高职院校教学档案建设浅议

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教育教学工作是学校的中心工作，而教学档案则是对这一中心工作的永久记录。完整的教学档案，反映着学校教学管理、教学过程和教学质量监控的流程，它对推动高校教学改革，提高教学质量，开展教学研究，加强教学评估，以及维护学校和个人的合法权利都有着重大的作用。

一、教学档案建设意义

院系级教学档案，是加强院系教学管理不可缺少的手段，并且在教学管理中越来越发挥着极其重要的作用。教学档案不仅是教学活动的记录和成果，而且是教学工作中可供借鉴的知识宝库。院系在研究改进教育、提高教学质量时，经常需要查阅教学档案，用以总结规律，发现问题，提高教学质量，为加强教学管理，提高学院科学化管理水平服务。教学档案是教与学活动的真实记录，是历史的见证，具有真凭实据的作用。

1.教学档案建设有利于教学管理和教学秩序的规范化。

从教学档案的形成过程来看，教学档案是教学材料的汇集、整理，是教学工作中点点滴滴的统一体。教学档案的完整与否主要取决于教师和教学管理人员。

在日常的教学工作中，所有的文字材料都是教学档案的基础，如教学计划、课程安排表、教学检查情况、教学总结、毕业环节、试卷分析、标准答案、实习计划、实结等，这些材料必须完整，通过整理分析，教师和教学管理人员对教学工作必须加以思考、分析、总结并形成书面材料按要求归档。其归档结果真实记录了教务处和各院系教学与管理工作的实际，可以作为领导和教师了解教学情况、总结教学经验、制订教学计划或处理问题时的依据。同时也为学院的各级党政领导及教学管理人员在制定决策、实施计划时，必须切实熟悉、了解和掌握过去及现在的教学情况材料，使教学改革和教学秩序在原有的基础上稳步推进，切实保证教学管理的连续性，使教学质量保持稳步提高。

2.教学档案建设是高校教学评估工作的重要基础。

2004年，教育部对全国高职院校全面开展教学水平评估，根据教育部教学评估的指标体系，它主要是从办学指导思想、师资队伍、教学条件及利用情况、专业建设和教学改革、教学管理、学风和教风等方面对教学质量进行分析。教学档案是教学评估工作的主要检查对象之一。教学档案能够反映院、系两级的教学管理活动、各系教师的教学活动、学生的学习活动，是院系办学特点和办学水平的真实体现。

3.教学档案建设增进了信息交流。

教学档案的建设，给大家创建了一个相互学习、相互交流的平台。在院、系教学管理人员培训中，教学档案是交学习的主要内容之一，在教育教学管理过程中，不断地产生着新的教学文件材料，这些文件材料归入教学档案中，形成数量庞大、内容丰富的信息宝库。这是教学管理、教学实践和教学评估的信息源，是师生传递信息的重要工具。依托这一信息库，可形成具有学校特色的教育教学信息网络，供广大师生查询，并进行教学、科研信息交流，还可为进一步扩大校际间的交流提供广阔的信息平台。

4.合理的建立、利用教学档案，可以提升工作的效率。合并教学档案资源，建立相应的信息中心，改变了以往的需要信息现汇总的常态，可以由日常的积累汇总，形成数据库，提高了工作的效率。并且教学信息库的建立，一方面能够积极准确的提供数据资源，同时也可以让数据资源共享，在申报精品课程、教学团队、课题项目等情况时，可以提供出相应的佐证。并且电子信息库在查找信息时，可以缩短了查阅的时间。

二、教学档案建设的现状

（一）教学档案管理不标准，档案收集不系统。

从许多高校的实际情况看，由于教学管理人员大多没有经过专业档案培训，不懂档案管理业务和要求，致使教学档案管理虽有标准，却不能很好地贯彻执行，严重地影响了教学档案管理工作的规范化、标准化。同时，教学档案收集不系统、不完整。关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱，极不规范。有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。

（二）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。一些教学档案记录存在“有终无始”，缺乏完整性现象。

（三）文件管理有标准而不执行。文件与档案是一个过程的两个阶段，两者密不可分，档案是由文件转化来的，文件是档案的基础和源泉，要想使档案工作标准化，文件必须首先要实现标准化，可是从目前情况看，文件在标准化建设方面相对地落后于档案工作的标准化，严重地影响着档案工作一体化、标准化的推行。

（四）没有很好地遵循教学档案集中统一管理的原则。现行的档案管理标准中，档案一般分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、磁性载体档案及其它专业档案。但在调查中发现，有许多档案员在潜意识里总认为，单位只有文书档案而没有其它门类的档案概念。把文书档案当成了档案的代名词，这样一来就造成大量的教学资料、教学工作的照片等材料不能及时归档保存。

（五）教学档案管理缺少应用性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。由于对教学档案信息的开发利用价值认识不足，教学档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行，形成了与高校其他部门相对隔绝的状态，其服务模式是一种以收集、保存、借阅为主的模式。通过案卷目录、索引来反映档案信息，需要人工查档来传递信息，服务形式呈现被动性，缺乏多渠道、多层次的综合服务功能，没有形成档案管理者和信息需求者之间的良性互动。

三、如何更好的建立教学档案

（一）实行集中统一管理。

档案的集中统一管理，是档案管理的一项基本原则。教学档案实行集中统一管理，把分散在教师手中的文件材料收集起来，建立门类齐全的教学档案，才不会出现分散、封闭、零碎的局面，才能遵循其自然规律，保持文件之间的有机联系。因此，必须制定统一的管理制度，包括教学文件材料的形成、积累、整理和归档制度；设立专职人员，统一管理教学档案；建立岗位责任制，加强对教学档案的集中统一管理。

（二）实行教学档案立卷。

根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查找的原则进行立卷。原则上相同内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，也可以根据文件的内容分别组成薄卷。同时还要定期检查文件材料的齐全、完整程度，完成立卷，填写卷内目录，对卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批复在前、请示在后的要求排列，并将案卷的封皮、目录等填写齐全，统一存档，保证将本年度的教学文件材料立卷、归档。

（三）教学档案要按专业体系分类。

根据教学档案的特点，实行按专业体系分类，按层次组卷是科学的管理方法。对每届之间进行对比分析，就能鉴别质量的优劣，找出它们之间的差距，促进教学改革。因此，按专业体系分类、组卷，就能全面、系统地反映专业的发展变化。除此之外，教学档案按层次、分专业进行整理，能保持学科的系统性和专业教学水平发展的连续性，因而是科学的管理方法。

（四）建立档案电子查询中心

电子档案的建立可以缩短电子信息的查询时间，打破原有的信息查询方式，这样一方面保证了信息的长久完整保存，同时也为批量信息的输出创造了捷径。在每学年的《高职高专人才培养信息采集》前可以日常积累制作出“教师业务档案信息库”，该库收集了教师在本学年所发生的所有的业务情况，并由教师本人提供纸质佐证的同时，提供相应的电子佐证，并将“信息库”中的业务名称与电子材料相链接，这样一方面在对信息查询时可以快速有效的看到相应材料，同时也可以将教师的所有材料进行了分类分总，经过多年的采集，便可以形成纸质与电子同时成立的教师档案。

总之，要加强档案的科学管理，就必须做好做实其基础工作，制定和健全各项管理制度，使管理现代化。