“邀请”其实很容易

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学校80年校庆在即，校长让小马设计并快速向各地的校友发送邀请函。时间紧任务重，要向近300位校友发送书面或者Email形式的邀请函让她犯难了。其实Word 2007下，利用其“邮件合并”功能这一切轻松搞定。

1设计邀请函模板

邀请函的设计没有固定的模式，因人而异。当然我们也可以改造现成的Office资源快速创建。其方法是运行Word 2007，点击左上角的“Office”按钮，选择“新建”打开“新建文档”窗口。选择并点击Microsoft Office Online下的“邀请”即可联网搜索可供利用的邀请模板，然后根据需要选择相应的模板进行修改即可。

2批量制作邀请函

邀请函的模板制作好后，我们只需将图1中的[受邀人姓名]部分替换成具体的人名就可以了，当然还可以根据受邀人的性别在人名后加上“先生”或者“女士”。要实现批量替换，需要借用Word 2007的“邮件合并”功能将保存在Excel（本例为校友.XLS）或者Access中的校友信息导入进来进行批量替换即可，其具体做法是：

第一步：首先点击“邮件”标签，选择“开始邮件合并”下的“普通Word文档”选项。然后选择“选择收件人”下的“使用现有列表”打开“选取数据源”对话框，定位到校友.xls文件所在的路径并选择该文件。最后点击“编辑收件人列表”，在打开的窗口中可以选择需要发送邀请函的校友，默认情况下是全选（见图1），选择完毕后点击“确定”按钮即可。

第二步：选中[受邀人姓名]点击“插入合并域”，在弹出的对话框中列举了可选的插入项，因为是姓名替换，所以我们选中“姓名”，然后点击“插入”最后关闭该窗口即可。

第三步：点击“规则”右侧的箭头展开下拉列表，选择“如果……那么……否则”打开设置窗口。在域名项下选择“性别”，比较对象选择“等于”，比较对象输入“男”。然后在“则插入此文字”下输入“先生”，在“否则插入此文字”下输入“女士”，最后“确定”退出。

第四步：点击“预览结果”进行查看，可以看到[受邀人姓名]部分自动更换为校友姓名，并且在姓名后根据性别加了称呼。点击“预览结果”右侧的箭头或者输入数字，可以查看所有的已全部替换成功（见图2）。

3打印或邀请函

通过邮件合并实现了邀请函的批量制作，下面点击“完成并合并”右下角的箭头选择不同的项对其进行不同的处理。“编辑单个文档”可以将这些邀请函合并到一个Word文档中；“打印文档”可以将这些邀请函通过打印机直接打印出来，然后邮寄出去。当然，最方便的是“发送电子邮件”，在“合并到电子邮件”面板中点击收件人右侧的下拉列表选择“电子邮件”，然后输入主题并选择邮件格式等项目（见图3）就可以通过Outlook将邀请函直接到校友的邮箱中。

上面制作的邀请函，模板和数据源之间可以实现数据的实时更新，可谓一劳永逸。另外，“邮件合并”中也可以同时更新多个域，比如我们可以用其批量为每个人制作工资条。