新形势下规范会计基础工作的研究

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摘要:在信息经济时代,计算机和网络技术的快速发展,并在企业生产中得到广泛应用,引发了企业内部运作模式的一系列改革。而会计基础工作,作为经济管理工作中的核心活动,受到了极大的影响。本文主要探讨的是新形势下会计基础工作的要求,以及如何进行规范及进一步改善。

关键词:会计基础工作 岗位设置 凭证管理 电算化

21世纪以来,科学技术迅猛发展,特别是信心技术的腾飞,对人类的生活、工作产生了巨大影响。会计基础工作,作为会计工作中的一项重点环节必然受到较大冲击。为了顺应时代的要求,尤其是在会计电算化的不断推广下,会计基础工作也需进一步规范及改革。

一、我国会计基础工作的概述

会计基础工作涉及的内容广,几乎含盖了整个会计过程,指的是企业根据会计核算和监督的要求设置会计机构,配备会计人员,进行会计核算的一系列最基本、最基础的工作。其中包括:会计机构的设置和会计人员的配置、凭证管理等。新形势下,越来越多的企业实施了会计电算化。电算化会计是一个实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化的会计信息系统。它不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技对会计工作提出的要求。本文主要探讨的是电算化环境下会计基础工作中的会计人员岗位设置及凭证管理工作。

二、我国现行会计岗位设置与凭证管理中存在的不规范现状

虽然随着社会的发展及科技进步,企业的会计基础工作水平也有一定程度的提高,但是还是存在不少不规范的现象,有的单位甚至还没有实行会计电算化,这都成为会计基础工作的进一步发展的阻碍。下面我们来分析下现行会计基础工作中关于岗位设置于凭证管理中存在的问题:

1.会计岗位设置不合理

目前很多单位未按规定设置会计工作岗位,部分岗位职责划分不清。企业未按内部控制制度“互不相容职务”的的要求设置会计岗位,会计人员的设置不够合理,出现了职责不分的情况。比如,填制凭证者兼任凭证审核的工作,使得审核意义荡然无存。单位的印章统一归一个人管理等等。同时部分会计岗位的人员安排并没有根据岗位所需的技能来挑选合适的人员,而是由单位的领导者或者会计主管人员挑选或推荐其亲信来担任。这样会计岗位的独立性性就受到挑战,而且人员的业务技能和综合素质也无法得到有效保证。

2.原始凭证不规范

当前,不少单位还存在的原始凭证包含的内容不完整,取得的原始凭证未按要求填写。比如,原始凭证上缺少相关单位或经手人员的签章;金额书写不不规范,内容摘要模糊不清;缺少填制日期;原始凭证格式不正确;原始凭证粘贴不整齐、不牢靠;未按规定使用原始凭证汇总表等等。这些都导致无法从原始凭证中全面了解经济业务的全过程。

3.随意填制会计记账凭证

在实际工作中,有的单位会计并未认真审核和填制会计记账凭证,随意性很大。甚至在没有任何原始凭证的情况下,直接做账,性质极其恶劣。随意填制记账凭证还表现在,未对将要填制记账凭证的原始凭证进行合法性、有效性审查,在原始凭证缺失或内容不完整的情况下,直接做账;填制的记账凭证内容不完整、不准确;或者未加盖出纳人员的签章,这些行为严重违了会计核算的工作原则。此外在记账凭证需要附原始凭证的要求的规范方面,也存在很多做的不到位的地方。比如,直接不附原始凭证,造成记账无依据;或所附原始凭证记载的事项与记账凭证的内容不符、金额不对;或所附原始凭证不齐全等等。

三、新形势下规范我国会计基础工作的必要性与意义

(一)现阶段,我国会计基础工作存在不足的原因分析

目前,我国会计基础工作还无法做到与时俱进,主要是由于以下几点原因:

1相关会计制度尚不规范。部分企业尚未建立会计人员岗位责任制、凭证管理制度等,法人名章和财务专用章由一人保管,使用财务专用章时没有严格的审批程序,存在较大的漏洞,忽视了会计基础工作。

2会计人员素质不高,无法适应新形势发展需要。电算化会计的推广,及会计业务知识的不断地变化,对会计人员的素质及业务能力提出了更高的要求。但部分会计人员往往忽视了对新的会计知识及计算机知识的学习,也没有定期地参加职业再教育及各种业务技能培训,直接导致了其知识更新速度慢,原有业务水平已不能适应新形势的要求,而这很容易造成会计基础工作的不规范。

(二)加快我国会计基础工作建设的必要性及意义

在企业会计实务中,会计基础工作决定了会计信息的质量,对企业利益相关者的利益分配和社会资源的合理配置有着重要的影响。规范的会计基础工作保证了会计资料的真实性和完整性,提高了会计信息质量,为企业管理者及投资者做出正确的经济决策提供了重要依据。

会计基础工作是会计工作的基础环节,做好会计基础工作有利于提高我国会计工作的整体水平,更好地为经济建设和单位的经营决策服务。尤其是在信息技术不断更新发展的形势下,会计基础工作环境发生着重大变化,为了更好地为社会主义现代化建设服务,会计基础工作需要应时代变化而进行改进,尤其是电算化会计的应用与推广下,对会计人员的计算机知识及专业技能都提出了更高的要求。新形势下,要求会计人员接受新的工作方式及工作理念,以计算机信息系统为依托,更好地完成会计基础工作。

四、新形势下我国会计基础工作规范的举措

为了做到会计基础工作的与时俱进,适应现代会计的的电算化工作模式,企业可以从以下几个方面来规范会计基础工作:

(一)优化会计工作岗位设置

单位应当按照我国法律及会计相关法规的规定,对会计工作岗位进行优化设置,避免出现一人多岗或者多人一岗的情况。在设置工作岗位时,应根据企业的内部控制制度,考虑工作岗位之间的相互控制、相互制衡机制。同时,单位还应该就岗位的分工建立相应的的岗位操作规范,规定会计实务操作的程序和处理方法,明确各岗位的责任范围和相应的权限等。尤其是在电算化会计时代,企业应该对会计人员的工作权限及财务系统的进入权限进行科学合理的划分与设置,避免员工随意进入系统篡改财务信息,或者造成信息泄密。总的来说,企业要建立会计电算化岗位责任制,明确各个工作岗位的职责范围。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。其中,基本会计岗位包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等;而电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。具体的说,单位可设置电算主管,主要负责协调计算机及会计软件系统的运行工作;设置软件实务操作岗,负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计帐簿、报表,和进行部分会计数据处理工作;还应设置审核记账的岗位,负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核。

此外,在条件允许的情况下,企业应该实行会计人员岗位轮换制度。这样做,既让会计人员更好地熟悉掌握不同会计岗位的工作内容及其要求,也可以让会计人员进行相互监督。轮岗制度,有利于发现之前会计基础工作中存在的不规范问题,及时提出来,加以解决,确实提高会计基础工作水平。

(二)规范会计凭证的管理工作

为了保证电算化会计环境下,会计信息的正确性和可靠性,所有凭证不论是手工编制的还是机制的都要由电算化主管签章后才能进入有关帐户。同时,要求录入的会计凭证信息必须要素齐全。具体的说,包括摘要、会计科目、科目代码、金额、经手人等。特别是要建立计算机对科目代码识别机制。此外,电算化会计下凭证的管理还要求计算机对输入过程的控制。比如,在录入过程中对会计科目及会计记账凭证中的要素进行逐一检查,在保证会计科目及凭证要素完整及准确的情况下,才能录入成功。在凭证输入完成之后,自动对金额进行检查,只有当凭证检查正确无误的情况下,凭证才能保存在凭证文件中,等待审核,否则拒绝保存,等待财会人员修改凭证。从凭证填制环节上,保证了记账凭证录入信息的正确及完整性。接着要对记账凭证的平衡情况进行检查,当记账凭证出现借贷不平时,系统将凭证的凭证类型及凭证号显示给操作者,同时显示不平的金额,只有当所有选择范围内的凭证检验通过后,才可进行下一步的工作。

(三)加强对会计基础工作的审计

企业应积极发挥企业内部监控功能,来加强会计基础工作。企业应该建立完整有效的内部控制制度,以及内部审计部门。先由企业内部的审计人员对会计基础工作进行合规性、有效性的审计。比如,内审部门制定相应的审计方案,抽调熟悉会计基础工作的专业人员,从原始凭证、记账凭证等方面开始进行定期审计,,检查企业内部控制制度是否完善及其执行情况,会计岗位不相容职务的分离情况,并出据内部审计报告。此外,有的单位还接受政府审计或者聘请了外部审计机构进行外部审计,甚至有的单位为了有效规范会计基础工作,聘请外部咨询机构进行了会计基础工作工作流程等内容的梳理,从而有效保证了企业会计工作的合规性、有效性。

(四)强化对会计人员的教育、培训工作

会计电算化环境下,提高会计人员的综合素质及业务水平刻不容缓。由于电算化会计应用的时间还不是很长,部分会计人员的长期未进行知识更新,接受职业再教育,短时间内还难以掌握电算化会计的要领,在操作中时经常出错,给会计工作带来了极大的损失。为此,企业应该加强对会计人员的教育培训,可以采取企业统一组织会计人员集体参加内部培训或者聘请外部教育机构或相关领域的专家的形式来进行再教育;也可以是为会计人员提供回炉再造的学习机会,比如在职读研读博等。确保每位会计人员都能定期接受相关业务知识的培训教育、了解会计领域的新发展、工作所需的新技能,做到真正的与时俱进。

结语

随着市场经济的不断深化及科学技术的不断发展,电算化会计日益普及,在此情况下,会计基础工作越来越显得重要。本文以会计基础工作为讨论的核心,通过分析当前会计基础工作中存在的问题,剖析原因,并面对新形势,提出一些有针对性的改进性建议措施,以期帮助企业进一步规范会计基础工作,提高效率与效益。

参考文献:

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[3]刘宏.粮食企业会计基础工作规范化管理思考.《现代商业》2009年 第20期.

(作者单位:河北省木兰围场国有林场管理局)