创新文书档案管理 树立电力档案文化

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摘要：电力企业文书档案是企业档案管理的一个重要组成部分，它不仅真实记录了企业的发展，而且也是考察历史，发现问题，指导实践的重要依据。本文就如何将电力企业文书档案管理工作做到标准化、规范化、科学化，并提出积极创新的举措，为电力档案工作注入活力，以推进文书档案管理在电力企业管理中文化引领的作用，实现文书档案管理价值最大化。

关键词：档案管理；电力档案

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）12-0-02

一、企业档案管理基本情况

无锡供电公司企业档案管理工作归属办公室，由公司总经理总负责，由办公室副主任具体分管负责。办公室档案中心负责公司档案工作的组织、规划、协调；负责管理全公司科档、文档、会计、照片声像及实物荣誉等各类载体档案；负责对直属单位档案工作的业务检查和指导。

公司档案最早形成于1947年。多年来，公司重视档案工作，按照“早介入、早发现、早整改”的工作思路，建立统一的管理模式，较好地履行了档案工作的协调管理职责，切实加强过程控制和管理，通过运用国网信息系统平台进行系统整理，档案分类科学、组卷合理、编目准确、装订美观，案卷质量符合规范标准的要求。

公司档案于1989年通过省级验收；1990年晋升国家二级；1999年高分通过企业档案国家一级认定；2006年首批通过江苏省企事业档案“特一级”企业评定；2011年通过省档案星级评定复查，并连续多年获得无锡市档案先进荣誉称号。

二、文书档案管理的现状

文书档案，是指企业在领导和行政管理等活动中形成的具有保存备查价值的文件，又称管理性档案。

1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”，管理手段主要是用载体（纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放于办公室档案中心。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目造册”、“保存”、“借阅”等工作，保证它的及时性、完整性和准确性。档案管理起到最大的作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。

2.与公司文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办及文件的收集、整理。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行再整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案管理工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书人员把企业活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案中心归档，文书工作的质量对档案管理有重大的影响。

3.账外文件也是文书档案的重要来源。即指本企业未经文书处理部门编号、登记的，在收发文登记簿上无“账”可查的，由各单位（部门）　在其职能活动中形成、使用或上报，　自行保留的具有保存、利用价值的各类载体文件。相关职能单位是账外文件的主要来源，负责账外文件的收集、整理、预立卷和移交，并接受档案中心的业务指导、培训、督促、检查和考核。

三、文书档案管理存在的问题

文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到企业文书档案的质量与完整性，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。目前，文书档案管理工作中，或多或少存在着一些问题，影响着文书档案立卷的质量与标准。

1.企业文书工作与文书档案管理工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书与档案实行的是分块管理制，这是一种有效、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。同时，办公信息系统通道拥堵等原因造成系统不够稳定，这就不可避免地造成了文书工作与档案工作衔接存在脱节，即公文的格式和处理办法方面存在诸多不规范现象，如附件不齐全、编号不规范，有漏号、重号等情况，影响了文书档案质量的高低，也直接影响了文书档案人员收集工作的质量、进度和档案利用，对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等也都存在一定的影响。

2.“账外”文件收集力度不足。一是“账外”文件是企业各内部职能机构形成的内部文件材料，大都未经收发文登记的文件，文件材料涉及面广，随时随地在每项工作和活动过程中产生。而文书档案人员的职责和身份决定了他们不可能直接参与到各职能部门的工作和活动之中，无法清楚有哪些文件材料正在形成或已经形成。这些文件材料的形成过程难以控制，事后收集困难重重。二是办公自动化带来了“账外”文件材料的收集困难。由于部分向上请示、向下通知和答复的事项，都可以通过电话直接联系，因此，只有口头答复，没有做到及时的电话记录而成了无法考查的历史，这些无疑使文件材料的原始记录性大打折扣。

3.各部门对档案管理工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。由于一些部门人员对文件材料应由谁保管概念不清，只考虑方便利用、文件保密等问题，从而模糊了这部分文件材料的保管权限，有些人甚至不愿意送交档案管理部门供大家查阅参考，　最终造成一些有价值的文件材料因得不到及时归档而散失，或流散于个人手中增加了事后征集的难度。

四、提高文书档案管理水平的对策与措施

1.加强宣传教育培训，提高队伍素质

档案队伍建设是做好档案工作的根本和保证，因此，创新学习交流机制，才能不断增强档案专职的业务能力。一是通过坚持一年两次的专题网络活动，组织研讨工作中的经验与不足；二是通过定期或不定期组织专兼职档案人员参加省市级档案部门的理论业务知识培训、专题讲座、千人知识竞赛及其它继续教育途径，坚持把文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为档案专职苦练基本功的重要内容，经常有针对性地开展业务技能培训，使文书档案专职成为适应岗位、熟悉业务、胜任职责的行家里手，成为懂专业、懂技术、会指导、会编研的全能人才；三是以文书档案管理为载体，以同业对标为抓手，与兄弟单位进行业务交流，开展调研，讨论热点、重点、难点问题，提出对策措施，有效指导业务实践。

2.建立档案工作机制，保证有效执行

加强文书档案管理制度建设，从制度和机制入手，结合电力企业发展对文书档案的要求，明确原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计等要求。规定文书档案资料的收集、编制的范围，保证文书档案归档率、完整率和准确率。

3.实现文档一体化管理，提升档案质量

文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员树立较强的档案意识，在实际工作中认真执行立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、组合，使文件材料形成有机的联系。文书档案专职严格执行档案归档管理制度，密切关注年度文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料严格按照规定认真核对，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案及时催还，对归还的档案及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。

4.优化档案业务流程，推进实体化运作

规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化得办公环境下，重新调整组卷流程，进行文书档案业务流程改造，是提高档案工作效率的有效手段。即由各部门根据相关依据性文件及立卷模板进行预立卷，文书档案专职按照“以我为主”的原则，对预立卷内容进行检查，然后由预立卷单位修改、调整、著录、挂接电子文件，并组卷装订，再由文书档案专职鉴别、审核、把关，最后由文书档案专职进行检查，确保高质量完成立卷工作。

具体操作流程参见下图所示：

5.注重账外文件材料收集，强化基础业务

按照省公司、市档案局的要求和部署，档案管理要从制度和机制入手，通过年初制订工作计划，将档案工作纳入单位工作目标管理，切实保障档案工作的规范性和有序性。通过定期或不定期组织档案人员开展资料的收集、整理、归档工作，突破传统档案接收范围的局限性。针对文书档案文件材料收集的重点、难点，　根据国家《机关文件材料归档和不归档的范围》的有关规定，在制订《公司归档文件整理实施细则》的基础上，重新起草账外文件的《补充规定》，明确职责分工、工作流程、修订归档范围、考核措施等，并进行现场讨论，听取意见，加大了对重要活动、重大事件等资料的收集力度，力争把与企业、社会、群众利益息息相关的档案信息资源收集齐全，努力建设面向企业的多元化馆藏体系，构建完整反映历史、内容丰富、结构合理的馆藏体系，在馆藏档案内容和结构上实现新突破。

6.创新主动参与机制，加强协作沟通

由于企业文书档案中的档案往往来源于重要的业务部门，因此，建立文书档案管理的互动协调机制，加强文书档案管理工作与部门业务之间的链接，才能形成良好的发展互动。例如：文书档案管理可采取“年度―组织机构―保管期限”分类模式，由部门立卷，从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节，达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展，促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。

7.深化文档专题管理，实现实时服务

专题档案是指企业及个人在某项专题工作、某项重大活动（事件）中直接形成的各种载体档案，是文书档案不可缺的部分，是企业作出科学决策时的重要借鉴材料。目前，企业开展的种类专题活动越多，形成的材料也越多，由于专题档案形成领域的广泛性、形成时间的偶然性、文件材料载体的多样性及分散性等，专题档案的收集管理方法不同于企业一般形成的档案。根据专题档案的管理原则和特点，应采取不同的整理方法。各项重大活动中形成的种类专题档案可独立构成全宗，一个专项活动构成一个独立的全宗，划分全宗后由档案管理部门按照档案整理规则进行专题活动档案的编目、鉴定等工作；全宗内重大活动档案的组卷，应根据重大活动文件材料的形成规律和成套性原则，按问题特征进行分类。同时，根据利用者的需要，有针对性地对专题档案进行编研，合理开发利用，通过各种媒介，例如设计企业网页归档功能，对专题进行实时归档，向企业公布开放的专题档案，最大限度地为企业文书档案信息的开发利用服务，使专题档案发挥出应有的价值，提升档案文化品牌。

8.推进信息化管理，实现网络化平台

准确的档案数据和全文信息保证了网上调阅档案信息的真实性、有效性。为适应档案信息化建设需求，规范文书纸质档案数字化加工处理工作，在分管领导的支持下，及时召开专业会议，通过重新更新配备设备、借用人员、加班加点对账外文件及其它管理性文件全部实施扫描，全面提高档案数据质量。目前，除保密文件外，文书档案电子化率达到100%。同时，通过对档案系统借用人员的权限设置，真正实现用户通过异地网络远程查询、浏览档案信息及无密级档案的全文检索。

总之，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、标准化、规范化，才能推进文书档案管理在电力企业管理中文化引领的作用，实现文书档案管理价值最大化。