成人教育档案优化管理分析

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［摘要］

地方高校成人教育提供了成人接受高校学习的机会和平台，档案管理为保障地方高校成人教育的开展提供了基础保障，在社会发展新格局下，地方高校成人教育档案管理面临新的转型时期。通过对转型时期地方高校成人教育档案管理面临的新形势和新要求的详细分析，总结了当前各地方高校开展成人教育时，档案管理工作的现状，解析了其存在的不足和困境，从而提出了优化档案管理的对策建议。

［关键词］

转型时期；地方高校成人教育；档案管理

1转型时期地方高校成人教育档案管理面临的新形势与新要求

在科技技术广泛运用的今天，各行业领域发展日新月异，但同时面临社会发展资源瓶颈、环境约束、人才资金困境，行业领域发展面临新的要求，需要克服新形势的挑战，做好总体布局。对于地方高校的成人教育而言，档案管理工作在转型时期面临着严峻的新形势和新要求。

1.1档案管理内容更加复杂多样

对于地方高校而言，成人教育的档案管理工作涉及的内容越发复杂，转型时期衍生的新的档案管理工作，给长期使用的档案管理工作提出了更高的要求和挑战。转型时期，地方高校成人教育档案管理内容将涵盖更加复杂多样的内容，既包括传统的学籍档案管理、考务档案管理，还将需要对学科建设和相关实验室建设的档案管理、日常课堂教学的材料档案管理纳入进来，既记录接受成人教育学生的学籍信息，还记录学生考试、课堂学习和学校硬件实验室建设等档案信息［1］。

1.2档案管理材料来源更加多元

在地方高校不断创新成人教育模式的带动下，成人教育所涉及的档案管理信息来源就越发丰富，因此转型时期，地方高校成人教育档案管理材料来源将更加丰富［2］。从来源来看，一是文书档案资料，来源有相关教育主管部门的法规政策，地方高校开展成人教育的规章制度，成人教育学生的学籍资料，教务教学计划、教材等，毕业学生档案等等；二是电子档案资料，在电子信息技术广泛应用到档案管理后，地方高校成人教育的档案管理资料也包括了电子档案资料，包括学生电子档案学籍信息等。

1.3档案优化管理难点多

在电子信息技术的广泛应用带动下，地方高校成人教育档案管理工作的信息化程度逐步提高，在工作效率、工作质量上都有明显的提升，但是总的来看，实现更高水平的档案管理，仍然面临众多的难题。这些难点的存在阻碍了地方高校高效地开展成人教育档案管理工作，也满足不了日益扩大的档案管理需求，是必须高度重视，并加以改善的［3］。

2地方高校成人教育档案管理现状

在成人教育普及率逐步提高的大背景下，地方高校广泛开展成人教育工作，为社会输送了数量庞大的人才队伍，提供了成人接受教育的机会和平台。为了更好的提高地方成人教育工作的质量，做好成人教育的档案管理奠定了坚实的基础。总的来看，当前地方高校开展成人教育档案管理工作现状如下：

2.1管理分散、利用率低

在很多地方高校，进行成人教育的档案管理，管理十分分散，行政部门中，多头管理的现象十分普遍，比如一些地方高校的成教处、学生处，乃至院系教务处都在旅行成人教育的档案管理职能，经常有重复管、漏管的现象出现，再加上各职能部门之间的信息交流不畅通，让一些成人学生的档案信息无法及时的形成系统资料［4］。另外，当前地方高校所形成的成人教育档案相关资料的利用率普遍偏低，不达70%的率用率是对档案管理工作成果的不利。

2.2规范化、信息化程度偏低

在很多地方高校，进行成人教育的档案管理工作，遵循的是学校档案管理规章制度、国家档案管理法律法规，并没有针对成人教育的特殊性设立单独的档案管理制度，因此在很多情况下，成人教育的档案管理更容易失序，从而造成档案信息的流失、管理纰漏［5］。

3转型时期地方高校成人教育档案优化管理对策措施

成人教育是为成人提供继续学习机会的重要平台，各地方高校将继续扩大成人教育范围，开设更多的符合社会发展需求的成人教育专业，越来越多的成人将到地方高校中接受成人教育，因此未来成人教育的档案管理工作量将更大、涉及范围也将更广，必须在优化档案管理上采取特定的对策措施。

3.1创新档案管理模式

要应对当前地方高校中，成人教育档案管理的分散形式，首先要在职能部门设置上进行强化，避免当前多头管理的现象出现，一方面要在成人教育学院设置专门的档案管理岗位，形成专人专岗，避免档案管理的漏管、重复管，另一方面要形成成人教育档案的动态管理，需要在学生接受学习的长时间内，对所有档案进行动态管理；其次提高档案的使用效率，提供更加方便的档案查询和使用途径，供学生、企业查询。

3.2提高规范化和信息化程度

提高地方高校的成人教育档案管理的规范化程度，就是要从规章制度上进行规范，一方面国家行政管理部门，要针对成人教育的特殊性，从档案管理的角度制定法律法规，供地方高校实际操作参考，另一方面各地方高校需要针对学校开展成人教育的特色，在学校规章制度中体现成人教育的档案管理制度。

3.3加强对档案管理的重视

管理层对地方高校成人教育档案管理工作的不重视，是造成现状困境的直接原因，因此要加强对地方高校成人教育档案管理的重视，是缓解困难、进行优化的重要前提。首先是要不断的提高对地方高校成人教育档案管理的重视意识，从思想上正视成人教育档案管理，从行动上制定成人教育档案管理的相应制度，从模式上进行不断的创新突破；其次要不断加大对成人教育档案管理专项经费的投入，要进行设备的更新、专业系统的开发、人才的引进、制度的创新，是要有更多的专项经费为保障基础的，因此教育局要设立专项经费，供专家团队进行系统研究，从而保障地方高校成人教育档案管理的能力和水平。

作者：林晓 单位：贺州学院

主要参考文献

［1］訾燕.对普通高校成人教育档案管理队伍建设的思考［J］.淮海工学学院学报：人文社会科学版，2016（5）.

［2］冯有辉.论当代信息技术在高校成人教育档案管理中的应用［J］.档案天地，2016（3）.

［3］蒙海理.高校成人教育档案管理信息化建设存在的问题及对策［J］.黑龙江档案，2013（4）.