水利施工电子档案管理
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水利建设项目具有投资大、建设周期长的特点，工程建设过程中会形成大量种类繁多、价值高、技术性强的档案。这些档案是工程建设的真实记录，是基本建设项目管理工作的重要组成部分。水利工程档案不仅在工程建设过程中质量的评定、事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收与竣工验收及其它日常管理工作中具有无可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护中不可缺少的依据。尤其是在建立工程质量终身责任制的今天，档案的“凭证”作用尤为重要。因此，做好水利工程档案管理具有十分重要的意义。
1电子档案立卷归档中存在的问题及解决对策
1．1存在问题
(1)资料的分散性。从水利施工企业工作布局上看，建设项目分散性强，所有的在建和已完工程，都是水利档案资料的源泉，工程建设项目的时空距离往往很大，如不提前或及时收集资料，很容易导致资料散失。
(2)资料的可塑性。从水利工程建设来看，工程建设是一个资料不断修改、补充和完善的过程，特别是工程从最初设计报告到竣工验收报告，变化很大，甚至面目全非，如不能把最初资料和竣工资料一起收集存档，就会使档案资料“失真”，降低档案价值。
(3)资料的周期性。重大水利工程建设，历时较长，周期性也比较强，这种特点在水文勘测资料中，尤其突出和明显。资料收集过程中，必须做到全面归档，不留余角，否则就会造成盲目收集，后果堪危。与纸质文件相比，电子文件的立卷归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者受传统观念的影响，误认为电子文件不是文件而忽视其归档；或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。
1．2解决对策
(1)促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对电子文件的接收、处置乃至存储工作熟悉掌握，保护电子文件的原始信息，控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
(2)电子文件对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是电子文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
(3)电子档案与纸质文档实行“两套制”归档时，应注意验证电子档案与纸质文档是否完全相符。主要是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
(4)做好归档电子文件的技术处理工作，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2电子档案在保存中存在的问题及解决对策
2．1存在问题
所谓电子文件是能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较，保存技术上存在巨大差异。
(1)材质差异。纸质档案纸张的耐久性取决于纤维素的性质，档案保护过程中，易受高温、潮湿、酸、酶、氧化剂等引起水解和氧化反应影响；电子文件的载体材料主要是磁性物质和光盘，它除易受高温、潮湿、酸、酶、氧化剂等引起水解和氧化反应影响外，还易受退磁、消磁、磨损、脱落、粘连等影响，直接影响信息再现。
(2)可修复性差异。纸质档案损坏后通过修复手段在很大程度上可以恢复其所记录信息；电子档案损坏后载体上所记录的信息可能会完全或局部丢失，无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。
(3)信息保护的差异。纸质档案载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存；电子档案信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。
(4)技术寿命差异。纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关；电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。根据以上对比，作者认为在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，另外由于印章和签署是文件生效的主要标志，在目前技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存为宜。
2．2解决对策
(1)鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，根据水利施工企业现状，电子文件、纸质文件转化为档案采取“双轨制”是适宜的，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可以尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。
(2)以各种形式为载体的电子文件，保存时注意使电子档案远离各种危害，从理论上讲能够长期保存。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。目前，对于长久保存的电子文件，需要注意定期进行复制，以防止信息损失。
(3)以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等，都应成为水利施工企业档案理论学习工作研究必不可少的内容。
3结语
随着现代化企业制度的建立，要求企业档案工作更加科学规范。电子文件因其生成环境、存在形式、服务模式与传统纸质文档都有很大不同，它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，应根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。作者认为水利施工企业档案人员，应高度重视电子文件档案管理工作，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，根据本单位实际情况多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。