浅谈农场土地承包合同档案及其管理

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土地承包合同档案真实的记录了农场的全过程，有力反映了我场农业发展的历史。由于土地依法承包，在程序上具有严肃性，内容上具有准确性，其结果具有公证性，是农场土地续包工作的重要依据，具有突出的凭证作用。因此，完整、系统、科学地管理土地承包合同档案，是稳定和完善土地承包责任制，促进农场经济健康发展，构建和谐社会的一项重要工作。

一、农场土地承包合同档案管理中存在的几个问题

农场建设开发后属国有制企业，农场土地承包合同是国革形成的，其档案管理起步较晚，并缺乏应有的重视，没有及时将合同档案作为档案一个重要组成部分，在档案管理中处于边缘化。农场土地承包初期，一是对土地承包合同保管、收集责任不明确，承包合同签定后，没有专职人员保管，档案部门也没将其化入收集范围，使合同保管风险加大；二是对合同档案内容的准确性、完整性以及结果的公证性、权威性认识不足，合同签定后没有做到逐份核查，造成合同不完整、不齐全以及部分缺失等现象。三是对于收集时间不限，范围不明，没有在收集时间和内容上加以明确，使其的完整度、准确度下降。

二、如何做好土地承包合同档案管理工作

1、做好土地承包合同档案的收集工作

（1）土地承包合同档案的收集工作要强化责任，注重时效。

全力抓好土地承包合同档案收集中的监控工作，做到责任规范化，就是让土地承包合同档案有明确的领导负责，有专职的业务人员管理，做到各层有人管，人人有专责，形成一个完整的合同档案管理体系，从而保证土地承包合同档案能按时、及时、随时收集。

收集是档案管理的主要工作环节，不按时收集会影响整理、保管、利用各个环节的正常运行，土地承包合同档案也不例外；土地承包合同据有法律效力，农场土地承包合同签订后，做到及时收集，避免合同在基层长期存放后，其完整性和准确性受到影响；农场土地承包合同的签订是批量性的，签订时间基本也是一致的，这给合同的按时和及时收集提供了便利，但也有个别种植户因土地面积、土地等级或其它原因不能与单位达成协议，导致个别承包合同签订滞后，从而影响了合同批量归档的完整。这时要特别关注这些合同的形成，档案部门不能因其个例不管不问，应该主动了解情况，做到随时签订，随时收集，确保合同归档率。

（2）土地承包合同档案收集要注重质量、明确范围。

土地承包合同是维护双方利益的重要依据，其据有法律效力。因而在收集过程中一是要统一标准，统一要求，认真检查，严格把好收集质量关，发现质量问题及时处理，符合标准后方能入库。二是要明确收集范围。范围要从三方面明确。即明确土地面积、明确承包户数、明确合同内容。凡是农场发包的土地，不论水田、旱田还是林地、饲料地、号外地等，只要有承包合同，都在收集范围内，农场土地承包合同面积应与农场发包的土地面积相符；承包农场土地的人员，不论什么身份，农场职工、非农场职工、有户籍人员、无户籍人员都要签定土地承包合同，合同档案以份为单位，做到单位收集合同档案份数与承包户数相符；每份承包合同收集内容要齐全，合同主体、合同变更、流转、合同符加协议、承包人信息、承包土地信息等情况也应一并收集。以确保合同收集的完整性与准确性。

2、做好农场土地承包合同档案的整理工作。

土地承包合同档案要系统分类规范整理。农场大规模的土地承包是从1996开始的，大量的土地承包合同也是1996年开始形成的，根据《中国档案分类法》、《黑龙江省农垦档案分类法》的分类原则，土地承包合同档案划分在第十二类——农业类（土地管理MA）。农场土地承包合同期限偏短，一般是一至三年，合同期限划为长期。2000年12月6日，国家档案局中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，取消案卷。根据《归档文件整理规则》，农场土地承包合同档案采取年度-机构（各作业点）-保管期限（30年）分类；以件为单位（每户为一件）装订，排列方法强调同一作业点按合同号顺序排列，作物品种作参考，遵循同一年度、同一作业点、同一流水号，题名必须填写合同承包人姓名、合同种类，以便于微机检索。

3、明确目的，做好农场土地承包合同档案的利用工作。

档案管理工作的宗旨是为经济建设服务，为社会发展服务。档案利用率直接关系到服务的质量，随着档案工作发展和企业生产经营的需要，档案面对新的需求趋势，档案利用越来越多土地承包合同档案更是如此，它不只是为经济建设和社会发展的要求，更关系到社会和谐和稳定的需求。近年来，为使各方面利益关系得到有效的协调，土地承包制度不断完善，由统计数据显示，农场承包大户数量不断减少，土地承包合同户数不断增多，合同档案数量也逐年增加，为解决农户种地资金问题，银行根据土地承包合同联保提供贷款，致使合同利用率呈不断上升趋势。为适应社会的需要，更好的为企业生产经营服务，自2008年起，我场加快档案数字化建设，安装了PDE档案综合信息管理系统软件，建立八五O农场档案综合数据库，在数据库文书类中增设土地合同档案库，根据合同特点，创建土地合同档案库模板。“字段”录入信息为合同编号、承包地号、作业点名称、承包人姓名、合同签订日期，合同页数等，形成了一个简明方便的合同信息检索库，初步实现合同档案信息数据化。为高效、精准利用合同档案打下良好的基础。

总之，做好土地承包合同档案的管理工作，是为构建社会和谐，稳定土地承包，维护企业和个人利益的一项重要工作，我们各级、各部门应高度重视，使其不断完善，更好的为企业生产经营服务。

（作者单位：158422 黑龙江省八五O农场综合档案室）