论企业法人合同行为中的证据预留

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摘要：商业时代，财富大多由合同构成。企业法人经营中，合同行为举足轻重、不可或缺。因其常态化和普遍性，合同争议和纠纷也就不可避免。在纠纷处理时，如何顺利充分举证，实现诉讼效益和经济利益的最大化，很大程度上取决于合同行为实施环节，因此对“证据预留”要给予高度重视和有效落实，做到防患于未然、应用于已然、实现于实然。

关键词：合同行为；证据；预留

中图分类号：D922.29 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（2012）21-0118-02

一、合同行为的基本体系与关键环节

合同行为，是指合同交易过程中所实施的合同签订、履行和终止等行为的总称。

根据《中华人民共和国合同法》（下称“《合同法》”），结合民商事活动实务，合同行为的基本体系应由合同订立、成立、履行、变更与转让、终止等环节综合构成。其他可能涉及的缔约过失责任、合同效力与保全、违约责任等，则因主要取决于非常态化事实和法定后果而多与当事人的意思自治并无必然联系。

笔者认为，上述合同行为中最为关键的四个环节应为：第一，合同订立与成立；第二，合同履行；第三，合同解除；第四，合同终止的清理等。

二、证据原理与证据预留

证据是诉讼之王。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（下称“《证据规定》” ）第63条规定：“人民法院应当以证据能够证明的案件事实为依据依法作出裁判。”在“法律事实”取代“客观事实”作为“以事实为根据”法律基本原则内涵定义的情况下，对证据制度进行相当程度的了解和力所能及的运用，是防患于未然、将风险防控前置的必要前提。

就合同行为，发生纠纷时可得适用的证据规范主要集中于《中华人民共和国民事诉讼法》（下称“《民事诉讼法》”）和《证据规定》中。具有核心价值意义的主要有《证据规定》的五个方面：第一，第2条“谁主张谁举证原则及举证不能或不力的不利后果”；第二，第10条“原件举证原则及至少提供经法院核对无异的复印件或复制品”；第三，第33条“举证期限由当事人协商一致并经法院认可以及法院指定举证期限不得少于三十日”；第四，第41条至第43条“新证据认定条件与时限及逾期举证非属新证据的不予采纳后果”；第五，第47条“证据应当在法庭上出示并经质证方可作为认定事实的依据”。

特别需要重视《民事诉讼法》第63条规定的八种证据类型；《证据规定》第5条规定的合同纠纷举证责任分配规则即“主张合同成立并生效方对订立和生效事实举证；主张合同变更、解除、终止、撤销方对变动事实举证。是否履行争议由履行义务人举证。对权争议由主张有权方举证”。

证据预留，是指证据材料在纠纷发生前或者进入诉讼前的合同行为实施阶段的预先保留。证据是组织和举示的，而不是“创造”或“炮制”的。在合同行为实施各阶段相应进行“证据”意义上的痕迹资料留存，具有事后查找证据难望项背的优越性。有关书证、物证、视听资料和电子数据在预留中尤其重要。

三、合同行为预留证据的主要对象

（一）合同订立与成立过程的痕迹材料

合同订立是指民事主体之间达成一致的意思表示[1]，即两个或两个以上当事人进行协商并促成合意的法律行为，是一种动态行为的反映[2]。企业法人常常忽视对合同订立阶段诸如备忘录、框架协议、预约书、往来信件或电子邮件、缔约相关支出等痕迹材料的预留。而实际上，这些材料的预留同样至关重要，其法律意义主要包括：第一，系合同未能成立时追究对方缔约过失责任的必要条件。缔约过失责任是指在合同订立过程中一方违背诚信原则和法定义务致另一方的信赖利益的损失时应承担的损害赔偿责任[3]，根据《合同法》第42条、第43条及《最高人民法院关于适用中华人民共和国合同法若干问题的解释（二）》（下称“《合同法解释（二）》”）第8条，主要适用于假借订立合同恶意磋商等违背诚实信用原则的行为。一旦遭遇上述情形，必须举证证明缔约行为已开始、对方存在对应行为、本方损失项目与额度等，才能充分有效维护合法权益。而在对方追责时，本方已及时履行通知等先合同义务的事实也依此类材料确定。第二，合同成功签订但某些条款未约定或约定不明情况下，用作合同解释的依据。限于种种主客观因素，已成立合同中某些条款的遗漏、欠缺和含义分歧时有发生。此时，根据《合同法》第61条、第62条、第125条等规定，按照先协议补充、次有关条款或交易习惯、再次法律规定的顺序确定，特别是体系解释、目的解释和诚信解释环境下，备忘录、框架协议等均为重要依据。第三，系合同签订但有悖于真实意思表示，相关主体行使撤销权的重要依据。可撤销合同是指因欠缺一定生效要件而使其有效与否取决于有撤销权的当事人是否行使撤销权的合同[4]。根据《合同法》第54条适用于重大误解、显失公平、欺诈、胁迫和乘人之危五种情况，效果是受损害方有权请求人民法院或仲裁机构变更或撤销。而除“显失公平”外四种情形的认定，往往只能以缔约过程中的痕迹资料作为佐证基础。另外，在效力未定合同中确定当事人是否“善意”及是否享有“善意相对人的撤销权”（“效力未定合同指合同订立后尚未生效，须权利人追认才能生效的合同，”“善意指相对人在订立合同时不知也不应知对方欠缺相应行为能力或无权等”）[5]，也大多有赖于此等材料。第四，界定合同成立时间和地点的重要参考。根据《合同法》第25条、第26条、第32条至第35条等规定，合同成立于合格承诺通知到达要约人时、作出承诺行为时、合同书形式双方签字或盖章时、签订确认书时等时间节点；成立于承诺生效地、合同书形式双方签字或盖章地。上述时间与地点的确定对缔约痕迹材料的依赖程度不言自明。

合同成立是指当事人就合同内容协商一致缔结了合同，是订立合同过程的结果之一[6]，其价值在于未遭受否定性效力评价的已成立合同将对当事人发生确定的履行拘束力。企业法人一般会对已成立的合同文本进行保存，这当然十分必要。除作为依据诚信全面履行实现预期利益外，根据《合同法》第125条之规定，在就合同内容与含义发生争议或被刻意曲解、篡改情况下殊具“正本清源”功能。应当重视的是：除合同文本外，根据《合同法》第36条、第37条及《合同法解释（二）》第1条、第2条等规定，履行和接受履行合同主要义务的痕迹材料，能够确定当事人名称或姓名、标的和数量的痕迹材料，以及从事能够推定双方有订约意愿的行为的痕迹材料等，同样具有确定合同成立的依据性质，也应作为重要证据妥善预留。

（二）合同履行的痕迹材料

首先应预留货物交付和款项支付、义务行为实施的痕迹材料。这是《合同法》第60条全面诚信履行原则的基本要求，更是负有履行义务，同时也就负担履行举证责任的各方当事人不能稍有含糊的预留范围，并需足够细致充分。大多数情况下，对方的受领和验收资料是重中之重。

其次应预留对方未履行、出现经营状况严重恶化等丧失或可能丧失履行债务能力情形的痕迹材料。根据《合同法》第66条、第67条、第68条等规定，这是有效行使各种履行抗辩权而免受违约追责风险的必要条件。同时不能忽视的是行使不安抗辩权时中止履行及进而解除合同的通知资料的预留。

再次应预留与对方协议或补充协议由第三人履行或由第三人接受履行、第三人履行或接受履行情况的痕迹材料。这将直接关联《合同法》第64条、第65条确立的第三人履行制度适用条件是否具备及违约责任是否发生的判断。

最后还应争取搜集、预留法人对方的重要变更、怠于行使到期债权、恶意放弃或处置到期债权及财产，并妨碍或危害到本方的痕迹资料。这是正确行使《合同法》第70条规定的履行提存权和第72条、第73条规定的代位权、撤销权等合同保全权的重要基础。

（三）合同解除，标的物提存、抵销或免除债务的通知等痕迹材料

当履行中出现事前约定的解除条件，或出现法定非正常情况无法履行完成、可能导致目的落空及已无实益情况时，需尽量搜集并预留不可抗力发生及影响力、对方根本性违约的明示意思表示或行为、本方有效通知的痕迹材料，以期满足《合同法》第93条、第94条、第96条，使解除合同的充分性、有效性获得充分支撑。

当遭遇对方恶意不配合履行或出现客观障碍而本方选择通过提存标的物完成履行时，应搜集并预留对方无正当理由拒绝受领、下落不明等情形及办理提存、通知对方的痕迹资料，以期符合《合同法》第101条、第102条规定的提存条件而彻底实现清偿目的。

当具备条件主动与对方抵销或被对方通知抵销债务，或由对方免除本方债务时，应保留搜集并预留《合同法》第99条、第105条规定的通知等痕迹材料，以使合同权利义务终止得获确定效力。

（四）蒙受损失类的痕迹材料

合同行为中隐含或显现的商业风险无法彻底破除，无论何种情况，随时且及时整理预留因合同而形成的本方损失，包括可得利益[7] （指违约行为致受害人丧失了合同履行后可以获得的利益，损失也要求违约人负赔偿责任）材料，即使在合同约定有定额或定比例违约金的情况下也十分重要。否则，在对方违约造成本方损失时，《合同法》第112条、第113条所赋予的损害赔偿请求权将可能落空。

四、证据预留时应注意的其他问题

（一）前述证据预留中很多涉及到通知类痕迹材料，不仅需要预留备份通知文本，还要确认通知送达对方的事实。所以直接发送时应要求对方签章确认收到、快递发送时需预留交递详单并应保证详单能够显示递送资料核心内容、电子邮件发送时应保证信息完整和可提取、公告发送时需选择对方所在地省级或更高级别的报刊且妥善留存等。

（二）合同成立后如客观情况发生缔约时无法预见、非不可抗力造成的不属商业风险的重大变化且继续履行对本方明显不公平或不能实现合同目的的情况，则该事实及足致不公平状态的痕迹资料同样需要预留，作为需要时尽量趋近公平而请求人民法院变更或解除合同的基础。《合同法解释（二）》第26条规定的情势变更规则对此述有明文[8]。

（三）注意预留与合同相关的生效裁判、公证文书文本。因为按照《证据规定》第9条，该等文件所确认或证明的事实属“免证”事实，且作为公证据文书，其效力相对更为强大，甚至有时“一纸定乾坤”。

（四）签约时还需预留对方的主体信息材料，诸如法人的营业执照复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人身份证复印件、法定代表人身份证明书、工商登记电子档案信息查询表等，自然人的身份证复印件，委托人的授权委托书等。因为就目前司法实务要求看，如果主动提讼或申请仲裁维权，这些属于启动程序的必备程序性基础资料，不可或缺。

按照《证据规定》第8条，纠纷中对方承认可以免去举证负担。但盲目期待对方当事人的承认，无异于博弈“授命于人”。因此，积极主动进行证据预留是为对本方负责任的理性选择。

参考文献：

[1] 李国光.合同法释解与适用（上册）[M].北京：新华出版社，1999：50.

[2] 刘心稳，刘亚天.合同法原理与适用[M].北京：中国人民公安 大学出版社，1999：17.

[3] 王利明，房绍坤，王轶.合同法[M].北京：中国人民大学出版社，2002：69.

[4] 陈小君.合同法学（第三版）[M].北京：中国政法大学出版社2007：54.

[5] 隋彭生.合同法要义[M].北京：中国政法大学出版社，2003：117-122.

[6] 王利明.合同法要义与案例析解（总则）[M].北京：中国人民大学出版社，2001：68.

[7] 江平.中华人民共和国合同法精解[M].北京：中国政法大学出版社，1999：94.

[8] 沈德咏，奚晓明.最高人民法院关于合同法司法解释（二）理 解与适用[M].北京：人民法院出版社，2009：189-205.