高级用户的超级Outlook

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有些功能outlook 2007依然无法实现，而有些功能至今实现得仍不够好，不过合适的加载项可以对此有所改善。我们会在本文中告诉你应该怎么做。

对于很多人来说，无论是工作还是生活，没有Microsoft Outlook是不可想象的。然而在最新的版本，Outlook 2007中，依然缺少一些很有用的功能。虽然缺少的某些功能还不足以让微软专门开发一个工具来解决，不过其中大部分都可以通过加载项和扩展来避免。

本文中我们搜集整理了一系列Outlook的最佳窍门和技巧介绍给亲爱的读者们。

管理RSS源

Outlook 2007以及更新的版本可以直接管理Rss源。要做到这一点，请单击“工具”｜“帐户设置”，然后打开对话框中的“RSS源”选项卡。你可以在这里添加新的源地址，而且就算你已经在使用其他RSS阅读器，也可以用很简单的方法转移到Outlook 2007中来：将RSS源的设置导出为OPML文件，打开Outlook，然后使用“文件”菜单下的“导入／导出”命令就可以从OPML文件导入RSS源向导。通过搜索功能加载已保存的文件，然后选择要导入的源，最后单击“下一步”即可。在Outlook 2003中可以使用免费软件RSS Popper实现类似的功能，该软件的下载地址是：http：//rsspopper.blogspot.corn。

预览PDF文件

Word、Excel以及PowerPoint格式的电子邮件附件可以直接在Outlook 2007的预览面板下预览，就像在预览图形文件那样。然而对于PDF文件则没有内建的查看器，因此对于Vista下的Outlook2007用户，可以选择免费解决方案Foxn PDFPreview H andler(／blog／archive／2007／02／27／14001，aspx)。当收到一封包含PDF文件的邮件后，你就可以在不运行外部PDF程序的情况下直接在Outlook内部看到文件的内容。开发人员说Windows XP版本的开发进展很顺利，而且目前已经有了让Windows XP用户使用Adobe Reader实现的方法，详细信息请访问www，。

保存自定义的查询

Outlook一直到2003版之前都只能使用不包含索引功能的简单搜索，因此搜索速度一直都很慢。自Outlook 2003开始，Outlook：提供了搜索文件夹的概念，其中包含了一些叫做大邮件、未读邮件以及已归类邮件的文件夹，这些文件夹位于左侧面板中的电子邮件文件夹区域。在搜索文件夹上单击鼠标右键，然后选择“新建搜索文件夹”命令就可以创建预设的搜索文件夹，或者创建自己的搜索文件夹。选择创建后，只要为你的过滤器输入一个名称，然后从列表中选择需要的过滤条件(例如发件人、发送日期或者要搜索的短语)即可。在创建了自己的搜索后，该搜索条件就会被保存起来，并以一个新的条目出现在搜索文件夹列表中。当一个查询第一次运行的时候，Outlook会在所有邮件中进行搜索，并可以显示索引中所有符合条件的项目。如果该文件夹被再次打开，毫无延迟，所有相关的信息就会直接显示出来。

扩展的索引

免费软件Copernic Desktop Search()可以让你给Outlook 2003中添加速度更快的索引搜索功能。Outlook 2007以及更新版本自己就带有扩展的索引搜索功能，然而如果希望在Windows XP中使用，你还需要下载并安装Windows Desktop Search 3(WDS)，该软件已经包含在Windows Vista中。

如果已经安装了WDS，请单击“工具”｜“选项”｜“设置”，然后单击“搜索选项”按钮打开WDS的“选项和搜索选项”对话框。默认情况下，Outlook中所有的所有PST文件都会被索引。如果你不想索引某个文件夹，反选对应的复选框即可。你还可以更改用于突出关键字的颜色，并将动态搜索功能扩展到每个文件夹。如果希望搜索一个特定的词语或者短语，只要将其输入到右上角的搜索框中，Outlook会立刻显示当前文件夹中所有符合条件的项目。在搜索结果的显示列表底部单击“尝试在所有邮件项目中重新搜索”选项可以搜索整个邮箱，单击搜索框右侧的双箭头按钮可以添加更多搜索条件。

处理附件

在使用Outlook的时候，收件箱体积达到若干GB的情况很常见。通常来说，这样的PST文件因为太大已经不方便备份到一张DVD光盘上，而导致这一问题的主要原因就是邮件附件。然而目前尚没有什么方法可以让我们将附件和电子邮件分别保存。

Outlook Attachment Sniffer(www.rsbr.de，10欧元)和Attachments Processor forOutlook(，24欧元)都可以将附件从Outlook邮件文件夹以及子文件夹中提取出来，这类软件有很多工作方式，例如，可以保留Outlook的文件夹结构和每个附件的名称。当你将附件提取出来后，打开Outlook然后压缩PST文件(在“属性”｜“高级”下)。如果你转发了邮件，那么原始的附件将会被一起发送。

自动压缩

Word和Excel文件通常在发送时都是未压缩的，这将大量占用磁盘空间，并导致Outlook运行速度缓慢。BX Autozip(www.baxbex.de)可以将自身嵌入到Outlook中，并自动在后台压缩附件文件。你可以添加或排除特定文件，并且可以添加全局过滤器。BX Autozip可以创建自解压的EXE文件，这样收件人就不用使用专用程序解压缩收到的文件。然而，很多企业电子邮件系统因为安全原因会拦截EXE文件。对于私人用途，BX Autozip是免费的，但是会在附件中加入一条注释，该软件的商业版需要15欧元。

商业压缩软件，例如Win zip以及Powe rArchiver()中包含有一些特殊的插件(Winzip Companion for Outlook以及Power Archiver Plug－in for Outlook)也可以自动压缩电子邮件附件。

没有Exchallge的网络

对于在同一个网络，并且希望访问同样的联系人、日历以及任务和邮件信息的用户，Outlook或Lotus Notes可能是最常用的程序，但是这些程序都需要有昂贵的服务器端配合。如果你不想购买并配 置Microsoft Exchange服务器，那么也有其他可选方案。Work Group Foldersfor Outlook()以及Public Sharefolder(www.publicshareware.Co.uk)的价钱约在870元到1300元之间，包含一个服务器和两台客户端的授权。

在安装过程中，一台安装有Outlook的计算机会被当作服务器，这台计算机可以是一台真正的服务器，或者安装Windows 95以上版本的工作站。网络中的其他所有计算机都会作为客户端使用，并使用常规的Windows文件共享功能访问公用的Outlook邮箱文件。在服务器上，你可以给每台客户端分配不同的读取和写入权限，这完全不需要修改任何Outlook设置。

修复损坏的配置文件

和其他电子邮件客户端软件不同，Outlook会将电子邮件、联系人、日程安排、任务以及便签内容统一保存在一个文件中，如果这个文件损坏了，后果将非常严重。这种情况下Outlook会显示一个错误信息，并指导用户使用scanpst，exe修复损坏的文件。这个工具是MicrosoftOffice的一个组件，通常位于C：＼ProgramFiles＼Shared Files＼System＼MSMAPI＼2052＼目录下。在Windows资源管理器中双击scanpst，exe就可以启动该程序，随后单击“搜索”按钮，然后搜索并加载损坏的PST文件，通常可以在启动Outlook时的错误信息中看到该文件的保存路径。首先Scanpst会执行一致性检查，然后进行修复。在大部分情况下，损坏的邮箱文件都可以修复。如果修复失败，你还可以选择其他更专业的工具，例如Advanced Outlook Repair(www.repair－)，这个昂贵的(售价250美元，折合1800元)软件可以重建PST文件，并将其中的邮件信息以TXT、RTF或HTML格式保存起来。

拯救损坏的邮箱

如果Outlook崩溃了，当你安装更新或者删除加载项后，当前的配置文件可能会被损坏。这样造成的结果是，所有邮件文件夹下的个人文件夹可能会出现多次，或者可能会看到很多同样的联系人条目。在删除重复的信息时Outlook可能会显示错误信息，这时候我们必须删除并重建配置文件。然而不幸的是，这个方法并不实际，因为所有用户相关的设置都将被删除。

一些免费工具软件，例如MOBackup()或OL fix(www.olfolders.de)提供了更好的解决方法。后者可以修复Outlook配置文件以及Outlook联系人链接，在注册表中查找并删除重复的项目，自定义提醒文件夹并修改提示消息的类型。除此之外，你还可以使用特殊的参数启动Outlook，例如更改显示方式或者创建新的搜索文件夹。你可以使用自带的备份功能保存配置文件。

更方便地添加联系人

如果你希望在Outlook中将发件人的电子邮件地址直接创建为新联系人，请用鼠标右键单击“发件人”一栏，然后从菜单中选择“添加联系人”命令，接着该联系人的其他所有信息都必须自己手工输入。不过这些工作可以由Intelli Address(www.intelliaddress.us)自动完成，这个软件的免费版可以搜索整个邮件信息，并根据名字、电话号码以及电子邮件地址等信息创建联系人记录。该软件的付费完整版售价19欧元，可以像名片扫描仪那样使用。付费版可以紧密集成在Outlook的联系人条目中，对于收到的邮件中包含的地址、传真号码、公司名称和位置等信息都可以自动识别。你还可以在软件保存这些信息前对其中的内容进行编辑。

备份PST文件

文件损坏后直接使用备份的文件要比修复损坏的文件更加快捷。Microsoft提供了一个免费的加载项工具可以用于备份个人文件夹，你可以配置这个工具在关闭Outlook的时候自动进行备份。当然，更明智的做法是定期导出Outlook联系人记录，这个操作可以通过“文件”｜“导入和导出”，然后选择导出的方式实现，随后只要指定一个PST文件即可开始导出。接下来，我们只需要选择导出的文件的保存位置，然后确认操作。

Outlook的专业备份方法

Outback Plus 6(，售价40美元)以及Outlook Backup Assistant(，售价20欧元)提供了更好的方式来备份数据。你可以使用这些工具备份Outlook PST文件，以及帐户设置、签名、自定义的工具栏、垃圾邮件过滤器以及邮件规则等各种配置。不仅如此，还可以备份InternetExplorer的收藏夹、Cookie，以及Firefox的加载项和设置。另外，这类软件还可以备份你的桌面以及我的文档。向导方式的界面让软件的操作很简单，同时软件提供的选项还可以让你将不同的内容分别备份，并且可以使用密码以及256位的AES算法进行加密。除此之外，你还可以使用Open File Manager，该软件可以配合上述两个软件使用(售价18欧元)，这样就算Outlook正在运行中也可以备份数据。