试论A设计院ERP系统实施改进方案研究
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摘要： 在A设计院实施erp系统上线实施后还存在一些问题,本文主要从ERP实施应用者的角度,对A设计院ERP系统上线运行后出现了哪些问题,并对这些问题产生的原因进行分析研究，提出针对A设计院ERP系统的一些改进方案和措施。
关键词：设计院；ERP系统；实施方案；措施
中图分类号： S611 文献标识码： A
1A设计院ERP实施状况
A设计院以某公司丙烯腈厂扩建项目工程做为上线项目为例，此项目投资规模一亿七千二百六十六万元，涉及机泵、热系统、管道、水道、消防、材料、应力、电气、电信、自控、结构、建筑、总图、暖通、设备、概算16个专业，参与专业人员达50多人，采用ERP总承包项目形式，按EPC项目结构分解为设计、采购、施工三部分。
在项目运行中，根据A设计院业务特点，使用了财务会计模块(FI)、管理会计模块(CO)、项目管理模块(PS)、物料管理模块(MM)、设备管理模块（PM）、销售与分销模块(SD)六个模块，主要是通过项目管理模块专业设计人员向物采模块提报物料清单，形成网络活动，物采模块将已批准的采购订单、增值发票同工程部材料出入库单一起发送至财务部门，设备维护模块通过ERP系统中创建订单，将维修发票和维修订单发送至财务部门，月结完成正式财务帐套、融合方案及ERP中的数据及时对账。在ERP项目运行当中，项目管理模块、物采模块、设备模块不断更新数据，财务模块需要不断对数据进行更新和维护融合方案中的数据及对照，如图1所示：
图1 运行模式图
2A设计院ERP实施的存在问题
在A设计院ERP系统上线后出现了许多问题，以下结合ERP系统原理和A设计院企业特点针对ERP系统上线后产生的主要问题分析如下：
2.1业务流程方面
业务流程嵌入的过程也就是企业将自身业务流程与ERP系统融合的过程，在目前A设计院业务流程设计不完善，主要受到有二个方面影响。
首先，没有突出反映本企业业务特点。在项目实施前期的流程设计构思上，主要根据以往上线做过的类似公司的成功经验来借鉴实施，没有很好的反应出A设计院上线单位的特点。目前A设计院上线使用的ERP系统，主要参照本系统其它业务单位ERP系统设计的，而A设计院业务主要是工程建设，主营业务涵盖工程建设的勘察、设计、采购、施工和监理等业务整体流程和管理模式与其它业务单位存在很大差别，由于在流程设计上缺少对设计院建设业务流程差别化特点的考虑，所以在流程嵌入系统实施后，逐渐显现出许多不符合设计院工程建设类业务的流程问题。
其次，受到企业内部重组的影响。ERP的系统的前期调研和准备工作，一般需要一至二年的时间，在这期间由于A设计院内部组织的变动和重组，新增和合并许多业务,造成在ERP项目先期调研的内容在实施嵌入实际运用存在偏差。
2.2智能体系方面
ERP系统具有高效的数据处理和信息智能分析功能，它能够帮助企业在经营活动中做出有效的决策支持，提高经济效益。A设计院在管理决策方面的差距主要体现在决策手段和决策的程序化等方面。
首先，没有搭建起智能综合分析平台。A设计院的管理信息主要来源于各专业的项目周报、项目月报，部门报表来反映，但是由于这些信息主要是通过人工花费时间统计和处理，上报结果往往是延后于目前生产状况，并且对于这些数据信息的真实性、准确性无法通过一个有效的科学信息平台来检测，另一方面，各部门信息独立，业务数据没有经过科学的整合，无法形成基于整个企业业务链层面的完整业务流程，影响了管理层及相关人员的决策。
其次，没有科学跟踪监控系统。A设计院的企业经营发展是一个长期的过程，它的经营效益情况和经营能力水平，不能仅限于ERP上线的目前经营分析结果，还有需要对企业管理的各项指标进行一个系统性的跟踪反馈和持续的监控，才能更准确对A设计院的经营发展进行有效测评，对出现的问题能够及时采取应对措施，提高企业业务洞察力，提升效益，降低风险，但在A设计院目前的ERP系统内没有能够实时监控和测评，更不能有实效性的帮助企业做出科学分析。
2.3运维能力方面
ERP运行维护组织是ERP 正常实施和发展运行的重要保障，也是A设计院ERP系统内部和外部上下问题和业务沟通的纽带和桥梁，运维能力的好坏直接关系着A设计院ERP发展的未来。
一方面，运维人才培养机制不建全。ERP系统工程复杂，技术综合性强，涉及部门广，在组织实施应用中，需要综合运用计算机、项目管理、系统工程、行业经验等方面知识和人才，在实施中虽然有外部咨询团队的支持，但是企业的ERP系统工程建设和持续发展的关键还是要企业自身内部的力量来完成，目前A设计院这方面的人材非常稀缺，大部分人不了解ERP系统和管理，也没有一个ERP系统高效运维团队培养机制，缺少掌握信息管理知识又懂业务的复合型技术人才。
另一方面，系统运维组织建设不够。一般企业的运维组织机构大多设有三级运行维护体系。分为专家支持中心；运维中心及外部供应商；地区公司运维团队。每级运维体系通过ERP 运行维护网站来完成维护管理工作。而A设计院运维人员数量少，并且运维人员是兼职ERP的工作，没有形成完善的三级运行维护体系架构，这种情况下，必然造成运维人员在对ERP系统最终用户、关键用户的各模块技术支持不到位，系统开发、配置、调配不到位，同时运维人员形成没有相应的考核制度和激励机制，各级运维作用没有充分发挥出来，解决问题迟缓，造成ERP运行维护能力紧张。
根据ERP系统成功原理并结合A设计院的企业运行特点，从以下几个方面提出改进方案和措施：
3.1业务流程再造
业务流程的设计是ERP实施成功的根本，如果在设计过程中存在缺陷，就会造成后续方案和实现环节受到影响，当业务流程嵌入到企业实际运行实施中来，必然会有许多问题不断暴露出来。业务流程嵌入的过程也就是A设计院将自身业务流程与ERP系统融合的过程，所以要进行业务流程的合格化改进。
首先，A设计院对业务流程进行重新梳理和设计蓝图的重新确认。从A设计院ERP项目使用不同关键岗位：经营决策岗、项目管理岗、财务管理岗、设备管理岗、销售管理岗、采购管理岗、仓储管理岗出发，对ERP业务重新开展需求调研和分析，找出前期流程设计中存在的漏洞，根据A设计院业务的特点，明确未来业务的变革点，增减A设计院ERP业务流程。
其次，应用先进的信息技术进行流程管理，避免人为错误。采用业务流程管理系统，即BPM系统。它是针对A设计院流程和ERP平台构建需求，针对业务流程的抽象类型以及ERP的构建实施，构成其平台的基本处理构件。这些流程可以包括与人工交互（比如工作流）和自动两种活动，可以跨多个不同的业务应用系统。在业务应用系统中，核心流程是集成到BPM架构中，各部门用户可以根据自身需要来自定义这些流程。本质上来说这些就是核心业务流程，通过对核心流程的标准化设计，将可逐步实现A设计院业务ERP流程的最佳实践。
3.2系统功能开发和设计
提高A设计院ERP系统改进措施仅仅数据的整合并不能减少系统因功能冗余带来的重复操作，随着A设计院业务不断发展，管理精细化程度不断提高，对信息化要求也在提高，所以也需要对ERP系统功能进行开发和增补设计。
首先，使用管理驾驶舱。决策支持层需要实现对整个公司层面的业务、财务综合分析，提供决策支持。管理驾驶舱主要为A设计院高级决策层提供强大的决策工具。它通过从各业务模块实时抽取数据，并对数据信息进行钻取和深层挖掘，将这些数据信息以直观、易于理解的各种图形和图表方式形象的展示出企业的运行状况，并对企业的主要经营绩效指标（KPI）进行分析、监控和预警。它的主要功能包括项目利润KPI、项目执行KPI、销售管理KPI、采购管理KPI、设备管理KPI值的展示功能；关键指标的深层挖掘功能；关键指标超阀值预警功能。A设计院管理驾驶舱功能设计图如下图2所示：
图2管理驾驶舱功能设计
其次，项目管理一体化功能设计。A设计院ERP系统是以“项目管理”为业务驱动，以“工程总承包”为主线的工程建设全过程模式。在前期的ERP实施中，缺少对项目计划的管控和根据项目计划与经营管理的联接，不能实现不同部门和岗位信息的有效共享和业务的联动。为了改进这种状况，增加A设计院计划管理一体化设计。
它的主要工作原理如图3所示：将项目中的WBS（工作分解结构）信息在ERP系统和EPM系统（企业项目管理平台）中传递和共享，通过EPM将项目详细计划信息传递到ERP系统内，进行项目整体计划的查询和分析、比较以及项目分包进度款和总包进度款的核算。然后又将ERP系统中的分包合同信息和合同变更信息传递到EPM系统，EPM系统对分包合同进行细分并在EPM系统中的WBS进行挂接，供后续基于WBS费用查询、分析。当项目现场完工时，将信息状态传递到ERP系统，ERP系统进行项目关闭，控制项目后续业务发展。
图3 项目管理一体化业务流程图
这种方案的设计，可以实现以费用控制为目的，以项目的进度计划为主线，以合同管理为中心，将项目成本费用管理、进度计划管控、合同管理有效结合，打破项目数据信息传递的壁垒。通过项目的进度计划管控和经营管理的有效衔接，实现不同部门和岗位信息的有效共享和业务的联动，提升A设计院的经营管理水平和项目管理水平。
3.3 运维体系构建
完善三级运维机构要结合A设计院ERP系统运维工作内容，为确保系统运行维护的有序开展，完善三级运维组织机构并明确相应岗位职责，落实责任。
（1）一级运维。一级运维指总部信息管理部主管领导、技术专家、各外部供应商，包括咨询实施商、软件商、硬件商等。主要作用包括：推动和保证工程建设应用集成系统在业务运行过程中的实际使用；协调业务需求，确定和维护统一的系统模板；评估关键系统变更要求，决定实施计划并排定优先顺序。从开始就需建立运维支持中心与各业务主管部门的有效沟通机制，并逐步做到主管部门的直接参与。
（2）二级运维。由中油内部信息咨询单位承担，主要职责是：工程建设应用集成系统日常应用支持，接受和处理三级运维提交的问题。负责对三级运维进行系统培训和工程建设应用集成系统变更需求的技术评估、方案制定和实施等。负责软硬件的更新、维护和升级，系统备份和恢复等。负责公共数据的管理与维护支持。与一级专家中心、外部供应商进行沟通，共同解决系统问题。
（3）三级运维。由A设计院自身运维人员组成，信息中心负责统一组织管理，运行维护中心人员由各部门兼职关键用户及技术人员构成。主要职责包括：完成A设计院ERP信息系统日常应用支持工作，接受和处理用户提出的各类问题；按照运维流程，向二级运维组提报应用问题和需求；对ERP系统功能提升、业务流程调整等较大变更需求进行协调，并代A设计院进行提报；开展或协助用户进行ERP系统变更测试工作；配合二级运维组开展其它相关工作。
4 结论
任何一项新系统的上线都将遇到诸多问题，找到A设计院ERP系统上线后问题的病症所在，分析并提出改进方案，有利于A设计院ERP系统建设的不断改进和提高，对A设计院及类似企业以后的ERP实施建设具有指导意义。
参考文献
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