朝阳市气象局公文管理系统的设计与实践

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摘要：随着社会信息化的快速发展，计算机已经越来越广泛的应用到日常的办公中，成为了现代化办公中不可缺少的基础设施与技术支撑。本文研究的公文管理系统是在朝阳市气象局实际工作的基础上，实现了发文管理、收文管理、密文管理，为加强朝阳市气象局公文管理工作提供了平台。

关键词：公文管理系统；收文管理；发文管理

中图分类号： TP311 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2017.09.053

1朝阳市气象局公文管理系统需求分析

公文指各级政府的决定、决议、通告、通知、通报、请示、批复、信函和会议纪要等[1]。近年来，朝阳市气象局对公文的管理均采用手工录入Word版收文处理单及Excel版收发文目录的方式进行管理，该方法存在工作重复、效率低、管理不科学的缺点。随着收发文件数量的增多和电子政务的不断发展，传统手工录入管理文件的方法已不能达到朝阳市气象局公文管理所需的相关要求，开发与应用计算机对公文进行管理已成为一种必然趋势。朝阳市气象局公文管理系统从本局工作实际出发，从工作流程、安全性、个性化查询显示、文件管理等多角度设计的系统。该系统的应用可以省去每日重复录入文件信息的繁琐工作，而且能够方便查阅文件信息，实现快速查找文件等功能。

2朝阳市气象局公文管理系统的平台设计

根据实际工作需求，将朝阳市气象局公文管理系统分为发文管理、收文管理2个功能模块。

2.1发文管理

按照本单位发文文种，将发文管理细化分为朝气发、朝气党发、朝气、朝气函、朝气明电、朝气办发、朝气办传等7个子模块，实现发文信息录入、文号自动排序、形成发文目、发文查询等功能。该种设计方便文秘人员分门别类进行录入。

2.1.1发文信息录入 发文信息录入是对所发文件的自然特征的记录，主要记载发文时间、主送机关、文件名、文件发稿人，发文信息录入界面，见图1。

2.1.2文号自动排序 该系统可以在录入发文信息的同时自动编排文号，解决了人工排序可能出现的排序错误问题，提高了发文质量。

2.1.3形成发文目录 该系统可以自动形成发文目录，并以Excel的格式导出系统进行备案。

2.1.4发文查询 可以通过文件名称、文件发稿人信息等查询发文，同时实现了无条件模糊查询功能，方便在工作中查询已发文件。

2.2收文管理

收文管理模块分为两个子模块，收文管理和密文管理。

收文管理用来收取非文件，实现了收文信息录入、收文单自动形成、打印收文单、形成收文目录等功能，同时实现了非文件查询。

密文管理用来收取文件，实现了用户登录、收文信息录入、收文单自动形成、打印收文单、形成收文目录等功能，同时实现了文件查询。

2.2.1用户登录 该模块为密文管理的子模块，仅针对文件。该功能的实现保证了文件安全，杜绝了泄密事件的发生。

2.2.2收文信息录入 发文信息录入是对所收文件的自然特征的记录，主要记载文件字号、文件名称、来文机关、收文时间、文件份数。

2.2.3收文单自动形成及打印收文单 该系统可以自动形成收文单，收文单内容包括来文机关、文件字号、收文时间、文件份数、顺序号、标题、领导批示、办公室意见、阅者签名等信息。该系统设计方便文秘人员进行文件扭转。朝阳市气象局公文处理单，见图2。

2.2.4形成收文目录 该系统可以自动形成收文目录，并以Excel的格式导出系统进行备案。

2.2.5收文查询 可以通过输入文件名称、文件字号、来文机关中任意信息，即可查找相应文件其他信息，同时实现了无条件模糊查询功能。

3结语

本文所研究的系统实现了从手工管理到计算机系统管理的跨越，减少了文件管理所需要的时间，减少文件管理信息录入流程，提高了工作效率。随着网络技术的不断发展，朝阳市气象局公文管理系统还存在些不足。例如该系统暂未实现将公文管理推向Internet，暂不能通过网络起草公文、实现公文网上签批、公文网上办理等功能，未能实现公文管理无纸化管理。

参考文献

[1]乔春霞.浅议公文管理系统的设计与实现[J].科技信息，2010，（22）：211-214.

作者简介：王梦琳，本科学历，助理工程师，研究方向：应用气象。