探讨精细化管理在高校会务工作中的引入

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摘 要：自古以来，会议就是一切事务处理的重要环节，高校内的会务工作涉及面广，包括教学工作会议、科研活动会议、党员会议等各种会议，如今，高校学术研究、科研合作、成果转化等方面的会议举办得更加频繁，会议种类越来越多，过去粗放的经验管理方式已经难以应对如今纷繁复杂的会务工作，应以一种科学的管理方式来替代它，精细化管理应是首选。精细化管理强调细化工作目标，重视每一个工作环节，追求精益求精，因此，将精细化管理引入高校会务工作中是明智之举。在本文中，笔者对引入精细化管理的必要性进行了论证，并具体阐释了高校会务工作精细化管理的内涵与特点，提出了相应的建议。

关键词：精细化管理 会务工作 管理理念 办会总结

高校是一个思想文化交流频繁的平台，社会赋予了高校人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的使命。在整个高校服务支持体系中，会务工作起着至关重要的作用，能够促进高校发展。高校各项工作的顺利开展有赖于会务水平的提升，为此，我们可以巧妙应用精细化管理模式来开展会务工作，以求会务工作水平能够得到较大的提升。

1、高校会务工作引入精细化管理的必要性

1.1、适应时代形势的必然选择

如今，社会分工逐渐细化，各岗位的专业要求在不断提高，经济发展快速，高等教育改革不断深入，高校办学规模自高校扩招政策实施以来不断扩大，高校与社会的联系越来越频繁，而高校办公室的会务工作难度越来越大，任务越来越重。会务工作内容繁杂，如果不留意每个细节，将容易造成工作出错。新形势下，社会将对高校会务工作提出更高的要求，如果工作机制不完善，管理方法不实际，就很难适应这种要求，而将精细化管理实际上就是将工作目标细化和落实的过程，能够具体到工作中的每一个细节，因此，在高校会务工作中引入精细化管理是适应时代需要、从而提升高校会务工作水平的必然选择。

1.2、高校办公室自身发展的迫切需要

会务工作是高校办公室的一项重要职能，高校办公室所具有的统筹能力、策划能力、组织服务能力也是通过会务工作直接体现出来。只有高校办公室及时更新会务管理理念，才不至于耽误会务管理工作进度，才有可能提高会务工作管理能力，否则，就很容易造成工作出现问题，比如，如果会务管理理念守旧，将影响会议的最终效果，甚至造成会议无法正常进行。可见，高校办公室这一重要机构的发展有赖于科学细致的管理，只有更新会务管理理念，引入精细化管理，才能高校办公室工作水平的提高，进而促使高校各项事务的顺利完成。

2、高校会务工作精细化管理内涵与特点

2.1、以人尽其能为核心思想

天生我材必有用，人与人之间最大的差别不在于所谓的智能，而是在于意志和毅力。因此，精细化管理理念认为，人是主导事业成败的核心因素，在日常的工作中，应学会观察每个人的特长和优点，依据其各自的优势给他们安排相应的工作，从而激发他们的潜能，使他们的潜能能够得到充分的发挥，最终大大提升高校会务工作水平。

2.2、以工作环境为基础条件

“天时、地利、人和”是我们中国人做事看重的基础条件，精细化管理理念认为，在高校会务工作中努力打造状态最佳的工作环境，例如对劳逸结合工休制度、工作人员的性别配比、良好的舆论环境、设施设备的运转正常等进行合理的搭配，不仅要注重硬环境的建设，还要注重软环境的优化，将不合理因素降到最少，集中各种最佳因素来营造一个合理有效的工作环境。

2.3、以考评奖惩为手段

对于提高工作效率和增加工作实绩而言，激励与惩罚制度是一种有效方法，它分为三部分内容，一是工作标准的制定应以具体的分工为依据；二是根据工作标准施行差别奖惩制度，也就是进行奖励还是惩罚以人完成工作的量以及质为依据，对于未达定额或低质完成的予以惩罚，对于超额完成或优质完成的人给予奖励；三是不以工作岗位类别为奖惩对象，而是以工作实际表现为奖惩对象，从而调动工作人员的工作积极性。

2.4、以组织管理为关键环节

精细化管理的基本原则是职能分工，要求将计划职能和执行职能分开发挥各自的效能，调研、分析、拟定方案并指令、据实调整方案由计划职能负责；而实际的执行工作则在执行职能的权限内，其应以计划职能部门的指示为依据来完成执行工作。精细化管理理论要求，下级管理人员负责一般的日常事物，而类似于重大的战略问题和重要人事的任免等重要事项的决策则是由领导部门负责。

3、精细化管理在高校会务工作中的应用

3.1、强化精细化管理认识，重视工作每一环节

管理理念影响着会务工作的最终效果，应转变粗放的经验管理理念，引入精细化管理理念，达成 “会务工作无小事”的共识，只有这样才能做到认真完成工作的每一个环节。为了强化相关工作人员对精细化管理的认识，应通过各种活动形式加强教职工的理论学习，如举办讲座、开展培训等形式，从而使得精细化管理理念得以深入人心。此外，在办公室会务工作过程中，应坚持精细化管 理的工作作风，将目标细化，将任务量化、，使责任明确，保证各个工作环节顺利衔接，促使办公室整体会务工作正常、高效地进行。

3.2、形成精细管理意识，做到精益求精、精打细算

精益求精也就是努力提高会议的质量，打造精品会议。会务是高校办公室的核心职 能之一，直接体现着办公室的工作水平，影响着学校方方面面的事务。所以，对于会务工作应严格要求，制定严格的工作标准和明确的奖惩制度，不断追求更高的会议效应，不断提高工作质量，重视会务的每一个环节，将会务工作中的差错降到最低，使工作人员的工作能力发挥到最大。精打细算也就是合理安排会议，以最少的成本来打造最高品质的会议，以求通过会议实际解决问题。高品质的会务工作要尽量节省人力、物力与财力，如为了节省开支并提高效率，有时可以以电视电话、网络等现代化技术为平台举行会议，精简发言内容，合理控制会上发言时间，精简会议环节，对于可以免去的会议环节应尽量免去，节省会议开支，对于能省去的费用应尽量节省。

3.3、细心敲定内容，制定精密的方案

一个具有优质会务服务的办公室往往整体的工作水平也是较高的，而会务服务的预期质量则又是直接体现在会议活动方案上。高校在制定会议方案之前应加强和各方的互动交流，遵守会议的具体要求，依据会议日程安排落实会议方案的初排和审定工作，应关注会议的每一个细节，经过多次的实地考察再细心敲定会议内容，保证活动方案的可行性和有效性，以求会议能够切实解决问题。

3.4、精巧设计议程，细微筹办文稿

会议现场不仅是企业会务服务的关键环节，在高校会务工作中也是重要的组成部分，会议能否取得圆满成功在一定程度上也受会议现场布置效果的影响，会议现场的布置效果也是会务工作水平的体现。应按照会议议程对会场、分会场、茶歇、合影等场地进行合理的安排布置，将投影灯设备、展板、茶杯、发言台、话筒架等按照要求放在合理的位置，摆放好座椅、合影梯架、坐签等设备，妥善保管好代表证、会议文件袋、材料、文件、笔记本、文具等材料，以防其丢失而影响会议的正常进行。

3.5、做好会后总结，积累会务经验

由于会上存在较多的意外情况，因此，再为完善的会议方案也难以做到万无一失，会议最终还是会或多或少地存在不足。因此在每一次会议结束后，都应做好总结工作，将会议进行过程中出现的问题一一列出，并做好改进工作，针对会议中出现的问题做好改进方案。实际上，完整的会议应包括会钱准备、会议举办、办会总结三个环节，而办会总结是其中的一个关键环节。因此，应重视会议进行中出现的每一个问题，并对这些问题进行归因分析，找出造成问题出现的原因，并为此提出改进的有效建议，以防问题在今后的会议上重复出现。

4、小结

在高校办公室的办公室日常工作中，会务服务的较为关键的一项工作内容，办公室的工作水平可以通过会务服务质量直接体现出来。精细化管理要求工作人员认识到“会务工作无小事”，对各项具体会务工作都引起重视，严格要求工作人员的日常工作，要求其做到精益求精、精打细算；细心敲定内容，制定精密的方案；精巧设计议程，细微筹办文稿；并通过做好会后总结来积累会务经验，改进工作质量。因此，将精细化管理引入高校会务工作中，正好能够与而今会务工作日益复杂的情况相适应，还有助于高校办公室的发展，保证高校的各个职能机构正常发挥效应。

参考文献：

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