浅谈如何提高应收账款管理的有效性

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中图分类号：F275 文献标识：A文章编号：1009-4202(2013)07-000-01

随着市场经济竞争的日益激烈，各公司应收账款不断增加，期限也不断延长，坏账的风险不断增加，挤占了公司大量资源，成为各公司管理者较为头疼的事情，如何科学设置公司应收账款管理制度，提高管理效率，我认为应从对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制入手考虑，从而起到事半功倍的效果。

一、事前控制：（签约到发货）

从初识客户到维护老客户，公司应选择信用资质良好的客户进行交易，并建立相应的信用资质档案信息库。

对客户的信用资质，应从以下几方面重点审查：

1.公司的规模及资金实力，以往的销售业绩，公司管理的规范性及人员素质情况；

2.从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历

3.信用档案，是否有不良纪录，在行业内口碑如何

4.为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景如何

根据客户的综合考查后，可对客户进行一个评价定级

A 类客户，回款2个月内

B 类客户，回款5个月内

C 类客户，回款8个月内

D 类客户，回款时间相当长，不可靠

签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的重要依据，并且合同是解决应收账款追收的根本依据。

在销售合同中应明确的主要内容 ：

1.明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；

2.明确双方的权利义务和违约责任；

3.确定合同期限；

4.签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章；

5.电话订货，最好要求有传真件作为凭证，防止今后法律纠纷。

合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。

二、事中控制：（发货到收款）

1.发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。（由销售人员和客服中心进行全程跟踪）

收账策略如下：

A 类客户，按常规合同

B 类客户，最好预付一部分货款

C 类客户，必须预付一部分货款

D 类客户，必须货款两清

2.回款记录，账龄分析。财务要形成定期的对账制度，配合客服部和市场部每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。

三、事后控制：（欠款到追收）

1.欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清收，关键是催收账款责任要落实到位。对于大区经理负责制的，由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1/3（ 如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；如超过，则马上采取行动追讨。

2.总量控制，分级管理。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。销售人员是应收账款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点应当是收现指标。

追款三步骤：

(1)加强与客户电话联系沟通，分析拖款征兆

销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。

(2)适时进行实地考察，保持压力，增加回款机率

销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。

(3)适时进行资信调查，加以合适的催款方式

销售人员要定期探访客户，客户未到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。

3.对已拖欠款项的处理事项 ：

(1)检查被拖欠款项的销售文件是否齐备，尤其是合同等重要法律依据；

(2)要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；

(3)建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件――预告、警告、律师函，根据对方情况及时发出；

(4)告之客户了解最后的还款期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；

(5)使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。

四、预警管理

1.每一个会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。

2.任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理，并通知公司法律顾问启动催讨程序。