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一、工作重点
(一)基础业务年建设活动成效显著。县档案馆加大了对档案(馆)室所藏档案清理力,做到案卷分类准确,账实相符,题名规范,档号编制规范,案卷排列科学有序。档案库房管理制度健全,“八防”措施得力。2013年,共检查档案2.5万卷册,对820卷册档案资料冷冻杀虫。积极贯彻国家档案局9号令,制定了《县档案馆档案收集范围实施细则》。召开了全县档案工作暨业务培训会,对电子档案管理系统软件操作、各种门类和载体档案的归档整理以及档案的规范化管理工作进行了系统的培训。
(二)规范化管理工作顺利推进。对全县2013年24个到期复查单位、2个新增单位、2个晋升单位和1个民营企业档案规范化管理进行了重点督促、指导,同时对全县其它立档单位的各门类档案整理归档进行了全面的督导。
(三)档案法制建设取得实效。以深化“法律六进”法制宣传教育主题活动为契机,大力开展档案法律、法规的宣传,结合业务工作贯彻执行档案法律法规,下发了《县档案局关于开展档案工作行政执法检查的通知》(档函〔2013〕3号)文件,重点对全县将接受执法检查的24个单位作了相关工作指导。配合县人大实地查看民政局、安监局、农行档案室和县档案馆年开展的档案执法检查工作意见落实情况,对落实不好的安监局和农行发出《档案执法限期整改通知书》。
(四)启动档案数字化建设工作。整合“三网”资源,完善了县档案网相关功能,继续做好文件档案信息中心试点建设,完成重要全宗目录录入30000余条;对全县各单位进行档案统计年报培训,完成40个单位的年报统计工作任务;对全县已使用电子文档管理系统的91个单位进行技术指导;积极争取省、市、县投入资金近10万元新购进了一批扫描仪、电脑、硬盘、刻录机等档案数字化建设的基础设备,现目前已启动县人事局档案的数字化工作。
(五)县综合档案馆项目前期工作准备就绪。今年,县档案局将综合档案案馆建设列入核心工作,以县综合档案馆建设项目为重要抓手,改善档案事业发展条件。由于县委、县政府的高度重视,项目前期准备工作已就绪,完成了项目初步设计、选址、可行性研究、环评、地勘、规划许可等相关手续。县人民政府《关于印发县年度国有建设用地供应计划的通知》(府函〔〕22号)文件,下达了县档案馆建设用地计划,下步将进入招投标程序。
(六)实现档案利用多元化。今年,县档案局不断拓展服务领域,变单一服务为多元服务,为不同领域、不同层次的群体提供优质的档案服务。一是编制民生档案检索工具。进一步整合了就业、社会保障、医疗保障、房产、困难救助、教育、婚姻等民生档案资源。二是提供个性化服务:推出了函电代查、网上查阅、跟踪服务、非工作日预约服务。三是实行档案查询利用全免费。四是开展“五个一”温馨服务。即坚持做到一张笑脸相迎、一声问候请进、一杯热茶暖心、一条龙服务到家、一本意见薄测评。五是开展了爱国主义教育展览。截止目前,档案查阅利用工作共接待利用者1800余人次,复制档案3650页,照片档案200余张,及时上报利用者信息反馈情况信息和典型利用效果。
二、工作亮点
1 地方电子档案立法的现状
1.1 对地方电子档案立法的定量分析。笔者通过中国知网、万方数据库、百度搜索等入口检索,得到地方相关电子档案法规,并按行政区域划分对这些法规进行横向、纵向比较分析。从时间上看,我国地方电子档案立法多形成于2002年之后,其中2003年数量最多(共4个),其次是2004年、2007年、2008年和2009年(均为3个),基本都是从公布当天起开始实施。从区域分布上看,华东和中南地区法规较多,分别各占大约全国的四分之一。就通过机构和法规种类而言,本文调查到的电子档案相关法规均由省、市档案局依据中央档案法规制定。从法规的命名看,基本为办法或规定,且大多是处于试行、暂行阶段。此外,个别省市并没有单独制定电子档案法规,而是将其融合在本省档案管理条例里。
1.2 对地方电子档案法规内容的分析。目前在公布的大多数电子档案法规中,主要围绕以下几方面工作展开:电子文件移交与接收、电子文件归档、电子档案保管与使用、电子档案移交与接收。但在地方电子档案法规中,大篇幅是涉及电子文件归档内容的,比如归档中需要注意的事项、归档范围、归档方式等,还有一部分是对于电子文件的管理事项;而对电子档案内容,大部分是对电子档案移交和接收办法的规定。对于一些标题中已明确标明“电子档案管理办法”的法规,其内容中却存在大量使用“电子文件”字样的现象,在表述方法上这一点是值得商榷讨论的。
2 电子档案立法中存在的主要问题
2.1 法规体系不完善。首先,从立法层次上看,相比各地方制定的档案工作总条例,其电子档案法规数量较少,且相当一部分是属于地方档案规章的。其次,从立法内容上看:第一,各地方电子档案法规侧重点不同,一些地区是关于“电子文件归档和管理”,另外一些地区则围绕“电子档案移交与接收”,这样会造成各地区法规内容不完整。第二,在目前颁布的档案法规中,关于电子文件归档处理的规范较多,但对于文件归档后的电子档案管理和服务利用的规定较少,重点不够突出。需要注意的事项,只有两章是在规范电子档案保管和利用、移交与接收事项的。第三,部分法规中的条目过于简单,而且也没有具体款项解释说明,易造成表述上过于笼统等问题。
2.2 法制观念落后。和国外相比,我国电子档案的发展速度较慢,重视程度不够,电子档案立法进程也相对较缓慢。此外,在部分地区,就档案的法律效力而言,纸质档案仍占主导地位,大多数人并没有意识到电子档案的凭证价值,这从一定程度上也抑制了其电子档案立法工作的进程。另外,电子档案信息极易损毁或丢失,我们在使用各种国外设计生产的电子设备同时,是否经常忽略了其中的信息安全问题,由此可见我们对电子档案的法规意识确实有待提高。
2.3 后续及落实工作不完善。我国地方大部分电子档案法规自后一直处于试行或暂行期,并没有根据实际情况做相应的调整,其中试行法规6个(约占26%),暂行法规7个(约占30%)。电子档案法规只是一个开始,并不遗留在昨日文件,它需要在具体实践中去落实并不断完善,档案机构要去注意和践行。
3 建立健全地方电子档案法规的对策
各乡镇人民政府、长寿街道办事处,市直各部门:
为进一步做好档案工作,加强档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《省档案工作条例》、《市归档文件整理规则实施细则》及《新乐市国家档案馆档案接收办法》等的有关规定和要求,现将我市2011年度档案工作任务通知如下:
年度文件材料归档工作
各乡镇(街道办)、市直各部门2010年度文件材料归档工作要于6月底以前完成。各有关单位要按照已审批的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,把应归档的文件材料全部列入归档范围,市直单位及乡镇(街道办)归档合格率均达到95%以上。各单位归档文件整理完毕后要主动与档案行政管理部门联系,经验收合格后发放年度立卷合格证。
档案移交工作
一是根据《中华人民共和国档案法》的规定,各单位的档案自形成之日起5年后向当地国家档案馆移交,今年档案馆将接收各单位2006年以前形成的具有永久和长期保存价值的档案进馆,有移交任务的单位要积极行动起来,按照《新乐市国家档案馆档案接收办法》做好移送前的各项准备工作。二是根据我市今年档案工作目标要求,涉及民生工作的单位包括人事、卫生、市社、社保、民政、房产、计生等部门还没有向档案馆进行档案移交工作,今年11月30日前必须将应进馆档案移交进馆。三是“三年大变样”工程涉及部门、新民居工作涉及部门的档案可分阶段随时移交进馆。四是机构改革中撤并单位和国有转制、破产企业的档案移交问题,要依照新乐市委办公室、新乐市人民政府办公室《转发市档案局〈关于在市、县机构改革中加强档案管理的通知〉的通知》和市档案局《关于贯彻执行〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉有关具体问题的实施意见》执行。需要进行档案交接的单位要及时与档案馆联系,档案馆要切实做好业务指导工作,避免档案资料的遗失或损毁。
档案信息化、资源开发及利用工作
一是档案馆要做好1981年前馆藏档案鉴定开放工作,把开放档案以各种形式提供给社会利用。档案馆和各单位档案室要精心组织选题,围绕党委、政府的工作大局,加大开发研究、综合利用档案馆(室)藏史料的工作力度,努力出成果、出精品,有效开发档案资源。二是档案馆要加快馆藏档案数字化工作进度,全年完成扫描档案原文10万幅,目录录入4万条。各类档案室要加快室藏档案数字化步伐,有条件的要开展全文扫描。三是各立档单位档案室要加快档案信息化建设步伐,按《新乐市国家档案馆档案接收办法》之规定,做好档案移交进馆前的数字化工作。
在依法治国的新时期,档案事业要发展,必须实行依法治档。可以这样说,立法工作在档案事业中已变得越来越重要。作为地方档案立法工作者要做好档案立法,必须抓住地方立法的本质特征。这种本质特征就是体现出档案工作的地方特色。没有地方特色,地方档案立法就失去了其存在的必要性,也就会失去生命力。
要保证地方档案立法具有地方特色,就必须弄清什么是档案立法的地方特色。通过几年的档案立法工作实践,笔者认为,档案立法的地方特色应当包括以下几个方面的内容:首先,这个地方特色就是要使国家档案法律、行政法规及国家档案行政管理部门及其他国家部门制定并实施的档案规章在本行政区域内得到有效贯彻实施。由于我们目前的国情,各地档案事业发展不太平衡,国家档案法律法规规定的内容很难涵盖各地实际情况,有的问题只能作原则性规定。在这种情况下,地方档案立法就可以根据本地档案工作的实际情况,对国家档案法律法规做进一步的具体规定,对档案法律法规的某些条款进行细化和延伸,使国家档案法律法规能够在本地得到有效地贯彻实施。其次,解决国家档案法律法规没有规定的问题。国家档案立法和地方档案立法的调整范围不尽相同。有的问题由国家通过立法来解决,有的问题由地方立法解决,有的问题由国家和地方共同解决。但由于种种原因,如经验的局限、时机不成熟、各地情况不平衡等,本应由国家档案立法解决或应由国家和地方档案立法共同解决的问题,国家档案立法没有及时做出规定。在这种情况下,地方可以根据本地档案工作的实际情况,在不违背国家法制统一的原则下,就某些急于解决的问题先行立法,为国家档案立法积累经验。最后,解决本地档案工作的实际问题。就是针对档案工作的地方特色,以立法的形式进行规范,使这种有地方特色的档案工作在档案事业的大环境下,得以健康有序地发展。这是体现档案立法地方特色的主要所在。也可以说,解决档案工作的地方实际问题就是体现档案立法的地方特色。
要使地方档案立法真正体现地方特色,能够解决地方档案工作中的实际问题。我认为,应当做好以下几个方面的工作:
一、地方立法部门要全面了解和掌握本地档案工作发展情况、特点、存在的问题和薄弱环节,要清楚哪些方面需要立法及立法的轻、重、缓、急。一是由省级档案管理部门的立法机构在每年年底前组织一次档案立法调查,征求档案部门的意见,搞好档案立法预测,并提供立法计划。在归纳总结各方意见的基础上,为下年度档案立法计划理清思路。然后根据汇总的情况,召开档案立法座谈会,反复论证,提炼、拟订出下年度档案立法计划。二是档案立法工作者要深入到档案工作的基层,进行广泛深入地调查研究。了解国家档案法律法规在档案工作一线贯彻实施的情况,即哪些档案法律法规或者哪些条款得到了有效的执行;哪些规定得比较原则,具体操作有难度,需要地方档案立法进行细化或延伸;哪些方面的档案工作没有档案法律法规规定,需要地方进行档案立法及如何进行档案立法。三是要进一步拓宽档案立法征求意见的渠道。目前,我们档案立法征求意见的渠道主要局限在档案系统内部,这难免会存在一定的片面性和认识的局限性。要拓宽渠道,就要把征求意见的对象拓宽到机关、企业、事业等单位在档案工作一线的档案工作人员。他们长期从事档案工作,实践经验丰富,对档案工作的情况非常了解,能够提出切实可行的意见。只有在广泛调查研究的基础上进行的档案立法才能全面真实地体现地方档案工作的实际情况,才具有地方特色,才能得到社会广泛的认可。
二、地方档案立法工作者既要善于把握地方档案工作的全局,更要着重抓住地方档案工作的特殊问题。每个地方的档案工作都有其总体战略、整体安排。地方档案立法首先要反映这种总体战略和整体安排,然后要与地方档案工作的实际情况相结合,注重解决地方档案工作的特殊问题。地方档案立法在解决地方档案工作特殊问题时,一定要在本地档案工作的总体战略的框架内,不能违背或与之冲突。如山东是一个海洋大省,海上山东发展很快,如果通过地方档案立法规范海洋渔业档案,为海上山东发展服务,就是解决档案工作的地方特殊问题。再如山东是农业大省,规范农业农村档案就非常必要,山东为此专门出台了《山东省村级档案管理办法》,收到了较好的效果。目前,山东农村建档率已超过90%。这种既能反映档案工作的全局,又能解决档案工作特殊问题的地方档案立法活动,就很好地体现了档案立法的地方特色。
三、地方档案立法工作者要勤于调查,善于研究,正确处理国家和地方的关系。地方档案立法工作者不仅要熟悉和掌握本地档案立法的实际情况,还要调查了解国家档案立法和外地档案立法的情况。这样才能了解全局,正确处理好本地档案立法与国家档案立法的关系,显示出地方档案立法的特色。这就要求必须认真学习领会国家档案法律法规的立法原则和精神,了解国家档案立法的进展情况,即要了解国家目前或将要进行哪些档案立法的起草或制定、修改或废止。若不了解国家档案立法的进展情况,那么很可能会出现就某一个项目,国家与地方同时立法,这样地方搞出来的档案法规或规章很可能与国家搞出来的法律法规相类似,没有什么特色可言。甚至可能与国家法律法规冲突、抵触,违背了国家法律法规的原则和精神,面临一出台就被废止或无效的可能。处理好与国家档案立法的关系,就可以避免不必要的重复,或者不必要的冲突和抵触,地方档案立法就可以有针对性地对国家档案法律法规进行细化和延伸,对国家法律法规中没有规定的,进行补充立法,对国家没有立法的档案工作的某些方面,进行单独立法,从而体现出地方档案立法的特色来。同时,要加强与外省、市档案部门的联系和交流。地方档案立法,尽管各地情况不同,但也有许多共性。本地完全可以学习、借鉴外地档案立法的一些良好经验和先进做法,在大胆借鉴、吸收的基础上,结合本地档案工作的特点,体现出自己的立法特色。如山东省为修改《山东省档案条例》,就专门到外省进行了立法考察,学习了许多好经验,并大胆进行了借鉴。如果有条件的话,还可以吸收、引进档案工作水平先进国家的档案立法成果,以进一步加快本地档案立法速度,提高立法水平,充分体现出自己的立法特色。
四、地方立法的每个环节都要以体现地方特色为原则,严格把关,使档案法规规章真正体现地方特色。一是在拟定地方档案立法计划或规划时,就要进行广泛的调查研究、论证,保证列入计划或规划的项目有地方特色,对那些可能简单重复国家档案法律法规而毫无地方特色的项目坚决不能列入计划或规划。二是起草部门和人员在起草前,要深入工作实际,对立法的必要性、可行性,所调整的档案工作社会关系的历史和现实情况,全方位、多层次、多角度地进行调查研究和论证,弄清要解决的问题,然后进行起草。在起草过程中遇到问题,也要随时进行调查研究,把问题及时消化掉。三是地方政府立法机构在审查、组织协调档案法规规章草案时,也要广泛征求本地档案系统、有关的政府工作部门、基层档案工作者、行政管理相对人及有关专家的意见,对草案内容是否符合当地档案工作的实际情况,是否有地方特色,各个条款是否具体可行等重点进行调查研究和讨论。只有在草案符合这些特点后,才能提交政府党务会议、人大常委会进行审议。四是政府常务会议和人大常委会在审议档案法规规章草案时,也要严格把关,对那些基本照抄、照搬国家档案法律法规的草案要坚决否决或不予审议;对那些部分照抄、照搬国家档案法律法规的草案,可在分析情况后区别对待,对确有必要适当重复的,可保留,对不必要重复的,要坚决去掉。只要在档案立法的各个环节把好关,就能够使地方档案立法体现出地方特色。
地方档案立法在坚持地方特色原则的同时,尤其要注意以下几点:1、在体现地方档案立法特色的同时,要坚持国家法制统一的原则,不能与国家法律法规冲突、抵触,不能违背国家法制的基本原则和精神,更不能越权立法。2、要防止地方保护和部门保护。在坚持档案工作从实际出发的原则下,既要服从全国档案工作的大局,也要服从于本地各项社会事业的总体安排,要把三者有机地结合起来,而不能仅从本地或本部门利益的角度进行档案立法。3、避免不必要地重复国家档案法律法规。地方档案立法贵在体现地方特色,着重解决地方档案工作的实际问题或特殊问题,不一定如国家法律法规那样系统、全面,非为保持档案法规规章的通篇协调、连接,一般不要重复上位档案法律法规的规定。地方档案工作中存在什么问题,需要解决什么问题,就进行哪些方面的立法。除了综合性的地方档案法规外,要避免大而全式的立法。只有这样,才能使档案立法工作切实具有地方特色,始终保持其旺盛的生命力。
摘 要:地方高校人事档案纳入综合档案管理具有积极和深远的意义,然而因两者在归档方式、监管部门、执行标准等方面存在差异,使得人事档案长期游离于高校综合档案之外。文章提出在档案资源及体制的整合、信息系统相互间的兼用性、相关部门的沟通与合作等条件下,可使高校档案统一管理,也是高校档案事业发展的必然趋势。
关键词:高校档案;人事档案;统一管理;分析与对策
长期以来,很多高校的人事档案都单独存在于组织人事部门,游离于高校综合档案管理的门槛之外。2008 年 9 月,教育部和国家档案局联合签署并实施的《高等学校档案管理办法》(下称《办法》,即第 27 号令),明确把学生档案纳入高校档案统一管理。由此引发的对于高校人事档案的管理归属问题也一直被讨论,支持和反对意见并存。由此,也逐渐形成了中国高校人事档案的管理模式。
1 当前中国高校人事档案管理的基本模式
1.1 综合档案馆模式。就是将高校的人事档案统一纳入综合档案馆中进行统一管理,工作人员隶属于档案馆就职人员,所有的工作业务构成了高校档案馆业务的组成部分。高校档案馆的模式有利于现代人事档案管理工作朝着专业化、标准化方向建设,有利于提升高校人事档案材料的使用效率与服务职能,有利于学校各级领导重视与促进高校人事档案管理工作的整体性发展。采用这种模式的这类高校有清华大学、北京师范大学、四川大学、中山大学、武汉大学、华中师范大学等院校。
1.2 组织人事模式。其中一种是人事模式,也就是院校人事部门机构下面设置了专门的科室来负责高校人事档案管理工作,工作人员隶属于人事部门,而人事档案管理业务属于高校人事部门的业务;另一种是组织人事模式,也就是高校组织与人事部门下面专门设立的科室来负责管理高校教职员工的人事档案,工作人员分属于不同的部门,不同的人事档案管理业务也分属于不同部门。这种组织人事模式有利于院校组织人事部门对人事档案材料的运用便捷,但是人事档案管理业务只是自己部门工作的一部分,对档案材料管理投入力度较少,专业化建设程度相对落后,整理工作不科学规范,人事档案材料分散于高校人事与组织两个部门机构,材料难以得到统一管理。采用这种类型的高校包括北京大学、浙江大学、上海交通大学、山东大学、华南理工大学等。
但是,人事档案纳入高校档案综合管理的院校所占比例相对较少,而且形成目前的管理格局是有其内在成因的。
2 人事档案不纳入高校档案馆(室)管理的原因分析
[摘 要]地方文物藏品不仅有利于反映当地的历史文化水平,而且充分发挥了社会效能。本文主要从地方文物藏品档案管理概述入手,分析了当前地方文物藏品档案管理中存在的问题,并提出了相关优化对策。通过这些对策,来提高地方文物藏品档案管理的效率和成效,从而进一步发挥文物藏品的优势,使其更好地为地方的经济建设和文化建设做好服务工作。
[关键词]地方文物藏品 档案管理 意义 优化对策
在改革开放的过程中,经济实力和文化实力不断增强,推动了地方文物藏品档案管理工作的前进。地方文物藏品档案管理主要是指对文物藏品和文物藏品信息的管理。在实际工作中,虽然地方文物藏品档案管理取得了一定的成绩,但是还存在着许多问题。例如,硬件条件落后、资金和人才的缺乏、制度的不完善、信息化不足等相关方面。针对这些问题,本文也提出了相关优化对策,来改善地方文物藏品档案管理的现状,提升其管理水平。
一、地方文物藏品档案管理概述
(一) 做好地方文物藏品档案管理的必要性
地方文物藏品的价值主要体现在物和档案两方面,因此,不仅要对地方文物藏品进行严格的、规范的管理,而且也要对文物藏品档案管理工作加以重视。具体表现在以下几点:
(1)文物藏品自被研究、征集到进入博物馆收藏,确定了其研究、展览等价值,这一系列形成的真实文字记录,体现了文物藏品的内涵和价值,形成了文物藏品档案。
(2)文物藏品不仅是具有价值的文物,而且反映了当时社会的经济、政治、文化等特征,反映了记录历史的真实性和可靠性。
1引言
地方病防治机构是地方病预防与控制和进行科学研究的卫生事业单位,其肩负着重大的社会责任,而其档案资料的管理工作是对地方病预防与控制、科研工作最为直接的反映,对地方病的预防、控制、科研工作有着深远的意义。随着信息时代的发展,在大数据背景下,档案信息化建设已成为档案事业发展不可缺少的要素。加快地方病防治机构档案信息化建设,这将对地方病防治事业可持续发展起着关键性的作用[1]。地方病防治工作是公共卫生事业可持续发展不可或缺的重要组成部分。地方病防治机构档案信息化建设不仅能实现各类地方病预防、控制、科研工作的信息安全、快速地传输和共享,还能为公共卫生管理和其他应用系统数据传输提供可靠的参考平台[2]。
2地方病防治机构档案的特殊性和重要性
地方病防治机构承担着地方病预防与控制、科研,并参与公共卫生的管理与服务。地方病防治机构的档案与一般的文献档案有所不同,它全面系统地记录着辖区内发生过的地方病事件的发生、发展、调查、干预、结果等资料,是对地方病的发展趋势进行准确预测以及提出科学、有效的预防措施的重要依据和参考资料[3]。所以说,地方病防治机构的档案资料在提高地方病防治工作、保障全社会的公共卫生安全等方面发挥着关键性的作用,能够做到早发现、早预防、早控制。
3档案信息化建设的含义
档案信息化建设是指档案信息的数字化,是指利用高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术等手段,将已归档保存的电子档案和声像文件、纸质文件等传统介质文件档案组织成系统化具有有序结构的档案信息库[4]。档案信息化建设是档案事业向前发展的战略目标,是国家信息化战略在档案事业中的具体体现。档案信息化建设应以现代化的信息技术、网络技术和计算机技术为手段,以服务于全社会为宗旨,以现代管理学为理念多学科交叉应用的新型档案工作模式,不断适应大数据背景和数字化环境下档案事业的发展趋势,提升档案服务效率和管理水平,挖掘档案的社会价值,不断提高整个民族的道德修养和文化素质,造福于子孙后代[5]。
4地方病防治机构档案信息化建设的意义及必要性
档案信息化建设改变了地方病防治机构传统的纸质档案管理工作繁杂劳动模式,地方病防治机构的档案管理工作在地方病的预防与控制、科学研究、保障全社会的公共卫生安全等方面发挥着重要作用,是地方病防治管理工作的重要组成部分[6],随着时代的发展将会产生越来越多的数量庞大的地方病防治档案资料,虽然传统的纸质档案管理模式中也使用了一些分类标记等好的管理方法,但随着越来越多的地方病防治档案资料的产生,如果继续采用传统的纸质档案管理工作模式,这无疑消耗大量的人力、物力和时间去整理这些档案,影响了工作效率;纸质档案由于其固有特性,随着时间的推移即使保存条件非常严格也会逐渐变质被损坏、过于频繁使用和查看会加速损坏程度,造成信息丢失。而充分利用科学化、信息化的档案管理手段,不仅能够合理有效地对档案信息进行数字化有序排序和分类,还能够使用各种信息化功能进行复制、传输和检索,大大地提高了工作效率和方便使用,而且档案信息化的出现,通过电子档案实现档案管理,使得档案的保管和使用不受条件的限制,更好地保护纸质原档案[7]。在信息化和大数据时代,地方病防治机构档案信息化建设的意义和必要性得到了充分的肯定和证明。
编修地方志是中国几千年来优良的文化传统,自古以来产生的数以千计的地方志书在范围、体例、方法、内容上虽各不相同,各具特色,但却有共同的一点,即在资料的选用上,无一例外地利用了大量档案资料。档案是历史的原始记录,档案资料是最具权威性的资料。历代的史官编史修志主要靠的是档案资料。地方志是综合记述一地的自然环境和人文历史全面情况的资料性著述,是一个地域的百科全书。地方志书所涉及丰富的内容、详实的资料、突出的地方特点和时代特色,其资料来源主要是档案资料。而今续修新方志,其所用资料是指各级各类志书、年鉴及相关地情文献在编纂和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存和使用价值的文字、图表、照片、声像等各种载体的材料,同样必须依靠各级档案部门的全力支持和配合,这些资料是城市“百科全书”的基础元素,是记录一个城市发展脉络的重要符号。因此,正确认识和处理好地方志与档案之间的相互关系,对于推动编修史志和档案管理工作的发展,有着十分重要的意义。
一、档案史料是编修方志的基础
方志与档案一样,有着悠久的历史。它最早的起源是从古代史官的记述发展而来的,是古代史官文化的一个组成部分。《周礼》一书记载,外史掌“四方之志”,小史掌“邦国之志”。据有关的注疏来看,所谓“方”是指“四方”;所谓“志”,是记的意思。记述四方之事,就是方志。
历史上编纂的地方志书,主要是为了“资治”和保存地方文献。志书的取材比较谨慎,注重史事的考证。而地方志书所依据的资料,多为档案、私人著述、金石(《李清照》电影中李清照与丈夫赵明诚提到的,终生对金石情有独钟。)文物以及社会调查等资料,并较多地录用了地方官府的档案和其他原始材料。志书的内容全面详细,具有一定资料性和可靠性,尽量把志书修成“一方之全史”和“信史”。档案是人们社会实践活动的原始记录,是修志最有价值和最可靠的重要资料。所以历史上的一些志书,在“凡例”(关于本书体例的说明)中往往规定“以官文书为据”。黄炎培在编修《川沙县志》时,在例言中曾讲:“全书资料,大部分录自档案”。
建国后编纂的社会主义新方志,更离不开档案,方志与档案的关系更加密切。因为要编纂一部内容翔实、真实可靠的新方志,大都较完好地保存在各级各类档案馆中。所以没有这些档案资料作为历史的依据,编志便成了无源之水,无本之木。有人将二者的关系概括为:档案是方志的源泉和基础,方志是档案的缩影和结晶,二者互为补充,相辅相成。所以,写好一部质量上乘的志书,如果没有足够量的基础资料,可以说不是很容易的事。就像建设楼房一样,没有足够的沙、石、水泥、钢筋等基础材料,要想把大楼盖得很高、很坚固,是不可想象的。
二、编志工作有力地促进了档案工作
首先,编志能促进档案基础工作的全面提高,编志工作利用档案范围广、数量大、时间长,是对档案工作的一次大检查,能发现不少薄弱环节和缺点,大大促进和改善档案的基础工作。可促进档案的收集工作,充实档案内容,丰富馆藏;可促进档案的整理和鉴定工作,对修志利用工作中发现的部分卷宗区分不合理、分类归卷不妥当、档案保存价值划分不准确等缺点可及时进行调整;可促进档案的编目和档案的编研工作,通过“两编”使档案管理工作提高到一个新水平。
其次,编志可以使档案资料得到全面系统的利用。档案是志书的“食粮”和基础,编修方志离不开档案,一部志书,内容丰富,包括社会生活的各方面,它的编修完成,是对档案的一次全面、综合的利用。再次,修志可以补档案之不足。方志内容广泛、丰富。它详细地记载和反映了社会实践的各个方面。加上方志主要是以档案资料为基础编纂的,其内容基本是可靠的,所以志书是各有关档案馆收集和保管的主要资料。它可以补档案之不足,在一定程度上替代档案发挥了作用。从志书的编纂体例看,历史志书的“掌故”(历史上的人物事迹、制度沿革等)、“文徽”部分,近似现在的档案资料汇编,其目的是为了保存史料和证实史实的。现在志书的“附录”部分,继承了历史志书的体例(规则),主要是选录档案文献,以保存重要的档案史料,流传后世。迄今我国保存下来的相当数量的地方档案史料,就是以志书的形式流传下来的。
近年来随着房地产市场的逐步拓展,房地产档案的数量也日渐增多。房地产档案能够反映一定时期的建筑水平,同时又是进行房屋交易、处理房地产纠纷、城市拆迁规划、房地产产权权属登记等的重要依据。因此,研究房地产档案管理方法,具有至关重要的意义。
一、房地产档案管理的特点
1.1房地产档案信息的复杂性特征
房地产档案信息是房地产产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、照片、图纸、表册等不同形式和不同载体的历史记录以及经过再加工后形成的信息产品。房地产信息汇集过程中,设计的房地产平面图测绘、房地产面积测量、土地界限的认定等均需要规范、严谨、技术性的专业要求。
在建立好房地产档案之后,部分档案属性也在不断变更,如房地产的买卖、继承、赠与、交换等权属变更,同时房屋的扩建、翻改、拆迁等也在不断变化,有很强的动态性特点。房地产档案随着产权人的变更而变化,因此需要及时补充和更新材料,以确保房地产档案的可靠性与真实性。
房地产档案信息的可靠性与真实性能够为产权审核和调处纠纷提供明确参考与有力保障。房地产管理部门按照一定的操作要求代表政府行使职能。各程序之间能够相互制约、相互监督,从而使房地产档案信息具有真实性与法律性。
另外房地产作为固定资产,无论在单位集体还是在个人财产构成中,都占有重要的财产比例,因此房地产档案的存储质量将直接决定产权人房地产档案的价值和其佐证作用。
1.2房地产档案的多角度服务特征
摘 要:高校的外事档案是一个学校外事工作的历史见证者,也是学校整体管理的一部分。但是由于部分原因,很多地方高校的外事档案管理工作中存在如思想上不重视、技术上专业性不强、管理的实效性低等问题,这在一定程度上会对高校全面发展带来一些负面影响。所以,发现已存在的问题并优化原有的管理机制对于保证外事档案的完整性和真实性,促进高校全面发展有重要意义。
关键词:高校外事;档案管理;优化
中图分类号:G27 文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2015)04-0207-02
一、焦作市高校的外事档案管理工作中存在的问题
焦作市共有三所高等学府:河南理工大学、焦作师范高等专科学校、焦作大学。在高等教育国际化发展的大背景下,三所高校积极开展诸如聘请外籍教师、合作办学等一系列外事活动,过程中产生了大量的文件、图像、礼物等各种外事档案。三所高校在保证外事档案的完整性和真实性方面不断努力,但目前三所高校的外事档案管理还存在以下几个方面的问题。
(一)思想上不重视,责任分工不明确
思想上的重视程度,决定了工作进行执行力度。在焦作大学和焦作师范高等专科学校两所学校中,因其外事工作起步晚、对外合作与交流少,外事活动形成的档案材料少,学校存在思想上不重视、责任分工不明确的现象。例如,国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定:外事档案必须实行集中统一管理,确保完整系统、准确和安全、便于开发利用[1]。虽然焦作师范高等专科学校也有这样的规定,实际情况却是综合科档案室只是负责上级的文件、批复、审核等红头文件,而对于学校与国外学校间的具体外事活动中形成的各种材料却允许外事办公室进行收集、归档和保存等工作;在焦作大学则是外事办公室的档案管理者身兼外事办公室成员和学校档案室管理者两职,责任上没有明确的分工。
(二)缺乏专门的管理人员,专业技能不高