关于电子文件与档案的信息化建设

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摘要：档案信息化建设是一个具有重大战略意义，体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。近年来克山县道路交通运输管理站在档案的信息化建设方面进行了探索和实践。本文就档案信息化建设谈一点认识。

关键词：档案信息化建设；电子文件；问题；重点

电子文件是人们为了某一目的,在计算机上,用一定的格式和处理方式生成的信息的组合。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。所以电子文件对档案业务管理工作有一定的影响。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。

一、计算机在档案管理工作中的应用

计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。例如：对著录标引的标准化要求，由于计算机文档一体化管理应用的普及，对档案信息的著录标引项目提出了增加对电子文件和电子档案的生成、运转、鉴定等管理性信息的著录项目，以确定其法律效力及保管方式；一些单位由于用计算机直接管理文件级档案，产生了是否还需保留案卷级管理的问题，有些部门应用计算机管理档案中已经根据新的《归档文件整理规则》改革了文件整理方式；档案电子化带来的某些原件是否保留的问题等。层出不穷的种种问题对档案管理的基本理论、传统方法、思想观念等带来了巨大的冲击。这些问题逼迫我们要认真研究和分析，求得正确的解决方法，否则会带来很严重的不良后果。档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，从而满足社会各界的需求。

二、档案信息化建设的基本过程

克山县道路交通运输管理站的档案信息化建设，是以档案信息资源为核心，以网络化管理为基础，依托当地政务信息网，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度。档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行管理站档案信息化建设。

首先是管理档案的过程。决定档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化档案信息。如果没有形成一定规模的数字化档案数据库，没有大量的、不断增加着的信息数据――数字化档案，就无法发挥档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的档案数据库系统是重点中的重点。

通过信息技术管理档案，实现计算机联网，在网上实现档案目录检索，在一定的权限内进行档案全文浏览，满足社会各阶层的需求。档案馆通过信息技术，介绍馆藏、编写各类档案信息，达到档案资源共享。

其次是利用档案的过程。档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，因此，对档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些档案信息资源，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用档案信息资源为社会服务，从而达到档案信息资源的有效利用。

第三是档案管理软件的开发。针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模型，建立新型档案安全保障系统。

三、档案信息化建设中应注意的几个问题

1、档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级档案部门在档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。

2、保障重点，分级建设。档案信息化建设首先集中力量对重要的档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现档案信息化的实际应用；在突出重点的同时，对各类档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书档案的管理系统，以满足机关对档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其它门类的档案管理系统。这样能够保证档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现档案信息化的进程。

3、切实重视人才培养。档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作，这就要求各级档案行政管理部门要采取非常手段，一方面要花大力气培养人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等；另一方面，要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区档案信息化建设中存在的共性、难点问题。

4、在网络环境中，档案信息的安全问题。防治计算机病毒是档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保档案在网络中的安全，必需安装知名杀毒软件并及时升级，经常进行数据备份，不要盲目相信一种杀毒软件，应备有多种杀毒软件同时采用防火墙技术。

5、关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件；对归档后的电子文件要建立定期检查制度，一旦发现文件损坏，立即对该载体内存储的所有文件进行修复。、

四、档案信息标准规范化建设

标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

1、档案信息著录的规范化，档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。

2、档案信息存储的规范化，目前档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

3、档案信息管理软件开发技术的规范化，档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

结束语：

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《公路工程》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期