水务集团档案数字化建设案例探析

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摘要：随着水务事业的发展壮大，水务档案数量不断增加，档案管理呈现新特点，面临新机遇新挑战，尤其是信息技术的发展和应用，产生了大量电子文件档案，做好档案数字化建设与管理成为推动新时期水务档案管理的重要内容和任务。本文分析了某水务集团档案数字化的现状、特点及原则，探讨了水务集团档案数字化流程，供新时代水务企业档案数字化建设参考。

关键词：档案数字化；建设；水务

某水务集团于2011年成立，经过近10年发展，逐渐形成以供水为主体、水电开发、污水处理为两翼，以水生态、新能源、水饮品为辅助，以金融服务和水务科技为支撑的“一体两翼三辅助两支撑”的板块产业发展格局。随着集团水务事业发展壮大，水务档案数量和规模不断增加，档案管理呈现新特点，也面临新机遇新挑战，尤其是信息技术的发展和应用，产生大量电子文件档案，做好档案数字化建设与管理，成为推动新时期水务档案管理的重要内容和迫切任务。

1水务集团档案数字化现状及特点

某水务集团有限公司现有室藏档案2508卷（件），其中，科技档案1700卷，文书档案808件，财务档案1130件，声像档案76件，荣誉实物档案65件。为加快推进档案数字化进程，在前期将全部库存档案进行数字化扫描录入和整理，初步完善库存档案电子化管理的基础上，达到重要和核心水务档案数字化异质备份，确保新生水务档案随时移交、整理、扫描、备份，实现新生水务档案的规范化管理，以及重要水务档案数字化扫描、录入。水务集团档案数字化主要呈现四个方面的特点：1.1内容原生性。档案数字化并未改变档案本身承载着的信息内容，数字化后的水务档案，体现的是水务集团在其生产、经营、管理过程中产生的具有保存价值的原始、真实、完整的信息资料，内容本质依然为其原生性。1.2记载多样性。除《纸质档案数字化技术规范》规定纸质档案数字化具体操作规范，实物档案、视音频档案资料也可以进行数字化处理，以文字、图片、数字符号等形态存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等载体格式及形式存储。1.3传输网络化。水务档案数字化，后期的查询、利用并不需要接触到档案原件，只需在存储系统中查询到相关数字信息即可，且档案信息传输借助于局域网、互联网等渠道，实现水务档案信息网络化传输，形成巨大信息空间。1.4服务便利化。水务档案数字化，将各种水务档案信息存储于相关的档案数据库，集团内部各个子公司或个人根据预先分配的查询权限，可直接通过登录终端设备实现24小时随时查询、检索、阅读、下载、打印等，突破了传统档案查询的时空限制，档案利用更为便利。

2水务集团档案数字化建设应遵循的原则

2.1经济适用原则。水务集团室藏档案随着水务业务的拓展，呈现出不断增长态势，无论是采取数字化外包，还是自行进行数字化建设都需要耗费大量资金。尤其是数字化设备筛选以及文字识别软件选用方面，应立足集团档案数字化规划及经费预算，不能一味追求高精尖设备（常用数字化设备见表1）。2.2重点优先原则。水务集团档案数字化应坚持重点优先原则，首先将利用频率高、高附加值的档案资料进行数字化，然后对其他类型档案进行数字化规划，分步骤、有计划、有目的地推动档案数字化。伴随着水务集团业务的拓展，供水、污水处理、水电开发、水生态、水务科技等涉水业务需求增加，相关领域成为档案服务工作的重点对象，需要进一步加强。2.3安全保密原则。档案安全和保密工作是档案数字化工作的底线和生命线，尤其是数字化外包过程中，需要与第三方数字化专业服务机构签订安全保密协议，要求第三方严格遵守《保密法》《档案法》《档案服务外包工作规范》等相关法律及规定，确保档案数字化过程及结果的安全保密。如水务集团自行数字化，应严格按照档案数字化标准和要求，进行专业数字采集、整理、分类和数字挂接，并选用正版软件用以存储档案数字信息，重要档案应采取物理隔离、数据备份等相应的安全保密措施。

3规范水务集团档案数字化建设流程的措施

3.1做好档案数字化前期准备。水务企业档案数字化前期准备工作主要包括三个方面。3.1.1成立数字化领导机构，加强对数字化工作的领导。根据水务集团档案工作现状，成立由分管领导任数字化工作领导小组组长、其他子公司主要领导为副组长、公司办公室负责具体实施的数字化工作领导小组，统一领导数字化工作。明确小组工作职责，制定集团档案数字化工作方案，细化各个时期、各个阶段集团档案数字化工作目标、任务。集团财务部门应将档案数字化所需经费列入集团年初预算，为后期档案数字化实施提供充足经费保障。3.1.2选择数字化设备和软件，为档案数字化提供必要的物质条件。基础设施：准备数字化过程中档案存放必须的库房场所；硬件设备：档案数字化所需的计算机、大型扫描仪、彩色打印机、刻录机、存储硬盘、档案装订机、打孔机、档案扫描录入笔、档案装具等；配置档案数字化软件。3.1.3强化数字化知识培训，为档案数字化提供坚实的人力基础。组织相关人员到水务系统档案数字化开展较为成功的企业进行实地参观学习，也可邀请其他国企、民企等企业人员来进行现场经验传授，开阔视野、拓宽思路、博采众长，为做好集团档案数字化营造良好氛围，打下扎实理论基础。3.2严把档案数字化各环节质量关。3.2.1第一步：整理档案。将出库的水务档案盒及卷内档案进行记录，必要的予以拆装，并做好页码编号，检查档案是否有缺损，及时修补。3.2.2第二步：扫描处理。根据水务档案保存及纸质资料清晰度设置具体分辨率。如灰度水务基建图纸，可将其分辨率调至300dpi，增加扫描清晰度；工程档案纸张较多较厚，易卡纸，可选用平板扫描仪扫描。纸质档案扫描完成后，再逐页检查是否存在漏页、重复等，并将扫描结果上传至服务器。3.2.3第三步：结果识别。下载汉王OCR工作包进行扫描结果识别。识别时需对扫描的档案资料进行文件格式调整（大小、倾斜度、图片方向等）、版面分析（版面布局及内容逻辑分析等）、识别（存档较久的手写体需要借助手动识别）等。3.2.4第四步：文字校对。常采用纵校与横校两道工序，能够有效降低识别工作包中的错误率。3.2.5第五步：版面复原。校对完毕后，一般会选用“双层PDF”格式进行保存，便于后期全文检索。3.2.6第六步：质检。在档案数字化管理端，软件系统会为客户端自动分配工作，主要是承担返工单处理及质量控制。根据《纸质档案数字化技术规范》，应按照5%比例抽查作业包中的文件识别清晰度、文件页数及格式，如发现不合格，应返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：备份。选用汉王OCR软件，该软件中的“OUTPUT”子文件夹可将前期经质检合格的数字档案全部保存至专门的档案系统，实现备份。应做好备份标签，便于后期的检索利用。3.3提升档案数字化成果利用水平。首先应设置登录系统。根据集团内外用户不同，赋予其不同登录查询权限，并在线提交相应的申请查询信息，由档案部门审核作出相应答复处理。其次档案部门审核申请档案材料。水务工程、合同档案等属于档案，档案管理部门只能为具有相应查询权限，且按照档案查询利用制度及流程提供相应的档案资料。经系统审核、身份认证后，档案管理部门线上或线下将相关资料提供给查询者，限期返还。

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作者:苏雅 单位:陕西省水务集团有限公司