浅谈人力资源派遣行业分公司银行账户的集中管理模式
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摘要：本文针对人力资源派遣行业的分公司银行账户内部会计控制的内涵以及当前分公司银行账户内部会计控制中存在的问题进行了剖析，并就如何建立和完善人力资源派遣行业的分公司银行账户的集中管理模式，加强内部会计控制，防范会计部位风险进行了初步的探讨。采用集团网银和电话银行等现代化技术手段，确保总部能随时了解分公司银行账户的收支余状态；定期收集分公司银行账户的余额构成表，确保总部能知晓余额的分类并给出相应的处置意见。这种人力资源派遣行业分公司银行账户的集中管理模式，较好地解决了人力资源派遣行业地域遥远分散，分公司银行账户余额难控的问题，是加强行业内部会计控制机制，防范会计部位风险的较佳路径。
关键词：集中管理；余额构成表；工行集团网银；社保专户；余额上收
中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-00-03
绪论
自从2003年公司成立以来，市场需求旺盛，营业增长势头良好，公司在人力资源派遣行业方面的业务也迅猛发展，陆续在全国设立了48个分公司。这些分公司均为非法人执照或办事处执照，总部定位各分公司的财务核算方式为非独立核算，所以各地分公司未设立专职财务人员。商务合同由总部签署，收入由总部直接跟客户结算，分公司发生的办公经费发票直接寄往总部报销。
据此规定，分公司没有收入，仅在当地为员工提供缴纳社保和公积金的服务，所以不需要开设银行账户。但是，应各地社保机构要求，缴纳社保、公积金，接收社保报销返款及公积金支取款必须使用当地银行账户进行转账。因此，下属的48个分公司分别在当地开设了银行账户。此外，由于总部汇入分公司银行账户的社保款，很快就会被当地社保机构收走，分公司银行账户月末不应该有余额，因此分公司银行账户的资金往来未纳入公司总部的财务核算体系。
但是，在随后完善的社保回票管理制度中，发现部分地区社保请款与实际缴纳存在差额，据此情况推测：分公司银行账户中有可能存在余额的现象。
为了破解人力资源派遣行业地域遥远分散，分公司银行账户余额难控的问题，笔者结合近2年的工作实践，谈谈人力资源派遣行业的分公司银行账户的集中管理模式，探索防范会计部位风险的有效路径。
一、分公司银行账户余额的形成历史
按照公司总部对设立在全国各地的分公司为非法人执照和非独立核算单位的规定，人力资源派遣行业的分公司不需要开设银行账户。但是，应各地社保机构要求，缴纳社保、公积金，接收社保报销返款及公积金支取款必须使用当地银行账户进行转账而开设的分公司银行账户，在月末也不应该有余额。但是，在随后完善的社保回票管理制度中，发现部分地区社保请款与实际缴纳存在差额。
1.1分公司银行账户余额的发现过程
随着公司内部管理逐渐规范，为了更准确清晰的掌握分公司社保请款后的实际缴纳情况，总部在2007年初面向所有分公司推行社保回票管理新规定，分公司的主要工作是填写社保实缴表、社保差额说明表。
由于各地社保政策、社保执行情况差异太大，一些社保机构托收后不能或及时反馈实缴人员明细表，所以总部收集分公司社保回票实缴表、社保差额说明表经历了1年多的磨合期。经整理并分析社保请款与实缴之间的差额，发现分公司的银行账户实际存在余额，余额形成的主要原因是社保、公积金请款后未在当地实际足额缴纳。
1.2分公司银行账户余额的清查过程
2009年8月对分公司银行账户的数量及余额情况进行摸底，分别清查了2008年年末、2009年9月末以及12月末的余额，最终将2009年年末分公司银行账户汇总余额纳入总部财务核算。
同时，以上清查结果引起公司高度重视，针对这些分公司银行账户上数字庞大的账外资金，需要尽快摸索出一套切实可行的管理模式，对48个分公司银行账户进行集中管理。
二、探索分公司银行账户的集中管理模式
鉴于以上情况，针对分公司银行账户中管理的需求，拟订了以下两种集中管理模式，自2010年起分别开始试行。
2.1模式之一：收集分公司银行明细账
2010年1月起试行《分公司银行账户管理办法2010版》，此管理办法的主要内容是规定分公司按月上交《银行明细账及余额构成表》和银行对账单扫描件，并将银行对账单原件、收入单据、支出单据按顺序装订归档。
2.1.1收集工作中存在的问题
对收集工作执行半年之后的过程进行汇总分析，发现存在以下三方面问题：
（1）银行单据的归集与存档问题
·分公司员工为非财务人员，不了解银行可以提供哪些单据；
·分公司员工曾取得一些银行单据但不知有何用途，未妥善保管；
·当地银行需要收费才向企业提供对账单；
·业务少或无业务发生的分公司，银行只能按季提供对账单。
（2）银行明细账及余额构成表的编制问题
·分公司员工为非财务人员，理解银行明细账及余额构成表的表间关系存在困难，刚开始编制时错误较多；
·部分分公司员工无法确认余额形成原因，造成余额构成表填写不完整。
（3）个别分公司的银行明细账上交不及时
2.1.2分公司银行账户余额构成分类
2010年8月，对收集工作执行半年之后的结果进行汇总分析，归纳出以下3种分公司银行账户余额构成分类。
·常规余额-可暂留分公司银行账上，但需在30天内处理。
·历史余额-无法说清、或无单据的余额。
·特殊余额-除常规和历史余额之外的余额。
2.2模式之二：创建工行集团网银
经咨询并比较多家银行，最终选定工行集团网银计划来实现目标。工行集团网银的优势：在全国网点众多、覆盖面广，可随时了解分公司银行账户的变动及余额状况，可实现月末定日余额上收、月初转回，能保证年末分公司银行账户余额临时为“0”。
公司自2010年3月起试行集团网银计划，分成非工行、无员工的工行、有员工的工行这3类来开展试点工作。经汇总分析，工行集团网银试点工作中存在以下问题：
（1）开通集团网银时各地的政策不统一。
·非工行。当地工行对企业开户审查严格，并借开户之名收取各种手续费。
·无员工的工行。办理过程需要经常出差，耗时耗力。
·有员工的工行。未撤销旧的普及版网银，存在2种网银模式且重复缴纳网银年费。
（2）集团网银工作的推进有难度。试点分公司执行集团网银工作的员工为分公司经理，认为向总部财务汇报工作在程序上有问题，虽然配合工作但存在情绪。
（3）公司总部的工行也在进行试点。承接我公司集团网银试点工作的北京工行缺少跨地区运行的经验，试点过程中多次出现延误或失误。
虽然试点过程出现以上问题，但参与3类试点的工行账户陆续在5、7、9月加入了工行集团网银，同时试行在余额变动当日提交银行明细账及余额构成表，比之前按月提交更及时。
三、分公司银行账户集中管理专项工作介绍（前期工作）
历时9个月的探索之后，公司总部可以实时掌握已进入工行集团网银的试点分公司的银行账户。为了更全面的管理分公司银行账户，我公司急需在所辖全部分公司范围内推广“分公司银行账户集中管理模式”。
公司总部于2010年9月成立了分公司银行账户集中管理专项工作小组（简称专项小组）。本人作为专项小组的核心成员，负责拟订各阶段执行的方案，负责召集专项小级会议，并负责专项工作的整体推进。经论证，专项工作主要包含以下内容：
·清理历史余额，退回公司总部；
·非工行转工行、工行加入集团网银；
·无法加入集团网银的社保专用账户的管理模式。
3.1历史余额清理工作
3.1.1余额分类及“历史余额清理工作”的内容
经过对试点收集明细账工作的结果进行整理，归纳出现有分公司银行账户的余额主要分成三类：常规余额、特殊余额和历史余额。
（1）常规余额。常规余额包括利息、银行手续费、社保报销款、暂时未托收的社保、请款与托收之间的差额。由于常规余额无法避免，且每种余额都有单据或说明表，故允许短期滞留分公司银行账户中，在次月从总部进行社保请款时做冲抵。换句话说，1月至11月常规余额允许的滞留期最长30天，至每年年末全部退回公司总部。
（2）特殊余额。指个别分公司的余额。如某分公司电话费通过银行账户托收，若电话费未在月底托收，则形成特殊余额。针对特殊余额，需要逐一给出解决方案，使其脱离分公司银行账户。
（3）历史余额。指无法说清或单据丢失的余额。按规定各地分公司先自查历史余额并写说明，之后在2010年11月或12月社保请款中将历史余额冲回总部。
3.1.2历史余额清理后的3种应急通道
（1）在执行余额清理工作的过程中，部分分公司提出以下担心：
·担心分公司银行账户余额清零之后，将来如果需要缴纳社保，而总部无法及时支付社保款项，可能出现社保滞纳金或罚款；
·担心分公司银行账户余额冲回总部后，总部的客服代表直接退回客户，将来需要补缴社保时无法重新请款；
·担心社保机构审定表和托收表之间产生尾差，造成实际托收金额大于社保请款金额，由于银行账户中无多余的余额，将导致社保托收失败。
（2）针对以上分公司同事的担心，特制定出以下三类解决方案
第一类，“暂停员工社保”表（适用于多请款）。冲回总部的多请款差额，按月形成一张“暂停员工社保”表，由社保组进行管理。分公司申请补发时，由社保组审核确认。
在此之前退回总部的多请款社保余额分出客户在客服部进行管理，个别不清楚的客服代表曾退回过不应该退客户的社保款。现改由支持部的社保组对分公司退回的暂停员工社保进行管理，则避免了误操作退回客户的风险。
第二类，“社保快速请款”流程（少请款）。为解决分公司无余额后，出现少请款而无法缴纳当月社保的紧急情况，特制定社保快速请款流程，从分公司申请快速请款至财务支付仅需半个工作日。“社保快速请款”支单复印交质管部备案，请款表的确认手续在3个工作日内补齐。
之前正常的社保请款流程需2-3个工作日，缩短为半个工作日后，可避免出现社保缴纳不及时而产生的滞纳金等罚款。
第三类，“社保备用金”制度（客观原因）。如果存在分公司同事不可控的原因造成经常性实际托收额大于请款金额，可以预先申请一笔“社保备用金”。同时规定使用备用金后，尽快向北京补请当月第二批社保请款，补足“社保备用金”金额。
3.2非工行转工行、工行加入集团网银工作
3.2.1非工行转成工行
专项小组逐一协调各地把非工行账户转成工行账户，先是分批进行电话培训。之后各分公司操作步骤如下：
第一步，向当地社保机构咨询是否可以将现使用的托收账户变更为工行。
第二步，选择距离较近的工行开设工行一般账户。开户成功后向社保局提供工行一般户托收账号进行社保托收，保留原有非工行基本户做备用，确保当月社保能成功托收。
第三步，向原非工行提交撤销基本账户的申请。
第四步，持非工行基本账户销户证明到工行提交一般户转基本户申请。
3.2.2工行账户分批加入集团网银
根据专项工作总体进度安排，除去试点银行账户，余下的38个工行账户分期分批进入总部工行集团网银。在办理过程中出现以下问题：
（1）等待分公司工行的确认时间超出预期。总部工行确认受理后2-3个工作日分公司同事即可前往分公司所在工行盖章确认，但实际盖章确认周期远远超出预期。根据工行规定整批申请办理加入集团网银的分公司工行，必须全部确认完成才能转入下一步。第一批用时31天耽误在成都工行，第二批用时37天耽误在深圳工行和威海工行。
（2）等待总部工行制作U盾的周期超出预期。总部工行承诺制作U盾的周期为15个工作日。第一批用时40天耽误在南宁和青岛身份证有误，第二批用时33天耽误在总部工行。
3.3无法加入集团网银的社保专户管理模式
经过对分公司银行账户数量的清理，截至2011年年末，分公司除去44个工行账户，仅余10个社保专户。社保专户的特点是：账户中的社保款“只能入不能出”，单位多缴的社保款只能在次月缴纳时冲抵。这一特点可以保证我公司总部汇入社保专户资金的安全性。
针对这些受当地限制不能转成工行的社保专户，虽然不纳入工行集团网银，但总部仍需要对其进行统一管理，经论证其管理模式说明如下：
在社保专户中开通电话银行或查询版网银。这两种技术手段使得当地同事能随时了解分公司社保专户的收支余情况，可以同工行集团网银中的银行账户一样按总部规定时间上报银行明细账及余额构成表。专户中无法退回的社保余额，在年底纳入总部财务核算体系。
四、分公司银行账户集中管理的下一步工作
截至2011年末我公司已达成分公司银行账户集中管理专项工作的前期目标。接下来专项工作将进入到更深入持久的长期工作中。长期工作主要包括以下内容：
第一，加快收集工作。更及时的收齐分公司银行明细账及余额构成表。2010年收集工作试点阶段最长用时60天，收齐日期在次月底前；2011年收齐日期在次月20号前；2012年由于各分公司均已开通集团网银、电话银行和网上银行，收齐日期定为次月9号前。
第二，定日余额上收。针对已加入工行集团网银的分公司银行账户余额，由总部在季度末统一上收，除留下部分分公司工行账户要求的最低备用金，其他分公司工行余额全部清零。换言之，将财务核算体系之外的资金全部收回总部。此工作于2011年12月31日进行试点，在资金上收方面能达到既定目标。余额上收工作中需要改进的是分公司制作上收余额退款表的准确性。
第三，进行余额的合理性核对。按月将《分公司银行明细账及余额构成表》中的余额构成情况同社保回票差额表中的累计余额进行合理性核对，发现问题随时跟进，并积极处理，保证余额构成表和社保回票差额表的准确性。
五、结论及建议
综上所述，为了保障公司的资金安全，完善公司的内部管理和内部控制制度，经过深入细致的调研分析及试点工作，探索出一套针对人力资源派遣行业的分公司银行账户集中管理模式。其核心构架就是利用集团网银和电话银行等技术手段，确保总部能随时了解分公司银行账户的收支余状态；定期收集分公司银行账户的余额构成表，确保总部能知晓余额的分类并给出相应的处置意见。
自2010年9月28日成立专项小组以来，笔者亲历了该项工作的构建与运作，截至2011年末，我公司已达成分公司银行账户集中管理专项工作的前期目标：清理分公司银行账户的历史余额，将历史余额全部收回公司总部统一管理；清理了银行账户数量，从原有的60个银行账户降至54个；将可以转换的分公司非工行账户转成工行账户，并将44个分公司工行账户全部纳入工行集团网银进行集中管理，无法纳入工行集团网银的10个分公司的社保专户，也全部可以通过电话银行等方式随时查询。下一阶段，将进一步提高分公司银行账户集中管理模式的时效，按季度收回分公司的银行余额，确保总部能在全公司范围内合理地调配资金；将分公司银行余额构成表与社保回票差额表中的累计余额进行核对，以改善余额构成表和社保回票差额表的准确性。
内部控制的理念，古今中外皆有之，笔者认为，利用集团网银和电话银行等现代化技术手段，构建人力资源派遣行业分公司银行账户的集中管理模式，较好地解决了人力资源派遣行业地域遥远分散，分公司银行账户余额难以把控的问题，是加强行业内部控制机制，防范财务风险的较佳路径。
若将其纳入到分公司财务专员的岗位职责中去，效果更佳。而对于独立核算的分公司或子公司银行账户的管理模式，尚待进一步探讨。
参考文献：
[1]中华人民共和国财政部，制定.企业会计准则2006.经济科学出版社，2006-2-15财政部，自2007-1-1起施行.
[2]财政部会计司编写组，编.企业会计准则讲解2010.人民出版社，2010，12.
[3]企业内部控制基本规范编写组.企业内部控制基本规范.立信会计出版社，2008-6-28，自2009-7-1起施行.
[4]高级会计实务编委会，编.高级会计实务.经济科学出版社，2011，6.
作者简介：缪洪波（1974-），会计师，双学士学位，北京外企人力资源服务有限公司财会部，现从事财务管理及内部控制研究。
课题专业方向：内部控制。