentence）
9.正文（Body）*
10.结尾语（Closing Sentence）
11.客套结束语（Complimentary Close） *
12.签名（Signature）*
13.主办人代号（Identification Mark）
14.附件注明（Enclosure Notation）
15.附笔（Postscript）
16.复本注明（Carbon Copy Notation）
二、各构成要素的写作技法
1.信头（Letterhead）
信头又信端，一般包括公司名称、地址，也可含电报挂号、电传挂号、传真号码、电话号码、网址（Web Site）、电子邮件地址（E-mailAddress）等内容。通常采取印刷方式或打字方式。如：
2.发信日期（Date）
有英美之分。英式的写法常把日期写在月份的前面，而美式的写法常把月份写在日期的前面，是期常用基数词，也可用序数词。年份之前的逗号可省略。如:3rd April,1999或3April199（英式）；May24th，1999或May24 1999美式）。
3.封内收信人地址（Inside Address）
一般在信笺的左面，沿左面边线写起。书写时要注意语序与中文恰好相反：小的单位放前，大的单位放在后，如：
Mr. Robert Keats
Director of Personnel
Windsor Knitting Mills Inc.
295 Magnolia Avenue
Spartanburg, South Carolina 29301
The United States of America
4.称呼（Salutation）
称呼是写信人对收信人的称呼，其位置在封内地址下两至三行。称呼后英式写法常用逗号，美式多用冒号。特别应该注意的是“Gentlemen”这一称呼用于泛称已多年，但今天已被认为有性别歧视，用“Ladies and Gentlemen”代之已呈趋势。
5.正文（Body）
正文是信函的主体，表达写信人的具体愿望、要求、看法等，最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时，应在续页上注明收集人名称、页数、日期。
6.客套结束语（Complimentary Close）
客套语是写信人对收信人的一种谦称，写法很多，写信人可根据与收信人的关系来选用不同的说法。如：
(1)亲密式:Cordially,Cordially Yours,Intimately Yours,
(2)普通式:Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely,
Very Sincerely Yours,
(3)正式:Your truly,Very truly yours,yours Very truly,
yours faithfully, Faithfully yours
(4)(最正式:Respectfully,Respectfully yours,Yours respectfully,
Very respectfully
(5)随意式:Love,Cheers! With love, Best wishes, Best regards,
Warmest regards,Your devoted friend, See you in Phoenix!等
6.签名（Signature）
签名要在结束语下面签，这样能使人感到对方重视此事，严肃认真，也能使对方感到亲切。
商务信函范文第5篇
[关键词]商务信函；商务沟通；写作原则；写作技巧
[中图分类号]F275.3 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2008)45-0158-02
1引言
改革开放以来，特别是加入世界贸易组织以后，我国与世界各国的经济交往日益频繁，对外经济合作日渐加强。因此，培养一大批既熟练掌握外语，又通晓国际商务知识，并善于进行跨文化交际的国际商务人才已成当务之急。在国际商务人员必备的诸多技能中，商务信函写作是其中一项重要的技能，也是商务活动得以顺利开展的重要保证。一封好的商务信函(business letter)能够在促进贸易、增进友谊和获得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美传达信息的信函才是完美的信函。因此，在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的：Consideration(体谅)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Concreteness(具体)、Conciseness(简洁)、Clarity(清楚)、Courtesy(礼貌)。这七个原则是商务信函写作最基本的指导原则。同时，在商务信函的写作中，要掌握一定的写作技巧，才能顺利完成商务信息的交流。
2现代采购信函的特点
2.1现代采购信函应该是“索取函”
它索取的可能是一种产品，一项服务，一项专利，一个观念……因此，在写作时候，要牢记你是在与读者进行交谈。这种交谈成功与否，你的目的是否实现，关键取决于商务信函中信息的表达方式和内容。如何把你的思想，清晰、准确地表达给“读者”，产生情感上的共鸣是商务信函的首要任务。
2.2现代采购商务信函的写作要重点突出，简明扼要
“时间就是金钱，效率就是生命”，商务信函要尽可能地避免使用花哨、华丽的词藻。因此，商务信函的写作，首先，要把握简洁、扼要的特点。其次，掌握好简洁的表达内容与有效率的分寸。如果在书写商务信函时，开头就唐突地说出交易需求，也会显得冒昧而令对方不明所以。最后，好的商务信函还应体现以下特点：易读易懂，语气真诚友好、客气，评阅简短、朴实，自然或生动、有趣、有吸引力，内容清晰、准确、具体行文正确、完整、不花哨。
3现代采购信函的写作原则
3.1体谅
体谅对发信人和收信人之间保持进一步联系至关重要。发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。简言之，体谅就是要做到为对方着想，移情于对方，在人性层面上来理解对方。此外，体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度，要强调“你”的态度而不是“我”的或“我们”的态度。
3.2正确
现代商务信函必须写的正确，因为其牵涉到双方的权利和义务，而且它还是商业单据的凭证。正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。
3.3完整
现代商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。一封完整的现代商务信函不仅可能会带来预期的结果，还可能建立起更好的商务关系。
3.4具体
现代商务信函必须写得生动、具体和明确，要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。在写现代商务信函的过程中，应尽量运用具体的事实和数字，选择形象的及通过想象所创造的字和词语，一般使用主动语态来陈述内容。
3.5简洁
所谓简洁，就是指要言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。在书写英文现代商务信函时，要摒弃那些陈旧的商业术语，做到简洁明了。通过去掉不必要的词和冗长的句子，保留有效、简洁的事实信息，就可把最重要的信息呈现给对方。
3.6清楚
采购商务信函应使读者一目了然，没有晦涩难懂或容易产生误会之处。在确定了所要写的内容后，选择使用简短、熟悉和口语化的词语，构建简单、有效的句子和段落来清楚地表达目的，避免使用产生歧异或意义不明确的词汇。如有需要，可以使用样例、插图以及其他在视觉上有助于理解的东西。
3.7礼貌
礼貌在采购商务信函中有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与目前客户的业务关系，也有助于结交新的业务伙伴。在现代商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，在撰写商务信函时，应避免使用可能激怒、伤害对方的言词或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上，考虑到对方的愿望和背景，做到互惠互利。
4现代采购信函的写作技巧
4.1多使用主动语态
主动语态能够更自然和准确地表达写信人的本意，收信人会觉得更生动，并有一种面对面谈话的亲切感。
以下样函采用过多被动句式，显得软弱乏味：Please be advised that the L/C should be opened by the end of May. Your prompt reply would be highly appreciated.
如果改成主动语态，就能营造出友善和灵活的气氛：Could you please open the L/C by the end of May? Thanks.
4.2使用浅白、通俗易懂的词汇，避免使用艰深晦涩的词汇
商务英语中使用艰深晦涩的词汇，不会让书信显得正式、严肃，反而会令收信人阅读过程延长，理解出现偏差，难以迅速准确地回复。英语是全球通用的语言，为确保不同国家的人士明白书信的意思，应多使用通用的词汇，以达到自然顺畅，撰写快捷，简洁明了，又不失商业味道的效果。
4.3提问要客气、直截了当，避免使用含糊、过于古旧、迂腐的语言
客气明了地提出问题，不但给人亲切感，更令收信人产生需要回答的心态。并且，直截了当的询问能便于收信人回复。
4.4力求正面肯定地谈论问题，避免使用让收信人反感的词语
写信人要顾及收信人的感受和要求，尽量从正面与对方讨论问题。避免使用如：fail,wrong,inadequate, stupid 等词语，这些词语给人一种居高临下的教训感觉，甚至涉及侮辱人格，容易使收信人产生反感。
5结束语
采购是贸易过程中重要的一个环节。写好采购商务信函是进行现代商务沟通的一个重要的技能。要完美传达采购商务信息，写信人必须坚持现代商务书信写作的七大原则。在具体的商务信函的写作中，写信人还必须灵活运用各种写作技巧，体现出商务书信的写作风格，只有这样，顺利的商务沟通才能完成。
参考文献：
[1]管春林.国际商务英语写作[M].杭州:浙江大学出版社,2006:8.
[2]葛萍,周维家.外贸英语函电(双语)[M].上海:复旦大学出版社,2007:2.
商务信函范文第6篇
【关键词】商务信函商务信函翻译关联理论
【中图分类号】H315.9 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）02-0100-01
1.引言
关联理论是认知语用学的基本理论，这一理论对研究语言交际和认知具有重要影响。关联理论后经德国学者格特的发展，被引入到了翻译领域，格特认为翻译是一种跨语际的交际行为，关联理论对翻译同样具有解释力。这就为采用关联理论指导商务信函翻译打下了基础。
2.关联理论的翻译观
关联理论(Relevance Theory)是Sperber和Wilson Relevance: Communication and Cognition一书中提出的认知语言学理论[1]。该理论认为，语言交际是一个明示-推理的过程，听话人往往会用一个标准去理解说话人的话语。这个标准就是关联性。关联理论的核心是寻求最佳的关联原则。我国外国语言研究所所长赵彦春教授（2001）将翻译定义为：“翻译不是静态的代码转换，而是以关联为准绳，以顺应手段，以意图为归宿，尽量使译文向原文趋同的动态行为。”[2]
3.商务信函的语言特点
1）词汇特征:商务信函具有大量的专业词汇和术语。如Invoice(发票), Insurance Policy(保险单), Bill of Exchange(汇票)等。而且普通的词在商务信函中的含义也发生了变化。如policy, firm, offer, clean等。2）句法特征:为了使信息准确传达，不至于造成纠纷与麻烦，商务信函还使用了专业套语和句型。例如,Owing to the great demand for the product this offer is valid only for three days.(由于该产品需求量很大,此报价有效期仅为三天。)We hereby confirm having appointed you as our protection agent for ship owners matters.(兹确认任命贵司为我方船东事宜的保护。)3）语篇特征:商务信函有其特定的语篇风格,具体可以归纳为“7C” 原则。(1)Correctness(正确); (2)Conciseness(简洁); (3)Clearness(清楚); (4)Completeness(完整); (5)Concreteness(具体); (6)Courtesy(礼貌); (7)Consideration(体谅)。“7C” 原则要求商务信函语篇严谨规范，以期达到预期的交际效果和商业目的。对于商务信函翻译者而言，就是要研究译文受众的认知环境，把从原文本中理解到的交际意图结合译文读者的认知环境，通过分析确定传递给译文读者，让他清楚地了解源语作者的用意和目的。
4.关联理论下的商务信函翻译
商务信函的以上特点要求在翻译过程中遵循最佳关联。下面便从关联理论出发,从术语和措辞两方面来探讨商务信函的翻译方法。
在术语方面,商务信函固定的套式和用语已基本构成搭配。在翻译过程中，使用目标语中相应的套词和套句，以便目标语读者理解和接受。套译主要用来处理一些原文意义较明确，句法结构较固定，直接套译便能够将商务交际的意图传递给译文读者。例如,“随函附上……请查收”译为enclosed please find,还比如“专营”可以译为be specialized in, deal exclusively in。
在措辞方面, 语言的准确化、模式化、专业化是商务信函的文本特征,在翻译的过程中必须去选用相对应的规范文本。这种翻译方法是用译文的习惯而又比较规范的表达方式再现原文的意蕴，得到的译文从目的语读者来看可读性较强，便于译文读者理解原作者的交际意图。例如：“承蒙怀特先生关照……”译为“By/Through the courtesy of Mr.White.”就比“We are indebted to Mr.White for a kindness.”要恰当得体，便于译文读者理解，实现最佳关联。“We are pleased to inform you that goods have been dispatched today.”翻译为“货物今日业已启运,特此奉告”就比“我方很高兴通知您货物已于今日启运”更加规范化，不带有个人感彩，是目的语的规范表达方式，便于实现最佳关联，使译文读者理解原作者的真实交际意图。
5.结语
本文首先介绍了关联理论对于翻译的认识；其次通过分析信函示例来总结商务信函的一些比较突出的语言和语篇特点。然后从关联理论的视角出发,对商务信函及其翻译示例进行对比和分析。进而结合商务信函的语言特点,从术语和措辞方面来总结归纳出相关的翻译策略。通过分析发现,有意识的正确使用关联理论,可以对商务信函的翻译产生积极的作用,有助于改善译文质量或提高翻译效率。
参考文献：
[1]Sperber, D. & Wilson, D. Relevance: Communication and Cognition [M]. Beijing: Foreign Language Teaching and Research Press, 2001.
[2]陈小慰.语言.功能.翻译――汉英翻译理论与实践.福州:福建教育出版社,1998:37-39.
商务信函范文第7篇
关键词：商务英语 电子邮件 写作技巧
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。
尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。
学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。
而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。
因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。
一、读者
了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。
二、遣词
简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。
行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。
三、造句
句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。
商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。
最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。
标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。
表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。
四、分段
信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,
位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。
电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。
五、外观
外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。
选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。
绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。
参考文献:
[1]侯晓莉.商务英语函电教学探讨[J].北方经贸,2004,(2).
商务信函范文第8篇
关键词：商务英语信函 模糊限制语 语用功能
一、引言
随着社会经济的高速发展，商务英语信函逐渐成为人们在全球经济领域内国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等，其撰写成功与否对企业的业务很关键。目前模糊语言广泛应用于多种商务信函中，这些模糊语言的使用在很大程度上提高了语言交际能力,使得商务信函更加严谨、准确、礼貌、得体，能产生积极的效果,从而实现和对方良好的沟通,以达到目的。因此,对于商务英语信函中的模糊语言进行研究具有重要的现实意义。
二、模糊限制语
模糊是自然语言的本质属性。模糊限制语最早由美国语言学家拉科夫（Lakoff）于1972年提出并开始研究的。拉科夫把模糊限制语解释为“把事物弄得模模糊糊的”语言。由此可见,模糊限制语是指人们有时无法说得很精确,甚至有意说得“模糊”以达到某种语用目的的语言。模糊就是指语言的不确定性。“模糊”并非“稀里糊涂”,也绝非含混不清。语言是交际艺术的重要手段。艺术上的模糊,是委婉含蓄的体现。模糊限制语在商贸谈判、政治外交、法律用语、新闻广告等方面广泛应用,具有很强的语言应用价值。
三、商务英语信函中模糊限制语的语用功能
商务英语信函中用到模糊限制语的原因，笔者认为模糊限制语所具备的特殊语用功能可以帮助其实现某种交际目的。下面分别从礼貌原则、顺应性理论来分析商务英语信函中模糊限制语的语用功能:
1.礼貌原则
礼貌原则是商务英语信函写作的基本要求。礼貌现象作为确保人类交际成功的基本手段之一,引起了语用学、社会语言学、心理学的广泛关注。英国著名学者利奇(Leech)提出“礼貌原则”，认为礼貌是处理人际关系时的准则。礼貌原则对商务英语信函措辞的运用具有重要的指导意义。目前语用界对礼貌现象的研究影响最大的是面子保全论。人人都爱“面子”,若在信函中不给对方“面子”,就会影响双方业务往来;反之,如能尊重对方的愿望,给足对方“面子”,就很容易促成贸易合作。Kasper 认为,模糊限制语可以使话语表达有更多回旋的余地,减少负面影响,具有保全面子、自我保护与灵活改变等功能。戴建东认为模糊限制语表示礼貌与尊重,避免发生直接冲突,遵循礼貌原则并借助模糊语言表示自己不确定态度或间接地表示自己的看法,以达到缓和语气的目的。 商务英语信函中常用程度模糊限制语，通过程度的变化将所修饰词的词义增强或减弱, 如: a little, almost, kind of，more or less, quite, sort of等。例如：Your reply is a little late. 上句意思是“你的回信有点晚了”，暗示对方已经错失良机。但a little的使用,缓和了强硬的语气,让对方意识到自己的失误,但又给对方留有面子,表现得更礼貌得体，并使今后继续贸易往来成为可能。如何弥补这类有伤收信人面子的行为将决定贸易双方是否继续合作的可能。写英文商务信函必须注意礼貌原则,以及不同文化中的礼貌原则。这是商务英语信函中不可缺少的注意事项，也是一定要遵循的语用原则。
2.顺应性理论
Verschueren的“语用学综观”下的顺应性理论为语用学提供了一个全面而科学的研究视角,尤其是对顺应论的阐释,可以说具有重大的理论意义。顺应性理论认为:当人们不愿意做到更准确时使用模糊语言,即故意使用，如:roughly,approximately,about, around,or so,at least等。这类范围模糊限制语可对事物做出一种不确定的估计,或提出初步的看法。使用这些模糊限制语的原因,是写信人不想把话说得太死,以免客观情况发生意外。写信者故意使用模糊语言是为了顺利实现交际意图，为了顺应不同的语境及心理情感因素。根据顺应性理论，模糊语言是写信者进行语言选择和语言顺应的结果。商务英语信函中模糊限制语具有传递适量信息、提高商务语言弹性和礼貌性等语用效果。如：
Our samples will arrive about 2nd September. （我们的样货大约9月2号到达。）
由于客观因素,卖家无法确定到货的具体时间。万一不能按时到货，很可能给买方造成经济损失。但是“大约”就有回旋的余地了，买方也会酌情考虑，灵活调整，同时卖家也保护了自己，避免不必要的纠纷。可见，商务英语信函中模糊限制语的运用使商务交际更准确得体。
四、结语
商务信函是国际商务交际的主要方式,是国际商务交际的生命线。一封措辞得体的商务英语信函可以帮助一个公司建构良好的商业形象，进而促成贸易合作；反之, 则会给公司带来消极负面的影响，使商务活动失败。在商务英语信函中恰当地使用模糊限制语能产生积极的语用功能，增强语言的表现力和交际效果，表现为:体现语言表达的礼貌性和得体性;提高商务语言的准确性和灵活性;保全双方面子;自我保护等。总之，模糊限制语在商务英语信函中的有效运用具有不可忽视的语用价值。
参考文献：