高校资产智能化图文管理系统设计探析

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摘 要:本文从提高高校资产管理信息化、规范化与标准化的角度,对开发智能化图文资产管理系统的现实意义、应用前景、关键技术与经济效益等方面进行了简要分析。

关键词:高校资产 智能化 管理 条形码

1.实行资产智能化管理的现实意义与应用前景

“高校资产智能化图文管理系统”是针对高校资产管理的软件,可以有效的解决资产与账目不符的情况。从事资产管理的工作人员都有体会,资产的管理非常复杂繁琐。固定资产、低值易耗品、消耗品作为学校资产的重要组成部分,是财务管理不可或缺的有机构成,也是日常管理中最繁琐最消耗人力、物力资源的部分。由于资产具有价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点,在实际工作中很难做到帐、卡、物的一一对应,这就给资产的使用、监管、变更、置换、维护、盘点、清理等工作带来了很大的难度。也对其基础之上的数据报表统计、资产结构分析、资产评估等有着直接或间接的影响。“高校资产智能化图文管理系统”有效地解决了上述问题。在管理理念上,该系统是以资产为核心,结合条形码技术,在资产入库时即赋予每项资产唯一的“资产全息身份证”――条形码,赋予每个实物一张唯一的条码资产标签,从资产产生的源头开始控制,可以实现资产的源头管理;在内容上覆盖了高校资产管理的全部内容,不仅可以对固定资产、低值易耗品进行管理,还可以管理用户自定义的资产类型,保证资产管理深入到学校的方方面面和细枝末节;管理流程上涵盖了资产从购入、使用到增损、转移、退出的完整生命周期,实现资产整个生命周期的动态跟踪与管理。该系统可以进一步满足广大用户实际应用的多种需求,使资产管理工作化繁为简,优化资产的合理配置,简化了资产管理中的资产清查问题。为学校资产管理工作提供全方位、可靠、高效的动态数据与决策依据,实现资产管理工作的信息化、规范化与标准化,使资产的管理变得轻松、准确,快捷和全面,全面提升学校资产管理工作的工作效率与管理水平,具有广阔的应用前景。

2.主要技术特色

“高校资产智能化图文管理系统”的主要技术特色是以条形码为主线,每一件新购入资产的相关图文信息输入计算机以后,都会由计算机自动地打印生成不干胶条形码,条码上的内容可由用户自己设定,其中包括资产名称、购入日期、保管(使用部门)和资产实物图像等内容。将条形码贴在资产实物上,既明显地区分资产的使用部门,又给盘点带来极大的方便,盘点人员不必通过记录资产编码、核对账本的方式进行盘点,只须通过专门的条码识别器对资产上的条码阅读,条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器采用电池供电,不必用电线连接,盘点人员可以方便携带到任何地方,进行相互核查,读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可以存储近5万条左右资产的编码,使盘点速度提高了90%以上,同时还避免了重复盘点或错盘。将条码识别器与电脑相连接,迅速地获得资产的实际情况,通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余和资产是否被更换(对比购置时的图文信息)等变化情况。本产品是基于C/S技术的网络化软件系统。

3.重点解决的关键技术问题及创新

“高校资产智能化图文管理系统”是针对高校资产管理的实际需要,以实物管理为特点,以计算机为操作平台,以条形码技术为核心,以“快捷”、“精准”和功能全面为优势的管理类软件。系统采用C/S结构,分布式数据库。

该软件系统通过先进的条形码技术对资产实物从购置、领用、清理、盘点、借用归还、维修到报废进行全方位准确监管,结合资产分类统计等报表真正实现帐物相符。

(1)在系统开发过程中,需要重点解决的关键技术问题包括如下内容:

①采用C/S架构设计,网络拓扑结构见下图;

②计算机操作平台;

③便携式条码识别器;

④采用分布式数据库;

⑤网络通讯采用TCP/IP协议。

(2)技术创新

①使资产管理工作化繁为简,解决了资产管理中帐、卡、物不符,资产不明设备不清,闲置浪费、虚增资产、资产被置换和资产流失问题。

②实现资产管理工作的信息化、规范化与标准化,使资产的管理变得轻松、准确,快捷和全面,全面提升学校资产管理工作的工作效率与管理水平。

③通过条形码识别器与网络终端实现资产的快速盘点。

4.经济及社会效益

“高校资产智能化图文管理系统”可以在实际工作中,极大地提高高校资产管理的工作效率,降低成本,有助于学校真正实现厉行节约的原则。它的简单易学的用户界面及强大的系统功能,使原来耗时耗人耗力的资产盘点工作,现在只要一两个人很短时间内就可以轻松完成,以前大量的重复购置和闲置浪费情况现在及时得到解决。

参考文献:

[1] 徐洪民.加强资产信息管理,提高资源配置和科学决策能力.实验室研究与探索,2007(1).

[2] 黄沃才,高校资产管理信息系统的设计和应用.中国现代教育装备,2008(1).

[3] 卢绍言,黄福霞.固定资产管理信息系统的开发与应用.一重技术,2007(5).