高校学院办公室管理职能研究论文

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摘要：作为基层运行的中枢机关，高校学院办公室在教学、科研等各项管理工作中扮演着联系内外、承上启下、协调左右的桥梁角色。本文从高校学院办公室管理工作的特点出发，提出学院办公室管理创新不仅仅是管理方式的创新，更重要是管理理念和管理过程的创新，并提出了高校学院办公室管理职能的创新的具体举措。

关键词：高校学院办公室管理理念管理方式

高等学校的学院办公室在整个学校工作中是按照专业性质设置的教学行政管理组织，是院系联系的纽带，起着沟通上下、协调左右的中枢作用。它对上是接受落实机构，对下是布置、督促机构，对内是管理服务机构，对外是接待、外联机构。在当前招生规模急剧扩大、在校人数大幅度增加、教育改革不断深化的形势下，对学院办公室的管理职能进行创新有着重要的意义。

一、高校学院办公室管理工作的特点

(一)执行性。学院办公室属于管理层，而不属于领导层，所以它的工作还具有执行性的特点。这一特点要求学院办公室自觉地贯彻执行党的方针政策，贯彻执行院系的各项指示和精神。作为学院办公室，不能只是机械、教条地传达，而应该根据本部门的实际情况，把政策的原则性同执行方法的灵活性结合起来，力求达到最佳的执行效果。

(二)协调性。学院办公室既要管教学工作，又要管其他工作，上至院级职能部门、系级领导，下至每位教师，乃至每位学生，均需学院办公室与他们直接打交道，如果说整个学院管理工作是由各个职能部门来分管，学院办公室则是这些职能部门的具体执行机构和协调机构。因此说，学院办公室的管理工作是多层次、全方位、综合性的。

(三)服务性。管理就是服务，管理者只有遵循教育教学规律和管理原则，才能实现为教学服务的目的。学院办公室人员必须树立为教师服务，为学生服务的意识，做到既耐心，又细致；既热情，又周到。在琐碎、平凡的工作中为教学及师生提供优质服务，达到服务教学、管理教学的最佳效果。

(四)时间性。学校的教学活动是由若干环节相互紧扣的一项系统工程，任何一环都不能松懈，这就决定了学院办公室工作具有较强的时间性。学院办公室在管理过程中，一定要遵循教学规律，按时完成各阶段的任务，保证教学工作正常运行。

(五)传导性。从工作性质上讲，教学管理属于宏观管理范畴，但是宏观管理是建立在全面了解实际工作的基础之上的。只有准确掌握教学一线的情况，宏观管理才能避免失误，实现既定目标。同时，学院办公室需将各方面信息、建议和群众的呼声真实、准确地反馈给上级领导和职能部门，以便及时解决教学过程中随时出现的各种矛盾和存在的问题。

二、高校学院办公室管理理念的创新

学院办公室管理创新不仅仅是管理方式的创新，更重要是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校学院办公室管理创新的核心，既涉及管理者的素质，又涉及办公室人员的能力。从实践看，高校学院办公室管理创新包含以下内涵：(1)科学的管理是基础——高校学院办公室作为高校的管理机构，承担着协调、服务、督办、信息传递等基本职能，其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转；只有一流的科学管理，才能实现管理创新。(2)必须准确定位——高校学院办公室的定位就是“协调、服务、督办、信息传递等基本职能”的优化；要管理创新，就必须提高学校办公室的服务和管理水平，充分发挥学校办公室的“枢纽”功能。(3)树立全局观念——高校学院办公室是高校的一部分，管理创新的基础是学院工作的高效率；高校学院办公室管理者要总揽全局，把握学院的中心工作，在做好每一项具体工作的同时，必须明确学院当前以及长远的中心工作。(4)规范程序，提高工作运转效率，是高校学院办公室管理创新的根本出发点。

高校学院办公室管理理念的创新包括：(1)从传统的经验型管理走向现代化的科学管理。高校学院办公室应把自己置于学校改革和发展的高度，改变过去重在“办事”的想法和做法，尽快实现从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变，主动帮领导出思路、想办法，协助领导抓大事，真正成为学院领导民主决策、科学决策的智囊团。(2)以知识管理的视野和理念“运营”高校学院办公室管理工作。知识管理是一个过程，是指组织个体通过这一过程学习新知识和获得新经验，并将这些新知识、新经验反应出来，进行共享，以用来促进培养、增强个人的知识和机构组织的价值。通过知识的共享，运用群体的智慧提高管理组织的应变和创新能力。知识管理不同于信息管理，信息管理是把信息作为资源从技术、组织、人才三种因素的结合中进行管理，信息是有特定含义的数据，与个人、团体或机构组织有关。首先，高校学院办公室的知识管理不等同于信息管理，其重点不是“技术和信息的开发”，而是“强调办公室管理人员个人创新和集体的创造力”。如果说信息管理使数据转化为信息，并使信息为学院所制定的管理目标服务，那么知识管理则使信息转化为知识，并用知识来提高高校学院办公室管理人员的应变能力和创新能力，全面提高学院办公室的管理质量和效率。知识管理有助于信息处理能力与办公室管理人员创新能力的相互结合，进而增强学院办公室管理的应变能力和预见能力。其次，高校学院办公室的知识管理的实施在于建立激励共享知识的机制。知识的增加来源于不断学习，而基于实践的学习尤为重要。知识管理视野下的高校办公室管理将使靠权力来组织、实施活动的权力型组织向通过学习来实施活动的知识共享型组织逐步演进。

三、高校学院办公室管理职能的创新

为提升自身工作的科学化程度，为全院工作的顺利开展提供有力的支持，高等院校的院办公室应从办公室的基本职能出发，着重以下几个方面的创新：

(一)强化工作能力，提高办公室人员素质

(1)文字表达能力。文字表达是办公室人员的一项基本功。办公室的基本职能之一便是信息的上传下达，而这与文字的应用是息息相关的，将领导的决策向上反映或向下传达，通常需要将它们转化成有形的公文。因此，掌握好文字表达这门基本功，对办公室人员来说，是非常必要的。办公室人员应有意识地通过丰富自身的写作知识，积极调查研究，掌握第一手资料，勤学苦练，进一步提高文字表达能力。

(2)综合协调能力。协调是办公室的一项主要工作，也是办公室人员的一项主要职责。协调能力实际上体现了一个人化解矛盾，充分调动人的积极性的能力。做好协调工作，首先必须坚持立足全局、平等公正的原则。要从全局的角度把握分析问题，以整体利益为重，同时尽量全面周到，照顾好多方的利益。其次，要换位思考，站在被协调者的角度思考问题，真诚待人，以理服人，以情服人，这样才能有效缩短解决问题的时间。再次，在协调过程中，要不拘泥于既有的工作方式，根据不同问题积极探索新的协调方法，以达到协调的目的。

(3)高效工作的能力。办公室的工作千头万绪，繁杂琐碎，只有在工作中形成高效优质的作风，才能较好地统筹和完成手头的工作。提高工作效率，首先必须明确自己的工作职责，熟知工作的内容、流程等方方面面的情况，这样做起来才能得心应手，游刃有余；其次，要学会有效管理时间，工作有侧重点、有计划；善于利用零碎时间；对于可预见的工作，提前做好安排等。

(4)管理创新能力。创新是时展的要求。在高等教育快速发展，高校内部管理体制改革深化的今天，创新能力显得尤为重要。如果在办公室工作中一味地遵循旧有的工作思想和方法，往往会使工作原地踏步，甚至落后。因此，时刻在办公室工作中保持创新意识，并强化办公室人员的管理创新能力，是非常重要的。首先，办公室人员应抱着积极学习的态度，广泛涉猎计算机、管理、外语、心理等多方面的知识，拓宽知识面，提高文化素质。同时，不断在工作实践中总结经验和教训；其次，学院应积极制定措施或创造条件，鼓励办公室人员通过学习提高自身文化和业务素质。如根据办公室的工作性质和特点，为办公室人员安排培训，制定切实可行的岗位职责及考核评价机制等。

(二)促进办公室管理工作的制度化和规范化

办公室管理工作的制度化和规范化，是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事流程、行为准则等，以条文的形式确定下来，这是办公室工作高校运行的基本要求。实现办公室管理工作的制度化和规范化，可以采取如下措施：首先，建立健全办公室各项规章制度，将办公室各项工作纳入管理规范之中，如会议制度、公文处理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度等。其次，建立岗位责任制。岗位责任制是在明确各个办公室职责权限的基础上，细分每个岗位的权责，使每项具体的工作任务都落实到专人身上。这样，可以避免因职责不清而出现的推诿、撞车等现象。同时，因为术业有专攻，办公室人员可以更高质量、高效率地完成各自承担的任务。最后，要建立一套操作性强、便于监督检查的考核机制，对各个岗位任务的完成情况，进行全面、客观的考查，对于很好完成岗位任务的，要给予适当的奖励和鼓励；反之，要给予处分或提出警告，这样，才能充分调动办公室人员的积极性，选拔优秀人才，营造良好的工作氛围。

(三)积极探索，实现办公室管理工作的创新

实现办公室管理工作的创新，一方面，要加强办公手段的建设。在科学技术飞速发展的今天，计算机及办公自动化技术正在不断地被运用到办公室的工作中来，成为办公室日常工作中不可或缺的一部分。我们应及时购置和更新办公硬件设备，同时，结合办公室办文、办会、档案管理的需要，开发和提升有关软件系统，如目前有些高校正在使用的办公自动化系统，很值得学习和推荐。另一方面，管理创新能力要在实际工作中充分加以应用。要在日常工作中多思考、琢磨，探索工作的新思路、新方法，不足的地方，积极加以改进。遇到新问题，不要急于回避，而应积极应对，寻求解决的方法。

参考文献：

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