医院图书档案规范化管理分析

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[摘要]医院作为我国治病防治，保障人民健康的社会主义事业单位，是我国卫生事业的重要组成部分，它的基本功能就是治疗那些身体健康出现问题，需要帮助的人群，它的接触人群广泛复杂，所以医院图书档案的建立和管理势在必行，本文对医院图书档案的建立和规范化管理作了仔细的探究和详细的解答。

[关键词]医院；图书档案；管理

医院图书档案工作是医院管理的重要组成部分，医院图书档案的建立和规范化管理，使这些图书档案能够被充分的利用，发挥这些图书档案的作用和价值，对于医院做好医疗服务，发展我国的医疗卫生事业都有巨大帮助，但是据调查我国的医院图书档案的规范化管理还存在着一定的问题和挑战。

一、医院图书档案规范化管理面临的问题

随着社会的不断发展和进步，我国医疗卫生体制和社会医疗保险体制的改革，促使医院图书档案管理的改革，一方面现在医院图书档案管理工作中普遍存在的问题是归档资料不够完整，归档资料的分门别类不够系统，连续性差。致使医院的许多珍贵的资料文件，遭到破坏。医院图书档案的管理机构不健全，这导致了医院的图书档案和文件资料被分散到各个部门，科室，在需要用到时，查阅不便，甚至丢失，给医院带来了诸多不利，另一方面医院的图书档案管理比较混乱，没有明确的职能划分，通常来说医院需要设立多个档案管理部门，如综合档案室，用于保存管理文书档案，科技档案和音像档案。而像医疗档案，病理切片档案，X线胶片档案等都应分别保存在各相关部门。还有一点是医院过于重视病历档案而忽视了其他档案的管理，现在大多数医院都已建立起病案室用于保存管理病历档案，但是其他的的档案就没有专门的部门来进行保存管理，最后是由于医院过于强调档案的保密性，造成档案的查询与借阅困难，有些甚至仅局限于医院的领导及职能科室，对档案的管理造成自我封闭，这就使医院的图书档案失去了其教育学习的价值[1]。

二、医院图书档案管理工作的职能

1、搜集与医院任务有关的各种书刊资料。利用多种手段和渠道采购与医院有关的相关书籍报刊等资料，充实医院图书档案室，扩大搜索范围搜集国内外有参考价值的资料，保证医院图书档案室资料的多样性和全面性，同时去掉那些无参考价值与医院无关的资料，保证图书档案室的结构合理，藏书丰富，适合医院。2、妥善保存和管理医院的图书档案资料。医院的图书档案管理者需要根据图书档案的不同类别，进行整理和分类，保证图书档案资料保存完善，分类有序，方便医院工作者的借阅，查询，能够准确的为医务工作者提供多种文献资料。3、开展多种形式的文献情报服务。深入科室、病房，了解临床，科研和教学的需要，及时主动的提供图书档案资料用于查阅，避免被动式服务[2]。

三、医院图书档案管理工作的重要性

建立图书档案管理最主要的就是能够发挥医院图书档案的作用，为医院的医护人员提供可靠的全面的借阅资料，提升医护人员的专业素质和道德修养，建立医院图书档案管理也能有效的维护医院图书的合法权益，为医院临床防病治病提供新的情报，促进各专业技术的发展，还能为科研人员提供宝贵的文献资料，提高医院的医疗服务品质，使医院能够真正成为一个治病救人的场所，对医院的建设与发展也有重要作用，医院图书档案管理工作的好坏，直接体现了医院管理工作的水平，对医院具有重要意义。所以，做好医院的管理工作，先要做好医院图书档案的规范化管理，打好基础，从而进一步推动医院的发展。

四、医院图书档案的规范化管理

1、建立图书案档案管理一体化机制。建立图书档案管理一体化，可以集中力量，减少不必要的人力物力的投入和浪费，节约资金，便于图书管理者的工作。设立专门的情报科室，为图书档案管理部门提供更多科学有效的文献资料。建立图书档案管理一体化机制，能够迅速有效的为医院的管理服务，因此医院有必要建立一个结构合理，功能齐全，运转高效的信息中心，对医院的图书档案等信息资源进行统一的规划、管理，从而为医院图书档案的现代化、规范化管理打下坚实的基础。2、强化领导的档案意识。领导的重视是做好每项工作的前提，强化领导层对于医院图书档案的管理意识，使领导能够真正重视医院图书档案管理工作，使领导意识到做好医院图书档案管理工作是做好医院现代化管理工作的基础，它代表了医院的管理水平和文明程度，它为医院的医疗服务，和科研教学提供了有力的依据，从而提升了医院的医疗服务质量，获得人民的信任与认可。领导真正重视起来，可以根据医院图书档案提供的资料审时度势，把握全局，从而提出正确的决策，更好的领导建设医院，使医院快速发展。3、加强对医院图书档案建设的投入。加大资金投入加强对于医院图书档案室软硬件设备的引进，引进先进的软硬件设施是实现规范化管理的基础，这直接影响到医院图书档案管理的成效，配备消防报警器、灭火器、自动温湿度控制设备，建立防火、防盗、防尘、防虫的现代化图书档案库房。4、建立健全的图书档案管理制度。由于医院接触的人群广泛复杂，工作内容复杂多变，部门众多，技术性很强，所以对于图书档案的保密性比较高，医院应结合现代化管理手段，结合医院自身实际情况建立一个合理的图书档案管理制度，并在实际工作中不断的发展和完善，完善档案的搜集、归档，保管、借阅等各个环节，明确责任，加强约束，保证图书档案的各项工作流程都有据可查，有章可循，按章办事。建立单独的监督考核部门，统一管理，统一考察，避免图书档案管理工作者，在工作中懒散懈怠，敷衍了事，保证医院图书档案的安全性。建立激励机制，激发图书档案管理工作者的工作热情，激发管理工作者的积极性和创造性。建立医院的档案管理网络，对图书档案资料的收集和整理形成一个系统的网络，便于借阅，学习。5、提高医院图书档案管理工作者的素质。随着科技的发展，医院的图书档案管理工作更加的现代化、科技化，提高医院图书档案管理人员的业务水平，素质和专业技术是规范医院图书档案管理的一项重要举措，加强对于医院图书档案管理工作者的教育和培训，强化管理工作者的服务意识，引进高水平的专业管理人才，充实医院图书档案管理的工作队伍。一般来说一家综合性的医院，图书档案管理工作者的人员编制比例应为医院工作人员总数的1%，床位数的1.2%以及每万册藏书2名人员三者的平均数。另外除了人员的数量和素质外，医院必须根据图书档案管理工作人员的文化层次，年龄结构，专业所长来合理的分配这些管理工作人员，务必使这些工作人员能够在自己适合的工作岗位上发挥自己专长，这样才能跳动图书管理工作者的积极性[3]。

结束语

医院图书档案的规范化管理手段多样，最主要的是与时俱进，利用现代化科技手段，在实践工作中不断发展和完善管理方式，做好医院图书档案管理工作，不断探索，做到医院图书档案管理工作的规范化，制度化和现代化，为医院的发展与壮大做好后勤工作，赢得人民的认可与信任，从而为我国现代医疗卫生事业做出应有的贡献。

参考文献

[1]罗莹.医院图书档案规范化管理建设探讨[J].东方企业文化，2012，15：244-245.

[2]罗莹.医院图书档案一体化管理分析探讨[J].计算机光盘软件与应用，2013，12：112-113.

[3]蔡丽洁，曾桃.试论医院档案的规范化管理[J].中国医药指南，2009，11：24-26.