水利档案的现代化管理综述

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长期以来，多数水利单位没有把水利档案管理工作与现代化工具有机的结合起来，档案管理计算机信息化软件与档案发展不同步，缺乏完备的目录和索引，这样就造成了档案管理工作的周期长、工作量大、效率低。档案归档材料不完整，质量不高。由于档案管理与水利科技活动相互脱节，归档的水利档案材料缺少关键性技术材料等核心技术内容，不能体现水利档案的价值。如有些水利档案保存的材料太少，查阅档案的人无法从中得到有用的水利技术信息；有些档案多数为复印件，缺少原始资料，使档案材料真实性、可靠性大打折扣，不利于水利档案价值的发挥。档案保管环境差。由于受经济、技术条件的限制，大多数地方水利单位所建立的档案库房都达不到相关规定标准要求，缺乏必要的设备和安全设施，这将不利于档案的安全保管，直接影响水利档案的存放时间。

水利档案的有效管理是充分发挥水利档案作用的前提和重要保证，为了适应新时期水利档案管理要求，提高水利档案现代化管理水平，必须从以下几个方面入手。2.1健全水利档案管理制度。管理制度对水利档案管理实施起到规范性、指导性的作用，针对目前水利档案管理制度建设现状，首先，加强水利档案的宣传。在水利单位内部定期开展信息咨询、讲座举办、科学普及等活动，让水利工作者认识到水利档案管理的重要性。其次，健全保密管理制度。许多水利科技成果都有其专有性、完整性、保密性，出于保护水利科研人员知识产权的目的，不仅要将水利科研关键性技术资料归档，还要防止专有技术的失密。再次，落实档案管理岗位责任制。档案管理岗位责任制是增强档案管理人员责任心最直接、最有效的方法，按“谁主管，准负责”和“分级管理，分级负责”的原则，在整个水利系统和水利工程建设全过程中实施。水利档案是一个紧密联系的有机体，如果实行分散管理，不仅人为地分割了这种有机联系，而且还造成了人力、物力、财力上的浪费。需要转变目前分散化的水利档案管理模式，实行集中型管理，这也是档案工作的基本原则和要求。因此，各级水利部门应根据自己的规模、层次、设备条件等实际情况，建设和完善综合档案馆，集中统一负责文书档案、工程技术档案、科技档案、会计档案及其他档案的管理，履行水利档案馆对水利资料的收集、加工、归档、传递等职能。

档案管理信息化是现代化进程的一个重要方向，也是现代技术应用的重要体现。水利档案管理信息化具有收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存贮自由化、资源共享化等重要特征。结合以上特征在水利档案管理信息化建设过程中需要注意以下几个方面的问题。一是严格执行电子文件制作程序；二是统一电子文件处理格式；三是合理选用档案信息化管理软件；四是加强电子档案安全存储。对于原始档案资料的收集，要综合运用追踪收集、分阶段收集、强制性收集等多种科学收集方法，以保证资料的完整性，还要注意关键性技术资料的归档，作好切实可行的档案资料归档、分类和编目程序与方法。在归档过程中保证归档文件原始性要求，在原件尚未收集到的情况下，才考虑用复印件替代；对字迹清晰可供利用的复印件暂时收集归档，并积极收集原始资料，原件到后马上替换，以保证档案材料的准确性，真实地记载和反映科研生产活动的过程和结果。水利档案管理环境是水利档案管理工作有效实施的重要条件，主要通过软硬件基础设施的建设来优化。首先是改善硬件设施，然后逐步建立起档案专用库房，配备必需的灭火器、吸尘器、空调、除湿机、加湿机、紫外及臭氧灭菌装置等设备。另外，还应加强档案信息化硬件的配置，要补配电脑、复印机、扫描仪、电子档案防磁柜以及专业档案管理软件等信息化软硬件设施，以促进档案管理信息化发展。总之，水利档案现代化管理是一个综合性的过程，在实践过程中，除了制度、方法、技术、设备等需要考虑的因素外，最重要的还是人的因素，这就需要档案管理人员不断提升自身的思想政治素质和业务素质，为提高水利档案管理质量打下基础。

本文作者：邢琳工作单位：黄河档案馆