浅谈档案现代化管理中光盘载体的特点及应用
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【摘 要】光盘是继磁介质载体后产生的一种重要的信息存贮栽体，光盘技术的应用，对进一步提高我国信息处理的技术水平，对开拓现代化档案管理的新局面将会产生深远影响。
随着计算机技术的飞速发展，计算机的广泛应用，涌现出大量的电子文件，这无疑要对档案工作产生深刻而广泛的影响，这是信息时代的必然趋势。数量庞大的档案资料不仅占用空间，更重要的是给资料的分析、检索、传播和保存带来极大的困难，胶片、磁盘等档案载体已不能满足档案现代化管理的需要，所以迫切需要一种高密度、大容量的存贮载体。
光盘作为一种新型的信息载体和记录方式，与纸张、缩微胶片、磁盘等信息载体相比具有一系列的特点。这些特点，使光盘技术在解决大容量信息存贮、快速随机存取方面，在适应不同形式信息存贮的需要和满足人们对信息利用的各种要求等方面，都显示出了无以伦比的优势。
一、光盘的类型及它的特点
光盘分为下列三种类型：
1、只读式光盘（CD-ROM）记录面是银白色的，是把信息记录在衬底上，用铝膜作反射层。这种光盘是在工厂中“压”出来的，适用于大量复制的信息和资料的传播。
2、一次性写入光盘（ CD-Recordable）记录面有黄色、绿色和蓝色三种，它们都是用染料聚合层记录信号，以金膜做反射层，我们一般把这种盘称为金盘。这种光盘是用光盘刻录机把电脑制作好的信息用激光“烧”在光盘上的。只能允许你把数据信息一次写入数据，不能更改数据，为用户提供了安全、稳定的保护措施。这种光盘最适合档案部门应用。
3、可擦重写式光盘（CD-Erasable）可擦除型光盘的特性与硬磁盘性能相近，可对数据信息进行读、写、删除、修改等操作。
光盘最主要的特点有以下几个：
1、存贮容量比磁盘高。
一张光盘可存贮信息达650MB字节，相当于450张目前广泛使用的3.5英寸软磁盘；若记录文字，可存贮汉字约3.4亿个，一套《二十五史》便可存贮于一张光盘中；若记录视频信号，可存入能供放映74分钟的高质量彩色电视节目；若存贮高清晰度普通彩照大小的照片，可存入2500余幅。若采用压缩技术，存贮量还可大大增加。
2、易于同计算机联机使用。
通过标准接口，光盘驱动器可与各类电子计算机相联。目前光盘驱动器已成为多媒体计算机的基本配置。在光盘库与计算机相联的状态下，可远距离传输信息，用户终端即可对索引数据、文件影像进行方便的提取，实现信息资源共享。
3、读写速度快，精度高。
由于光盘采用了能量高度集中的激光作为读写光源，而且整个机构是在伺服系统的高精度的跟踪控制下运行，因此可进行十分精确的快速读写。光盘驱动器采用激光柬读出光盘片中信息。光盘驱动器在工作时，光学头和光盘片之间是不接触的，因此不存在光学头和光盘片之间的磨损问题。多次读出也不会损伤盘面。光盘的检索速度快。存取速率可高达每秒几兆位，并且拥有多条件叠加全盘检素，快速检索及智能检索功能。单张检索的情况下可在0.25-1秒之内检索到光盘内的任何资料。如使用光盘库与计算机直接连接，其容量增大，也可极快地检索数据。
4、易于大量复制，便于信息长期保存。
记录在磁介质上的信息，一般说只能有效保存几年，而记录在光盘上信息可保存达100年。利用复制方法，可制出大量复制品光盘，经过多代复制，光盘上信息质量也不会下降。
光盘在保护方面应做到以下几点：
1、规范排放和使用。
光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免磨擦和划痕造成光盘的损伤。
2、保持良好的温湿度环境。
高温会使光盘氧化、变形呈老化，潮湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变，为此，光盘存放的温度控制在摄氏14℃-24℃，相对湿度45% -65%。
3、注意避光。
光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。
因此，光盘要十分注意避光。
二、光盘与缩微技术的比较
1、缩微技术已历经百余年的历史，可以说是一种“古老的技术”，其启示介质和设备已完全成熟。
早在几十年前缩微设备就已基本定型，主要以机械设备为主，其中只有控制部分使用少量的微电子。我国也拥有一套完整的缩微标准。
2、缩微品具有法律凭证作用。
缩微技术从拍摄到阅读出想要不留痕迹地对原文进行更改是极困难的。
3、在存储容量上，缩微品与光盘各有高下。
由于缩微品与光盘处理信息的原理不同，故光盘的存储密度相对较大，但这并不是绝对的，需依所存储信息的形式不同而定。
4、缩微设备的前期投资较大。
缩微品的生产及检验设备有：拍摄机、冲洗机、检片机、密度计、拷贝机及阅读复印机等。这些设备需用房近100平方米，且冲洗间供电要大，要有上下水，配有暗房等。一套较为齐全的缩微系统设备费约在200万元左右。
光盘载体同缩微胶片相比：
1、光盘载体的应用成本大大低于缩微胶片。
按目前计算机流行配置和价格，一台奔腾Ⅱ多媒体计算机，配置一台光盘刻录机、一块视频压缩卡、一台录像机和一台扫描仪，价格不过3万元。而光盘片的成本已经很低，视质量高低每片7-20元不等，几近一片3英寸磁盘。而配备一套缩微胶片摄影设备至少需要20万元，且胶片的成本也较高。因此，应用光盘作为存贮载体，成本大大低于采用缩微胶片。
2、光盘载体与缩微胶片同样具有法律效力。
以前有专家认为，光盘载体不具有法律效力。但随着科学技术的日新月异，扫描仪的技术发展和普及已解决了这个问题。通过扫描，完全可以保持档案文献的原貌，而且可以更清晰。《黑龙江省档案管理条例》中规定：“各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品或磁盘、光盘等电子文件代替原件。档案缩微品和其它形式的档案，载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”
三、光盘载体在档案工作中的应用
档案的现代化建设离不开计算机，而目前的计算机基本配置已经包括了光盘驱动器，加之各种应用系统、软件的不断开发和网络的发展，光盘载体的应用更能适应大容量、快速检索查询的现代化管理要求。由于光盘载体可以增大信息存贮容量，加快检索速度、为建立文件级目录检索提供了可能，可以更加准确地进行查找，尽快地制出可以代替原件利用和保存并能表现档案原件原貌的复制品，以达到有效的保护和抢救档案原件。
光盘载体的应用简单、操作简便，硬件配置价格更适合于基层档案部门的实际，光盘载体更易保存，可以减少档案装俱等等，因此，推广光盘载体，应用光盘载体更容易、更适合档案的发展。
在具体的应用上，光盘可以应用于下列方面：
（1）存贮录音、录像、照片、影片等音像档案原件。
（2）存贮需要经常检索的档案目录、统计数字、科研数据、法规等。
（3）利用扫描设备，存贮馆藏纸质档案原件。抢救历史档案，字迹扩散、洇化、褪色以及纸质污染等特殊形式的档案原件。经光盘转换后，其还原复制件的字迹或图像清晰度一般高于原件、可大大提高信息的可读性。
（4）在上述工作基础上，利用先进、高效的系统软件，对光盘中存贮的信息进行检索和利用。
目前随着DVD发展和普及，光盘载体还有更加广阔的发展空间，随着科技的不断进步，还会出现更多、更好的档案存储方法。应该积极开发光盘档案管理系统软件，充分利用先进的科技成果，推动档案真正发挥其作用。