望闻问切 企业级文印服务实施有道

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从一些第三方机构提供的行业趋势分析中，我们可以看到，几乎各种大型企业和组织机构，在打印系统方面都有显而易见的改进机会。Buyer试验室的研究人员发现，90%的公司都没有追踪打印成本；IDC分析师则认为，IT部分有15%的时间浪费在解决打印相关的问题上。能否通过打印系统的改进帮助大型企业实现打印管理和成本的改进呢？在对中国惠普有限公司打印成像系统集团公司高级副总裁企业客户部总经理邱秋良的采访中，我们得到了肯定的答案。

目前，企业在设备采购（包括打印系统）方面缺乏计划的现象比比皆是。企业的规模越大，各分支部门的独立采购权越大，计划性采购越容易失控。两种情况不可避免：一方面，重复购置造成浪费；另一方面，对能够大大提高效率的新设备的预见性不足。很少有企业把打印当做一个整体的系统资源来看待，打印设备和企业环境的适合程度也容易被忽视。因此，90%的公司无法追踪打印成本，也无法了解打印硬件的成本只是整个文印成本的10%，大部分的文印成本都是与软件、维护、耗材、距离等各方面因素有关。因此，只要加强打印设备系统化管理的意识，就能很快收到文印成本控制的成效。惠普认为，企业的文印成本还有30%左右的压缩空间。

邱秋良表示，惠普的打印2．0战略，就是要让用户随时随地随需地进行打印。而具体到大型企业用户的打印2．0，就是采用惠普企业级文印服务解决方案。该方案最吸引人应该是“望闻问切”的实施方式。

我们了解到，每个大型企业都有复杂的部门结构，不同部门间的打印需求其实是很不相同的。比如，工业设计部门需要高品质的扫描和彩色打印，营销部门则可能需要大批量地快速输出产品资料，生产部门可能需要用打印来区分不同流程环节。惠普的“望闻问切”就是通过Web Jetadmin 外设管理软件等一系列平台控制手段，监测分析不同部门的打印需求特点，并作出最佳的打印平衡部署方案，对整个打印系统进行全面管理，兼顾效率和成本的最优。在实际操作中，因为组织结构差异，每个企业的打印需求分析结果都是完全不同的，这就像看起来症状类似的两个人，诊断处方却完全不同，其中的关键就在于对症下药。

邱秋良介绍说，最终客户买的再也不是惠普的硬件产品，而是整套的解决方案，并在最后以按印付费的形式收取相应的费用。

惠普的企业级文印服务解决方案是通过优化基础设施、管理文印环境和改善工作流程这三个步骤来实现的。

优化基础设施――在用户工作效率和开支之间实现预定的平衡，提高企业业务成效，简化工作流程，并加强法规遵从性。

管理文印环境――针对成本、生产力和环境影响获取控制并实现目标，同时提高IT效率和系统可用性。

改善工作流程――评估业务信息的流程并制定其简化与改进方式，降低打印成本。

通过方案的实施，企业可以实现打印系统的流程优化，管理、保护和简化他们的打印及成像环境、改进工作流程以降低成本并提高生产力。

3M公司在使用惠普的五年期打印管理服务取代原有的个人打印机和老式复印机的过程中，使全球打印设备数量减少了47%。而且在头两年就节省资金超过300万美元，平均每页打印成本降低了90%之多。随着惠普企业级文印服务解决方案在全球范围内的推广，得到这种效果的企业会越来越多，中国企业也不例外。