幼儿园档案数字化建设方法

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摘 要：幼儿园的档案数字化建设中幼儿园领导要重视完善档案管理体系，强化全员参与档案管理意识。教师在档案管理工作中档案管理要规范化，要加强档案数字化建设，实现资源共享。在这个基础上要做好数字化档案的安全性管理，使幼儿园的数字化档案真正为幼儿园的教育教学的发展起到应用的作用。

关键词：档案管理；资源共享；数字化建设方法

作为幼儿园档案管理的教师，不但要学会建立规范的文字档案，还要与时俱进，进行档案数字化建设。教师要正视档案建设中存在的问题，改变传统的管理观念，增强服务意识，使档案管理能够服务于教育教学。

一、幼儿园加强档案数字化建设，实现资源共享

1.幼儿园要加强档案数字化建设

幼儿园负责档案的教师要加强档案的数字化建设。传统的纸质档案作为教学资料以及学校教职员工等资料的整理是非常必要的，但是纸质档案对外界条件的要求较高，也不容易形成资源共享。随着电子时代的到来，将原始的档案资料转换成文字文件、声音文件以及录像文件存储到计算机、移动硬盘等各种介质上，不但能够随时从计算机上调取档案资料，还可以根据检索随时进行查询。

2.档案数字化建设更加有效地实现了资源共享

在校园网内有共享权限的所有教师都可以根据访问密码访问档案资料。另外档案数字化的访问不管是从时间上还是空间上都没有限制，这就使用户使用起来更加方便，管理网络化和智能化使档案的数字化建设比传统的纸质档案建设更加受到校园内教师的欢迎。

二、做好数字化档案的安全性管理

1.实行档案保管的“双套制”

幼儿园的档案管理不但包括领导档案管理、家校合作资料档案管理、规章制度档案管理、卫生保健制度档案管理、幼儿成长记录档案管理，还包括各种园务档案管理、教学科研以及教师个人成长档案管理，一旦这些档案丢失，将会造成园内事物以及教职员工的教学，因此幼儿园档案管理可以实现档案保管“双套制”，即在数字化档案管理的基础上进行纸质档案管理，对于重要的档案同一内容可以采取纸质档案和电子档案双套保存的方法。

2.档案集中统一管理，各教研组形成并需要归档保存的电子档案要有专人负责

幼儿园教研组形成的各种档案，可以存放于学校特定的硬盘空间，还可以存放在加密的网盘、云盘，学校负责档案管理的教师要将形成的电子文件按照逻辑归档和物理归档两种方式逐步归档，对于重大活动、重要会议形成的电子文件应该活动结束后及时移交归档。

三、领导重视，完善档案管理体系，强化全员参与档案管理意识

1.领导要高度重视档案管理工作

学校的档案管理对于学校的整体运用起着非常重要的作用，因此在幼儿园领导要高度重视档案管理工作，在校长办公室下设置综合档案室，并安排专人进行档案管理工作。在这个基础上领导要充分调动全员参与档案建设的热情，促使每一位教师都学会使用微机，学会上传电子文档，帮助档案室管理人员建立完善的幼儿园档案。作为负责幼儿园档案管理的教师，也要不断提升自己的工作能力，让自己适应档案管理任务，学会运用数据检索等方式查阅档案资料，为全校教师能够共享有价值的教学资料提供服务，帮助教师迅速查找到自己需要的档案资料。对于不善于上传数字档案的教师，也要根据档案内容指导教师完成档案的上传工作。

2.档案管理主动化

档案工作关系到每位教师的资料的保存，而且人事档案资料也关系着每一位教师的切身利益，作为档案管理教师不但要和每一位教师保持必要的联系，而且对于档案管理要充分发挥每一位教师的积极性，通过电话联系、当面交谈等方式引导教师通过合适的方式完成档案工作。对于学校领导没有布置的档案任务，档案管理教师也要积极主动进行档案的收集工作。如学校的公开课、六一活动等学校的重大活动，档案管理教师可以采取数字摄影、文字数字资料的上传等方式引导每一位教师上传资料，并建立相应的文件夹，让每一位教师将档案的建立当作自己自觉的行动，保证活动有资料。勤积累，勤收集，不但能够促进了每一位教师的成长，而且使学校的档案资料更具系统性，也更具专业研究价值。

四、档案管理规范化

档案管理工作不仅包括档案的收集整理，还包括档案的查阅管理。幼儿园的档案管理尽管只是幼儿园管理的一部分，但是幼儿园的系列档案为教学教研的发展起到了非常重要的作用。幼儿园档案管理教师不但要规范化管理档案的分类，还要根据幼儿园的实际应用情况不断进行调整修正。对于档案的查阅，管理教师要设置相关的权限，让不同类型的教师有权限查阅到所需要的档案资料。

总之，幼儿园的档案管理是为幼儿园的科学管理服务的，教育教学系列的档案不但能够帮助教师更好地完成教学工作，还为教师进行教学研讨提供方便。档案的利用率越高，越能避免过去的不足，也能够更好地完成未来的工作。作为幼儿园的档案管理教师，要勤收集，积极主动完成档案整理工作，还要为教师设置相应的档案查阅权限，真正实现档案资料的资源共享。

参考文献：

[1]何晓琴.基于CBS模式的档案管理数字化系统的研究[J].信息安全与技术，2004（2）.

[2]杨鸿雁，耿新青.数据库系统原理课程群建设与实践[J].鞍山师范学院学报，2010（6）.

（作者单位 浙江省诸暨市店口第二中心幼儿园）