基于Worktile的科研团队管理系统构建

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摘要：随着高校的发展，科研团队对于信息化管理系统的需求日益迫切。但是对于一个大型专业化的信息管理系统，用户很难精确完整的一次性提出自身对于系统的功能和性能要求，必然要经历从模糊渐渐变的清晰具体的过程[1]。本文针对科研团队对信息化管理系统的日益迫切需求，构建了一套基于worktile的轻量级科研团队管理系统。试运行结果表明，该系统基本实现了对团队资源的有效管理，提升了科研团队的信息化水平，提高了团队工作效率。

关键词：Worktile 管理系统 团队

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2015）05-0000-00

随着高校的发展，所以在信息化建设的早期，选择现成软件平台搭建团队管理系统进行试运行成为娇稳妥的选择。该方法具有技术难度低、开发周期短、开发费用少的优点，可在试运行过程中进一步明确需求、获取信息和梳理流程，为自行开发建立基础和保障。在调研各类现成管理软件过程中，Worktile走入了笔者的视线。Worktile是一款SaaS模式基础功能免费的多平台团队协同工具，具有以任务为驱动，以效率为核心，以简单为宗旨的特点。判断Worktile软件是否适用主要取决于能否满足系统需求，需求获取和分析就成为搭建系统的第一步。

1 需求获取和分析

需求获取和分析是决定软件系统成败的关键步骤，它所要做的是确定系统必须完成哪些工作，深入描述系统的功能和性能，也就是对其提出完整、准确、清晰、具体的要求。科研团队管理系统涉及到的角色包括团队带头人、团队教师、团队学生。不同角色完成的主要工作包括教学、科研、团队管理、项目管理、实验等。通过和各角色的交流，获取了以下需求：

（1）功能性需求：系统管理、项目管理、仪器设备管理、人员管理、成果管理、知识管理、多平台访问。（2）非功能性需求：系统稳定、简单易用、界面美观。

Worktile系统可满足系统管理中注册管理、系统登录管理、角色管理和权限管理的需求。项目管理做为其核心功能也可轻松得到满足。Worktile具备丰富的流程可订制功能，可通过项目的形式将其他功能间接实现，所以在功能上Worktile基本满足需求。Worktile简单的拖拽操作、多平台的统一体验、良好的数据安全性也很好满足了系统的非功能需求。

2 系统构建步骤

Worktile以项目为单元管理一切事务，所以系统所有功能以项目形式实现，主要功能包括：团队成员管理、成果管理、设备管理、项目管理、规章制度。

2.1 团队成员管理

团队成员管理主要功能是查看和维护团队所有成员的个人信息。该功能由信息管理员负责，主要职责是核对团队成员信息并督促更新，个人信息主要由本人维护。构建步骤如下：

（1）使用Wortile创建团队并创建一个名为“成员管理”的项目，然后通过邮件或者链接邀请团队成员注册并加入团队，并将成员加入到“成员管理”项目中。（2）在“成员管理”的项目里，用列表名的形式将成员分为如下几类：教职工、在读博士、在读硕士一年级、在读硕士二年级、本科、已毕业等。（3）通过设置帮助和范例引导成员维护本人的个人信息。（4）在团队本身的团队成员设置中管理员可邀请成员、移除成员、修改成员角色。

2.2 成果管理

成果管理主要功能是维护团队成果信息。该功能由信息管理员负责，主要职责是核对团队成果信息和督促更新，成果信息主要由成果获得人自行维护。构建步骤如下：

（1）创建一个名为“成果管理”的项目，将成员加入该项目中。（2）用列表名的形式将成果分为如下几类： 论文著作、专利发明、成果奖励。（3）通过设置帮助和范例引导成员维护本人的个人信息。（4）通过“数据导出”功能实现对成果的输出，再进一步进行信息筛选、过滤、汇总、分组。

2.3 设备管理

设备管理主要功能是维护团队设备信息。该功能由设备管理员负责，主要职责是核对设备信息和维护。构建步骤如下：

（1）创建一个名为“设备管理”的项目，将各设备管理员加入该项目中。（2）用列表名的形式将设备分为如下几类：大型设备在库、小型设备在库、借出设备。（3）通过设置帮助和范例引导设备管理员维护设备信息。

2.4 项目管理

团队以研究所和重点实验室为依托开展科研和教学，一般可分将团队分为两类[2]：

（1）项目团队：面向科研项目，由项目涉及人员组成项目，具有时限性。（2）工作团队：以主要研究方向划分，具有长期性，人员相对稳定。

项目根据团队的不同也分为项目团队项目和工作团队项目，分别由项目团队负责人和工作团队负责人负责构建项目，最终实现对项目的管理。项目是由任务驱动，可以通过任务的列表、标签、时间、成员等不同维度管理项目事务，跟进状态。

2.5 规章制度

除了基本的作息制度、请假制度、奖惩制度外，团队还需制定推动信息化管理系统的规章制度。例如制度应规定：在岗期间请见必须登录系统，在1小时内对自己的任务作出响应等。

3 结语

经过一段时间试运行，该系统基本实现了对团队资源的有效管理，提升了科研团队的信息化水平，提高了团队工作效率。当然Worktile做为轻量级的团队协作软件还有很多不足，使用过程中暴露的问题和新获取的需求，有待进一步的研究解决。正确的流程、良好的纪律性、优秀管理及良好的人员素质，配合有效的管理系统，才是一个团队能做好事情的根本。

参考文献

[1] 任莹.高校基建管理信息系统用户需求分析研究[J].建筑经济，2012（5）：82-85.

[2] 李艳红.科研团队知识管理研究――三类科研团队的比较分析[M].北京化工大学，2007.