创新声像档案的收集与归档保存管理

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摘 要：现代科学技术的迅速发展，给声像资料的形成、传输、保存、利用带来了极大的便利。在日常声像档案工作中，不断创新声像档案收集与归档保存管理有着积极作用，但是也存在风险，需要采取措施加以应对。

关键词：创新；声像档案；收集；保存

声像档案是指在社会活动中形成的，以影像、声音为主，辅以文字说明的具有保存价值的历史记录，也称为声像资料。其主要是以照片与底片、影片、唱片、录音带等不同材料为载体，将有重要意义的事件以最直观的形式记录下来并予以再现，具有现时性和不可重复性。在档案管理经费不够充裕的情况下，如何通过有效的管理，有力促进声像档案管理工作，是各级档案管理人员认真研究和探索的问题。

一、创新声像档案收集的途径

按照常规模式开展声像档案收集工作存在一定的被动性和即兴性， 不能保证收集声像档案内容与馆藏声像档案资源的有效衔接，直接导致声像档案的系统性、完整性不理想，也就影响到声像档案的利用。为克服常规模式之不足，就需要创新征集模式，打造成系统、有特色的声像档案资源。目前，在绝大多数单位中，除了摄像有专人负责，定期将录像带向档案室（馆）移交外，而其它的如照片、录音带等大都在各部门或个人手中，因为产生这些材料的过程中，档案工作人员不可能一一到场。这就为这些声像材料的收集带来了一定的困难，而要收集到原版或原件困难则更大一些。为了及时将这些声像材料收集到，除通过正常的移交外，还应运用其它的方式：

1、利用各种协会或团体群众组织，策划、开展各种主题活动，征集声像档案资料；也可通过上门征集或者代管等形式。有些重要的声像档案资料长年由个人保存，由于工作岗位的调整，没有及时移交档案室，还保留在个人手中。这就要求我们档案室人员进行上门征集、实地寻求等形式。

2、对一些重点部门，如办公室、展教部、文保部等，要进行重点收集，要及时沟通，掌握情况。可采取定时收集和随时收集相结合的办法。定时收集可采取定期收集的方法，随时收集可结合具体的活动进行。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

二、拓宽声像档案收集渠道

声像档案形成渠道多，收集难。如何把反映本单位的声像档案及时收集归档，是声像档案管理的关键。

1、正常归档事后接收，适合常规活动。声像档案管理人员可以通过纸质文件、企业信息网、邮箱等途径声像档案存档通知，明确归档时间、归档范围和归档内容、归档要求，不定期联系催收。

2、搜集事件信息，零距离跟踪接收，适合临时重大事件。声像档案管理人员随时关注本单位信息动态、会议通知、会议纪要、报刊及其他信息，掌握本单位重大活动、重要会议及设计科研经营成果获奖情况，及时与单位兼职档案员及相关责任人联系，在第一时间收集档案资料，形成时间短，能够最大程度地保证了资料的齐全完整。

3、广泛征集。定期开展档案征集工作，明确征集范围、征集内容、整理要求，对兼职档案人员业务指导。积极获取相关部门对征集工作的重视和支持。声像档案征集人员密切关注企业的大事要事，把收集与日常接收结合起来。

三、电子文件的收集

1、网上采集。比如，良渚博物院的一些展览开幕式和学术报告都会及时的放在本院网上，供全体员工学习。还有一些图片新闻、视频新闻等也会有及时的更新。档案室工作人员每周都进行定期采集，适时归档。

2、将各相关部门归档的纸质照片翻拍成数码照片。电子档案的存放格式为：照片以JPEG 的形式存放，录音录像资料经转换后以MP3RM 格式存放。这些文件格式的共同优点在于压缩比高，文件尺寸小，跨平台兼容性高。RM 格式的视频文件可以非常方便地将转换后的视频以多媒体的形式在网络中在线播放。

四、创新声像档案归档与保存方法

声像档案的数字化管理，是档案现代化建设的大势所趋，有利于实现声像档案的应有价值，也是人类社会发展的必然结果。

1、照片档案归档的数字化管理创新。对原有已归档的纸质照片档案，可以进行扫描，并标注说明，包括时间、事件背景、人物、地点。而作为档案保存的数码照片，原则上不要进行处理，照片上的原始数据，不仅是拍摄时间与光线条件的记录，还可以起到原始凭证作用。另外，数码照相机拍摄的照片档案，可以存储在硬盘上，并可编写程序对其进行管理及利用。对于破旧或由于保管不善造成损坏的老照片，也可以使用Photoshop等图形处理软件进行修复和处理，以达到最佳效果。

2、磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理创新。对于原有的磁带、录像带等，可以通过计算机技术，转换成数字信息，存入硬盘。在归档的过程中，可根据其所反映的内容或专题来进行，使同一内容或同一事物的照片归入同一类中。声像档案的数字化管理形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号或相应的分类号和档案号，在归档的同时，即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时，还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具，便于检索查询。

五、声像档案数字化归档与保存的风险控制

由于国内外至今没有声像档案归档、保存的规范和标准，因此很多单位采取与纸质档案同样的存储方法来保存声像档案。声像档案归档时采取迁移或多次迁移声像档案来达到长期保存的目的，在迁移过程中常常伴随着很多风险。同时，存储硬件设备在归档过程中也存在着几个需注意的问题。

1、数字化格式转换的迁移风险。技术环境的变化主要体现在格式的转换方面，格式的转换对数字声像档案来说具有至关重要的影响，而通常的格式的转换就是将文件由一种格式（多数为压缩格式）压缩为另一种格式，这里就需要先解压缩，再进行压缩。数字声像档案格式的转换过程中，对档案的真实性、完整性都可能造成严重的危害，面对这样的风险，《电子文件归档与管理规范（GB/18894―2002）》（以下简称“《规范》”）做出规定：音频电子文件以WAV、MP3 为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI 为通用格式。以WAV 为例，其属于声音文件的“源”，上述《规范》解决了一些风险问题。但是作为声音文件的“源”，WAV 占用了极大的存储空间，而且《规范》不等于国际标准，这就导致了格式规范有被某个组织或个人所专有的可能性，如果这个组织或者个人消亡，则所有的数字档案将成为不可解读的无用信息。因此，采用专有格式存储声像档案面临数据丢失的巨大风险。

2、数字化硬盘存储的设备风险和解决方案。在硬盘式管理模式下，声像信息都存储在硬盘中，如果硬盘发生损坏，就会导致声像档案数据的损失。对此对存储声像档案的硬盘采用“自监测、分析及报告技术”，监测扇道、马达、电路等，当监测对象出现安全值范围以外的情况时，会自动发出警告，并自动降低硬盘的运行速度。还可以采用驱动器健康检测技术，让用户方便快捷地检测硬盘的运转状况，通过读取伺服位置错误信号来计算出盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数，并给出图形供用户或技术人员参考，并定期在独立系统的计算机上进行检测，确保档案安全。

六、声像档案数字化归档与保存的措施建议

1、有计划、有步骤地开展数字化管理工作。这是实现声像档案数字化的有效途径。首先，对原有的声像档案材料进行数字化处理；其次，把数字化的声像档案材料实行信息资源网络化管理。各单位可利用局域网，建立档案馆主页，把数字化的声像档案放到局域网服务器上，直接通过网页点击来选择和播放相应的声像资料，设立相关声像档案资料库查询专栏，方便检索；最后，加强计算机的防毒措施，对声像档案实行分级、分类管理。

2、提高档案管理人员的业务素质。这是实现声像档案数字化的组织保证。要加快培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。“人才先行”是加快声像档案数字化、信息化进程的前提。为此，必须突出做好以下两个方面的工作：首先，通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式，对档案管理人员进行计算机操作技术的再教育；其次，继续加强有关网络技术以及与信息技术相关的专业英语学习，使她们尽快适应数字化、信息化工作的要求。

总之，声像档案工作需要档案部门与声像资料形成部门的共同努力，解决好声像资料归档整理及管理过程中出现的各种问题。档案部门和档案管理员工作的主动、职能的有效发挥，以及声像资料形成部门的积极配合和良好协作，为搞好声像档案工作创造有利的条件。

（作者单位：浙江省杭州市良渚博物院档案馆员，浙江 杭州 311113）