探究信息化背景下高校档案服务策略
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摘 要：档案工作的工作目的就是以服务的理念为主，通过不同的形式和途径去满足用户所需要的，进而使整体的信息管理水平得以提高。现代信息环境下，高校的档案服务的创新不仅是未来的档案管理事业的主要趋势也是高校的档案管理的趋势，是高校管理环境的基础。本文将尝试着探究高校的档案服务工作中的漏洞，寻找改革的办法。
关键词：信息化；高校档案；服务；
中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-04-00-01
现代信息环境下，高校的档案服务的创新不仅是未来的档案管理事业的主要趋势也是高校的档案管理的趋势，是高校管理环境的基础。因此，对高校的档案管理进行改革，是非常重要的。整体上考虑的话目前的档案工作也要面对比较大的挑战。本文将尝试着探究高校的档案服务工作中的漏洞，探究改革的办法。
一、档案信息服务的内涵
档案信息服务主要是为了加强信息的流动和传递的，以期通过这样的方式来达到用户相对的要求；或是档案工作的从业者根据用户提出的要求，帮助用户在档案信息之中提取所需要的信息，总的来说这也就是档案信息部门最重要的工作。档案工作的工作目的就是以服务的理念为主，通过不同的形式和途径去满足用户所需要的，进而使整体的信息管理水平得以提高。
网络技术不断的发展和进步，但是高校的信息服务系统依然比较落后或是出于缓慢的发展中，它的社会价值始终被限制着，因此为了让它发挥该有的作用，将档案信息服务的重要性提升上来并加以科学的利用，怎么能在当下的经济和社会环境下摸索出一条比较好的发展道路，使之能够运用到教育事业当中去。
二、当前档案信息服务的漏洞
（一）形式比较单调。其一，尽管在现在的社会环境下，档案信息拥有非常长的发展时间，但是也只是在时间上比较有优势，在服务的形式方面还是非常传统且单调，大多还是属于面对面的形式，电话、传真的利用率非常低，网络服务更是几乎是没有的，当下的现代化发展非常的快，这样的背景下我们的网络服务依然没有发展起来，这不仅只是一个存在的问题，更多的是我们整个信息服务体系的漏洞：也就是学校管理的固步自封，不肯与现代化的社会发展相配合。其二，目前针对高校的信息管理，最常用的服务形式还局限于复印等传统的方式。高校的档案管理部门缺乏多样的服务方式，这些单调的方式不仅不便于档案信息的利用，跟不上时代的发展同时也制约了学校的发展。
（二）馆藏不丰富、管理不规范。档案保存部门的信息量不大最显著的特征就是档案信息缺失和信息不全，而这也很直接的使查询者无法找到需求的数据，不能让需求得到解决，档案信息的使用频率也不高，使用价值很低。而这个弊端的原因基本上是由于高校过度的重视政府的相关的政治类资料数据，导致馆藏大多都是政治类档案；另除此之外，由于将收集资料的精力和财力主要放在了政治类文件上，而这些政治类文件又不能全方位的满足高校内部的需求，因此信息的价值也没有得到体现，还导致了档案的发展受阻碍。另外不同的高校和其他的高校合并的时候，档案部门往往来不及将储存的资料也进行总结或者是工作人员没有进行及时的交接，一些比较珍贵的信息就很可能会流失或者损坏。
（三）管理人员综合素质不高。当前我国的教育制度之下，信息化的进步也给教育界带来了一定的变化。高校信息档案的工作不应该还滞留在复印这种比较单调的方式上，应该更加的多样化，比如使用计算机参与到信息的整理过程。因此对于档案管理者的自身综合技能都有了比较高的要求，只有具备专业的技术和职业素质，才能比较好地进行档案开发的工作，但是很显然，当下我国很多的高校都不具备这样的专业性人才，甚至很多的从业者连基本的计算机操作都很糟糕。这很容易影响到我国的档案信息管理工作的总体水平。
三、高校档案服务漏洞的解决办法
（一）加强服务理念。社会经济不断的进步，信息化也在不断的加快，因此，针对目前我国的教育事业，无论是内容还是方法都需要具备多样性。为了从根本上改变我们的高校档案信息服务的情况，我们必须从档案信息管理工作的根源入手，找出漏洞，更新理念，提高服务思想，通过信息化的进步带来整体的发展，建立为客户服务的思维模式。
（二）完善数据库，加强管理。信息化社会的大背景下，高校的档案信息管理部门需要建立以服务思想为主，提高整个信息系统的总体水平，利用网络实现时效性和便捷性，调整比较单一的管理态势，使各项的管理工作能够比较顺畅地进行。因此建设一个比较有特色的信息库，是最基本的。因为只有一个包罗万象的信息库才能随时满足使用者的需要，这需要建立在一个完备、精准的数据库的基础上。所以，对于建立这个信息库的资金和精力的投入都要加大，只有这样才可以形成比较好的信息整体的系统，提高档案管理者的工作效率。
那么，什么样的信息系统才能被称为是比较好的数据库呢。
第一，能够很好地表现出学校的特色，也就是信息库的独特性，高校的档案信息的服务过程中这是非常重要的；
第二，时新性，无论是什么时期的什么事业都需要紧紧把握时代的特点，这时非常重要的，如果跟不上社会的发展和进步，就会令档案信息非常落后；
第三，随时满足用户的需求，只有这样才能让档案工作的现状得到发展的机会。
（三）提高管理人员的整体素质。提升信息管理员的素质是非常重要的，高校必须对信息管理员的培训进行随时的监督，相对的投入也要增加，完善他们的基础理论知识体系，并且同时培养他们对计算机系统的了解和操作，可以非常流畅的操作计算机相应的编程、整理等，进而健全整个信息管理的系统，实现高效的运行。通过这样的方式来优化整个管理队伍的素质，只有这样才能帮助管理人员加强服务思想，为师生们服务。
四、结语
总的来说，在当前的信息化普及的社会的大环境下，在我们各个高校的档案信息服务系统中还有非常多的弊端和漏洞，这需要相关的政府部门和学校重视起来。高校的档案信息服务对教育事业的进步有很重要的促进作用，所以需要加大在这上面的投入，建设并完善数据库，努力令高校档案服务系统的优势作用最大的发挥出来，将会具有非常重要的价值。
参考文献：
[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯，2011（05）.
[2]邸家琴.信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].黑龙江大学，2010.
[3]姚丽雅.信息化背景下高校档案服务策略探究[J].黑龙江档案，2014（04）.