浅谈SAP手工清账的应用

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作者简介：李政，男，1989年生，硕士，就读于四川大学商学院，研究方向sap财务管理。

摘 要：SAP清账是财务管理中的一项重要功能，能够准确反映应收应付账款的形成、回收、支付及增减变化情况，但在国内企业的应用中却存在不少问题。本文旨在对SAP手工清账进行利弊分析并针对国内企业实际应用中存在的问题提出相应的解决方法。

关键词：SAP、清账、账龄分析

什么是清账？在SAP系统中，未完成的交易就是一条未清项目（例如未付款的发票），只有在对未清项目进行清算之后才能视为已完成的交易。国内是没有清账这一概念的，通常只是对科目的“借贷余”进行管理。SAP系统中一般针对银行未达科目、供应商和客户的明细科目需要进行未清项管理，可以准确地反映供应商的每张发票是否已经付款，客户的每张发票是否已经收账，各种未达的资金项是否已经到账等等。

SAP提供两种清账方式，手动清账和自动清账。其中自动清账的功能比较局限，需要定义相应的清账规则，本为主要是基于SAP手工清账的应用进行分析。常用的手工清账方法包括以下三种：

a. 标准清账：当需要进行清账的多条行项目借贷总额相等时采用标准清账。该方法最为便宜，清算后所有未清项都会变为已清项，同时会产生一张行项目为空的清账凭证。但是由于应收应付业务活动的流动性，在实际应用中很难保证所有账务都是全额收到款项或付出款项，这种情况下标准清账就不能适用了，可以采用下面两种方法（部分支付和剩余项目清账）。

b. 部分支付清账：当需要进行清账的多条行项目借贷总额不一致，针对余额小的金额进行部分清账，清算完后，余额小的那笔金额构成的行项目都成为已清项，同时产生一笔与之金额对应的未清项。实际结果我们会发现清账完成后，借贷方仍都存在未清项，只有当后面新发生业务的行项目金额能够满足之前清算的差额部分，才能将之前的未清项都变成已清项。部分支付清账通过分批次处理未清项，能够清晰地反映整个往来业务的发生情况，方便账务查询和对账。

c. 剩余项目清账：与部分支付清账的条件相同，当需要进行清账的多条行项目借贷总额不一致时采用，清算完后，清算前的行项目都成为已清项，同时借贷差额形成了一笔新的未清项（如图1），下次清账时只需要针对这笔新的未清项进行清账处理。优点是能随时反映某笔业务当前的未清项余额，但是不能直观地反映出原始应收应付业务的行项目是如何形成的，需要通过凭证追溯获取相关信息，而且会导致虚增发生额。

例如：某客户存在一笔8000元的应收账款借方发生额，以及一笔5000元的贷方发生额（收到款项），进行部分支付清账后即会产生以下凭证：

借：应收账款（某客户） 5000（已清）

贷：应收账款（某客户） 5000（未清）

贷方5000元就是新产生的未清项，同时之前的贷方5000元就变成已清项；

如果采用剩余项目清账就会产生以下凭证：

借：应收账款（某客户）3000 （未清）

应收账款（某客户）5000 （已清）

贷：应收账款（某客户）8000 （已清）

借方3000元就是新产生的未清项，同时之前的贷方5000元和借方8000元就变成已清项。

以上是SAP手工清账的具体方法和特点，但企业在实际应用中往往认为清账工作比较繁琐，尤其是大量往来业务形成时很难准确追溯到每笔业务的源头并做到“逐笔逐清”。从这一点来说，还是跟国内企业对应收应付业务的管理制度的严谨性相关。只有对每笔往来业务及时进行清账处理后，才能实时地反映企业当前的往来账款的账龄情况，以便进行账务核对、账务催收以及财务数据分析等工作。

另外，在使用部分支付进行手工清账时存在以下问题：

1. 部分支付清账后新产生的未清项的记账基准日期（用于账龄分析的起始计算日期）会默认为清账日期，导致进行账龄分析时账龄计算不准确，实则该笔未清项应该与原未清项的基准日期保持一致从而进行账务抵消。

解决方法：通过替代功能实现，查找清账凭证中的发票参考号字段，将该字段对应凭证的基准日期替代为新产生的未清项的基准日期。

2. 部分支付清账后新产生的未清项会导致虚增该往来单位的业务发生额，实则应该通过一方负数记账（即反记账）。

解决方法：通过替代功能实现，当选择清账的多条行项目余额在借方，则产生的清账凭证标记借方反记账；当选择清账的多条行项目余额在贷方，则产生的清账凭证标记贷方反记账；当产生的清账凭证包含特别总账和一般总账科目则不需要标记反记账。这样上面例子中进行部分支付清账产生的凭证效果如下：

贷：应收账款（某客户）-5000 （已清）

贷：应收账款（某客户）5000 （未清）

3. 针对既是供应商又是客户的往来单位（即对该往来单位同时有应收账款和应付账款）进行清账处理时，可以将应收账款和应付账款进行抵消清账，需要在系统中做如下设置：

修改客户和供应商主数据：在客户主数据的“控制”视图填上相应的供应商编码，在“支付交易”视图勾选“具有供应商的清算”；同样在供应商主数据的“控制”视图填上相应的客户编码，在“支付交易”视图勾选“结算客户”。

这样即可实现供应商和客户余额的联动查询以及同时针对供应商和客户进行清账操作。

总得说来，SAP清账能够有效地反映所有往来业务的发生情况，以便及时进行账务周转，是财务管理中的一项重要手段。（作者单位：四川大学商学院）

参考文献

[1] 王纹，孙健.SAP财务管理大全[M].清华大学出版社，2004

[2] 陈岩冰，龙策景，彭丹.SAP系统管理 [M].清华大学出版社，2006