英文商务电子邮件写作策略
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随着世界经济的蓬勃发展,英语商务电子邮件的使用越来越广泛。它打破了电话和传统书面信件受到的时间和空间的限制。书面交流的周期缩短，人与人之间更加直接进行交流，提高了工作效率，增加了工作的灵活性。在当今快速发展的经济时代，它具备了当今任何通讯工具无可替代的优势，传递迅速、效率高、保密性强。它作为一种日常的交际手段，在公司企业等部门越来越重要，写出一份语言明了、简洁、准确的电子邮件是非常迫切和关键的，它可以较少误解，促进沟通，有助于商务交易的顺利进行。因此，电子邮件写作的好坏直接关系到公司或企业的发展。
2英语商务电子邮件写作中出现的问题
2.1复合结构多
英语商务电子邮件是一种以电脑为媒介的交流。与传统商务信函有着明显的区别，写作上有其特有的特点。邮件中的语言清晰简洁，结构简单。商务工作繁忙，高效率，为了节省时间，达到双方交流顺畅快捷的目的，写作时复合结构少用，用并列结构代替。PleasetellusyourhouseaddressinWashington,wherewewillmailthegoodstoyounextweek(wrong).Pleasetellusyourhouseaddress.Wewillmailyouthegoods(right).
2.2长句多
英文电子邮件写作需要清晰直接，复杂的长句妨碍双方相互的沟通和交流，也影响商务业务的正常进展。简单、直截了当的句法结构是首选。因此，在写作上短句的使用较多，它可以使读者清楚地理解邮件的内容。Thesegoodshavetheproblemofshipmentthatleadstotheerrorintransit(wrong).Thesegoodshastheproblemofshipment.Itleadstotheerrorintransit(right).
2.3定冠词多
商务电子邮件的写作有其自身独特的特点。指示词使用较多，更加清晰明确指代所指内容，免去更多的猜测和误解，一目了然，积极有力推进商务业务的沟通。因此在写作上，定冠词运用较少，指示词使用较多。You’dbetterkeepthefilesinyourdrawer(wrong).You’dbetterkeepthesefilesinyourdrawer(right).
2.4正式词多
英语电子邮件虽然采用的都是书面形式，但其用语却大都是口语，具有自己独特的书面语形式。正式词使用较少，商务电子邮件的写作偏向非正式词。正式词使用较少。Dropmeanemail.
2.5介词短语修饰名词多
在写作中，商务电子邮件自身独有的特点彰显其鲜明的风格。名词修饰名词较多，而少用介词短语修饰名词。这样会使阅读更加容易通顺，意思更加明了和清楚。Pleasegiveusyourproposalforthebidofyourfim(wrong).Pleasegiveusyourfirmbidproposal(right).
2.6模糊词多
在英语电子邮件写作中，用词一定要准确，忌讳使用语义模糊，模棱两可的词或词组，以免产生歧义，造成误解，延误商务沟通和贸易。因商务业务往往业务量较大，稍不留意会造成巨额资金的损失，带来经济的亏损。在写作里，模糊词忌用。Thefiguresshowasignificantincrease（wrong）.Thefiguresshowa78%increase(right).
2.7忌讳长段落
在英语商务电子邮件写作中，尽量使用短段落，分段的格式使文章条理清晰，看起来更易于理解，一个较长的段落会使读者产生厌倦，不愿看下去。在写作时，做到条理清晰，重点突出。因双方都比较繁忙，没有太多的时间斟酌用语和段落，短小的段落更方便于双方的业务交流和沟通。DearBob：Thanksforyouroffer.Wecheckandconfirmtoyouthatwehavealreadyshippedthegoods.Couldyouadviseyourcustomerplease?Thanks,Tom
3英语商务电子邮件写作采取的对策
3.1书写特点
1）表情符号。表情符号是指由键盘的符号和字母组成的编码，它们所构成的图像象征面对面交流时所用到的一些表情和手势。表情符号是英语商务电子邮件最为独特的特点之一。表情符号的运用使双方之间的关系更为亲密，拉近了彼此之间的关系，增进了友情。表情符号所表达的内容比话语本身更加强有力，意义更深刻和广泛。Iexpectmyreactionwasexactlythesortofthingyouhadhopedfor–﹨(undecided).2）问号和感叹号。英语商务电子邮件在电脑上进行交流，不具备面对面谈话时的丰富情感和表情，叹号和问号在邮件中的使用传递了人与人之间细微的情感和情绪，使人们感到身历其境并融入语言交流中。WhatamIfor?3）大小写字母。在电子商务邮件中，因双方彼此熟知，在写作时，彼此利用计算机媒介突破了传统的规定，遵循了一种时尚、新颖的书写方式，赋予了网络新意。首字母小写很常见。有时全部大写，给读者耳目一新的感觉。moneywillbepaidbeforeFriday.ALLTHESEMATERIALSIMPORTANTFORSHIPPING.4）拼写。在当今世界经济交往中，商务交易频繁快速。每天的商务业务往来频繁，邮件书写成千上万，经常会因为打字速度过快而造成拼写错误。iliveinwashington.
3.2词汇特点
1）口语体词。在英语商务电子邮件中，口语体词使用较多。因双方彼此熟知，交往和沟通灵活随意，口语体词体现出灵活、生动、富于变化的特点，增强了交往的亲密度。Canyouletmeknowthedateoftheshipping?2）缩略词。商务贸易的往来快速高效，时间就是金钱，加快交流节奏，因此缩略词使用较多。体现出网络时代人们之间轻松快捷交流的特点。IwillsendmyCRcardtoyou.3）商贸专业词。因是商务电子邮件的写作，商贸专业词使用较多，反映出商贸专业的特性，也体现了商务往来的真实性。Ihopetohearfromyouinquiryquickly.4）礼貌词。在英语商务电子邮件中，礼貌词使用较多，因在从事贸易，双方在交易上都应彬彬有礼，和谐共赢，以保持买卖上的良好交易关系。Weappreciateitifyoucouldtellmetheexactdateofthenegotiaiton.E.复合词。随着社会的变化和进步，新鲜事物和新鲜现象层出不穷。一些复合词应运而生，给英语商务电子邮件的写作带来了新的活力和新意。Youcancontactmeeitherbye-mailorbye-card.
3.3句法特点
1）省略句。商场如战场，双方写作无需斟酌，时间极为宝贵。省略句居多，它反映了电子邮件写作上的即兴口语化特点，结构简单，逻辑清晰，没有过多复杂的句子。Verysorryforthedelay.2）简单句。在英语商务电子邮件里，为了节约时间和提高工作效率，简单句使用较多。内容一目了然，词义清晰，意思明朗。Ilookforwardtohearingfromyou.3）礼貌句。在英语商务电子邮件里，交流双方在友好和善的基础上，为了业务的进一步拓展，礼貌客气地运用礼貌句，进行业务交流和沟通，增进了客户之间的感情，为日后业务的发展打下基础。IamafraidIcannotdoit.4）不规范句。在电子邮件里，双方书写的目的是传递信息，相互沟通，忽略语言的正确结构和规律，但并没有影响相互对语义的理解，相互在顺畅沟通中达成交易。myPaymentwehavetobeinformedofcashier.5）固定套语。固定套语是现成的语言材料，电子邮件语言程序化较高并伴有套语，节省时间易于理解，有利于商务双方在商贸业务上的发展和协商。Wearepleasedtoquoteyouasfollows.6）虚拟语气。在英语电子邮件书写的语言里，虚拟语气委婉温和表达自己的观点，不伤害任何一方。在商务洽谈上，双方关系得到很大的改善和缓和，减轻了彼此的负担并挽救了不利的局面。Shouldyouwishtomakeenquiresconsideringourstanding,youmayturntothecompany.
3.4语篇特点
1）重复。在英语商务电子邮件中，通过重复一些词来强调一些重要信息，希望加深读者对这些关键信息的印象，可以突出主题。Yourshippinginformationsothatshipmentcanbemadeontime.Shippingwillcome.Theshippingfeecanbeaddedtothedocument.2）排比。在邮件中，排比句使用较多。它节奏鲜明，叙事透辟，内容集中均衡，蕴含强烈感情。排比句起到了连句成篇，衔接篇章纽带作用。Pleasedeliverthegoodsquickly.Pleaseinvestigatethethings.Pleasefind……….3）省略。省略可以促进英语商务电子邮件简洁的特点。简单、朴素、明白是电子邮件的突出特点。省略丝毫不影响读者的阅读，读者可以轻松、简单的阅读。WehavegotyourmailofJune7,2012.Wearegladtoknowthatyouareeagertoestablishtherelationswithus.4）时态。在英语电子邮件中，情态动词的过去式常用。语气礼貌，口气商量。委婉和善的语气可以带来商业机会并能繁荣商务业务。Couldyoufindtheproblem?5）搭配。在邮件写作中，围绕主题的搭配词出现频率较高和集中。如主题是“saleofumbrella”.Reputable,exporters,line,business,expand,marketimporter等词连续出现。这些词连接了整个篇章，起到了连锁结构效应，为交易的快速成交打下了非常扎实的基础。
4结束语
写好英文商务电子邮件对商务交易的成功非常重要。邮件中的书写、词汇、语句、语篇特点不但体现了邮件书写者的综合商务业务能力，而且也体现了较高的综合文化素养，是一个人综合能力素质的体现。通过探讨写作策略，希冀帮助邮件书写者更好地掌握邮件的写作，丰富语言知识，同时也有利于提高书写着的写作水平，顺利实现商务交际的目的。
作者：刘宏杰 单位：北京信息职业技术学院外语系