机关单位档案工作开展中的老困难与新对策
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[摘 要]档案记载了历史的发展过程，为时代进步提供了无可替代的财富价值。对于一个机关单位来说，档案能够发挥更加重要的作用，为其制度的改革和完善以及策略方针的优化做出重要贡献。因此要深化档案工作的改革，解决机关单位档案管理工作中的老困难，加快发展步伐，适应机关单位的发展。但在实际操作中存在很多因素影响机关单位档案工作进步，引起档案收集不够齐备、档案保管不完整，机关单位的具体工作的记录不够全面等诸多问题的发生。
[关键词]档案；机关单位；老困难；策略
[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）06 ― 0170 ― 02
引言：
机关事业单位开展档案管理工作对其活动进行了实时的记录，有利于工作场景的再现，也能为其以后的发展提供参考，是一笔无可替代的宝贵财富。作为国家档案的主要来源，机关档案存储了大量的第一手材料和珍贵的工作经验，要规范机关单位的管理，提高其工作效率，扩大经济收益，加强机关事业单位的档案管理工作势在必行，是当下亟待解决的重要课题。但是随着机关工作的不断发展和深化，机关单位档案管理工作中一些问题也慢慢暴露出来，这在一定程度上制约了机关单位的协调发展，本文就机关单位档案管理工作中的老困难进行了分析汇总，并提出了相应的解决办法。
一、 新时期机关单位档案工作面临的挑战
在这个信息化的时代，信息技术得到迅速的发展，给机关单位档案工作的开展带来新的挑战，同时对改善机关单位档案工作的方式也带来了机遇，因此机关单位要在这个挑战与机遇并存的信息化世界里，抓住发展机遇，沉着面对挑战，积极创新工作方式方法，为新时期完善机关单位档案工作提供依据。虽然目前我国机关单位档案工作的信息化程度与欧美发达国家相比还比较落后，但是我们要迎难而上，积极规范与完善机关单位档案工作的制度，这样才有可能赶上欧美发达国家。而且从事机关单位档案工作的工作人员在实践中要积极主动，认真负责，善于发现新的工作模式。机关单位也要为档案工作人员提供良好的工作环境，同时积极在机关中宣传档案管理工作的规章制度等，提高机关单位工作人员的意识。另外由于很多机关单位的文件是的，因此在日常的工作中要做好保密工作。
二、机关单位档案工作开展中的老困难
2.1 机关单位工作人员档案意识薄弱
随着社会主义经济的快速发展，我国的经济体制进行了深入的改革，机关单位将直接面临着经济效益、办事效率、生存发展等问题，而机关档案工作是很基础的信息记录工作，不能直接解决工作人员面临的困难，只有在某个特定的时期才能显示出它的作用，因此很多机关单位的工作人员不重视档案工作，缺乏档案管理与工作流程的基本常识。
2.2 机关单位档案工作人员缺乏
目前很多机关事业单位没有设立专门工作人员从事档案管理工作，档案工作人员一般由其他的工作人员兼职。由于机关单位档案管理的工作量很大，兼职档案管理的工作人员不能及时处理档案工作，这样就影响了档案工作的顺利开展。有些机关单位的档案管理工作人员经常更换，在工作交替时，不能按规定清楚地交代以前的工作流程以及近期要处理的档案，甚至造成了重要档案文件的丢失。这些因素都严重影响机关单位处理档案的质量与效率。
2.3收集档案材料难
在机关单位档案工作中，最基础的就是收集基层机关单位档案材料，然后实行统一的档案管理，顺利收集基层机关档案材料能促进机关档案事业的顺利发展与进步。而在实际工作中，很多档案工作人员缺乏收集基层机关档案材料的能力与力度，主要体现在归档工作制度的不健全，不严格按照规章制度执行收集工作。这也给将来的档案资料查找工作带来了很多困难。
2.4机关单位档案工作人员的办公条件简陋
在社会主义市场经济条件下，发展社会主义经济越来越重要，如果基层机关单位要完成每年的年终目标考核，那么就得必须完成相应的经济任务。这样造成机关单位的工作重心严重偏向经济发展，因此对机关档案工作的重视程度严重下降，投入的资金也大幅度降低，造成很多机关单位没有自己独立的档案室，更没有相对应的档案管理设施，因此机关单位的档案管理工作仅仅处于能维持的水平。
2.5 机关单位的档案管理制度不完善
很多机关单位没有适应新时展要求的档案管理系统，一直沿用过去的档案管理的规章制度，而且档案资料的覆盖面也很窄。在实际工作中，有些机关单位虽然有着健全的档案管理制度，但是在进行档案管理时，档案管理工作人员不能严格按照规章制度保存档案，缺乏执行的力度，而且没有执行的监督机构。由于没有明确的责任划分范围，因此有的档案工作人员在工作中三心二意，没有责任意识。因此机关单位要制定适应社会发展需要的档案管理制度以及监督制度。
2.6 机关单位的档案信息化管理程度不高
随着社会科学技术的发展进步，计算机技术得到快速的发展，在计算机技术的辅助下，出现了很多档案信息化管理的方式方法。然而一方面有些机关单位不能跟随时展的步伐，不能及时吸收利用新的科学技术与管理方法，这导致了机关单位的档案管理效率与水平低下。另一方面有些机关单位对很多电子文件进行监管，造成文件的泄密。因此在促进档案工作信息化的同时，也要注重文件资料的信息安全。
三、机关单位档案工作开展中的新对策
3.1 加大机关单位工作人员对档案工作的学习与宣传力度
只有在机关单位的每个工作人员都对档案工作有清晰的认识，才能引起他们的重视，才能获得机关单位领导干部的支持力度。在社会主义市场经济快速发展变化中抓住档案工作发展的机遇，要把基层机关单位的档案工作统一纳入到档案管理系统中来，让每个机关单位都重视档案管理工作的建设。机关单位档案部门以及工作人员要经常向领导干部汇报档案工作，让领导干部了解到档案工作的重要性，在不同的会议中要经常讲解档案工作，这样才能积极宣传档案工作，增强机关单位档案的集中管理和归档保存意识。
3.2 要加强对档案干部的管理
机关单位要积极对档案干部进行教育培训，强化他们的政治思想，使机关单位档案干部能够严格按照规章制度开展各种工作。还要加大对他们的业务培训力度，提高他们的职业道德水平。各机关单位应当加大档案干部教育培训方面的投入力度，制定出具体的严格的教育培训计划，选派优秀的档案管理干部到高等院校进行专业培训与学习。同时，也应当努力引进一些专业素质较高的人才充实到机关单位档案管理队伍中来，提高机关单位档案干部的综合素质。机关单位一方面可以根据档案干部管理档案的工作量以及专业技能水平的高低给予一定的奖励，从而使他们有时间从事档案整理、分类工作。另一方面机关单位领导干部可以从思想上、政治上、生活上、待遇上关心档案干部，多与他们进行沟通，经常听取他们的意见，并且重视他们的建议。总之要提高机关单位档案干部的工作热情、创新意识以及责任感。
3.3 健全与完善机关单位的档案管理制度
机关单位要积极建立与完善一系列的档案资料的管理制度，这样机关单位开展档案管理工作就有章可循，有法可依，有利于档案管理工作进入正规的发展渠道，也促进档案管理工作的可持续发展。随着社会的发展进步，过去的档案管理工作的规章制度可能不再适应现在社会的需要，机关单位要及时改进工作制度，并且在实践中逐渐完善档案管理工作制度。在进行档案管理时，机关单位的工作人员都要严格执行规章制度，保障档案管理制度的执行力度，合理有效地利用、开发档案资源，从根本上使档案管理工作走上正轨。
3.4 加强机关单位的档案管理信息化建设
机关单位的档案管理工作也要跟随信息化的潮流，增强机关档案干部的信息化观念与意识，在档案管理工作中运用先进的科技手段与技术，提高档案管理工作的效率与质量。机关单位档案管理工作人员在计算机的辅助下，要及时更新档案内容，准确保存各类档案信息，充分利用计算机与扫描仪等现代化设备保存图片以及声像等档案资料，不再简单地只是保存文字，这样也可以实现档案资料保存的无纸化，节省保存档案的资金与空间。同时档案干部也要努力学习新的计算机网络知识，熟练运用新的设备，这样才能更好的促进机关单位档案管理工作的信息化建设。
3.5 转变机关单位档案干部的观念
在新的形势下，很多过去的档案工作方式已经不适应新时代的发展要求，因此机关单位档案干部要及时转变工作观念与方式。基层机关单位档案是对该单位工作的真实记录，这也是机关单位的重要工作内容。因此机关单位一方面可以通过培训档案干部，让他们接触与学习新的档案管理方式，开阔他们的眼界；另一方面可以让经验丰富的档案干部向其他人介绍他在工作中的经验与方法，这样可以使新技术与传统的方法相结合，使两者相互得到发展。这样可以很好地转变档案干部传统的档案管理观念。
四、总结：
总之，在科学技术日新月异的时代，有些机关单位的档案管理制度已经不适应社会的发展需求，因此要尽力改变这些规章制度，同时及时制定与更新适合时展要求的新的规章制度。在新的时期，机关单位档案管理工作可能会遇到一些新问题与挑战，面对新问题，只要能够及时地找到解决这些问题的方案，那么就能促进机关单位的档案管理工作的发展与进步。而且机关单位要注重这方面的人才培养，机关单位的档案管理部门要培养一批具有高技术、高水准的档案人才队伍，不断学习和创新，及时更新知识，以积极的态度应对新时期档案事业发展。同时机关单位要充分利用新的科学技术，促进档案管理工作向前发展，因为档案管理的信息化符合时展潮流。
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