跨越数字鸿沟

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在和Microsoft Office之间转换数据并不需要头疼，我们会告诉你怎样去做。

办公套装软件的主要组件包括Writer文字处理软件、Calc制表程序，以及Impress演示软件，这些组件都对文件转换提供了实用的工具。你可以使用这些工具在中打开和编辑Microsoft Office格式的文档，反之亦然。你还可以将的文件保存为Word文档、Excel表格或Powerpoint幻灯片，同时还可以选择更广泛的Microsoft Office格式，例如Office 97、2000或XP的格式。我们会告诉你一些实用的窍门，可以帮助你了解如何用最低的成本在这两套软件之间共享文档，另外我们还会告诉你最容易在哪方面遇到问题，以及如何避免兼容性问题。

在Microsoft Word和Writer之间转换文字文档非常简单，哪怕很长的文档也可以完美保留相应的格式，而且2.x版的开源套装和1.x相比有很大改进，这使得从到Office的文档转换比其他方向的转换能实现得更好。

要在中阅读和编辑Office文件，你需要做的只是在“打开”对话框中选择文件，再单击“打开”按钮，转换是自动完成的。要将格式的文件导出为Microsoft格式，要从“文件”菜单下选择“另存为”，然后单击文件类型对应的下拉菜单，只要从可选格式中选择想要使用的Microsoft文件格式即可。当你单击“保存”按钮后，程序会自动将文档的数据转换为所选的Microsoft格式。

除了一次转换一个文件，你还可以使用批处理功能一次转换多个选定的Microsoft Office文档以及模板。要批量转换，首先需要将所有要转换的Microsoft格式的文档或模板文件复制到一个单独的文件夹中，然后从“文件”菜单下启动批处理转换程序：选择“向导”|“文档转换器”，然后选中“Microsoft Office选项”，接着选择想要转换到的文档格式，单击“下一步”，然后指定来源和目标文件夹。确认所有设置后，所有位于来源文件夹中的文件都将被转换为文档，并保存在目标文件夹中。如果选择的是模板而不是文档，那么转换后的文件就成了的模板。

文件交换问题

理论上，文件在Office以及之间转换在格式上不会丢失任何基本特征，然而这个说法只适用于相对比较简单的文档，也就是说，指那些不包含宏、专业的图表、复杂的格式或者某些元素，例如脚注、表单或索引之类的文档。

如果你的文档中包含了上述的一种或多种元素，那么在转换的时候可能会丢失一些数据或者遇到其他问题―尤其是在转换包含了一些不支持的元素的文档时更容易发生这种问题。如果属这种情况，被导入的文档可能会丢失部分功能或者内容。

例如，作为OLE（Object Linking and Embedding，对象链接和嵌入）对象嵌入的Excel表单，这些嵌入的内容转换后会完全丢失。不过这并不会太令人吃惊，既然数据服务器（Excel）都已经不存在了，XLS文件中的内容又怎么能传递给转换器呢。

很多问题的根源都在于程序间概念上的差异。一个常见的例子就是对于邮件合并文档的处理，这是另外一个用Word文档作为数据源服务器的例子，因为Writer只能处理的数据源，因此在导入文件的时候它会自动删除所有引用外部数据源的区域。

这个规则也适用于使用了按钮以及其他来自控件工具箱中对象的Microsoft Office文档。可以显示这些控件，但是因为和宏不兼容，它会删除底层的VBA代码。

准备你的文档

在Microsoft Office和之间转换数据最容易出问题的根源还在于特定的应用程序。如果首先把Microsoft Office文档进行一些处理，那么就能尽量避免一些小的问题。

首先，你需要确保原文件的格式清晰明了，或者换句话说，在Word或中都使用段落和字符样式来定义格式。例如，绝对不能通过按下回车键的方式在段落之间创建空行，相反，这时候应该定义段落间距。缩进也应该用同样的方式处理，应该通过定义段落样式实现，而不是重复使用空格键或者使用Tab键。

大型且复杂的表单首先需要检查特定的格式以及所有包含在内的逻辑功能，例如公式或者和特定应用程序相关的加载项。这方面最容易导致问题的是包含可选变量的公式，因为它们往往无法正确转换。例如，Excel的某些财务功能可以接受日期作为字符序列，但是Calc将日期看作是数字。还无法将公式识别为超级链接，如果你插入了超级链接，Calc可以正确显示，但是无法将其当作公式使用。

而且Calc的数据整理功能也要比Excel中的数据透视表向导功能差很多。

除此之外，对VBA支持的缺乏意味着用户定义的公式也无法转移，不过图表一般都可以完美转移。

到Microsoft Office

从文档到Microsoft格式的转换似乎比其他方向的转换更平滑。

中众多的导出转换器使得将文档保存为你能想到的任何格式都变成了可能，只不过并不是所有转换器都有同样的转换质量。一般质量最好的都是针对Microsoft Office 97、2000或XP的转换器。

哪怕你的目标系统是Office 2003或2007，最好还是不要使用XML导出转换器，因为根据我们的测试，该转换器并不能总是导出正确的文档。

如果你曾在中使用过Office中不支持的功能，那么在转换的时候也容易遇到问题。例如，在Windows下创建的文档和在Linux下创建的相比，通常会使用不同的字体。虽然可以在转换后的文档中显示Windows字体和副标题字体用于打印，不过造成的结果是，如果使用，而且希望实现最大程度的兼容性，那么你就应该限制自己只使用Microsoft Office支持的字体。

有时候对象的使用也有可能导致问题。超级链接、注释以及编辑可以导入到Word，不过它们可能不会显示在框架中。同理，在转换动态或者嵌入文档为格式时，转换器几乎无法使用。

警告：VBA代码

如果你收到的Microsoft Office文档中包含了VBA代码，那么转换文件，在中编辑并重新保存为Word或Excel文件再发送出去就变得更加困难。这样做存在风险，VBA内容将无法正确使用。你需要做的是告诉，在打开或保存文档的时候，保持VBA宏原样不变―好在这并不困难。在中，打开“工具”|“选项”对话框，展开“装入”|“保存”分支，选择“VBA属性”项，然后确保所有选项都被选中。

如果你有Calc中的表单无法成功转换为Excel格式，那很可能是因为使用了Excel不支持的公式。和Excel相比，Calc支持的公式范围要广泛得多，尤其是在时间、日期以及金融计算领域，因此这方面Calc能提供比Microsoft的表单更强大的功能。

然而可惜的是，受篇幅限制本文不提供详细的公式对照表。在某种程度上说，这就是一个尝试和出错的过程，请尽量找出需要避免的元素，因为Excel不支持这些内容。或者，如果Calc导出转换器发现了不支持的公式，它将把公式用计算过的数值代替。因为在Excel中没有类似功能，因此转换器会直接忽略表单和单元格的格式样式。

黄金法则：精简

如果需要准备经常在两套办公软件之间转换的文档，你就要习惯被约束。如果不想在每次转换文档的时候都担心哪些可以正常使用，哪些不能，那么最简单的办法就是在两套办公软件之间找到一个折衷方案。请参考上文第179页提示的转换规则。

实际上，有一个最基本的方法可以提供合理的兼容性。在Microsoft Office中，将默认的“另存为”格式设置为早期Office版本，例如Office 97。这样你可能会无法使用新版本Office中提供的某些高级功能，不过在和转换文档的时候可以实现最大程度的兼容性。

在中，你也可以修改默认的文件类型：在“工具”|“选项”对话框中打开“装入”|“保存”选项，然后在一般节点下更改“自动保存为”的默认文件类型为Microsoft Office文件格式。通过使用这样的设置，每次在中保存文件的时候就不需要选择正确的文件格式了。