就地取材 在线编辑Office附件

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阅读本文后可以实现:

1.在类似Microsoft Office平台下浏览并编辑DOC、xls格式的Gmail附件文档

2.完成编辑后在Gmail邮箱中同时保存多个不同的版本，或下载回本地磁盘中。

3.共享文档

相信用过Gmail的朋友都知道，Gmail很早就提供了在线查看Office文档的功能（见图1），单击“在HTML格式下查看”按钮，很快就可以新建一个页面以HTML格式显示DOC、XLS文档的内容，虽然这里只能支持浏览文字和表格的内容，但省去了下载后再调用Microsoft Office打开文档的麻烦事，应当说这已经相当不错了。

图1

不过，如果你愿意稍许牺牲一些“方便”的简体中文界面，那么不仅可以直接浏览DOC、XLS文档的内容，而且还能进行各种编辑操作和在线保存，感兴趣的朋友不妨按照下面的步骤一试。

第1步 更改显示语言

首先还是请正常登录Gmail，鼠标单击页面右上角的“设置”按钮，进入设置页面后，在“Gmail的显示语言”下拉列表框中选择“English(US)”，然后单击页面底部的“保存更改”按钮，确认后会提示是否需要将英语(美式)也作为其他Google网页的默认语言，一般都是选择“不希望”。

第2步 打开文档

现在，你看到的界面就与刚才的有一些区别了（见图2），除了有些令人不快的英文界面外，这个新增加的“Open as a Google document”按钮一定会令你感兴趣，单击该按钮，系统会自动调用Google Docs & Spreadsheets直接打开附件中的DOC文档，当然附件中如果存在XLS文档的话，也可以被顺利打开。

很快，Gmail邮件中的office附件会被自动导入Google文件，如果你的网络速度还行，很快就能打开Google文件的主页面，这个界面与我们熟悉的Microsoft Office窗口非常像，相信仅仅工具栏上的这些按钮足够使用了，目前Google文件已经提供了简体中文的支持，这样使用起来就方便多了（见图3）。

图3

在编辑过程中，Gmail可以正常使用自动保存的功能，编辑完成后，可以通过“文件”菜单进行保存，支持HTML、RTF、Word、OpenOffice、PDF等多种格式，“保存”是将编辑后的成果继续保存在Gmail邮箱中，再次浏览时会询问需要打开一个已存在的文档还是打开一份新的副本，然后你可以根据“Last Edited”来选择不同的副本；“另存为”则是相当于将附件下载回来，你可以利用闪存盘等存储工具带走，具体操作这里就不多说了。

需要说明的是，即使是可以直接浏览并编辑DOC、XLS格式的附件，也并不支持带有“x”的Office 2007格式的文档，这个功能目前还没有。

实例：Office附件的共享

除了在线编辑Office附件之外，Google文件还提供了强大的共享功能。切换到“协作”或“”页，提供相关人员的邮箱地址，最后单击“邀请这些人员”按钮即可。如果邀请的人员是协作者，那么就具有编辑功能；如果是作为浏览者，那么将只拥有浏览功能；如果将文档到互联网，那只要知道这份文档的唯一地址，所有人都能在线访问和查看该文档，甚至可以将文档到博客，这些工作同样可在“”页面中完成。

小知识

本文所提及的Google文件即Google Docs & Spreadsheets的中文版本，包括Google Docs和Google Spresdsheets，前者是在线字处理服务，后者是在线电子表格处理服务，Google Spreadsheets是Google自己开发的，而Google Docs则是收购而来的，两者合二为一，当然后者的整个风格已经完全Google化。